# MSWiA, Departament Funduszy Europejskich | brak znaku (e-mail) | 10.09.2026
# Załącznik do odpowiedzi MSWiA DFE z 10.09.2026 (koszty i wskaźniki projektów FAMI, nabór 7/2017, projekt „31_7 Dolnośląski”): Raport końcowy Cele i Rezultaty
# źródło tekstu: transkrypcja Claude Opus opublikowanej wersji
# dokument: https://glos-migranta.eu/dokumenty/mswia-dfe-2026-09-10-zal-koszty-7-2017-31-7-dolnoslaski-raport-koncowy-cele-i-rezult.pdf

--- strona 1 ---
Fundusz Azylu, Migracji i Integracji
Raport końcowy
okres objęty raportem:
od 01.10.2019 do 31.12.2019
część merytoryczna
Nalezy wystac do:
Centrum Obsługi Projektów Europejskich
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
Raport składany w formie elektronicznej
Numer projektu lub numer umowy finansowej: 31/7-2017/OG-FAMI
Tytuł projektu: „Urząd przyjazny cudzoziemcom - wzrost poziomu świadczonych usług poprzez
wdrożenie nowoczesnych rozwiazań teleinformatycznych"
Nazwa beneficjenta: Wojewoda Dolnoślaski
1. Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
Cele określone we Wniosku o dofinansowanie projektu zostały w 100 % osiągnięte. Poniżej opisany
został sposób osiągnięcia tych celów.
1) Rozwój oraz rozszerzenie dostępności usług dostosowanych do potrzeb obywateli państw trzecich.
Realizacja powyższego celu była jednym z głównych zamierzeń zgłaszanego projektu.
W trakcie jego realizacji opracowano i wykonano Portal Informacyjno-Operacyjny (PIO). Część
informacyjna PIO zawiera w miarę możliwości kompletny zakres wiadomości na temat
prawnych aspektów pobytu cudzoziemców na terytorium RP, zasad ubiegania się o wymagane
zezwolenia, sposobu wypełniania formularzy wniosków i niezbędnych załącznikach, a także
pracy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców i zasad kontaktów cudzoziemców
z urzędem. Informacje te udostępnione są również w trzech językach obcych - angielskim,
rosyjskim i ukraińskim. Częsć operacyjna PIO umożliwia zarejestrowanym klientom wypelnienie
i przestanie do urzędu 14 elektronicznych formularzy wniosków. Podczas wyperniania, można
skorzystać z systemu podpowiedzi, a przed wystaniem następuje sprawdzenie kompletności
i poprawności formalnej wniosku. Podczas wizyty cudzoziemca w urzędzie, pracownik BOK
sprawdza jedynie, czy wniosek ma taką samą sumę kontrolną, jak w systemie i przyjmuje
wniosek. Wpływa to znacząco na skrócenie czasu obsługi klientów. Korzystając z Portalu
Operacyjnego, klient na bieząco może takze sledzić stan realizacji jego spraw, otrzymywać
informacje od inspektora, a także zarezerwować wizytę w systemie kolejkowym.

--- strona 2 ---
Zakup i uruchomienie urzędomatu pozwoliło na uniknięcie konieczności oczekiwania na
obsługę w BOK w przypadku, gdy trzeba złożyć brakujące dokumenty. Poprzez nadrukowanie
na kopercie odpowiednich danych i włożeniu dokumentów do koperty, dokumenty te trafiają do
inspektora prowadzącego sprawę.
2) Poprawa jakości usług swiadczonych na rzecz obywateli państw trzecich.
Wdrożenie w siedzibie DUW we Wrocławiu i jego 3 delegaturach systemu kolejkowego
pozwoliło na optymalizacje i ujednolicenie zasad obsługi cudzoziemców we wszystkich
punktach obsługi klienta. Wdrożenie modułu rezerwacji wizyt przez Internet umożliwia klientom
zarezerwowanie wizyty w dogodnym dla siebie terminie i daje gwarancję, że zostanie on
obsłużony bez konieczności oczekiwania w kolejce.
Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Obsługi Cudzoziemców (ZSOC) pozwoliło na
udostępnienie cudzoziemcom informacji o jego sprawach, ujednoliciło formę graficzną pism
i decyzji, pozwoliło klientom na sprawdzenie poprawności wyperienia wniosków poprzez
system walidacji na PIO, a także usprawniło kontakt inspektorów z klientem poprzez
udostępnienie na koncie klienta treści wystanych pism i monitów, co pozwala klientowi na
szybsze zgromadzenie i złożenie brakujących dokumentów.
3) Budowanie potencjału beneficjentów projektów.
Wdrożenię Rejestru Wniosków Cudzoziemców (RWC) pozwoliło na usystematyzowanie
i usprawnienie pracy oddziałów zajmujących się weryfikacją wniosków cudzoziemców. Poprzez
utworzenie bazy danych, w której gromadzone są informacje o zarejestrowanych wnioskach,
klientach, którzy złożyli te wnioski oraz przebiegu rozpatrywania wniosków, zastąpiono
informacje gromadzone w różny sposób przez poszczególnych inspektorów, jednolitym źródłem
danych. Pozwala to na optymalizację pracy oddziałów przez kierowników, pełne i skuteczne
zarządzanie zarówno pracownikami, jak i wnioskami, mozliwość wprowadzania zastępstw oraz
przekazywania wniosków innym inspektorom. Jednolite szablony pism i decyzji, uzupełniane
automatycznie danymi z bazy danych, korzystanie ze słowników, automatyczna wysyłka
dokumentów i tworzenie list klientów, których pobyt powinien być zweryfikowany przez stużby, wa
znaczny sposób upraszcza i przyśpiesza codzienną pracę oddziałów obsługi cudzoziemców.
Zakup i uruchomienie skanera do weryfikacji autentyczności dokumentów umożliwia szybka
weryfikację dokumentów składanych przez cudzoziemców i wykrywanie nieprawidłowości
i prób fałszowania dokumentów, bez konieczności czasochłonnego i uciążliwego korzystania ze
skanera będącego w posiadaniu Straży Granicznej. Pozwala to na weryfikację znacznie
większej liczby dokumentów bez widocznego wydłużenia czasu obsługi klientów.
4) Łączenie zasobów w celu świadczenia usług na rzecz obywateli państw trzecich.
System kolejkowy oraz ZSOC został wdrożony zarówno w siedzibie DUW we Wroclawiu, jak
i w jego delegaturach w Jeleniej Górze, Legnicy i Wałbrzychu. Umożliwiło to przyjmowanie
wniosków wszystkich punktach obsługi klienta, wprowadzanie wniosków do wspolnej bazy
danych. Udostępnienie możliwości internetowej rezerwacji wizyt we wszystkich punktach
obsługi klienta umożliwiło cudzoziemcom na rezerwację wizyty w najbardziej wygodnej dla
niego lokalizacji albo najbardziej dogodnym terminie.
Jednolity dostęp do RWC pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich do jak
najbardziej
efektywnego procesu rozpatrywania wniosków i wydawania decyzji
administracyjnych w sprawach obywateli państw trzecich.
Dostęp do bramki internetowej z poziomu zarówno systemu kolejkowego, jak i RWC pozwala
na wykorzystanie wiadomosci SMS do szybkiego kontaktu z cudzoziemcami.
5) Rozwój i wzmocnienie zdolności w zakresię gromadzenia, analizowania i rozpowszechniania
danych dotyczących procedur i przepływów migracyjnych oraz zezwoleń na pobyt obywateli państwa
trzecich.
Dane gromadzone w bazie danych RWC są źródłem informacji, które mogą być analizowane
i udostępniane z wykorzystaniem generatora raportów. Pozwala on na tworzenie zestawień
zarówno w postaci tabel, jak i w formie wykresów. Administrator systemu ma także możliwość
tworzenia dowolnych, specyficznych zestawień poprzez wykorzystanie modulu zapytań do
bazy danych. Dane te mogą być wykorzystane do analizy kierunków napływu cudzoziemców,
Dane uzyskiwane z bazy danych systemu kolejkowego umożliwiają analizę rozkiadu ruchu
cudzoziemców w ciągu całego roku, zmian ilościowych w kolejnych latach, itp.

--- strona 3 ---
6) Usprawnienie pracy oddziałów obsługujących cudzoziemców.
Usprawnienia zostały opisane wyżej (punkt 1.2 i 1.3). Dodatkowym usprawnieniem jest dostęp
do perej informacji na temat pracy zarówno oddziałów, jak i poszczególnych pracowników dla
kierownictwa Wydziału SOC. Daje to możliwość równomiernego podziału zadań pomiędzy
pracownikami, reagowania na opóźnienia, zarządzania przejmowaniem zadań po byłych
pracownikach, itp. Dodatkowym usprawnieniem pracy jest dostęp online do pelnej informacji
o wnioskach wraz z podglądem wniosku, informacją o kliencie, informacją o prowadzonej
korespondencji (pisma wysiane, zwrotne potwierdzenia odbioru), itp. Pozwala to na szybkie
dodarcie do potrzebnych informacji bez konieczności przeglądania dokumentacji papierowej,
a jednolity format danych umożliwia zapoznanie się z niezbędnymi wiadomosciami przez
7) Skrócenie czasu rozpatrywania wniosków obywateli państw trzecich.
Jak opisano powyżej wdrożone w RWC mechanizmy automatyzacji pracy inspektorów,
automatyczne uzupelnianie pism danymi z bazy danych, automatyczne generowanie etykiet
adresowych i etykiet ZPO, dostęp online do wszystkich niezbędnych danych - wszystkie te
udogodnienia wpływają na skrócenie czasu codziennych czynności i zmniejszenie liczby
pomyłek. Dostęp cudzoziemców do Portalu Operacyjnego pozwala na uzyskanie przez nich
informacji o tresci wystanych pism, jeszcze przed dostarczeniem ich przez pocztę, co wpływa
na możliwość szybszego skompletowania i złożenia w urzędzie brakujących dokumentów.
Mozliwosć przekazania tych dokumentów poprzez skorzystanie z urzędomatu skraca czas
dostarczenia ich inspektorowi prowadzącemu sprawę cudzoziemca. Możliwość wysiania
komunikatu SMS pozwala na szybsze powiadomienie np. o dostępnej karcie pobytu.
Umożliwienie służbom potwierdzania legalności pobytu cudzoziemca bezpośrednio w RWC
znacznie skraca czas oczekiwania na to potwierdzenie.
Wszystkie powyższe czynniki powinny znacząco skrócić czas potrzebny na weryfikacje
wniosku i wydanie decyzji.
8) Usprawnienie procesu weryfikacji dokumentów cudzoziemców ubiegających się o legalizację
pobytu w Polsce.
2. Zakres, w jakim projekt osiagnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego -
szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń przedstawionych w
opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
Zamierzone rezultaty jak założono w opisie
projektu będącym częścią wniosku
Osiagnięte rezultaty
Možliwość uzyskania perej informacji o
procedurze skladania i rozpatrywania
wniosków, niezbędnych dokumentach i
wymaganiach formalnych
Utworzony w ramach budowy Zintegrowanego
Systemu Obstugi Cudzoziemców, Portal
Informacyjny (dostępny pod
przybysz.duw.pl), zawiera vademecum wiedzy
niezbędnej dla cudzoziemców zamierzających
ubiegać się o wydanie zezwoleń niezbędnych do
legalizacji pobytu i pracy w Polsce. Zawiera
szczegółowe opisy procedur wypełniania wniosków,
niezbędnych załącznikach, trybie składania
wniosków i procedurze ich rozpatrywania. Zawiera
także formularze wniosków do pobrania, informacje
o pracy Wydziału Spraw Obywatelskich i
Cudzoziemców
Dolnośląskiego Urzędu
Wojewódzkiego we Wrocławiu i jego delegaturach.
Wszystkie
informacje podane
zestandaryzowanej postaci. Całość portalu
udostępniona jest w języku polskim oraz trzech
językach obcych - angielskim, rosyjskim

[tabele - transkrypcja]
Zamierzone rezultaty jak założono w opisie projektu będącym częścią wniosku | Osiągnięte rezultaty
Możliwość uzyskania pełnej informacji o procedurze składania i rozpatrywania wniosków, niezbędnych dokumentach i wymaganiach formalnych | Utworzony w ramach budowy Zintegrowanego Systemu Obsługi Cudzoziemców, Portal Informacyjny (dostępny pod adresem przybysz.duw.pl), zawiera vademecum wiedzy niezbędnej dla cudzoziemców zamierzających ubiegać się o wydanie zezwoleń niezbędnych do legalizacji pobytu i pracy w Polsce. Zawiera szczegółowe opisy procedur wypełniania wniosków, niezbędnych załącznikach, trybie składania wniosków i procedurze ich rozpatrywania. Zawiera także formularze wniosków do pobrania, informacje o pracy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu i jego delegaturach. Wszystkie informacje podane są w zestandaryzowanej postaci. Całość portalu udostępniona jest w języku polskim oraz trzech językach obcych – angielskim, rosyjskim i
--- strona 4 ---
Możliwość pobrania lub wypełnienia online i
wydrukowania formularza wniosków przez
cudzoziemca
ukraińskim. Na Portalu Informacyjnym podane są
także dodatkowe informacje ułatwiające kontakt
obywateli państw trzecich z DUW, np. opis
korzystania z systemu rezerwacji wizyt, dział
zawierający odpowiedzi na najczęściej zadawane
pytania itp. Z poziomu Pl można także uzyskać
dostęp do części operacyjnej portalu.
Informacje te udostępniono także osobom, które
przebywają na Sali obsługi klientów w siedzibie
DUW we Wrocławiu na specjalnie przygotowanych
stanowiskach.
Cudzoziemcom udostępniona została także
infolinia, która pozwala na uzyskanie informacji w
interesującej ich sprawie
Utworzony Portal Informacyjno-Operacyjny poza
częscią informacyjną - opisaną powyżej, posiada
także tzw. Część operacyjną. Strony Portalu
Operacyjnego przeznaczone są dla cudzoziemców,
którzy założą swoje konta poprzez wypełnienie
formularza rejestracyjnego. Portal Operacyjny
udostępnia cudzoziemcom spersonalizowaną
informację o przebiegu procesu rozpatrywania jego
wniosków. Udostępnia także możliwość wypełnienia
14 formularzy wniosków. Podczas wypełniania
wniosków cudzoziemiec ma dostęp do podpowiedzi
kontekstowych i możliwość korzystania ze
słowników, co ułatwia poprawne wypełnienie
wniosku. Wypełniony wniosek można przesłać do
urzędu i wydrukować. Przed wysłaniem następuje
sprawdzenie formalne wniosku, a system zaznacza
wszystkie pola zawierające braki formalne. Tylko
wniosek wypełniony prawidłowo może zostać
wysłany. Na wydrukowanej kopii wniosku system
zaznacza specjalny kod zawierający sumę kontrolną
zgodna z sumą elektronicznego oryginału. Podczas
wizyty cudzoziemca w urzędzie pracownik BOK po
odczytaniu kodu, odszukuje wniosek w systemie i
przyjmuje wniosek bez konieczności weryfikacji
tormalnej.
W chwili obecnej, na Portalu Operacyjnym
zarejestrowanych jest ok.2 900 kont cudzoziemców,
a złożono ok. 800 wniosków online. W ostatnich
czasach, w związku z prowadzona akcją
propagująca ten sposób skradania wniosków, liczba
ta systematycznie wzrasta.
Na Portalu Informacyjnym dostępne są także
formularze
wniosków,
które, po pobraniu,
cudzoziemiec może wypełnić ręcznie. Jednakże
trwa kampania zachęcająca do wypelniania
wniosków na Portalu Operacyjnym

[tabele - transkrypcja]
 | ukraińskim. Na Portalu Informacyjnym podane są także dodatkowe informacje ułatwiające kontakt obywateli państw trzecich z DUW, np. opis korzystania z systemu rezerwacji wizyt, dział zawierający odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania itp. Z poziomu PI można także uzyskać dostęp do części operacyjnej portalu.

Informacje te udostępniono także osobom, które przebywają na Sali obsługi klientów w siedzibie DUW we Wrocławiu na specjalnie przygotowanych stanowiskach.

Cudzoziemcom udostępniona została także infolinia, która pozwala na uzyskanie informacji w interesującej ich sprawie
Możliwość pobrania lub wypełnienia online i wydrukowania formularza wniosków przez cudzoziemca | Utworzony Portal Informacyjno-Operacyjny poza częścią informacyjną – opisaną powyżej, posiada także tzw. Część operacyjną. Strony Portalu Operacyjnego przeznaczone są dla cudzoziemców, którzy założą swoje konta poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego. Portal Operacyjny udostępnia cudzoziemcom spersonalizowaną informację o przebiegu procesu rozpatrywania jego wniosków. Udostępnia także możliwość wypełnienia 14 formularzy wniosków. Podczas wypełniania wniosków cudzoziemiec ma dostęp do podpowiedzi kontekstowych i możliwość korzystania ze słowników, co ułatwia poprawne wypełnienie wniosku. Wypełniony wniosek można przesłać do urzędu i wydrukować. Przed wysłaniem następuje sprawdzenie formalne wniosku, a system zaznacza wszystkie pola zawierające braki formalne. Tylko wniosek wypełniony prawidłowo może zostać wysłany. Na wydrukowanej kopii wniosku system zaznacza specjalny kod zawierający sumę kontrolną zgodna z sumą elektronicznego oryginału. Podczas wizyty cudzoziemca w urzędzie pracownik BOK po odczytaniu kodu, odszukuje wniosek w systemie i przyjmuje wniosek bez konieczności weryfikacji formalnej.

W chwili obecnej, na Portalu Operacyjnym zarejestrowanych jest ok.2 900 kont cudzoziemców, a złożono ok. 800 wniosków online. W ostatnich czasach, w związku z prowadzona akcją propagująca ten sposób składania wniosków, liczba ta systematycznie wzrasta.

Na Portalu Informacyjnym dostępne są także formularze wniosków, które, po pobraniu, cudzoziemiec może wypełnić ręcznie. Jednakże trwa kampania zachęcająca do wypełniania wniosków na Portalu Operacyjnym
--- strona 5 ---
Możliwość złożenia wniosku w urzędomacie
Możliwość rezerwacji wizyty w urzędzie
poprzez stronę internetową
Utworzenie Rejestru Wniosków
Cudzoziemców
W ramach projektu został zakupiony urzędomat
służący do składania dokumentów bez konieczności
oczekiwania w kolejce i uzyskiwania potwierdzenia
złożenia tych dokumentów. Urządzenie, po
pobraniu koperty z dokumentami, drukuje
potwierdzenie złożenia dokumentów zawierające
m.in. dokładną datę i czas złożenia dokumentów.
Dokumenty są sukcesywnie odbierane przez
pracowników WSOC i przekazywane są do
właściwych inspektorów. Dotychczas złożono ok.
600
dokumentów. Pewną przeszkoda jest
konieczność potwierdzania niektórych dokumentów
za zgodność z oryginałem i obawa klientów przed
składaniem do kopert oryginałów dokumentów.
Dodatkowo urzędomat wykorzystywany jest jako
dodatkowy punkt informacyjny, na którym
udostepnione sa strony internetowe Portalu
Informacyjno-Operacyjnego, strona główna i strona
BIP Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz
strona Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Wdrożenie systemu kolejkowego w siedzibie DUW
we Wrocławiu oraz jego delegaturach, który posiada
centralne zarządzanie, a także udostępnienie we
wszystkich
lokalizacjach Rejestru Wniosków
Cudzoziemców spowodowało, że wszystkie sprawy
związane z obsługą cudzoziemców mogą odbywać
się w dowolnym z punktów obsługi klienta. Jednym z
istotnych modułów systemu kolejkowego jest moduł
internetowej rezerwacji wizyt. Każdy cudzoziemiec,
po wypetnieniu odpowiedniego formularza, może
zarezerwować wizytę w jednej z udostępnionych
kolejek przeznaczonych do obsługi konkretnych
rodzajów spraw.
Rejestr Wniosków Cudzoziemców (RWC), będący
częścią
Zintegrowanego
Systemu
Obsługi
Cudzoziemców, stanowi obecnie podstawowe
narzędzie pracy oddziałów zajmujących się
rozpatrywaniem wniosków cudzoziemców. W RWC
elektronicznie na Portalu Operacyjnym, jak i
przesłane pocztą. W chwili obecnej w bazie danych
RWC znajduje się ponad 30 000 wniosków. W
systemie
zarejestrowanych jest 197
kont
użytkowników. System umożliwia pelną obsługę
rejestracji, poprzez weryfikacje merytoryczną,
wymianę korespondencji z cudzoziemcem i innymi
instytucjami do wydania decyzji i ewentualnej
procedury odwoławczej. Moduł administracyjny
umożliwia rejestracje użytkowników, nadawanie
uprawnień, tworzenie słowników i szablonów pism,
eu

[tabele - transkrypcja]
Możliwość złożenia wniosku w urzędomacie | W ramach projektu został zakupiony urzędomat służący do składania dokumentów bez konieczności oczekiwania w kolejce i uzyskiwania potwierdzenia złożenia tych dokumentów. Urządzenie, po pobraniu koperty z dokumentami, drukuje potwierdzenie złożenia dokumentów zawierające m.in. dokładną datę i czas złożenia dokumentów. Dokumenty są sukcesywnie odbierane przez pracowników WSOC i przekazywane są do właściwych inspektorów. Dotychczas złożono ok. 600 dokumentów. Pewną przeszkodą jest konieczność potwierdzania niektórych dokumentów za zgodność z oryginałem i obawa klientów przed składaniem do kopert oryginałów dokumentów.

Dodatkowo urzędomat wykorzystywany jest jako dodatkowy punkt informacyjny, na którym udostępnione są strony internetowe Portalu Informacyjno-Operacyjnego, strona główna i strona BIP Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz strona Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Możliwość rezerwacji wizyty w urzędzie poprzez stronę internetową | Wdrożenie systemu kolejkowego w siedzibie DUW we Wrocławiu oraz jego delegaturach, który posiada centralne zarządzanie, a także udostępnienie we wszystkich lokalizacjach Rejestru Wniosków Cudzoziemców spowodowało, że wszystkie sprawy związane z obsługą cudzoziemców mogą odbywać się w dowolnym z punktów obsługi klienta. Jednym z istotnych modułów systemu kolejkowego jest moduł internetowej rezerwacji wizyt. Każdy cudzoziemiec, po wypełnieniu odpowiedniego formularza, może zarezerwować wizytę w jednej z udostępnionych kolejek przeznaczonych do obsługi konkretnych rodzajów spraw.
Utworzenie Rejestru Wniosków Cudzoziemców | Rejestr Wniosków Cudzoziemców (RWC), będący częścią Zintegrowanego Systemu Obsługi Cudzoziemców, stanowi obecnie podstawowe narzędzie pracy oddziałów zajmujących się rozpatrywaniem wniosków cudzoziemców. W RWC rejestrowane są wszystkie wnioski złożone, zarówno elektronicznie na Portalu Operacyjnym, jak i przesłane pocztą. W chwili obecnej w bazie danych RWC znajduje się ponad 30 000 wniosków. W systemie zarejestrowanych jest 197 kont użytkowników. System umożliwia pełną obsługę procesu weryfikacji wniosków, od momentu rejestracji, poprzez weryfikacje merytoryczną, wymianę korespondencji z cudzoziemcem i innymi instytucjami do wydania decyzji i ewentualnej procedury odwoławczej. Moduł administracyjny umożliwia rejestracje użytkowników, nadawanie uprawnień, tworzenie słowników i szablonów pism, które ułatwiają i usprawniają pracę pracownikom merytorycznym. Moduł raportów pozwala na
--- strona 6 ---
Możliwość śledzenia stanu kolejki na
urządzeniach mobilnych
Możliwość uzyskania informacji o statusie
sprawy poprzez infolinie lub Internet
Poprawa efektywności zarządzania
personelem przez kierownictwo
śledzenie pracy całych oddziałów i poszczególnych
pracowników.
Kierownicy, mając
możliwość
dekretacji spraw poszczególnym pracownikom;
możliwość
wprowadzania
zastępstw
przekazywania spraw innym podwładnym, mogą w
pełni zarządzać pracą oddziałów i optymalnie
rozdzielać zadania. Wykorzystując moduł kontaktu
z Portalem Operacyjnym inspektor może udzielać
informacji cudzoziemcom, poprzez zmianę statusu
sprawy odzwierciedlającego stan jej realizacji.
Każde
wystane cudzoziemcowi
pismo jest
automatycznie przekazywane na konto klienta w
module PIO.
Rejestr Wniosków Cudzoziemców jest sukcesywnie
ulepszany. W ostatnim kwartale 2019 r. został
wdrożony moduł umożliwiający współprace online
ze służbami zajmującymi się weryfikacją legalności
pobytu cudzoziemców na terytorium RP.
System kolejkowy został opracowany w formie stron
responsywnych, co oznacza, że klient może mieć
dostęp do strony, na której prezentowany jest stan
wszystkich kolejek, korzystając z urządzeń
mobilnych. Dodatkowo, każdy klient, po pobraniu
biletu w dyspenserze, ma możliwość wprowadzenia
numeru swojego telefonu, na który system wyśle
informacje o zblizającym się terminie obsługi.
W ramach projektu utworzona została automatyczna
infolinia, która umożliwia cudzoziemcom zapoznanie
się z informacjami niezbędnymi do szybkiego i
skutecznego załatwienia swoich spraw w urzędzie. Z
drugiej strony, każdy klient posiadający swoje konto
na Portalu Operacyjnym ma perny dostęp do swoich
wniosków wypełnionych online i przyjętych podczas
wizyty klienta w urzędzie. Jednocześnie, w ZSOC
umożliwiono dostęp do informacji o statusie sprawy
cudzoziemcom, którzy złożyli wnioski w formie
papierowej. W tym celu, po uwierzytelnieniu,
otrzymują oni numer sprawy w RWC (tzw. Numer
PIO). Po założeniu konta na Portalu Operacyjnym i
wprowadzeniu tego numeru, otrzymują dostęp do
informacji o stanie rozpatrywania tego wniosku.
Wprowadzenie w RWC mechanizmów nadzoru
przez kierowników nad pracą pracowników swojego
oddziału poprzez dekretacje spraw na konkretnego
pracownika, możliwość raportowania obciążenia
pracowników i ocenę ich pracy, możliwość tworzenia
stałych i tymczasowych zastępstw, możliwość
weryfikacji terminowości realizacji spraw, itp.
Dyrekcja WSOC ma możliwość uzyskania informacji
na temat stanu realizacji zadań przez poszczególne
oddziały, trendów, opóżnień i zaległości. Poprzez
raporty
obrazujące prace poszczególnych

[tabele - transkrypcja]
 | śledzenie pracy całych oddziałów i poszczególnych pracowników. Kierownicy, mając możliwość dekretacji spraw poszczególnym pracownikom, możliwość wprowadzania zastępstw i przekazywania spraw innym podwładnym, mogą w pełni zarządzać pracą oddziałów i optymalnie rozdzielać zadania. Wykorzystując moduł kontaktu z Portalem Operacyjnym inspektor może udzielać informacji cudzoziemcom, poprzez zmianę statusu sprawy odzwierciedlającego stan jej realizacji. Każde wysłane cudzoziemcowi pismo jest automatycznie przekazywane na konto klienta w module PIO.

Rejestr Wniosków Cudzoziemców jest sukcesywnie ulepszany. W ostatnim kwartale 2019 r. został wdrożony moduł umożliwiający współprace online ze służbami zajmującymi się weryfikacją legalności pobytu cudzoziemców na terytorium RP.
Możliwość śledzenia stanu kolejki na urządzeniach mobilnych | System kolejkowy został opracowany w formie stron responsywnych, co oznacza, że klient może mieć dostęp do strony, na której prezentowany jest stan wszystkich kolejek, korzystając z urządzeń mobilnych. Dodatkowo, każdy klient, po pobraniu biletu w dyspenserze, ma możliwość wprowadzenia numeru swojego telefonu, na który system wyśle informacje o zbliżającym się terminie obsługi.
Możliwość uzyskania informacji o statusie sprawy poprzez infolinie lub Internet | W ramach projektu utworzona została automatyczna infolinia, która umożliwia cudzoziemcom zapoznanie się z informacjami niezbędnymi do szybkiego i skutecznego załatwienia swoich spraw w urzędzie. Z drugiej strony, każdy klient posiadający swoje konto na Portalu Operacyjnym ma pełny dostęp do swoich wniosków wypełnionych online i przyjętych podczas wizyty klienta w urzędzie. Jednocześnie, w ZSOC umożliwiono dostęp do informacji o statusie sprawy cudzoziemcom, którzy złożyli wnioski w formie papierowej. W tym celu, po uwierzytelnieniu, otrzymują oni numer sprawy w RWC (tzw. Numer PIO). Po założeniu konta na Portalu Operacyjnym i wprowadzeniu tego numeru, otrzymują dostęp do informacji o stanie rozpatrywania tego wniosku.
Poprawa efektywności zarządzania personelem przez kierownictwo | Wprowadzenie w RWC mechanizmów nadzoru przez kierowników nad pracą pracowników swojego oddziału poprzez dekretacje spraw na konkretnego pracownika, możliwość raportowania obciążenia pracowników i ocenę ich pracy, możliwość tworzenia stałych i tymczasowych zastępstw, możliwość weryfikacji terminowości realizacji spraw, itp. Dyrekcja WSOC ma możliwość uzyskania informacji na temat stanu realizacji zadań przez poszczególne oddziały, trendów, opóźnień i zaległości. Poprzez raporty obrazujące prace poszczególnych
--- strona 7 ---
pracowników może dokonywać oceny pracy i korekt
w organizacji wydziału.
Oddziały obsługi klienta mogą być kontrolowane i
rozliczane w oparciu o dane z systemu kolejkowego.
Z raportów widać liczbę obsłużonych klientów w
rozbiciu na poszczególne rodzaje spraw, średni czas
obsługi klienta, długość kolejki. Kierownik BOK,
mając takie dane, może sterować kolejkami poprzez
zwiększenie liczby stanowisk obsługujących dana
kolejkę albo dodanie lub redukcję liczby dostępnych
Wszystkie wyżej opisane rezultaty osiągnięte podczas realizacji przedmiotowego projektu, wpłynęły
pośrednio na uzyskanie dodatkowych rezultatów takich, jak:
a. Ułatwienie Klientom dostępu do świadczonych usług.
b. Zwiększenie liczby obsłużonych klientów i skrócenie czasu załatwienia sprawy,
c. Poprawa standardu obsługi klientów - obywateli państw trzecich.
d. Poprawa wizerunku Urzędu wśród Klientów.

[tabele - transkrypcja]
 | pracowników może dokonywać oceny pracy i korekt w organizacji wydziału.

Oddziały obsługi klienta mogą być kontrolowane i rozliczane w oparciu o dane z systemu kolejkowego. Z raportów widać liczbę obsłużonych klientów w rozbiciu na poszczególne rodzaje spraw, średni czas obsługi klienta, długość kolejki. Kierownik BOK, mając takie dane, może sterować kolejkami poprzez zwiększenie liczby stanowisk obsługujących dana kolejkę albo dodanie lub redukcję liczby dostępnych biletów