# MSWiA, Departament Funduszy Europejskich | brak znaku (e-mail) | 10.09.2026
# Załącznik do odpowiedzi MSWiA DFE z 10.09.2026 (koszty i wskaźniki projektów FAMI, nabór 7/2017, projekt „17_7 Małopolski”): Raport końcowy Cele i Rezultaty
# źródło tekstu: warstwa tekstowa oryginału
# dokument: https://glos-migranta.eu/dokumenty/mswia-dfe-2026-09-10-zal-koszty-7-2017-17-7-malopolski-raport-koncowy-cele-i-rezult.pdf

                             Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

                                           Raport Końcowy

                                      okres objęty raportem:

                        od 1 września 2017 do 31 stycznia 2021 r.

                                        część merytoryczna
                                             Należy wysłać do:

                      Centrum Obsługi Projektów Europejskich
                  Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
                                  Raport składany w formie elektronicznej



                               Numer projektu lub numer umowy finansowej:

                                         17/7-2017/OG-FAMI
                                                Tytuł projektu:

       „Doposażenie w sprzęt IT i wdrożenie nowoczesnych rozwiązań
   teleinformatycznych i multimedialnych wspierających realizację zadań
   Wojewody Małopolskiego dotyczących obywateli państw trzecich oraz
    utworzenie i zapewnienie działania infolinii dedykowanej powyższym
                              zagadnieniom”
                                 Nazwa beneficjenta: Wojewoda Małopolski




1. Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
Założone cele zostały zrealizowane w 4 głównych obszarach:

1. doposażenie służb Wojewody Małopolskiego w sprzęt IT;
2. wdrożenie nowoczesnych rozwiązań multimedialnych – wyposażenie multimedialne                            Sali
   konferencyjnej;
3. wdrożenie nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych – rozbudowa systemu ERS.opt;
4. utworzenie i zapewnienie działania infolinii dedykowanej zagadnieniom opt.

Doposażenie służb Wojewody Małopolskiego w sprzęt IT - Cel projektu w postaci doposażenia służb
Wojewody Małopolskiego realizujących zadania z zakresu legalizacji pobytu i pracy obywateli państw trzecich
(Kraków, ul. Przy Rondzie 6, delegatura Nowy Sącz, ul. Jagiellońska 52) w sprzęt IT został osiągnięty w
założonym stopniu. Udało się zakupić: czytniki linii papilarnych, czytniki kart, faksy, wysokowydajne niszczarki
biurowe, zestawy telefoniczne, zestawy komputerowe, ultrabooki, urządzenia wielofunkcyjne i drukarki. Nowo
zakupiony sprzęt IT przyczynił się do zwiększenia efektywności działań związanych z legalizacją pobytu i pracy
obywateli państw trzecich. Zakup sprzętu o zaawansowanej technologii, kompatybilnego z wymogami
technicznymi systemów niezbędnych do realizacji zadań (m. in. POBYT v.2, SIS i VIS, EZD, ERS, Syriusz itp.)
przyczynił się do lepszego wykonywania zadań z zakresu obywateli państw trzecich. Sprzęt używany podczas
bezpośredniej obsługi cudzoziemców poprawił komfort klientów, załatwienie sprawy „przy okienku” stało się
szybsze i bardziej przyjazne, zmodernizowanie infrastruktury technicznej w tym obszarze pozwoliło na obsłużenie
w określonym czasie większej liczby opt. Dzięki doposażeniu w urządzenia drukujące i skanujące, cudzoziemcy
którzy do złożenia wniosku nie przygotowali wszystkich niezbędnych kopii nie są odsyłani, mogą więc załatwić
temat złożenia wniosku podczas jednej wizyty w urzędzie. Doposażenie w czytniki linii papilarne i czytniki kart
umożliwiło uruchomienie dodatkowych stanowisk biometrycznych, co w konsekwencji pozwoliło na zwiększenie
limitu dziennego uzupełniania braków formalnych czy wydawania cudzoziemcom kart pobytu.


              Zwiększenie liczby obsługiwanych obywateli państw trzecich
                                   Przyjęte wnioski   Wydane karty pobytu

                                                                   27946

                                                                                    22077


               15781
                               12669




                       2016                                                 2020
Z kolei nowy sprzęt informatyczny na stanowiskach pracowników rozpatrujących wnioski cudzoziemców pozwolił
na optymalizację procesu i znaczne skrócenie czasu jaki upłynie między złożeniem wniosku a otrzymaniem
zezwolenia. Wśród województw o podobnej skali migracji małopolska – właśnie dzięki realizacji projektów w
ramach FAMI – najszybciej wydaje zezwolenia.


                     Optymalizacja procesów, zwiększenie wydajności
                            Wydane decyzje pobytowe    wydane zezwolenia na pracę



                                                                                    39372




                                                                   24177


                               15141
               11838




                       2016                                                 2020
                                                        2
Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań multimedialnych – wyposażenie multimedialne Sali konferencyjnej
Dzięki wyposażeniu w urządzenia multimedialne i prezentacyjne sali konferencyjnej, przeznaczonej do
prowadzania szkoleń dla pracowników realizujących zadania z zakresu legalizacji pobytu i pracy obywateli
państw trzecich oraz szkoleń i konferencji dla obywateli państw trzecich i ich przedstawicieli udało się zwiększyć
dostępu obywateli państw trzecich do informacji. Z uwagi na wzrost zatrudniania obywateli spoza UE
w małopolskich firmach czy stale zwiększający się odsetek studentów zagranicznych, obywatele państw trzecich
bezpośrednio, bądź za pośrednictwem stosownych instytucji zgłaszają się do Wojewody Małopolskiego z prośbą
o organizację spotkań, dotyczących ich pobytu, pracy lub integracji w Polsce. Dzięki kompleksowemu
wyposażeniu sali konferencyjnej, opisane spotkania zostały w pełni sprofesjonalizowane, zwiększona została
także docelowa grupę odbiorców szkoleń.




Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych wspierających realizację zadań dotyczących
obywateli państw trzecich prowadzonych przez Wojewodę Małopolskiego to przede wszystkim rozbudowa
Elektronicznego Rejestru Spraw – własnego oprogramowania Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego służącego
do zarządzania sprawami migracyjnymi. W celu prawidłowej realizacji zadania zatrudniono architekta systemu i
zakupiono narzędzie programistyczne do jego pracy.




                                                           3
Powyższe rozwiązanie okazało się strzałem w dziesiątkę – użytkownicy na bieżąco testowali i konsultowali z
wytwórcą nowe funkcje narzędzia, zgłaszali kwestie poruszane przez obywateli państw trzecich i uczestniczyli w
ewolucji systemu. System ERS przeszedł istotną przemianę z narzędzia pozwalającego jedynie na rejestrację i
podgląd bieżących oraz archiwalnych zapisów spraw, w aplikację pozwalającą na komunikację między
pracownikami, planowanie swojego dnia pracy, zarządzanie sprawami opt. poprzez odpowiedni moduł.




                                                         4
Przed przystąpieniem do realizacji projektu system obsługiwał wszystkie sprawy realizowane przez Wydział –
czyli także postępowania związane z obywatelstwem i Unią Europejską, dlatego też wszelkie pracę zostały
rozpoczęte od separacji spraw niezwiązanych z projektem. Od momentu rozpoczęcia działań projektowych
system przyjął nazwę ERS.opt i obsługuje wyłącznie sprawy z zakresu opt. Pozostałe moduły wydzielono jako
Rejestr Unii Europejskiej i Katalog Spraw Obywatelskich, które to nie były przedmiotem prac w ramach projektu.
ERS.opt jest ciągle rozwijany (w ramach kolejnego projektu FAMI) i docelowo ma stać się głównym narzędziem
pracy w Wydziale. Mimo stałej rozbudowy, na etapie prac w ramach projektu 17/7-2017/OG-FAMI osiągnięto już
założony cel w postaci cyfryzacji i optymalizacji procesów.

Posiadanie niezbędnych narzędzi wykorzystywanych przez pracowników przyczyniło się do znacznej poprawy
efektywności i wydajności, a także skróciło czas trwania prowadzonych postępowań. System z prostego
narzędzia informatycznego przypominającego „rozbudowaną tabelę Excel” dzięki działaniom projektowym stał
się rozbudowanym, intuicyjnym i nowoczesnym narzędziem cyfrowym.




Największym modułem realizowanym w ramach powyższego projektu, była „Tabela referenta”, czyli narzędzie
pozwalające pracownikom merytorycznym na prowadzenie elektronicznego rejestru swoich spraw. W tej funkcji,
każdy pracownik posiada tabelę, do której przypisane są tylko prowadzone przez tę osobę sprawy – zarówno te
bieżące jak i archiwalne – dzięki czemu, w łatwy sposób można realizować poszczególne etapy procedowania
postępowań. Znajdują się tam elementy pozwalające na między innymi – dodawanie notatki odnośnie
brakujących w danym postępowaniu dokumentów, automatyczne wyliczanie przez system daty rozstrzygnięcia
sprawy czy możliwość rezerwacji terminu na przesłuchanie bezpośrednio z tabeli. Jedną z najważniejszych ról,
które odrywa w pracy Wydziału aplikacja jest wspieranie pracy informacji i infolinii migracyjnej przez dedykowane
dla niej funkcję. Konsultanci mogą tworzyć własne – widoczne tylko dla nich – listy postępowań, co do których
obecnie prowadzą konsultację. Dzięki implementacji funkcji umieszczania notatek przy sprawach oraz historii
przeglądania rekordu można w łatwy sposób zweryfikować częstotliwość kontaktu danego cudzoziemca z
infolinią, a przy pomocy prostego generatora wydruków prosto z systemu istnieje możliwość wydruku metryczki z
danymi cudzoziemca oraz postępowania.




                                                           5
Ostatnim z kluczowych elementów w rozwoju systemu w ramach bieżącego projektu były pracę nad poprawą
bezpieczeństwa, co zapewniło przeprogramowanie aplikacji zgonie z najnowszymi obowiązującymi technologiami
informatycznymi. Cel w postaci podniesienia poziomu bezpieczeństwa danych obywateli państw trzecich został
osiągnięty dzięki zakupieniu ze środków projektowych systemu kopii zapasowej w postaci biblioteki taśmowej.
Urządzenie odpowiada za tworzenie kopii zapasowej danych przechowywanych w systemie ERS, na fizycznych
tasiemkach. Dzięki temu, kopia danych robiona jest w więcej niż jednej lokalizacji – co przekłada się na mniejsze
ryzyko utracenia danych – oraz inną, analogową metodą co eliminuje szansę zniszczenia danych w razie awarii
cyfrowej.




                                                           6
Utworzenie i zapewnienie działania infolinii dedykowanej zagadnieniom obywateli państw trzecich to
kolejny bardzo ważny punkt projektu. Infolinia-informacja (info.opt) utworzona w ramach projektu Wojewody
Małopolskiego nr 17/7-2017/OG-FAMI współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej z Programu Krajowego
Funduszu Azylu, Migracji i Integracji cieszy się ogromną popularnością wśród obywateli państw trzecich,
przedsiębiorców oraz obywateli RP chcących uzyskać informacje z zakresu legalizacji pobytu i pracy opt.
Uruchomiona skrzynka email: info.opt@muw.pl, linia telefoniczna: 12 39 21 804, 12 39 21 868 oraz bezpośredni
kontakt na sali obsługi były bardzo chętnie wykorzystywanymi sposobami uzyskiwania informacji, m.in. informacji
odnośnie statusu rozpatrywanych spraw, zasad kontynuacji pobytu i legalnej pracy w Polsce. Udzielana pomoc
dotyczy również konsultacji w sprawie uzupełniania wniosków oraz doradztwa w zakresie indywidualnych,
nierzadko skomplikowanych sytuacji. Obywatele państw trzecich i przedsiębiorcy zgłaszają się także w celu
uzyskania ogólnych informacji m. in. dot. zasad legalizacji pobytu i możliwości zatrudnienia w Polsce
nowoprzybyłych opt, kwestii związanych z ich zameldowaniem, ubezpieczeniem, nauką itp. We wrześniu 2018 r.
uruchomiono także skrzynkę e-mail: rezerwacja.opt@muw.pl obsługiwaną przez konsultantów, dzięki której
obywatele państw trzecich mogą umówić się na termin do złożenia wniosku i niezbędnych w tym zakresie
konsultacji w siedzibie Urzędu. Kanały komunikacyjne uzupełniają się dzięki czemu oferowane wsparcie ma
kompleksowy charakter.




                                                          7
8
4. Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego –
   szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń przedstawionych
   w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

 Zamierzone rezultaty jak założono                             Osiągnięte rezultaty
 w opisie projektu będącym częścią
              wniosku

                                        W wyniku realizacji projektu doposażono służby wojewody
                                        małopolskiego realizujące zadania z zakresu pobytu i pracy
     doposażenie służb Wojewody         obywateli państw trzecich w niezbędny w tym celu sprzęt IT. Udało
      Małopolskiego w sprzęt IT         się zakupić, zainstalować i efektywnie wykorzystać niżej opisany
                                        asortyment:
                                        15 x czytniki linii papilarnych,
                                        15 x czytniki kart,
                                        10 x faksy,
                                        30 x wysokowydajne niszczarki biurowe,
                                        10 x zestawy telefoniczne,
                                        140 x zestawy komputerowe,
                                        4 x ultrabooki,
                                        20 x urządzenia wielofunkcyjne
                                        20 x drukarki.
                                        W rezultacie praca przy użyciu nowego sprzętu stała się bardziej
                                        wydajna, a proces obsługi opt łatwiejszy i szybszy.

  wdrożenie nowoczesnych rozwiązań      Dzięki wyposażeniu w urządzenia multimedialne i prezentacyjne sali
    multimedialnych – wyposażenie       konferencyjnej, przeznaczonej do prowadzania szkoleń dla
   multimedialne Sali konferencyjnej;   pracowników realizujących zadania z zakresu legalizacji pobytu i
                                        pracy obywateli państw trzecich oraz szkoleń i konferencji dla
                                        obywateli państw trzecich i ich przedstawicieli udało się zwiększyć
                                        dostęp obywateli państw trzecich do informacji. Wyposażenie sali
                                        konferencyjnej to zakup: monitora, stojaka, notebooka, projektora, I
                                        ekranu (1 komplet).




                                        Udało się w zakładanym stopniu rozbudować Elektroniczny Rejestr
                                        Spraw – własne oprogramowanie Małopolskiego Urzędu
                                        Wojewódzkiego służącego do zarządzania sprawami migracyjnymi.
                                        W celu prawidłowej realizacji zadania zatrudniono architekta
                                        systemu i zakupiono narzędzie programistyczne do jego pracy.
                                        Osiągnięto założony cel w postaci cyfryzacji i optymalizacji
  wdrożenie nowoczesnych rozwiązań
                                        procesów. Posiadanie niezbędnych narzędzi wykorzystywanych
   teleinformatycznych – rozbudowa
                                        przez pracowników przyczyniło się do znacznej poprawy
            systemu ERS.opt
                                        efektywności i wydajności, a także skróciło czas trwania
                                        prowadzonych postępowań. System z prostego narzędzia
                                        informatycznego przypominającego „rozbudowaną tabelę excel”
                                        dzięki działaniom projektowym stał się rozbudowanym, intuicyjnym i
                                        nowoczesnym narzędziem cyfrowym. Cel w postaci podniesienia
                                        poziomu bezpieczeństwa danych obywateli państw trzecich został
                                        osiągnięty dzięki zakupieniu ze środków projektowych systemu kopii
                                        zapasowej w postaci biblioteki taśmowej.

                                        Zadanie jest kontynuowane w ramach bieżącego projektu
                                        Wydziału Spraw Cudzoziemców: 15/10-2019/OG-FAMI.
   utworzenie i zapewnienie działania   Udało się utworzyć opisany kanał do prowadzenia polityki
  infolinii dedykowanej zagadnieniom    informacyjnej, który bardzo szybko zyskał duża popularność w

                                                       15
opt..   regionie i całym kraju, jest obecnie głównym źródłem informacji dla
        opt. Utworzono i zapewniono działanie infolinii/ informacji
        dedykowanej obywatelom państw trzecich. Dzięki zaangażowaniu
        konsultantów osiągnięto następujące rezultaty:
         zapewnienie ciągłości wysokiej jakości obsługi klientów z
            wykorzystaniem kontaktu bezpośredniego, telefonicznego i
            mailowego;
         zwiększenie poziomu świadomości klientów - cudzoziemców
            oraz pracodawców na temat czynników wpływających na czas
            rozpatrywania wniosków oraz możliwości minimalizacji ich
            wpływu poprzez właściwe przygotowanie wniosków;
         zwiększenie poziomu wiedzy klientów - cudzoziemców oraz
            pracodawców na temat aktualnych przepisów obowiązujących w
            zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców obywateli
            państw trzecich w Polsce;
         zwiększenie dziennej liczby rejestrowanych terminów składania
            wniosków       pobytowych       oraz     zmniejszenie   liczby
            niewykorzystanych terminów w porównaniu do okresu
            wcześniejszego, gdy zespół info.opt nie obsługiwał systemu
            rezerwacji    terminów     za    pomocą     skrzynki  mailowej
            rezerwacja.opt@muw.pl;
         opracowanie i udostępnienie klientom w formie fizycznej oraz
            online materiałów merytorycznych, w tym instrukcji
            pozwalających na samodzielne przygotowanie dokumentacji do
            wniosków pobytowych. Materiały opracowano w językach:
            polskim, angielskim, ukraińskim, rosyjskim.

        Zadanie jest kontynuowane w ramach bieżącego projektu
        Wydziału Spraw Cudzoziemców: 15/10-2019/OG-FAMI.
