# Najwyższa Izba Kontroli, Delegatura we Wrocławiu | LWR.411.2.1.2024 (kontrola I/24/002/LWR) | 07.2025
# Wystąpienie pokontrolne NIK wobec Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego: przygotowanie urzędu do obsługi cudzoziemców, w tym wypłaty z tytułu przewlekłości i bezczynności (dokument jawny z nik.gov.pl)
# źródło tekstu: warstwa tekstowa oryginału
# dokument: https://glos-migranta.eu/dokumenty/nik-lwr-411-2-1-2024-wystapienie-pokontrolne-duw.pdf

                               Delegatura we Wrocławiu



LWR.411.2.1.2024



                                                         Pani
                                                         Anna Żabska
                                                         Wojewoda Dolnośląski

                                                         Dolnośląski Urząd Wojewódzki
                                                         we Wrocławiu
                                                         pl. Powstańców Warszawy 1
                                                         50-153 Wrocław




                    WYSTĄPIENIE
                   POKONTROLNE

     I/24/002/LWR – Przygotowanie Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego
             we Wrocławiu do obsługi paszportowej i cudzoziemców




                                 NAJWYŻSZA IZBA KONTROLI
                                   Delegatura we Wrocławiu
                    ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 15-17, 50-044 Wrocław
                              tel. [11 cyfr usunięto], lwr@nik.gov.pl
                     I. Dane identyfikacyjne
       Jednostka     Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu, pl. Powstańców Warszawy 1,
    kontrolowana     50-153 Wrocław1



       Kierownik     Anna Żabska, Wojewoda Dolnośląski, od 26 listopada 2024 r.2
        jednostki
                     W okresie objętym kontrolą funkcję kierownika jednostki poprzednio pełnili:
   kontrolowanej
                     Maciej Awiżeń, Wojewoda Dolnośląski, od 22 grudnia 2023 r. do 25 listopada
                     2024 r.3; Jarosław Obremski, Wojewoda Dolnośląski, od 5 grudnia 2019 r. do
                     21 grudnia 2023 r.4

         Zakres      1. Przygotowanie, organizacja i poziom zasobów kadrowych do realizacji
   przedmiotowy      wybranych zadań związanych z obsługą paszportową i cudzoziemców.
        kontroli     2. Realizacja wybranych zadań związanych z obsługą paszportową
                     i cudzoziemców.

     Okres objęty    Lata 2022-2024 z uwzględnieniem faktów i dowodów wykraczających poza ten
        kontrolą     okres mających znaczenie dla badanej działalności.



        Podstawa     Art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli5.
  prawna podjęcia
          kontroli
       Jednostka     Najwyższa Izba Kontroli
przeprowadzająca     Delegatura we Wrocławiu
         kontrolę



      Kontrolerzy    Radosław Kujawiński, doradca prawny,                      upoważnienie      do    kontroli
                     nr: LWR/182/2024 z 4 grudnia 2024 r.

                     Marlena Przybylak, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do
                     kontroli nr: LWR/176/2024 z 3 grudnia 2024 r. oraz LWR/146/2025 z 30 maja
                     2025 r.

                     Agnieszka Potyrała, starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do
                     kontroli nr: LWR/189/2024 z 9 grudnia 2024 r. oraz LWR/147/2025 z 30 maja
                     2025 r.

                     Karolina Pawlun, inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli
                     nr: LWR/188/2024 z 9 grudnia 2024 r. oraz LWR/148/2025 z 30 maja 2025 r.

                                                                         (akta kontroli tom I str. 1-4, 616-621)




                     1 Dalej: DUW lub Urząd.
                     2 Dalej: Wojewoda.
                     3 Dalej: Wojewoda w okresie 2023-2024.

                     4 Dalej: Wojewoda w okresie 2019-2023.

                     5 Dz. U. z 2022 r. poz. 623, dalej: ustawa o NIK.

                                                              2
                II. Ocena ogólna6 kontrolowanej działalności
OCENA OGÓLNA    Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność DUW w zakresie
                przygotowania do obsługi paszportowej i cudzoziemców w latach 2022-2024.



Uzasadnienie    Podstawą oceny ogólnej były ujawnione w wyniku kontroli liczne
oceny ogólnej   nieprawidłowości w działalności Urzędu wynikające z naruszenia kryteriów
                legalności, gospodarności, rzetelności i celowości, skutkujące wydaniem
                negatywnych ocen cząstkowych sformułowanych w odniesieniu do
                skontrolowanych obszarów. Finansowy wymiar stwierdzonych nieprawidłowości
                obejmował kwotę 12 428,1 tys. zł.
                W okresie objętym kontrolą DUW nie był przygotowany do sprawnej, w tym
                terminowej realizacji zadań związanych z legalizacją pobytu i pracy
                cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Podejmowano co
                prawda wewnętrzne działania organizacyjne wspierające Wydział Spraw
                Obywatelskich i Cudzoziemców7, jednakże działania te nie były wystarczające.
                W DUW zaniechano rozpoznania istotnej liczby spraw cudzoziemców,
                pochodzących z lat 2016-2024. Według stanu na 31 grudnia 2024 r., w Urzędzie
                pozostawało do rozpatrzenia co najmniej 60,6 tys. spraw cudzoziemców.
                Mimo że w okresie od 15 kwietnia 2022 r. do 30 września 2025 r., bieg terminów
                na załatwienie określonych kategorii spraw cudzoziemców nie rozpoczął się,
                a rozpoczęty uległ zawieszeniu, sytuacja w WSOiC nie uległa poprawie
                i skutkowała wzrostem liczby ponagleń, skarg cudzoziemców oraz wyroków
                Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu8, w sprawie stwierdzenia
                bezczynności organu. Skutkiem zaniechań było poniesienie kosztów w łącznej
                wysokości 12 231,6 tys. zł, na którą składały się m.in. należności z tytułu: sum
                pieniężnych za przewlekłość lub bezczynność, kar grzywny, odszkodowań,
                odsetek oraz kosztów postępowania egzekucyjnego, w tym opłat komorniczych.
                W DUW funkcjonował nietransparentny i korupcjogenny mechanizm wpływania
                na przydzielanie terminów rezerwacji wizyt cudzoziemców w Urzędzie.
                W okresie objętym kontrolą NIK zidentyfikowała co najmniej 7,8 tys.
                dokonanych rezerwacji poza systemem kolejkowym. Stosowano w tym zakresie
                doraźne i noszące znamiona dowolności i uznaniowości rozwiązania.
                Mechanizmy     zinstytucjonalizowanego     protegowania    działań różnych
                podmiotów nie miały oparcia w przepisach prawa i wewnętrznych regulacjach
                DUW, a także nie były uzasadnione merytorycznie. Według NIK była to jedna
                z przyczyn powstania ww. zaległości w rozpatrywaniu spraw cudzoziemców.
                Sytuacja Wydziału znana była, zarówno Dyrektorom WSOiC9, Dyrektorom
                Generalnym10, jak i Wojewodom w latach 2019-2023 i 2023-2024, jednakże
                w okresie objętym kontrolą w DUW nie podejmowano adekwatnych do skali
                problemów kompleksowych działań naprawczych. Nie opracowano i nie



                6 Najwyższa Izba Kontroli formułuje ocenę ogólną jako ocenę pozytywną, ocenę negatywną albo
                  ocenę w formie opisowej.
                7 Dalej: WSOiC lub Wydział.

                8 Dalej: WSA.

                9 Dalej: Dyrektor Wydziału w okresie 2019-2024; Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 oraz

                  Dyrektor WSOiC.
                10 Dalej: Dyrektor Generalna w okresie 2019-2024, Dyrektor Generalny w okresie 2024-2025 oraz

                  Dyrektor Generalna.
                                                    3
wdrożono procedur i polityk antykorupcyjnych pomimo identyfikowania w tym
zakresie istotnego poziomu ryzyk.
Pozostałe stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły m.in.: [1] niewłaściwego
przechowywania dokumentacji WSOiC; [2] niezweryfikowania przed
zatrudnieniem Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 wymagań w zakresie
braku skazania prawomocnym wyrokiem orzekającym zakaz zajmowania
stanowisk kierowniczy w urzędach organów władzy publicznej lub pełnienia
funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi oraz posiadania
kompetencji kierowniczych; [3] braku zapewnienia dostępu do informacji
niejawnych przez Dyrektora Wydziału w okresie 2024-2025; [4] niezapewnienia
w DUW właściwych mechanizmów nadzorczych, które powinny zostać
uruchomione w związku z możliwością zaistnienia potencjalnego konfliktu
interesów; [5] braku weryfikacji niekaralności pracowników zatrudnianych
w WSOiC; [6] praktyki zatrudniania pracowników bez przeprowadzania
konkurencyjnego naboru; [7] nieudzielania bądź udzielania z opóźnieniem,
pracownikom Wydziału, upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
[8] niezapewnienia niezwłocznego odebrania pracownikom BGD niezbędnych
uprawnień; [9] braku działań zapewniających udzielanie pracownikom urlopów
wypoczynkowych w naturze w okresie wypowiedzenia; [10] zawieraniu umów
cywilnoprawnych zamiast umów o pracę, których przedmiotem były zadania
podobne lub tożsame z zadaniami pracowników; [11] nieustalania bądź
ustalania z opóźnieniem zakresów czynności pracowników Wydziału;
[12] niezapewnienia większości pracownikom Wydziału bieżących szkoleń
z zakresu zagadnień antykorupcyjnych; [13] niezapewnienie należytej
weryfikacji liczby wprowadzanych przez pracowników BGD wniosków lub
uzupełnień do systemu Przybysz; [14] nieprzestrzegania uregulowań systemu
elektronicznego zarządzania dokumentacją11 w zakresie przesyłek składanych
osobiście    przez  cudzoziemców;     [15]   niedostosowania     uregulowań
w regulaminach organizacyjnych DUW do stanu zgodnego z prawem.




11   Dalej: EZD.
                             4
              III. Opis ustalonego stanu faktycznego oraz oceny cząstkowe12
              kontrolowanej działalności
     OBSZAR   1. Przygotowanie, organizacja i poziom zasobów kadrowych do
              realizacji wybranych zadań związanych z obsługą paszportową
              i cudzoziemców

 Opis stanu   Zgodnie ze Statutem DUW13, realizacja zadań Wojewody objętych działami
faktycznego   administracji rządowej: [1] praca w zakresie wydawania zezwoleń na pracę
              cudzoziemców, [2] sprawy wewnętrzne w zakresie, m.in.: [a] ochrony granic
              Państwa, kontroli ruchu granicznego i cudzoziemców oraz koordynacja działań
              związanych z polityką migracyjną państwa, oraz [b] ewidencji ludności, dowodów
              osobistych i paszportów, należała do zakresu działań Wydziału.
              Zakres zadań WSOiC określono w Regulaminie Organizacyjnym Dolnośląskiego
              Urzędu Wojewódzkiego14. Do zadań Wydziału (wg stanu na 1 stycznia 2025 r.)
              należały między innymi sprawy z zakresu obsługi cudzoziemców i obsługi
              paszportowej.

                           (akta kontroli tom I str. 5-6, 15-17, tom IV str. 1-773, tom V str. 1-891)

              Zadania z obszaru obsługi paszportowej, zgodnie z obowiązującym w trakcie
              kontroli Regulaminem Organizacyjnym z 2024 r., realizowane były przez Oddział
              Paszportowy, wchodzący w skład WSOiC15. Ponadto część zadań Oddziału
              Paszportowego wykonywana była także przez Delegatury Urzędu w Jeleniej
              Górze, Legnicy i Wałbrzychu. Dodatkowo, do celów przyjmowania wniosków
              i wydawania dokumentów paszportowych, na terenie swojej właściwości
              miejscowej, Urząd utworzył 16 Terenowych Punktów Paszportowych16, w tym


              12 Oceny cząstkowe to oceny działalności w poszczególnych obszarach badań kontrolnych. Ocena
                cząstkowa może być sformułowana jako ocena pozytywna, ocena negatywna albo ocena w formie
                opisowej.
              13 Załącznik do zarządzenia Nr 232 Wojewody Dolnośląskiego z dnia 21 maja 2024 r. ze zmianami

                wprowadzonymi zarządzeniem Wojewody Dolnośląskiego Nr 489 z dnia 10 września 2024 r.
                (do 20 maja 2024 r. załącznik do zarządzenia Nr 64 Wojewody Dolnośląskiego z dnia 15 marca
                2016 r.).
              14 Stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 166 Wojewody Dolnośląskiego z dnia 28 czerwca 2016 r.

                w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we
                Wrocławiu, ze zm., tj. zarządzeniami zmieniającymi (Nr 65 z dnia 2 marca 2022 r.; Nr 78 z dnia
                24 marca 2022 r.; Nr 110 z dnia z dnia 28 kwietnia 2022 r., Nr 314 z dnia 10 listopada 2022 r.; Nr
                380 z dnia 21 grudnia 2022 r.; Nr 63 z dnia 3 marca 2023 r.; Nr 139 z dnia 15 maja 2023 r.; Nr 197
                z dnia 30 czerwca 2023 r.; nr 390 z dnia 31 października 2023 r.; Nr 480 z dnia 11 grudnia 2023 r.;
                Nr 5 z dnia 9 stycznia 2024 r.; Nr 23 z dnia 26 stycznia 2024 r.; Nr 77 z dnia 14 marca 2024 r.;
                Nr 98 z dnia 26 marca 2024 r.; Nr 171 z dnia 6 maja 2024 r.; Nr 231 z dnia 21 maja 2024 r.; Nr 240
                z dnia 23 maja 2024 r.; Nr 290 z dnia 4 czerwca 2024 r.; Nr 301 z dnia 6 czerwca 2024 r.) – dalej:
                Regulamin Organizacyjny z 2016 r. oraz stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 360 Wojewody
                Dolnośląskiego z dnia 8 lipca 2024 r. z Zarządzeniami zmieniającymi (Nr 440 z dnia 2 sierpnia
                2024 r.; Nr 464 z dnia 22 sierpnia 2024 r.; Nr 545 z dnia 27 września 2024 r.; Nr 589 z dnia
                4 października 2024 r.; Nr 632 z dnia 16 października 2024 r.; Nr 685 z dnia 18 listopada 2024 r.;
                Nr 707 z dnia 4 grudnia 2024 r.; Nr 740 z dnia 31 grudnia 2024 r., Nr 140 z 1 kwietnia 2025 r.,
                Nr 219 z 28 kwietnia 2025 r.) – dalej Regulamin Organizacyjny z 2024 r.
              15 W okresie objętym kontrolą organizacja WSOiC ulegała zmianom. Do 31 marca 2024 r. zarówno

                obsługą paszportową jak i bezpośrednią obsługą klienta (cudzoziemców) zajmował się Oddział
                Paszportowy i Obsługi Klienta. W kwietniu 2024 r. dokonano reorganizacji – w wyniku likwidacji ww.
                oddziału powstał Oddział Paszportowy – zajmujący się wyłącznie realizacją prawa obywatela
                polskiego do posiadania paszportu.
              16 Terenowe Punkty Paszportowe (dalej: TPP) znajdowały się w: Bogatyni (do 30 września 2024 r.);

                Bolesławcu; Dzierżoniowie; Głogowie; Lubinie; Kłodzku; Miliczu; Polkowicach; Strzelinie; Środzie
                Śląskiej; Trzebnicy; Wołowie; Wrocławiu (CH Magnolia); Ząbkowicach Śląskich; Zgorzelcu, na terenie
                portu lotniczego we Wrocławiu.
                                                      5
10 TPP w latach 2022-2024. W 2025 r. uruchamiano TPP w Kątach
Wrocławskich17 oraz na terenie Portu Lotniczego we Wrocławiu. Koszty
utrzymania TPP18, w latach 2022-2024, wyniosły łącznie 1 479,9 tys. zł, z tego:
304,8 tys. zł w 2022 r. (dziewięć TPP); 587,5 tys. zł w 2024 r. (12 TPP) oraz 834,1
tys. zł w 2024 r. (14 TPP).

     (akta kontroli tom II str. 5-6, 15-17, tom II str. 7-10, tom VI str. 148-149, 252-
                                                                         272, tom X str. 11-55)

Katalog zadań Oddziału Paszportowego, określony w § 46 ust. 9 Regulaminu
Organizacyjnego z 2024 r., był zamknięty i zawierał siedem zadań19, w tym
zadania wynikające z ustawy z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach
paszportowych20, z wyjątkiem zadań związanych z potwierdzaniem tożsamości
obywatelstwa wnioskodawcy lub osoby, której ma być wydany dokument
paszportowy, na podstawie ważnego dokumentu paszportowego lub ważnego
dowodu osobistego, co opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.

                                       (akta kontroli tom IV str. 1-773, tom V str. 1-891)

Zadania związane z obsługą cudzoziemców, zgodnie z Regulaminem
Organizacyjnym z 2024 r. realizowane były przez Oddziały: [1] Oddział Legalizacji
Pobytu Cudzoziemców I; [2] Oddział Legalizacji Pobytu Cudzoziemców II;
[3] Oddział Legalizacji Pobytu Cudzoziemców III; [4] Oddział Legalizacji Pobytu
Cudzoziemców IV; [5] Oddział Obsługi Cudzoziemców I; [6] Oddział Obsługi
Cudzoziemców II; [7] Oddział Dokumentów i Obywateli Unii Europejskiej;
[8] Oddział Obywatelstwa Polskiego; [9] Oddział Zezwoleń na Pracę; [10] Oddział
Paszportowy i Spraw Cudzoziemców w Legnicy.
Delegatury DUW w Wałbrzychu i Jeleniej Górze przyjmowały wnioski dotyczące
spraw cudzoziemców i przekazywały do siedziby głównej DUW we Wrocławiu
celem ich dalszej weryfikacji.
W 2024 r.21. likwidacji uległ: [1] Oddział Paszportowy i Obsługi Klienta; [2] Oddział
Organizacji, Dokumentacji Ewidencji oraz Obywateli UE; [3] Oddział Informacji,
Projektów i Współpracy Instytucjonalnej oraz [4] Samodzielne Stanowisko do
spraw szkoleń oraz Współpracy Instytucjonalnej. W miejsce wyżej wymienionych
Oddziałów powstały: [1] Oddział Paszportowy; [2] Oddział Cudzoziemców I
[3] Oddział Cudzoziemców II; [4] Oddział Dokumentów i Obywateli UE;
[5] Oddział Projektów i Współpracy oraz [6] Oddział Legalizacji Pobytu


17Porozumienie pomiędzy Wojewodą a Gminą Kąty Wrocławskie zawarto 26 listopada 2024 r.
18 Urząd zapewniał obsadę TPP oraz niezbędne urządzenia stanowiskowe przez Centrum
  Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
19 Do zadań Oddziału Paszportowego należało między innymi: [1] przyjmowanie wniosków

  paszportowych; [2] wydawanie dokumentów paszportowych; [3] prowadzenie postępowań
  administracyjnych w sprawach odmowy wydania lub unieważnienia dokumentu paszportowego
  oraz wydawanie innych decyzji i postanowień w sprawach paszportowych; [4] wprowadzanie
  danych do Rejestru Dokumentów Paszportowych (dalej: RDP); [5] prowadzenie spraw dotyczących
  środków zapobiegawczych w postaci zakazu opuszczania kraju z zatrzymaniem dokumentu
  paszportowego wraz z prowadzeniem depozytu zatrzymanych dokumentów paszportowych;
  [6] udostępnianie danych z RDP; [7] koordynacja organizacji pracy oraz zapewnienie ciągłości pracy
  i sprawnego funkcjonowania: TPP w Strzelinie, TPP w Środzie Śląskiej, TPP w Trzebnicy, TPP
  w Wołowie TPP we Wrocławiu, TTP w Miliczu oraz TTP w Kątach Wrocławskich; [8] wydawanie
  paszportu tymczasowego w imieniu właściwego ministra do spraw wewnętrznych na terenie Portu
  Lotniczego we Wrocławiu.
20 Dz. U. z 2024 r. poz. 1063 (dalej: ustawa o paszportach).

21 Zarządzenie Nr 98 Wojewody z dnia 26 marca 2024 r.

                                       6
Cudzoziemców IV. Utworzono również dwa Oddziały Paszportowe i Obsługi
Klienta w Wałbrzychu i Jeleniej Górze22.
Dyrektor WSOiC wyjaśniła, że celem wprowadzonej reorganizacji miało być
szybsze kończenie zaległych spraw oraz terminowe procedowanie wpływających
wniosków.
     (akta kontroli tom I str. 5-6, 15-17, tom IV str. 1-773, tom V str. 1-891, tom XVI
                                                   str. 348-349, tom XXIII str. 26, 277)

W Regulaminie Organizacyjnym z 2024 r. określono zadania związane
z obsługą cudzoziemców, a w szczególności z prowadzeniem postępowań
administracyjnych w sprawach: przedłużania wiz Schengen lub wiz krajowych,
przedłużania okresu pobytu cudzoziemców w ramach ruchu bezwizowego,
udzielania lub cofnięcia zezwoleń na pobyt czasowy, na pobyt czasowy i pracę,
na pobyt stały, na pobyt rezydenta długoterminowego UE. W Regulaminie
Organizacyjnym z 2024 r., nie ujęto realizacji zadań przez Wydział z zakresu
prowadzenia postępowań w sprawach udzielenia lub cofnięcia zezwoleń na
pobyt czasowy i pracę wynikających z art. 114 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r.
o cudzoziemcach23, co zostało opisane w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.

                                      (akta kontroli tom IV str. 1-773, tom V str. 1-891)

Zasady postępowania z dokumentacją napływającą i wytwarzaną w toku
działalności Urzędu regulowało Zarządzenie Wojewody Nr 427 z dnia 31 sierpnia
2016 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją napływającą
i wytwarzaną w toku działalności DUW24.
Na podstawie § 1 ust. 1 ww. zarządzenia podstawowym sposobem
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w DUW był EZD.
Stosownie do § 1 ust. 2, rejestracji w EZD nie podlegały w szczególności:
[1] obsługa wiz cudzoziemców; [2] zezwalanie cudzoziemcom na zamieszkanie
na terytorium RP; [3] zezwalanie cudzoziemcom na osiedlanie na terytorium RP;
[4] wydalanie cudzoziemców oraz zobowiązanie ich do opuszczenia terytorium
RP; [5] umieszczanie i rozmieszczanie cudzoziemców w ośrodkach strzeżonych;
[6] współdziałanie w zakresie legalizacji pobytu cudzoziemców; [7] obsługa
dokumentów podróży cudzoziemców; [8] obsługa wydawania paszportów;
[9] reklamowanie paszportów z powodu wady technicznej. Integralną częścią
ww. zarządzenia były m.in. załącznik Nr 1, w którym zamieszczono symbole
klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt spraw wyłączonych
z podstawowego       sposobu     dokumentowania     przebiegu     załatwiania
i rozstrzygania spraw w EZD.
Na podstawie § 8 ust. 2 i 3 ww. zarządzenia przesyłki składane osobiście przez
klientów zewnętrznych przyjmowane były przez kancelarię, za wyjątkiem
przesyłek adresowanych do WSOiC. Przesyłki skierowane do tego Wydziału miały



22 W 2022 r., zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym z 2016 r., WSOiC składał się z: [1] trzech
  Oddziałów Legalizacji Pobytu Cudzoziemców (I,II,III); [2] Oddziału Organizacji, Dokumentacji,
  Ewidencji oraz Obywateli UE; [3] Oddział Zezwoleń na pracę; [4] Oddział Obywatelstwa Polskiego;
  [5] Oddział Paszportowy i Obsługi Klienta; [6] Samodzielne stanowisko do spraw szkoleń oraz
  Współpracy Instytucjonalnej; [7] Oddział Paszportowy i Spraw Cudzoziemców w Legnicy. Następnie
  utworzono Odział Informacji, Projektów i Współpracy Instytucjonalnej.
23 Dz. U. z 2024 r. poz. 769 ze zm.; dalej: ustawa o cudzoziemcach.

24 Dalej: zarządzenie w sprawie EZD.

                                      7
być przyjmowane przez jeden z oddziałów Wydziału. W 2024 r. przesyłki
składane osobiście przez cudzoziemców przyjmował Oddział Zarządzania
Dokumentacją (Punkt Obsługi Klienta), co zostało opisane w sekcji Stwierdzone
nieprawidłowości.

        (akta kontroli tom I str. 559-608, tom VII str. 459-532, tom XXII str. 10, 17)

W Urzędzie nie opracowano wewnętrznych procedur dotyczących obsługi
cudzoziemców i obsługi paszportowej.

                                                        (akta kontroli tom I str. 5-6, 15-16)

W latach 2022-2024 w DUW brak było przyjętych procedur i polityk
antykorupcyjnych, co opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości. W jednym
przypadku NIK zidentyfikowała korelację pomiędzy pracownikiem DUW
a cudzoziemcem w związku z pozytywnym rozpatrzeniem jego sprawy, mogącą
wskazywać na przyjęcie korzyści majątkowej.

     (akta kontroli tom XXI str. 566 plk 5-6, tom XXXIII str. 189-461, tom XXXVI str.
                                                              16-127, tom XXXVII str. 38-89)

Na podstawie oględzin przeprowadzonych w toku niniejszej kontroli w czterech
obiektach, tj. w Urzędzie25 we Wrocławiu, w Delegaturze w Legnicy26, TPP
w Środzie Śląskiej27 i TPP w Centrum Obsługi Mieszkańca VI28 stwierdzono, że:
1) przejścia i ciągi komunikacyjne w ww. obiektach nie utrudniały poruszania się
osobom na wózkach inwalidzkich. W DUW na drodze dojścia znajdowała się
platforma schodowa dla osób z niepełnosprawnościami, natomiast w CH
Magnolia znajdowały się windy;
2) klienci mogli swobodnie poruszać się po wszystkich obiektach
przeznaczonych do ich obsługi (za wyjątkiem stref zamkniętych lub pokojach)
i tak:
a) w obiekcie Urzędu we Wrocławiu, na parterze, wydzielono strefy do obsługi
cudzoziemców i obsługi paszportowej: jedna do rejestracji wniosków (sala A29)
i druga do odbioru dokumentów (sala B). W sali A znajdował się punkt
informacyjny, w którym osoby zainteresowane mogły uzyskać informacje od
pracownika Urzędu. Pomieszczenia, w których odbywała się obsługa klientów
zostały oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikację. Poczekalnie dla
oczekujących na załatwienie sprawy cudzoziemców i obywateli polskich
załatwiających sprawy paszportowe były przystosowane do liczby
obsługiwanych osób. Liczba miejsc, przy których można było uzupełnić
dokumentację, była wystarczająca. Nie wszystkie stanowiska były obsadzone.
W razie potrzeby zapewniano jednak stosowne zastępstwa. Zapewniono
właściwe warunki do obsługi, tj. boksy z wydzielonymi miejscami,
uniemożliwiające usłyszenie rozmowy innego interesanta lub zobaczenie
dokumentów innych obsługiwanych osób;




25 Gmach DUW przy pl. Powstańców Warszawy 1 we Wrocławiu.
26 Gmach Delegatury w Legnicy przy ul. F. Skarbka 3 w Legnicy.
27 Gmach Urzędu Miasta Środa Śląska przy ul. Plac Wolności 1 w Środzie Śląskiej.

28 Gmach CH Magnolia przy ul. Legnickiej 58 we Wrocławiu.

29 Dziedziniec środkowy Urzędu – Atrium.

                                       8
b) w obiekcie Delegatury w Legnicy, na parterze, wydzielono salę operacyjną do
obsługi klientów stanowiskami z podziałem na przyjmowanie lub wydawanie
dokumentów. Nad stanowiskiem umieszczone były elektroniczne wyświetlacze,
które wskazywały numery biletów pobranych z biletomatu. Obiekt posiadał
część wydzieloną bez dostępu klienta, w której kierownictwo wykonywało
zadania administracyjne. Na sali znajdował się nieczynny punkt informacyjny;
c) w TPP w Środzie Śląskiej, na parterze, przyjmowano sprawy paszportowe
(przyjmowanie i wydanie dokumentu) w jednym pokoju, przy jednym
stanowisku;
d) w TPP w COM VI, na drugim piętrze CH Magnolia, wydzielono salę operacyjną,
w drugim pomieszczeniu po lewej stronie od punktu informacyjnego30,
realizowano sprawy paszportowe. Do składnia wniosków o wydanie paszportu
oraz do wydawania gotowych dokumentów paszportowych zapewniono dwa
stanowiska.
3) obsługa klientów w DUW oraz w Delegaturze w Legnicy realizowana była
w godzinach od 8.15 do 15.30 w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki, natomiast
w środy od godziny 8.00 do 18.00. W ramach uczestnictwa WSOiC w projekcie
Funduszu Azylu Migracji i Integracji31 obsługa cudzoziemców w DUW odbywała
się ponadto w niektóre soboty od 9:00 do 15:00 i wieczorami (od 16:00 do 18:00)
w niektóre dni powszednie. W przypadku TPP w Środzie Śląskiej obsługa klienta
możliwa była od godz. 8.00 do 10.00 i od 14.00 do 16.0032 w poniedziałki, wtorki,
czwartki i piątki oraz od 8.00 do 11.00 i od 14.00 do 17.00 we środy. W TPP
w Centrum Obsługi Mieszkańca VI obsługa klienta odbywała się od poniedziałku
do piątku w godzinach od 9:00 do 18:00;
4) obsługa paszportowa33 i obsługa cudzoziemców34 odbywała się przy pomocy
systemu kolejkowego, w skład którego wchodziły m.in. biletomaty35 oraz ekrany
wskazujące numery biletów obsługiwanych i przywoływanych na
poszczególnych stanowiskach. Biletomat przeznaczony był dla klientów
posługujących się językiem polskim, ukraińskim, rosyjskim i angielskim. System
rezerwacyjny do obsługi cudzoziemców opisano w dalszej części wystąpienia
pokontrolnego;
5) we wszystkich czterech obiektach poczekalnie dla oczekujących na załatwienie
sprawy były przystosowane do liczby obsługiwanych osób. Liczba miejsc, przy
których można było uzupełnić dokumentację, była wystarczająca. Wszystkie
stanowiska pozwalały na możliwość obsługi klientów z niepełnosprawnościami.
Nie wszystkie stanowiska były obsadzone. W razie potrzeby zapewniano jednak
stosowne zastępstwa;




30 W pierwszym pomieszczeniu po wejściu do COM VI znajdują się dwa stanowiska punktu
  informacyjnego.
31 Wojewoda Dolnośląski realizował projekt FAMI.02.01-IZ.00-0014/24 pn. „Zwiększenie dostępności

  i poprawa jakości usług dla obywateli państw trzecich na Dolnym Śląsku” dofinansowany
  z Programu Funduszu Azylu, Migracji i Integracji na lata 2021-2027; dalej: FAMI.
32 Z wyłączeniem piątku.

33 W trzech z cztery obiektów, tj. w DUW, w Delegaturze w Legnicy oraz w TPP w COM VI CH Magnolia.

34 W dwóch obiektach, tj. w DUW i w Delegaturze w Legnicy.

35 Z   którego, w zakresie spraw paszportowych korzystały, w celu złożenia wniosku
  paszportowego/odbioru paszportu, zarówno osoby, które uprzednio elektronicznie zarezerwowały
  termin wizyty, jak i klienci, którzy takiej rezerwacji nie dokonali.
                                      9
6) wszystkie stanowiska do obsługi cudzoziemców i obywateli polskich
załatwiających sprawy paszportowe wyposażone były w niezbędny sprzęt
techniczny, w tym laptop, monitor, czytnik linii papilarnych, skaner,
kserokopiarkę, signature pads (tablety do wyświetlania i potwierdzania danych
wnioskodawcy i składania podpisu), terminale płatnicze i drukarki. Zapewnione
zostały właściwe warunki do obsługi klienta, tj. w warunkach zapewniających
brak możliwości usłyszenia rozmowy innego klienta lub zobaczenia
dokumentów innych obsługiwanych osób.
Nie stwierdzono, by Wojewoda planował w najbliższym czasie wprowadzenie
zmian organizacyjnych usprawniających legalizację pobytu i pracy
cudzoziemców w Polsce. W zakresie dotyczącym spraw paszportowych,
planowane jest utworzenie dodatkowych TPP.
Nieprawidłowości w zakresie przechowywania dokumentacji związanej
z obsługą cudzoziemców i spraw paszportowych, objęte sygnalizacją na
podstawie art. 51 ust. 4 ustawy o NIK z 20 grudnia 2024 r., opisano w sekcji
Stwierdzone nieprawidłowości.

(akta kontroli tom XXXIV str. 267-519, tom XXXV str. 78-92, tom XXXVI str. 11-15)

W zakresie wewnętrznych barier organizacyjnych utrudniających pełną
realizację zadań w zakresie obsługi cudzoziemców wskazano na rozproszoną po
całym budynku Urzędu infrastrukturę lokalową Wydziału oraz niewystarczającą
liczbę etatów i dużą fluktuację kadr.
Dyrektor WSOiC wyjaśniła, że ocena funkcjonowania Wydziału, w tym
wewnętrznych barier organizacyjnych, była w trakcie realizacji, w związku
z objęciem przez nią, od 29 stycznia 2025 r., stanowiska Dyrektora Wydziału.
Do zakończenia czynności kontrolnych, nie określono występujących w WSOiC
wewnętrznych barier organizacyjnych.
                           (akta kontroli tom XXXIV str. 1-266, tom XXXV str. 78-92)

W latach 2022-2024 wydatkowano środki publiczne związane z realizacją zadań
Wydziału w łącznej kwocie 70 274,5 tys. zł, z czego w 2022 r. – 23 434,2 tys. zł,
w 2023 r. – 24 706,1 tys. zł i w 2024 r. – 22 134,2 tys. zł36.
W latach 2022-2024 (wg stanu na dzień 1 stycznia i na 31 grudnia 2024 r.)
w WSOiC37 (wraz z jego delegaturami i punktami terenowymi) zatrudnionych
było odpowiednio: 239 osób (w wymiarze średnio 231,4 etatu); 266 osób
(250 etatu); 259 osób (235,2 etatów) oraz 280 osób (250,6 etatów). W każdym ze
zbadanych lat stan ten był wyższy niż planowano, tj.: w 2022 r. o 19,9 etatów,
w 2023 r. o 13 etatów, a w 2024 r. o od 3,8 etatów (wg stanu na 1 stycznia
2024 r.) do 11,6 etatów (wg stanu na 31 grudnia 2024 r.). Wśród ww. byli także
pracownicy zatrudnieni na stanowiskach administratorów. Dyrektor BDG
wskazał, że procentowy udział liczby zatrudnionych administratorów w stosunku




36 Ustalono na podstawie ewidencji księgowej i sprawozdań Rb-28 z wykonania planu wydatków
  budżetowych jednostki budżetowej, w dziale 750, w rozdziale 75011, za lata 2022-2024.
37 Razem z Oddziałami zajmującymi się np. sprawami z zakresu obywatelstwa polskiego.

                                   10
do liczby członków korpusu służby cywilnej wynosił odpowiednio: 24,5%; 25,6%
i 32,4%.
Zgodnie z wyjaśnieniami Zastępcy Dyrektora BDG rozbieżności w planie
zatrudnienia (etatyzacji) a liczbie zatrudnionych pracowników wynikały z faktu,
że w liczbie zatrudnionych uwzględniono pracowników, którzy wykonywali pracę
w Wydziale we wskazanych latach, zarówno nadal zatrudnionych, jak
i pracowników przeniesionych, pracowników, których stosunek pracy ustał
w trakcie danego roku kalendarzowego oraz pracowników zatrudnionych
w ramach dodatkowych etatów pomocniczych, które nie były uwzględniane
w etatyzacji.
Dyrektor BDG wyjaśnił, że etatyzacji w Urzędzie nie reguluje żaden akt prawny.
Jest ona dostosowana do środków na wynagrodzenia w planie finansowym
Urzędu i każdorazowo modyfikowana w przypadku przyznania środków
finansowych wraz ze wskazaniem liczby etatów na podstawie decyzji właściwych
ministerstw.
Mając na uwadze systematyczny wzrost liczby zatrudnionych administratorów
w stosunku do liczby członków korpusu służby cywilnej zważyć należy, że
sytuacja ta wpływała na obniżenie profesjonalizmu służby cywilnej, której DUW
powinien przeciwdziałać.
Realizację zadań w zakresie spraw cudzoziemców w WSOIC, w latach 2022-2024,
powierzono dodatkowo łącznie 25 pracownikom38 przeniesionych z innych
wydziałów DUW, w tym 23 pracowników na podstawie art. 42 § 4 ustawy z dnia
26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy39 oraz dwóch pracowników przeniesionych na
podstawie art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej40.
Pracowników tych oddelegowano do pracy w Wydziale na okres
nieprzekraczający trzech miesięcy.
W wykonywaniu swoich zadań Wydział był wspomagany również przez łącznie
152 stażystów41 i 197 praktykantów42.
W latach 2023–2024 dyrekcja WSOiC zlecała podległym pracownikom
wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, za które wypłacono łącznie
23,4 tys. zł43.

     (akta kontroli tom I str. 8-14, 112-117, 292-294, tom VI str. 1-109, tom XVI, str.
                               296, tom XX str. 433-434, tom XXI str. 231-347, 392-393)

W latach 2022-2024, do Wojewody wpłynęło łącznie 551,2 tys. wniosków
o wydanie paszportu, co daje średniorocznie 183,7 tys. wniosków
paszportowych. W ww. okresie Wojewoda wydał 605,6 tys. paszportów44, tj.
średnio 201,9 tys. wydanych paszportów na rok. Średnio na jednego pracownika
zatrudnionego w obsłudze paszportowej przypadało: w 2022 r. – 3,4 tys.



38 W 2022 r. – 12; w 2023 r. – czterech, a w 2024 r. – dziewięciu.
39 Dz. U. z 2025 r. poz. 277; dalej: k.p.
40 Dz. U. z 2024 r. poz. 409 ze zm.; dalej: ustawa o służbie cywilnej.

41 Staż odbywało 32 osoby w 2022 r., 64 osoby w 2023 r., 56 osób w 2024 r.

42 Praktyki odbywało 74 osoby, w 2023 r. 74 osoby, 49 osób w 2024 r.

43 W 2023 r. – 10,8 tys. zł, a w 2024 r. – 9,7 tys. zł. Ponadto, w 2025 r. DUW wypłacił wynagrodzenie za

  pracę, w grudniu 2024 r., w godzinach nadliczbowych łącznie 2,9 tys. zł.
44 Większa liczba wydanych paszportów w stosunku do złożonych wniosków paszportowych wynika

  z faktu, że dokument paszportowy jest możliwy do odbioru przez klienta przez cały czas jego
  ważności. Osoba zainteresowana odbiorem paszportu sama decydują o dacie jego odbioru.
                                        11
złożonych wniosków paszportowych i 4,8 tys. wydanych paszportów; w 2023 r. –
4,9 tys. wniosków paszportowych i 4,8 tys. wydanych paszportów, a w 2024 r. –
5,0 tys. wniosków paszportowych i 5,1 tys. wydanych paszportów.
Do TPP w latach 2022-202445 wpłynęło łącznie 206,8 tys., tj. 37,5% wniosków
o wydanie paszportów (tj. 41,5 tys. w 2022 r., 76,3 tys. w 2023 r. oraz 89,0 tys.
w 2024 r.), co daje średniorocznie 68,9 tys. wniosków paszportowych46.
Według stanu na 31 grudnia 2024 r. w WSOiC było 240,2 tys. spraw
cudzoziemców w toku, co dawało średniorocznie 80,1 tys. spraw.
Średnio na jednego pracownika47 zajmującego się obsługą spraw
cudzoziemców48 przypadało: w 2022 r. – 0,4 tys. spraw; w 2023 r. – 0,3 tys.
spraw, a w 2024 r. – 0,3 tys. spraw.

     (akta kontroli tom I str. 13-14, 455-457, 610, 615, tom VI str. 110-113, tom XXI
                                                                              str. 580 plk 2)

Powoływanie, w DUW, na wyższe stanowiska w służbie cywilnej odbywało się na
podstawie ustawy o służbie cywilnej. Nie opracowano w tym zakresie
wewnętrznych procedur. Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 powołano 15
stycznia 2024 r. Spełniła ona wymagania określone w art. 53 ust. 1 pkt 1 i 6
ustawy o służbie cywilnej, tj. w zakresie posiadania odpowiedniego tytułu
zawodowego, a także spełnienia wymagań określonych w opisie stanowiska
pracy oraz w przepisach odrębnych, z wyjątkiem braku weryfikacji przez DUW
posiadania kompetencji kierowniczych oraz niekaralności, co opisano w sekcji
Stwierdzone nieprawidłowości.
Zakres zadań dyrektora WSOiC został określony w rozdziale V pn. „Dyrektorzy
i ich zastępcy” Regulaminów Organizacyjnych z 2016 r. i z 2024 r.
Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 w dacie aktu powołania, tj. 3 stycznia
2024 r., na stanowisko Dyrektora prowadziła jednoosobową działalność
gospodarczą w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce.
Działalność tą wykreślono z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności
Gospodarczej 12 stycznia 2024 r., a objęcie stanowiska Dyrektora nastąpiło od
15 stycznia 2024 r. Z wpisów w systemie rezerwacji wizyt w Urzędzie, wynikało,
że w czasie pełnienia funkcji Dyrektora WSOiC, w systemie tym widniały
rezerwacje wizyt z podaniem adresu e-mail prowadzonej przez nią działalności
gospodarczej, co opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
     (akta kontroli tom XIV str. 43-91, tom XV str. 8-9, tom XXI str. 397 plk 12, 399-
                                                          401, tom XXIII str. 308-309)

Pracownicy WSOiC, w okresie od 2022 r. do 2024 r., posiadali uprawnienia do
przetwarzania danych osobowych dla zadań wykonywanych na danym
stanowisku pracy. Odstępstwa od tego zostały opisane w sekcji Stwierdzone
nieprawidłowości. Pracownicy posiadali dostęp i uprawnienia do przetwarzania




45 Tj. ośmiu w 2022 r., 12 w 2023 r. oraz 14 w 2024 r.
46 Ww. okresie Wojewoda wydał 203,3 tys. paszportów.
47 Uwzględniono wszystkie etaty zajmujące się sprawami związanymi z cudzoziemcami, w tym etaty

  pomocnicze, tj. administratorzy i specjaliści oraz osoby oddelegowane.
48 Uwzględniono jedynie trzy kategorie spraw cudzoziemców dotyczących pobytu czasowego, pobytu

  stałego i pobytu rezydenta długoterminowego UE.
                                    12
danych m.in. w systemach i aplikacjach: EZD, Pobyt49, Moduł Obsługi Spraw50,
Przybysz51, ZC Praca52 oraz RDP53.

 (akta kontroli tom I str. 137-279, tom II str. 396-399, tom IX str. 1-2007, tom XVI
                                                                            str. 302)

Pracownicy WSOiC, w latach 2022-2024, posiadali dostęp do informacji
niejawnych, o klauzulach tajności „zastrzeżone” i „tajne”54. Charakter zadań
wykonywanych w WSOiC uzasadniał posiadanie przez pracowników dostępu do
informacji niejawnych55.
W latach 2022-2024 do WSOiC wpłynęło łącznie 29 dokumentów o klauzulach:
zastrzeżone56 oraz poufne lub tajne57.
Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 została dopuszczona do pracy na
stanowisku dyrektora pomimo że: nie uzyskała poświadczenia bezpieczeństwa,
nie uzyskała pisemnego upoważnienia Wojewody oraz nie została przeszkolona
w zakresie ochrony informacji niejawnych. Nie udzielono jej również zgody na
udostępnianie informacji niejawnych o klauzuli „poufne” pomimo wszczęcia,
29 lutego 2024 r., poszerzonego postepowania sprawdzającego. Powyższe
opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
                          (akta kontroli tom XV str. 10, tom XVI str. 213-218, 291-296)

W sytuacji stwierdzenia niewystarczającego zatrudnienia do prawidłowej,
sprawnej i rzetelnej realizacji zadań związanych z obsługą cudzoziemców
i obsługa paszportową występowano o zwiększenie zatrudnienia.
Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 wskazała, że, w latach 2022-2024,
podejmowano działania zwiększające ww. zatrudnienie m.in. poprzez
organizowanie naborów, przeniesień pracowników wewnątrz Urzędu,
występowanie do właściwego ministra do spraw wewnętrznych i administracji58


49 System krajowy, jest narzędziem wykorzystywanym w DUW oraz Urzędzie do Spraw
  Cudzoziemców do obsługi spraw cudzoziemców. Służy do prowadzenia krajowego zbioru
  rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców. Wykorzystywany jest także do obsługi
  spraw związanych z obywatelstwem polskim.
50 Portal zapewniający możliwość przygotowania oraz wypełnienia i składania przez cudzoziemców

  wniosków w sprawach pobytowych on-line oraz zapewnienia im wiedzy w zakresie procedur
  migracyjnych (dalej: MOS).
51 System Wojewody Dolnośląskiego – wewnętrzny, służący do procedowania spraw legalizacji

  pobytu cudzoziemców, wykorzystywany zarówno w przyjęciu wniosku jak i w trakcie prowadzenia
  postępowania administracyjnego. Dostępny dla klienta zewnętrznego, wykorzystywany do
  komunikacji z klientem – https://przybysz.duw.pl.
52 System ten pozwalał na procedowanie wniosków o wydanie zezwoleń na pracę dla cudzoziemców

  w formie elektronicznej, tj. na generowanie i wysyłanie wezwań i decyzji do wnioskodawcy;
  generowanie raportów statystycznych w zakresie wydanych zezwoleń.
53 Centralny rejestr państwowy, w którym gromadzone są dane, które dotyczą między innymi:

  wniosków o wydanie dokumentu paszportowego, dokumentów paszportowych, posiadaczy
  dokumentów paszportowych (dalej: RDP).
54 W 2022 r. klauzulę tajności „zastrzeżone” – 100 pracowników, oraz „tajne” – dwóch pracowników;

  w 2023 r. klauzulę tajności „zastrzeżone” – 110 pracowników, oraz „tajne” – jeden pracownik;
  w 2024 r. klauzulę tajności „zastrzeżone” – 101 pracowników, oraz „tajne” – brak pracowników.
  W latach 2022-2024 żaden pracownik nie posiadał dostępu do informacji niejawnych o klauzuli
  tajności „poufne”.
55 W tym m.in. na podstawie przepisów dotyczących legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców na

  terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz
  ustawy o obywatelstwie polskim.
56 W 2022 r. – 10; w 2023 r. – pięć, a w 2024 r. – 11.

57 W 2022 r. – 0; w 2023 r. – sześć, a w 2024 r. – dwa.

58 Tj. Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, dalej: MSWiA.

                                       13
oraz Sekretarza Stanu z prośbą o zwiększenie zatrudnienia59. Ponadto w celu
zapewnienia sprawnej realizacji zadań z zakresu legalizacji pobytu
cudzoziemców wystąpiono do przedstawiciela sejmu o wsparcie i pomoc
w pozyskaniu dodatkowych etatów dla WSOiC, w liczbie około 5760.

     (akta kontroli tom I str. 8-11, 61-76, 81-88, 119-126, 407-416, tom VI str. 203-
                                                         204, 244-245, tom XXXIV str. 1-266)

W latach 2022-2024 przeprowadzono 11961 naborów do pracy w Wydziale,
z czego 70 (tj. 58,8%) do pracy na stanowiskach związanych z obsługą
cudzoziemców i 49 (tj. 41,2%) do pracy na stanowiskach związanych z obsługą
paszportową. Spośród ww. 119 naborów, (tj. 65,5%) zakończyło się
zatrudnieniem pracowników62, z czego 48 (tj. 61,5%) na stanowiska związane
z obsługą cudzoziemców i 30 (tj. 38,5%) na stanowiska związane z obsługą
paszportową. W powyższym okresie było 41 nierozstrzygniętych naborów,
z czego 22 (53,7%) na stanowiska związane z obsługą cudzoziemców i 19 (tj.
46,3%) na stanowiska związane z obsługą paszportową. Głównymi przyczynami
nierozstrzygnięcia ww. konkursów było niewyłonienie kandydata bądź brak
ofert.

                                         (akta kontroli tom I str. 8-11, 112-114, 453-454)

Osobom zatrudnianym w WSOiC, proponowano wynagrodzenie zasadnicze,
których średnia (brutto), w latach 2022-2024, na stanowiskach: [1] związanych
z obsługą paszportową wynosiła odpowiednio: od 3 227,33 zł do 3 537,84 zł
w 2022 r.63, od 4 466,91 zł do 4 554,43 zł w 2023 r.64 oraz od 5 173,99 zł do
5 182,28 zł w 2024 r.65; [2] związanych z obsługą spraw cudzoziemców wynosiła
odpowiednio od 3 271,23 zł do 3 966,16 zł w 2022 r.66, od 4 603,8 zł do 4 624,86
zł w 2023 r.67, od 5 804,13 zł do 5 847,01 zł w 2024 r68.

                                                       (akta kontroli tom I str. 8-11, 89-111)

W latach 2022-2024, wśród 430 osób zatrudnionych w DUW, w różnych
okresach, zidentyfikowano sześć przypadków, w których osoby te posiadały
jednoczesne zatrudnienie w podmiotach związanych z legalizacją pobytu i pracy
cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. DUW nie posiadał



59 Pisma nr: SOCIII.6156.96.2022 EL z 26 lipca 2022 r. oraz SOC-PCIII.6156.1.2024.EL w sprawie
  przyznania cudzoziemcom Karty Polaka (oba pisma bez odpowiedzi), jak również pismo nr
  SOC.610.41.2024.JB z 26 lipca 2024 r. w sprawie uruchomienia punktu paszportowego w Porcie
  Lotniczym Wrocław.
60 Pismo nr SOC.2111.27.2024.JB z18 października 2024 r.

61 Wg stanu na 17 grudnia 2024 r. (sześć naborów z 2024 r. było w toku), tj.: w 2022 r. 66 (35 naborów

na stanowiskach związanych z obsługą cudzoziemców i 31 naborów do pracy na stanowiskach
związanych z obsługą paszportową), w 2023 r. 30 (14 naborów na stanowiskach związanych
z obsługą cudzoziemców i 16 naborów do pracy na stanowiskach związanych z obsługą
paszportową) oraz w 2024 r. 23 (21 naborów na stanowiskach związanych z obsługą cudzoziemców
i 2 nabory na stanowiskach związanych z obsługą paszportową).
62 Z czego: w 2022 r. – 40 (25 do obsługi cudzoziemców i 15 na stanowiska do obsługi paszportów),

  w 2023 r. – 25 (12 do obsługi cudzoziemców i 13 na stanowiska do obsługi paszportów), w 2024 r.
  – 13 (11 do obsługi cudzoziemców i dwa na stanowiska do obsługi paszportów).
63 Najniższe proponowane wynagrodzenie wynosiło 2 911,50 zł, a najwyższe 3 933,87 zł.

64 Najniższe proponowane wynagrodzenie wyniosło 3 880 zł, a najwyższe 4 768,61 zł.

65 Najniższe proponowane wynagrodzenie wyniosło 4 810 zł, a najwyższe 5 640,85 zł.

66 Najniższe proponowane wynagrodzenie wyniosło 2 737 zł, a najwyższe 4 600,36 zł.

67 Najniższe proponowane wynagrodzenie wyniosło 3 880 zł, a najwyższe 5 285,56 zł.

68 Najniższe proponowane wynagrodzenie wyniosło 4300 zł, a najwyższe 6342,67 zł.

                                       14
informacji o tym zatrudnieniu, w tym Dyrektor Generalny nie wyraził na nie
zgody. Szerzej w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości. Niezależnie od powyższego
wśród pracowników DUW stwierdzono 10 przypadków zatrudnienia
w podmiotach związanych z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców na
terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, które to zatrudnienie miało miejsce przed
podjęciem pracy w DUW, a ponadto 16 przypadków, w których zatrudnienie
w tego typu podmiotach, wśród pracowników DUW, nastąpiło po ustaniu ich
zatrudnienia w DUW.
(akta kontroli tom XXX str. 1-129, tom XXXI str. 1-645, tom XXXVI str. 16-18, 128-
                                              224, tom XXXVII str. 1-18, 170-191)

W latach 2022-2024, DUW wypłacił 55 pracownikom WSOiC ekwiwalenty za
niewykorzystany urlop wypoczynkowy69. Łącznie z tego tytułu wypłacono
189,7 tys. zł. Badaniem kontrolnym objęto wypłaty ekwiwalentów za
niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w łącznej kwocie 83,9 tys. zł dla
26 pracowników DUW. Ówcześni Dyrektorzy Generalni DUW wyrażali zgodę na
wypłatę ww. świadczenia, a kierownictwo ówczesnego Wydziału Organizacji
i Rozwoju70 zlecało stanowisku ds. płac i obsługi zleceń naliczenie ekwiwalentów
pieniężnych za urlop wypoczynkowy. Nieprawidłowości stwierdzone w wyniku
przeprowadzonego badania opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
                                   (akta kontroli tom II str. 213-390, 404-586, 621-632)

W wyniku badania akt osobowych 27 pracowników WSOiC, realizujących sprawy
paszportowe wraz z obsługą klienta oraz sprawy cudzoziemców, stwierdzono
m.in., że:
    pracownicy, poza wyjątkami opisanymi w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości,
     mieli opracowane opisy stanowisk pracy i zakresy obowiązków oraz były one
     aktualizowane;
    kwalifikacje pracowników były odpowiednie do zajmowanych stanowisk, tj.:
     w przypadku członków służby cywilnej były one zgodne w szczególności
     z wymogami określonymi dla stanowisk urzędniczych71, a w przypadku
     pracowników niebędących członkami służby cywilnej były one zgodne
     z wymogami określonymi dla urzędników administracji rządowej72;
    pracownicy obsługujący sprawy paszportowe posiadali uprawnienia do
     korzystania z systemów informatycznych, tj. z rejestru dokumentów




69 W wymiarze wynoszącym w sumie 571,8 dni (w tym 217,3 dni zaległego urlopu).
70 Dalej: WOiR. Obecnie tym zadaniami zajmuje się BDG.
71 Załącznika Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie

  określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych
  urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad
  ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej
  (Dz. U. z 2022 r. poz. 2024).
72 Załącznika Nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie zasad

  wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych
  w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek (Dz. U. z 2023 r. Nr 27, poz. 134
  ze zm.).
                                      15
     paszportowych, rejestru dowodów osobistych, rejestru stanu cywilnego oraz
     rejestru danych kontaktowych;
    pracownicy obsługujący sprawy cudzoziemców posiadali uprawnienia do
     korzystania z systemów informatycznych, tj. systemu Przybysz, Pobyt
     i ZC Praca;
    poza przypadkami opisanymi w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości
     zatrudnienie poprzedzane było sprawdzeniem przez pracodawcę, czy
     pracownik spełnia wymóg niekaralności, poprzez zaciągnięcie informacji
     z Krajowego Rejestru Karnego73;
    zatrudnianie pracowników WSOiC odbywało się w trybie otwartego naboru
     z wyjątkiem pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, tj.
     administratorów, co opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości;
    pracownicy realizujący zadania dotyczące spraw paszportowych i obsługi
     klienta oraz zadaniami dotyczącymi spraw cudzoziemców posługiwali się
     językiem obcym74.

     (akta kontroli tom I str. 8-11, 112-114, 282-283, 287-288, 327, 432-437, tom
        II str. 169-208, 213-395, 400-403, tom III str. 1-15, tom XIII str. 1-423, tom
         XIV str. 2-449, tom XVI str. 302-303, tom XXI str. 32-230, tom XXII str. 38-
                                                                      142, tom XXIII str. 1-22)

W latach 2022–2024 DUW zatrudnił w WSOiC pięciu cudzoziemców75.
Zatrudnienie nastąpiło bez wcześniejszego przeprowadzenia naboru, co
opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
Wszyscy zatrudnieni cudzoziemcy posiadali wykształcenie wskazane dla
zajmowanego stanowiska76 oraz legalny pobyt w Polsce wraz z dostępem do
rynku pracy. Do szczegółowych zadań ww. pracowników należało m.in.
[1] obsługa infolinii, [2] obsługa klienta w zakresie zadań objętych merytoryczną
działalnością Wydziału, [3] wykonywanie czynności kancelaryjno-biurowych
i [4] prowadzenie rejestrów spraw objętych merytoryczną działalnością WSOiC.
Ponadto trzech pracowników upoważnionych było do poświadczania za
zgodność z oryginałem odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na
potrzeby prowadzonych postępowań.
Powierzanie pracownikom, będącym cudzoziemcami, tożsamych lub podobnych
obowiązków, co pracownikom zatrudnionym w służbie cywilnej, stanowiło
obejście wymogów określonych w ustawie o służbie cywilnej. Standardowym
wymogiem przy zatrudnieniu w służbie cywilnej było posiadanie obywatelstwa
polskiego. Odstępstwa od tej zasady były daleko idącym wyjątkiem i powinny
odbywać się sporadycznie i w konkretnych sytuacjach. Praca cudzoziemca nie
powinna zatem polegać na bezpośrednim lub pośrednim udziale




73 Dalej: KRK.
74 W szczególności: [a] w zakresie obsługi spraw paszportowych i klienta: siedmiu na 10 objętych
  badaniem pracowników, odpowiedzialnych za realizację lub nadzór nad sprawami paszportowymi
  i obsługą klientów deklarowali znajomość od jednego do czterech języków obcych; [b] w zakresie
  obsługi spraw cudzoziemców: 10 objętych badaniem pracowników deklarowało znajomość od
  jednego do trzech języków obcych.
75 W chwili zatrudnienia cudzoziemcy posiadali obywatelstwo: białoruskie – jedna osoba, rosyjskie –

  jedna osoba i ukraińskie – trzy osoby.
76 Było to wykształcenie wyższe – dwie osoby lub średnie – trzy osoby.

                                      16
w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę
generalnych interesów państwa.

     (akta kontroli tom XIII str. 1-423, tom XXII str. 19-20, tom XXIII str. 41, 101-102,
                                                                         132, 182-190, 300)

Według stanu na 30 listopada 2024 r. na wprowadzenie do systemu Pobyt
oczekiwało 13, 9 tys. wniosków, natomiast do systemu Przybysz było to 6,3 tys.
wniosków.77

                                                   (akta kontroli tom XXXIV str. 246-266)

DUW, w 2022 r., zawarł 179 umów cywilnoprawnych78 na kwotę 1 288,7 tys. zł.
Szczegółowemu badaniu poddano 24 umowy cywilnoprawne z 2022 r. na łączną
kwotę 112,6 tys. zł. Przedmiotem zawartych umów cywilnoprawnych objętych
szczegółowym badaniem były zadania podobne lub tożsame do zadań
pracowników WSOiC, co opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
Umowy cywilnoprawne z 2023 r. oceniono w ramach kontroli „Wykonania
budżetu państwa w 2023 r.” (P/24/001), przeprowadzonej przez Najwyższą Izbę
Kontroli.
W 2024 r. DUW nie zawarł umów cywilnoprawnych w ww. zakresie.
          (akta kontroli tom XV str. 79-274, tom XVI str. 3, 282, tom XXIV str. 1-414)
W okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r., 17 pracownikom BDG
wypłacono łącznie 182,1 tys. zł tytułem dodatków zadaniowych w związku
z powierzeniem zadań polegających na wprowadzaniu wniosków oraz
uzupełnień do systemu Przybysz. Kontrolą objęto rozliczenia 16 pracowników
BDG będących podstawa do wypłaty ww. dodatków. W wyniku kontroli ustalono,
że do ww. systemu wprowadzane były wnioski o pobyt czasowy, pobyt stały
i rezydenta długoterminowego oraz ich uzupełnienia. Liczba wprowadzonych
wniosków i uzupełnień ustalana była na podstawie oświadczeń pracowników, co
opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
Z oświadczeń złożonych przez pracowników BDG wynikało, że wprowadzili oni
do systemu Przybysz łącznie 12,4 tys. wniosków i 39,1 tys. uzupełnień, za które
wypłacono im dodatki zadaniowe w łącznej kwocie 179,6 tys. zł, co opisano
w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
Pomimo zakończenia pracy w systemie Przybysz, 31 grudnia 2024 r.,
17 pracownikom BDG odebrano uprawnienia do przetwarzania danych




77 Według stanu na 3 czerwca 2025 r. brak było zaległości we wprowadzaniu wniosków do systemów
  Przybysz i Pobyt.
78 Przedmiotem umów było m.in. [1] wprowadzanie wniosków cudzoziemców o legalizację pobytu

  do systemu Pobyt, [2] wprowadzanie wniosków cudzoziemców o legalizację pobytu do systemu
  Przybysz, [3] generowanie i drukowanie z systemu Przybysz „pism do służb – wszystkie komendy”,
  [4] podejmowanie innych czynności technicznych według poleceń zleceniodawcy w zakresie
  obsługi wniosków o legalizację pobytu cudzoziemca.
                                     17
osobowych i dostępu do ww. systemu z opóźnieniem, co opisano w sekcji
Stwierdzone nieprawidłowości.

     (akta kontroli tom XIII str. 1-153, 433-445, tom XV str. 10-11, tom XVI str. 1-2,
              18-33, 297-298, 302, tom XX str. 1-227, 435-448, tom XXII str. 17-19)

DUW zapewnił możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników
WSOiC, w obszarze zagadnień związanych z obsługą cudzoziemców, poprzez
m.in. organizację szkoleń w zakresie: [a] zmian przepisów ustawy
o cudzoziemcach; [2] legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców; [3] poprawności
procesów i autentyczności dokumentów; [4] obsługi klienta w administracji
publicznej; [5] obsługi systemu informatycznego Pobyt oraz [6] podniesienia
jakości obsługi osób ze szczególnymi potrzebami.
W latach 2022-2023 pracownicy WSOiC nie brali udziału w szkoleniach
antykorupcyjnych. W 2024 r. odbyły się natomiast trzy szkolenia dotyczące etyki
pracy, w ramach których poruszano zagadnienia dotyczące antykorupcji.
W szkoleniach tych wzięło udział jedynie trzech pracowników WSOiC. Brak
szkoleń pracowników WSOiC opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.

                               (akta kontroli tom XII str. 1-334, tom XXXVI str. 16-127)

W Urzędzie, do 31 grudnia 2022 r., obowiązywał Program Zarządzania Zasobami
Ludzkimi na lata 2020-2022. Nowy program na lata 2023-202579 Urząd
wprowadził 14 kwietnia 2023 r., co opisano w sekcji Stwierdzone
nieprawidłowości. Program na lata 2023-2025 zawierał elementy wymagane
zarządzeniami Szefa Służby Cywilnej w sprawie standardów zarządzania
zasobami ludzkimi: [1] Nr 3 z dnia 30 maja 2012 r. oraz [2] Nr 6 z dnia 12 marca
2020 r.
     (akta kontroli tom XIII str. 449, tom XV str. 8, 12-54, tom XX str. 449, tom XXII
                                                                               str. 27)
W latach 2022-2024 występowała duża intensywność zmian kadrowych
w WSOiC. Wynikała ona m.in. z reorganizacji Wydziału (tj. likwidacji części
oddziałów oraz utworzenia nowych).
Wprowadzone zmiany spowodowały brak obsadzenia dwóch stanowisk
kierowniczych, tj. w Oddziale Obsługi Cudzoziemców I oraz w Oddziale
Projektów i Współpracy, co opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
     (akta kontroli tom XXII str. 18-19, 32, tom XXIII str. 275, tom XXXIV str. 1-266)
W Urzędzie, Wydział Kontroli80, prowadził Centralny Rejestr Skarg i Wniosków81.
Według danych zawartych w CRSiW, w latach 2022-2024, do DUW, w sprawach




79 Zarządzenie Nr 21 Dyrektora Generalnego Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu
  z dnia 14 kwietnia 2023 r. w sprawie ustalenia Programu Zarządzania Zasobami Ludzkim
  w Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim we Wrocławiu na lata 2023-2025; dalej: program na lata
  2023-2025.
80 Uprzednio Wydział Nadzoru i Kontroli.

81 Dalej: CRSiW. CRSiW prowadzony był na podstawie zarządzeń Wojewody: 1/ Nr 518 z dnia 30

  listopada 2012 r. w sprawie organizacji i rozpatrywania skarg i wniosków w DUW - zmieniony
  dwukrotnie zarządzeniami Wojewody Nr 267 z dnia 30 czerwca 2015 r. oraz Nr 515 z dnia 31
  października 2019 r. - który obowiązywał do 29 lipca 2024 r., dalej: Zarządzenie Nr 518; 2/ Nr 430
  z dnia 30 lipca 2024 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków
  i petycji w DUW, dalej: Zarządzenie Nr 430.
                                      18
WSOiC, wpłynęło ogółem 88 skarg82, w tym 49 skarg dotyczących spraw
paszportowych i 39 skarg dotyczących spraw cudzoziemców. Skargi i wnioski
wpływające do DUW rejestrowane były także przez WSOiC83. W latach 2022-2024
w wewnętrznym rejestrze skarg prowadzonym przez WSOiC zarejestrowano
6 225 skarg dotyczących spraw cudzoziemców. Skargi te nie zostały przekazane
do Wydziału Kontroli i nie zostały zarejestrowane w CRSiW. W rejestrze tym nie
ujęto również siedmiu skarg dotyczących spraw paszportowych, które zostały
wykazane w wewnętrznym rejestrze prowadzonym w Wydziale84. Powyższe
opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
Szczegółowemu badaniu poddano 16 skarg dotyczących spraw paszportowych85
prowadzonych przez WSOiC. W sekcji Stwierdzone nieprawidłowości opisano
nieterminowe załatwienie skarg, brak pouczeń w odpowiedziach na skargę oraz
brak udokumentowania odpowiedzi na skargę.
Szczegółowemu badaniu poddano 22 skargi86 dotyczące spraw cudzoziemców
prowadzonych przez WSOiC. W sekcji Stwierdzone nieprawidłowości opisano
nieterminowe załatwianie skarg, niezawiadamianie o niezałatwieniu skargi
w terminie, niewyciąganie odpowiedzialności wobec osób nieterminowo
załatwiających skargi, nieprzekazywanie pism oznaczonych jako skarga w celu
ich rozpoznania jako ponaglenie w toczącym się postępowaniu
administracyjnym, nieodnoszenie się do całości skargi, niezasadne
pozostawianie skarg bez rozpoznania, brak pouczeń lub uzasadnienia prawnego
w odpowiedziach na skargę, brak udokumentowania odpowiedzi na skargę oraz
niezasadne uznanie skarg za bezzasadne.

 (akta kontroli tom I str. 5-6, 17-38, 130-135, 280-281, 284-286, tom XXXIII str. 1-
                           188, tom XXXV str. 78-103, tom XXXVII str. 86-105, 129-143)

W okresie objętym kontrolą nie przeprowadzano kontroli wewnętrznych
w WSOiC w zakresie obsługi cudzoziemców i spraw paszportowych, co opisano
w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości. Ponadto, w ramach kontroli zarządczej




82 W tym w latach 2022-2023 po 26 skarg oraz 36 skarg w 2024 r.
83 Spis spraw dotyczący spraw paszportowych prowadzono ręcznie zaś spis spraw dotyczący spraw
  cudzoziemców prowadzono elektronicznie.
84 Ujętych w rejestrze: [1] pod poz. 5 i 15 w 2022 r., [2] pod poz. 5 i 22 w 2023 r. oraz [3] pod poz. 7,

  8 i 9 w 2024 r.
85    Dotyczyło    skarg     ujętych    w:    CRSiW,     tj.:  1    (SOC-POK.6250.347.2024.MD);        2
  (SOC- POK.6250.215.2024.MD); 3 (SOC-POK.6250.1076.2023.MD); 4 (SOC- POK.6250.988.2023.MD);
  5 (SOC- POK.6250.780.2023.MD); 6 (SOC- OK.6250.895.2023.MD); 7 (SOC-POK.6250.404.2022.MD);
  8 (SOC- OK.6250.140.2022.MD); 9 (SOC-POK.6250.77.2022.MD); 10 (SOC-POKW.1410.1.2024.JW); 11
  (SOC-POK.6250.154.2022.MD);            12       (SOC-POK.6250.336.2022.MD);             13       (SOC-
  POK.6250.1237.2023.MD); 14 (SOC-POK.6250.465.2024.MD); 15 (SOC-POK.6250.481.2024.MD) oraz
  ujętych w rejestrze spraw paszportowy prowadzonych w Wydziale tj. skargi z 23 lutego 2023 r.
86 Skarga 1 (RPW/186510/2024); Skarga 2 (RPW/118552/2024); Skarga 3 (RPW/107239/2024 ); Skarga

  4 (RPW/95794/2024); Skarga 5 (RPW/190829/2023); Skarga 6 (RPW/124686/2023); Skarga 7 (Brak
  RPW; SOC-OP.1410.4.2022.MB); Skarga 8 (RPW/44331/2022); Skarga 9 (RPW/12088/2021); Skarga
  10 (RPW/194476/2022); Skarga 11 (RPW/262046/2024); Skarga 12 (RPW/135859/24); Skarga 13
  (RPW/195161/2024); Skarga 14 (RPW/145003/2022); Skarga 15 (RPW/264075/2024 (skarga z 5
  listopada 2024 r ); RPW/268971/2024 (skarga z 12 listopada 2024 r.); RPW/275994/2024 (skarga z
  19 listopada 2024 r.); RPW/279601/2024 (skarga z 22 listopada 2024 r.); RPW/282924/2024 (skarga
  z 27 listopada 2024 r.)); Skarga 16 (RPW/163050/2022); Skarga 17 (RPW/233598/2024); Skarga 18
  (RPW/94975/2024); Skarga 19 (RPW/240345/2024); Skarga 20 (RPW/73594/2023); Skarga 21
  (RPW/271012/2022); Skarga 22 (RPW/252074/2024 (21 października 2024 r.); RPW/283840/2024 (28
  listopada 2024 r.)).
                                        19
w Urzędzie wdrożono zarządzanie ryzykiem87, w tym jego identyfikację w ramach
poszczególnych celów i zadań. Z rocznych raportów z zarządzania ryzykiem m.in.
w WSOiC, w latach 2022-2024, wynikało, że zdefiniowane istotne ryzyka
materializowały się, a podejmowane działania nie wpływały na ich zmniejszenie,
co opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
W latach 2022-2024 we WSOiC przeprowadzono wyłącznie audyt wewnętrzny
w zakresie ochrony danych osobowych oraz ochrony informacji niejawnych.
W tym czasie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji rozpoczęło
kontrolę pn. „Kontrola działania organu w postępowaniach o przyznanie
świadczenia pieniężnego dla posiadaczy Karty Polaka osiedlających się
w Rzeczypospolitej Polskiej”.
W DUW, w 2024 r., powołano zespół, którego zadaniem było przeprowadzenie
audytu otwarcia w zakresie sprawności funkcjonowania i zarzadzania DUW88,
którego efektem pracy był raport z 30 kwietnia 2024 r. W raporcie z „Audytu
otwarcia” wskazano szereg nieprawidłowości w funkcjonowaniu WSOiC.
Wskazano m.in. na: [1] niewystarczający nadzór i niedostateczne mechanizmy
kontroli zarządczej ze strony kierownictwa WSOiC nad pracownikami,
co skutkowało powstawaniem zaległości w prowadzonych postępowaniach
i dalszym opłacaniem licznych wyroków sądowych; [2] brak nadzoru
merytorycznego ze strony Dyrekcji; [3] wysokie wsparcie finansowe
pracowników i ich doposażenie w sprzęt informatyczny nie mające przełożenia
na ich efektywność; [4] liczne niezaewidencjonowane sprawy, a także [5]
przyjmowanie spraw poza kolejnością.
W latach 2022-2024 Dyrektor WSOiC zgodnie z § 21 ust. 2 i 3 zarządzenia Nr 14
Dyrektora Generalnego DUW z dnia 16 marca 2017 r. w sprawie systemu
wynagradzania i awansu zawodowego w DUW, składał jako kierownik WSOiC,
Dyrektorowi Generalnemu DUW, kwartalne raporty zawierające m.in.
informacje o niewłaściwym funkcjonowaniu WSOiC.
Dyrektor Generalna wyjaśniła, że uwagi kierowane do Dyrektora Generalnego
w przedmiotowych raportach wykorzystywane były głównie do analizy bieżących
potrzeb Wydziału i skutkowały podejmowaniem decyzji o czasowym
przeniesieniu pracowników w celu wsparcia kadrowego WSOiC, jak również
doprowadziły w 2024 r. do zmiany struktury organizacyjnej Urzędu.
Działalność WSOiC była również przedmiotem przeprowadzonego w 2020 r.
audyt wewnętrznego pn. „Organizacja procesu prowadzenia postępowań
w sprawach cudzoziemców”89. W jego wyniku zdiagnozowano szereg stanów
wymagających poprawy organizacji prowadzenia postępowań w sprawach
cudzoziemców w DUW, jak również wskazano propozycje usprawnień działania
Wydziału.
Większość, ze zidentyfikowanych w powyższych dokumentach, stanów
pokrywała się z ustaleniami poczynionymi w trakcie kontroli NIK. Pomimo
podejmowanych działań w Wydziale, nie przyczyniły się one w pełni do poprawy



87 Zarządzenie Nr 261 Wojewody Dolnośląskiego z dnia 18 września 2020 r. w sprawie kontroli
  zarządczej w Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim we Wrocławiu, zmienione Zarządzeniem Nr 385
  z dnia 10 lipca 2024 r. oraz Zarządzeniem Nr 741 z dnia 31 grudnia 2024 r.
88 Źródło: https://bip.duw.pl/bip/kontrole-i-audyt-wewne/wyniki-kontroli-przepr-1/5329,2024.html

  [dostęp: 11 czerwca 2025 r.], dalej: „Audyt otwarcia”.
89 Nr AW.1620.1.2020.

                                     20
                   funkcjonowania WSOiC i osiągnięcia założonych celów. Trudna sytuacja
                   Wydziału znana była, wszystkim ówczesnym Dyrektorom Wydziału, Dyrektorom
                   Generalnym, jak i Wojewodom.

                        (akta kontroli tom I str. 17, 39-60, tom XVI str. 38-69, tom XXXIV str. 1-266, tom
                                                        XXXV str. 124, tom XXXVII str. 126-127, 235-312)

                   NIK      zauważa,     że   pomimo        tożsamości   przedmiotowej       prowadzonych
                   postępowań z zakresu obsługi cudzoziemców i spraw paszportowych, w różnych
                   urzędach wojewódzkich w Polsce, w różny sposób zapewniono organizację
                   realizacji tych zadań. Przeprowadzenie przez DUW analizy rozwiązań
                   organizacyjnych zastosowanych w innych urzędach wojewódzkich umożliwiłoby
                   skorzystanie z dobrych praktyk w zakresie obsługi cudzoziemców.

                                                                         (akta kontroli tom XXV str. 7-553)

     Stwierdzone   W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie
nieprawidłowości   stwierdzono następujące nieprawidłowości:

                   1. Według stanu na 18 grudnia 2024 r. stwierdzono nieprawidłowości w zakresie
                   przechowywania dokumentacji Wydziału, objęte sygnalizacją z 20 grudnia
                   2024 r., w postaci:
                   a) przechowywania dokumentacji w bezpośrednim sąsiedztwie środków
                   spożywczych oraz ekspresu do kawy, co groziło jej uszkodzeniem lub
                   zniszczeniem (poprzez zabrudzenie lub zalanie). Działanie to nie spełniało
                   kryterium rzetelności,
                   b) przechowywania dokumentacji (118 papierowych kartonów z dokumentacją
                   cudzoziemców) na korytarzu, wzdłuż ciągów komunikacyjnych i dróg
                   ewakuacyjnych, nie zabezpieczonej dostatecznie przed nieuprawnionym
                   dostępem przez osoby trzecie oraz przed zniszczeniem, uszkodzeniem,
                   usunięciem lub utratą. Działanie to nie spełniało kryterium rzetelności,
                   c) przechowywania dokumentacji (240 papierowych kartonów z dokumentacją
                   cudzoziemców90) w piwnicy, wzdłuż ciągów komunikacyjnych i dróg
                   ewakuacyjnych, nie zabezpieczonej przed nieuprawnionym dostępem przez
                   osoby trzecie oraz przed zniszczeniem, uszkodzeniem, usunięciem lub utratą.
                   Na dokumentacji luźno wrzuconej do 40 z 240 ww. kartonów znajdowały się
                   dane osobowe cudzoziemców, takie jak: nr systemowy osoby, nr systemowy
                   wniosku, zdjęcie, wzór podpisu, nazwisko, imię (imiona), imiona rodziców,
                   PESEL, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, wzrost, płeć, kolor oczu, data
                   ważności, seria i numer wydanej karty pobytu, adnotacje urzędowe, data
                   sporządzenia oraz imię, nazwisko, stanowisko służbowe i podpis pracownika, co
                   groziło ujawnieniem tajemnic prawnie chronionych i naruszeniem dóbr
                   osobistych interesantów DUW. Świadczyło to o nienależytym prowadzeniu




                   90Dokumentacja znajdująca się w 200 kartonach przechowywana była w opisanych teczkach spraw
                    i poukładana alfabetycznie. Natomiast dokumentacja w pozostałych 40 kartonach, pozostawała
                    luźno wrzucona do tych kartonów, nieposegregowana oraz nie była przypisana do teczek spraw
                    cudzoziemców.
                                                       21
i przechowywaniu      dokumentacji.      Działanie    to   nie   spełniało   kryterium
rzetelności.
Zastępca Dyrektora WSOiC wyjaśniła, że podjęto działania, by dokumentacja
spraw cudzoziemców nie była przechowywana w pobliżu artykułów spożywczych
oraz ekspresu do kawy, jak również by dokumentacja przechowywana na
korytarzu, w części wydzielonej dla WSOiC, w 118 papierowych kartonach,
została przetransportowana do magazynu DUW, natomiast dokumentacja
znajdująca się w piwnicy DUW, w 240 papierowych kartonach, została
uporządkowana i zabezpieczona.
(akta kontroli tom XXXIV str. 267-519, tom XXXVI str. 11-15, tom XXXV str. 78-92)

2. DUW przed zatrudnieniem Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 nie
zweryfikował wymagań w zakresie braku skazania prawomocnym wyrokiem
orzekającym zakaz zajmowania stanowisk kierowniczy w urzędach organów
władzy publicznej lub pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami
publicznymi oraz posiadania kompetencji kierowniczych. Stanowiło to działanie
nierzetelne. Szef Służby Cywilnej w § 1 Zarządzenia Nr 6 Szefa Służby Cywilnej
z dnia 12 marca 2020 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi
w służbie cywilnej91 wskazał, że przed powołaniem osoby na wyższe stanowisko
w służbie cywilnej i przed jego obsadzeniem sprawdza się czy spełnia ona
wymagania określone w ustawie o służbie cywilnej i dokumentuje to. Do oceny
kompetencji kierowniczych używa się narzędzi, które pozwalały sprawdzić je
w sposób obiektywny (np. testy psychologiczne, testy umiejętności, zadania
praktyczne, wywiady behawioralne, zadania z zakresu oceny zintegrowanej).
Dodatkowo art. 53 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o służbie cywilnej stanowi bowiem, że
wyższe stanowisko w służbie cywilnej może zajmować osoba, która nie była
skazana prawomocnym wyrokiem oraz posiada kompetencje kierownicze.
Dyrektor BDG wyjaśnił, że ówczesna Dyrektor wykazała się wysokimi
kompetencjami w zakresie zarządzania zespołem w DUW zajmując w latach
2000-2018 stanowiska Kierownika Oddziału Legalizacji Pobytu i Pracy II oraz
Zastępcy Dyrektora WSOiC. Wobec powyższego nie było konieczne ponowne
weryfikowanie posiadanych kompetencji kierowniczych. Jako dokumenty
potwierdzające posiadane kompetencje wskazano m.in., opinie o ówczesnej
Dyrektor Wydziału i jej świadectwa pracy.
Zdaniem NIK, brak badania kompetencji kierowniczych oznacza, że nie
przeprowadzono oceny aktualnych umiejętności i kwalifikacji niezbędnych do
efektywnego zarządzania zespołem lub organizacją. To może prowadzić do
deficytu umiejętności, a tym samym obniżyć efektywność pracy i osiągane
wyniki.

               (akta kontroli tom XIV str.2, tom XV. str. 9, 43-91, tom XXII str. 28)

3. Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025, została dopuszczona do pracy na
stanowisku dyrektora pomimo że: [1] nie uzyskała poświadczenia
bezpieczeństwa, [2] nie uzyskała pisemnego upoważnienia Wojewody oraz nie
została przeszkolona w zakresie ochrony informacji niejawnych. Nie udzielono
jej również zgody na udostępnianie informacji niejawnych o klauzuli „poufne”



91Zmienione Zarządzeniem Nr 7 Szefa Służby Cywilnej z dnia 16 grudnia 2020 r. zmieniające
 zarządzenie w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej.
                                  22
pomimo wszczęcia, 29 lutego 2024 r., poszerzonego postepowania
sprawdzającego. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 i 4 oraz art. 34 ust. 9 ustawy
z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych92, zgodnie z którym
dopuszczenie do pracy na stanowisku związanym z dostępem danej osoby do
informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, „poufne” lub wyższej może
nastąpić m.in. po odbyciu ww. szkolenia. Skutkiem braku dostępu do informacji
niejawnych przez Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 był brak możliwości
prowadzenia pełnego i skutecznego nadzoru nad realizacją spraw należących do
Wydziału.
Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych wyjaśnił m.in., że 29 lutego
2024 r. Wojewoda Dolnośląski wystąpił do ABW o przeprowadzenie
poszerzonego postępowania sprawdzającego, warunkującego uzyskanie
poświadczenia bezpieczeństwa do informacji niejawnych o klauzuli „tajne”.
W przypadku konieczności zapoznania się z dokumentami zawierającymi
informacje niejawne, osobami uprawnionymi do zapoznania się z nimi była
Zastępca Dyrektora Wydziału posiadająca dostęp do informacji niejawnych
o klauzuli „zastrzeżone”. W przypadkach pilnych dostęp do informacji
niejawnych o klauzuli „tajne” posiadał Wojewoda jako organ administracji
publicznej. Zdaniem pełnomocnika ds. informacji niejawnych wydanie zgody dla
Dyrektora WSOiC do innych klauzul byłoby działaniem nierzetelnym,
niecelowym i nadmiarowym.
Dyrektor BDG wyjaśnił, iż w przypadku każdej osoby, informację o potrzebie
wydania upoważnienia do informacji niejawnych, z uwagi na opis stanowiska
pracy lub posiadany zakres obowiązków, kierownik komórki organizacyjnej
przekazuje pisemnie do pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych
zgodnie z art. 21 ust. 4 ustawy o ochronie informacji niejawnych.
NIK zwraca uwagę, że legitymowanie się przez dyrektora wydziału
uprawnieniami w zakresie dostępu do informacji niejawnych było niezbędne
z uwagi na jego odpowiedzialność za pełną i sprawną realizację zadań
należących do Wydziału. Stosownie do § 16 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego
z 2024 r., to dyrektor kieruje pracą komórki organizacyjnej Urzędu i ponosi
odpowiedzialność za realizację jej zadań. Bez odpowiedniego szkolenia, dyrektor
nie mógł skutecznie zarządzać ryzykiem związanym z ochroną informacji
niejawnych, co mogło prowadzić do poważnych incydentów bezpieczeństwa.

             (akta kontroli tom XV. str. 10, tom XVI str. 213-214, tom XVII str. 54, 175)

4. W systemie rezerwacji wizyt dla cudzoziemców w WSOiC widniały cztery
rezerwacje wizyty93 z podaniem adresu mailowego działalności gospodarczej
Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025. Brak nadzoru DUW w tym zakresie był
działaniem nierzetelnym albowiem mogło to rodzić wątpliwości co do
bezstronności Dyrektora w wykonywanych przez nią zadaniach.
Stosownie do art. 76 ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 52 pkt 2 ustawy o służbie cywilnej,
członek korpusu służby cywilnej zobowiązany jest m.in. do rzetelnego
i bezstronnego wykonywania zadań. Zasady etyki zawodowej obowiązujące
w służbie cywilnej zakładają przestrzeganie m.in. zasad bezinteresowności,




92   Dz. U. z 2024 r. poz. 623 ze zm.; dalej: ustawa o ochronie informacji niejawnych.
93   12 stycznia 2024 r., 22 stycznia 2024 r. i dwie 9 lutego 2024 r.
                                          23
jawności oraz przejrzystości94. Kierujący wydziałem w urzędzie wojewódzkim jest
wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej.
Wojewoda w okresie 2023-2024 zeznał, że warunkiem zatrudnienia ówczesnej
Dyrektor Wydziału było złożenie oświadczenia o zaprzestaniu prowadzenia
działalności gospodarczej oraz wyłączenie z prowadzenia w DUW spraw,
w których wcześniej była pełnomocnikiem.
Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 wyjaśniła, że zanim została Dyrektorem
wypowiedziała wszystkie pełnomocnictwa swoich klientów i przekazała
niezakończone sprawy innemu pełnomocnikowi. Dostęp do firmowej skrzynki
mailowej przekazałam pełnomocnikowi, któremu przekazałam niezakończone
sprawy swoich klientów. Do dnia dzisiejszego nie zamknęłam swojej firmowej
skrzynki mailowej. Dokonując rezerwacji podawałam firmowy adres mailowy.
Wykorzystywałam wszystkie możliwości jakie dawał Urząd do rezerwacji wizyty.
Wskazała, że nie dokonała rezerwacji wizyty z firmowego adresu mailowego, ani
żadnego innego, będąc Dyrektorem Wydziału. Zeznała, że mogły to być
odpowiedzi Urzędu na wcześniejsze dokonane rezerwacje. W zakresie złożenia
oświadczenia o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej zeznała, że
sama wyłączyła się ze wszystkich spraw, w których była pełnomocnikiem.
NIK wskazuje, iż aktywność skrzynki mailowej związanej z działalnością
gospodarczą po objęciu funkcji dyrektora mogło rodzić ryzyko niejasności, co do
tożsamości nadawcy korespondencji, a tym samym naruszać zasady jawności
i przejrzystości. Powołanie na wyższe stanowiska w służbie cywilnej osób
prowadzących działalność gospodarczą związaną z obsługą spraw
cudzoziemców nie było prawnie zabronione. Jednak nie zapewniono w DUW
właściwych mechanizmów nadzorczych, które powinny zostać uruchomione
w związku z możliwością zaistnienia potencjalnego konfliktu interesów.
Ponadto, brak właściwych działań dotyczących przeciwdziałaniu konfliktom
interesów mogło przyczynić się do obniżenia zaufania obywateli do
bezstronności i rzetelności administracji publicznej.

     (akta kontroli tom VII str. 89-137, tom XIV str. 43-91, tom XV str. 8-9, tom XXI
                                           str. 397 plk 12, 399-401, tom XXII str. 308-309)

5. Urząd nie zweryfikował niekaralności pracowników zatrudnianych
w WSOiC, którzy: [a] zostali zatrudnieni w służbie cywilnej, lub [b] poświadczali
za zgodność z oryginałem odpisy dokumentów przedstawionych przez stronę na
potrzeby prowadzonych postępowań, tj. wykonywali czynności wymienione
w art. 268a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego95, lub [c] zostali zatrudnieni w ramach projektów FAMI
i dysponowali dostępem do systemów informatycznych (np. EZD, Pobyt,
Przybysz), w których znajdują się m.in.: dane wrażliwe cudzoziemców, historie
legalizacji ich pobytu, odwzorowanie w formie elektronicznej papierowych
wniosków pobytowych oraz decyzji organów rozstrzygających w sprawach
cudzoziemców. Było to działanie nierzetelne. Zakaz zatrudniania pracowników
skazanych prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo, wynikał m.in.
z art. 4 ustawy o służbie cywilnej, art. 15a ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy



94 Zarządzenie Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych
  w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
  (M.P. Nr 93 poz. 953).
95 Dz. U. z 2024 r. poz. 572; dalej: k.p.a.

                                      24
o cudzoziemcach i art. 8a ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli
państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin96.
Dyrektor Wydziału wyjaśniła, że trwa weryfikacja powyższych kwestii z BDG
w związku ze zmianami niektórych przepisów materialnych dotyczących
obowiązku sprawdzenia karalności pracowników. Ówczesny WOiR zwrócił się do
Wydziału Finansów i Budżetu o zabezpieczanie środków finansowych na
pokrycie kosztów związanych z wykonaniem powyższego obowiązku dla 80
pracowników Wydziału. W piśmie tym nie ma jednakże imiennego wykazu
pracowników, których niekaralność miała być zweryfikowana. Dyrektor Wydziału
zadeklarowała, że do 30 lipca 2025 r. wyjaśni powyższe kwestie.

      (akta kontroli tom I str. 8-11, 112-114, 282-283, 327, 434-437, tom II str. 213-
     395, 400-403, tom III str. 13-15, tom VI str. 207-210, 277-278, 285-308, tom VII
                                                                        str. 622-624)

6. Pomimo zakończenia pracy w systemie Przybysz, 31 stycznia 2025 r.97,
17 pracownikom BDG odebrano uprawnienia do przetwarzania danych
osobowych i dostępu do ww. systemu z opóźnieniem wynoszącym od 92 dni do
113 dni. Było to niezgodne z § 19 ust. 2 pkt 5 rozporządzenie Rady Ministrów
z dnia 22 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności,
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci
elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych98,
a ponadto stanowiło działanie nierzetelne. Bowiem odebranie uprawnień
powinno nastąpić nie później niż następnego dnia po dniu zakończenia
wykonywania dodatkowych zadań przez pracownika.
Dyrektor WSOiC wyjaśniła, że po zakończeniu pracy przez te osoby, ich konta
zostały zamknięte.
      (akta kontroli tom XIII str. 1-153, 433-435, tom XV str. 10-11, tom XVI str. 1-2,
                                                                 18-33, 297-298, 302)

7. Urząd wypłacił 26 pracownikom WSOiC łącznie 83,9 tys. zł tytułem
ekwiwalentów za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe bez uprzedniego
skutecznego zobligowania tych osób do wykorzystania przysługujących im
urlopów wypoczynkowych przed rozwiązaniem stosunków pracy99. Zaniechanie
podjęcia działań na rzecz ograniczenia przypadków uzasadniających
konieczność wypłaty ekwiwalentów, NIK ocenia jako nierzetelne
i niegospodarne.
Stosownie do art. 161 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi
urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego
prawo. Urlop zaległy powinien być wykorzystany najpóźniej do końca września
kolejnego roku. Ponadto, stosownie do art. 1671 k.p. pracownik jest obowiązany
wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu
urlopu. To, że decyzja pracodawcy w tym przedmiocie jest nieodwołalna,


96 Dz. U. z 2024 r. poz. 633 ze zm.; dalej: ustawa o wjeździe na terytorium RP.
97 Od 1 do 31 stycznia 2025 r. pracownicy BDG nadal wprowadzali wnioski i dokonywali uzupełnień
  w systemie Przybysz.
98 Dz.U. z 2024 poz. 773.

99 W latach 2022-2024 DUW wypłacił 100 pracownikom WSOiC ekwiwalenty za niewykorzystany urlop

  wypoczynkowy (w tym zaległy). Łącznie z tego tytułu wypłacono 189,7 tys. zł.
                                     25
potwierdza między innymi wyrok Sądu Najwyższego z 26 kwietnia 2011 r., sygn.
akt II PK 302/10. Z orzeczenia tego wynika, że udzielenie pracownikowi urlopu
wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia zależne jest jedynie od woli
pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić.
Dyrektor Wydziału wyjaśniła m.in., że ówczesna dyrekcja w pełni nie
egzekwowała od podległych pracowników obowiązku wykorzystania urlopu.
Obecnie Kierownicy poszczególnych oddziałów zostali zobowiązani do
przedstawienia, do 15 marca 2025 r. harmonogramu wykorzystania urlopów
zaległych, zapewniając płynność obsługi.
Z-ca Dyrektora BDG wyjaśnił, że WOiR realizował wypłatę świadczeń
wynikających ze stosunku pracy. Pracodawcę obligują przepisy prawa pracy.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części
z powodu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent
pieniężny. Dlatego WOiR zlecało wypłatę ww. kwot stanowisku ds. płac i obsługi
zleceń.
NIK nie podziela argumentów przywołanych w złożonych w toku kontroli
wyjaśnieniach. Zdaniem NIK, aby urlop wypoczynkowy spełniał swoje społeczno-
gospodarcze przeznaczenie (regeneracja sił psychicznych i fizycznych
pracownika) powinien być udzielany w naturze, czyli w dniach wolnych od pracy.
Natomiast wypłata ekwiwalentu urlopowego jest dopuszczalna tylko
w wyjątkowych przypadkach.

   (akta kontroli tom II str. 213-390, 404-586, tom VI str. 279-280, 309-313, 364-
                                                                             365)

8. Szczegółowemu badaniu poddano 24 umowy cywilnoprawne z 2022 r. na
łączną kwotę 112,6 tys. zł. Przedmiotem ww. umów było m.in. [1] wprowadzanie
wniosków cudzoziemców o legalizację pobytu do systemu Pobyt, [2]
wprowadzanie wniosków cudzoziemców o legalizację pobytu do systemu
Przybysz, [3] generowanie i drukowanie z systemu Przybysz „pism do służb –
wszystkie komendy”, [4] podejmowanie innych czynności technicznych według
poleceń zleceniodawcy w zakresie obsługi wniosków o legalizację pobytu
cudzoziemca. Zadania określone w tych umowach były podobne lub tożsame do
zadań określonych dla pracowników WSOiC. Stanowiło to zatem naruszenie
zasad określonych w „Rekomendacjach dotyczących zawierania umów
cywilnoprawnych w jednostkach administracji rządowej”. Zgodnie z tymi
Rekomendacjami zawieranie umów cywilnoprawnych zamiast umów o pracę,
których przedmiotem były zadania podobne lub tożsame z zadaniami
pracowników powinno być uzasadnione wyjątkowymi okolicznościami i mieć
charakter tymczasowy.
Dyrektor BDG wyjaśnił m.in., że w 2022 r. zawarcie umów cywilnoprawnych
zamiast umów o pracę było uzasadnione wyjątkowymi okolicznościami oraz
miało charakter tymczasowy. Zleceniobiorcy wykonywali zadania przy
niwelowaniu zaległości powstałych w WSOiC. Decydujące znaczenie w sprawie
miała jednak procedura naboru, która w przypadku zleceniobiorców była
zdecydowanie krótsza i prostsza niż rekrutacja pracownika w korpusie służy
cywilnej.
NIK wskazuje, że obowiązujące w administracji rządowej Rekomendacje Prezesa
Rady Ministrów, co do zasady nie wykluczały zawierania ww. umów

                               26
cywilnoprawnych. Niemniej w tym dokumencie wskazano, że proces ten
powinien być uzasadniony wyjątkowymi okolicznościami i mieć charakter
tymczasowy.

       (akta kontroli tom XV str. 79-274, tom XVI str. 282, tom XXII str. 125-414, tom
                                                                         XXIV str. 1-414)

9. W latach 2022-2023 pracownicy WSOiC nie brali udziału w szkoleniach
antykorupcyjnych. W 2024 r. odbyły się natomiast trzy szkolenia dotyczące etyki
pracy, w ramach których poruszano zagadnienia dotyczące antykorupcji.
W szkoleniach tych wzięło udział jedynie trzech pracowników WSOiC. Nie
zapewnienie bieżących szkoleń większości pracowników Wydziału z zakresu
zagadnień związanych z antykorupcją stanowiło działanie nierzetelne albowiem
w DUW nie zagwarantowano, by przeciwdziałać tego typu zjawiskom, pomimo
istniejących istotnych ryzyk w tym zakresie.
Dyrektor BDG potwierdził, że odbyły się jedynie trzy szkolenia obejmujące swoją
treścią m.in. zagadnienia antykorupcyjne.

                 (akta kontroli tom XXXV str. 383-385 plk 1-40, tom XXXVI str. 16-127)

10. W DUW nie zapewniono prawidłowej realizacji zadań polegających na
wprowadzaniu wniosków oraz uzupełnień do systemu Przybysz, w okresie od 1
lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r., za które 16 pracownikom BDG wypłacono
łącznie 179,6 tys. zł w formie dodatków zadaniowych lub specjalnych, ponieważ:
a) wypłata środków za wykonywanie powierzonych zadań następowała na
podstawie złożonych oświadczeń pracowników w sytuacji, gdy podstawą
rozliczeń miały być wykazy złożonych spraw oznaczane kodami kreskowymi lub
znakami spraw, potwierdzane przez kierownika Oddziału Zarządzania
Dokumentacją100;
Kierownik Oddziału Zarządzania Dokumentacją zeznała m.in., że dane dotyczące
wniosków i uzupełnień wprowadzane były do programu Excel i kasowane co
miesiąc, a następnie uzupełniane od nowa. Wykazy weryfikowane były
wybiórczo. Na podstawie danych wprowadzonych do programu Excel
potwierdzano przedkładane przez pracowników oświadczenia, które następnie
przekazywano do BDG. Dyrektor BDG nie wydał dyspozycji przechowywania ww.
wykazów.
Dyrektor BDG wyjaśnił m.in., że wypłata środków za wykonanie powierzonych
zadań następowała na podstawie złożonych oświadczeń – potwierdzonych
i zaakceptowanych przez Kierownictwo BDG.
b) analiza danych przekazanych przez firmę technologiczną, która zajmowała się
systemem Przybysz, nie potwierdziła liczby wprowadzonych wniosków
i uzupełnień w złożonych oświadczeniach. Z oświadczeń złożonych przez ww.
pracowników wynikało, że wprowadzono do systemu Przybysz łącznie 12,4 tys.
wniosków i 39,1 tys. uzupełnień. Z danych przekazanych przez firmę
technologiczną wynikało, że wprowadzono łącznie 9,9 tys. wniosków i 8,8 tys.
uzupełnień. Wobec powyższego różnica pomiędzy danymi wykazanymi
w oświadczeniach, a danymi przekazanymi przez firmę technologiczną wynosiła
2,5 tys. wniosków i 30,4 tys. uzupełnień.



100   Tj. wnioskach o przyznanie dodatków zadaniowych lub specjalnych.
                                        27
NIK zauważa, że gdyby przyjąć za podstawę rozliczenia dane przekazane przez
firmę technologiczną, to wówczas DUW szacunkowo powinien wypłacić
16 pracownikom BDG kwotę 103, 7 tys. zł tytułem dodatków zadaniowych, nie
zaś 179,6 tys. zł (różnica 75,8 tys. zł).
Brak weryfikacji ze strony DUW liczby wprowadzanych wniosków lub uzupełnień
było działaniem nierzetelnym, albowiem DUW będąc jednostką sektora
finansów publicznych, dokonując wydatków, powinien kierować się zasadą
określoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych101, zgodnie z którymi wydatki publiczne powinny być dokonywane
w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych
efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonych celów.
Kierownik Oddziału Zarządzania Dokumentacją zeznała m.in., że wykazy
weryfikowane były wybiórczo. Na podstawie danych wprowadzonych do
programu Excel potwierdzano przedkładane przez pracowników oświadczenia,
które następnie przekazywano do BDG. Dyrektor BDG nie wydał dyspozycji
przechowywania ww. wykazów.
Dyrektor BDG w kwestii stwierdzonych rozbieżności – między informacjami
podanymi przez pracowników realizujących wyżej wskazane zadania, a danymi
przekazanymi przez firmę technologiczną – wyjaśnił, że dysonans ten wynikał
z faktu, że dla wniosków już oznaczonych kodem PIO były wprowadzane
informacje uzupełniające (wniosek do systemu wprowadził cudzoziemiec),
natomiast dla pakietu uzupełnień jeszcze nie założono sprawy – nie było
możliwości dokonania wpisu ale na dokumencie nanoszono stosowną adnotację
(np. OC II, sprawa zakończona, sekretariat).
Zdaniem NIK opisana powyżej praktyka działania DUW w zakresie odnoszącym
się do ww. rozliczeń, przy braku zapewnienia mechanizmów kontrolnych, była
nierzetelna a przy tym stwarzała ryzyko niecelowego i niegospodarnego
wydatkowania środków przeznaczonych na te cele.

      (akta kontroli tom VII str. 462-531, tom XIII str. 1-153, 433-435, tom XV str. 10-
       11, tom XVI str. 1-2, 18-33, 297-298, 302, tom XX str. 1-227, 435-448, tom XXI
                                                         str. 439 plk 1, tom XXII str. 17-19)

11. W 2024 r. przesyłki składane osobiście przez cudzoziemców przyjmował
Oddział Zarządzania Dokumentacją (Punkt Obsługi Klienta). Było to niezgodne
z § 8 ust. 2 i 3 zarządzenia w sprawie EZD oraz § 49 ust. 7 pkt 7 lit. b Regulaminu
Organizacyjnego z 2024 r., zgodnie z którymi przesyłki skierowane do WSOiC
powinny być przyjmowane przez jeden z oddziałów tego Wydziału.
Kierownik Oddziału Zarządzania Dokumentacją wyjaśniła, że od około 2024 r.
wnioski cudzoziemców przyjmowano w Punkcie Obsługi Klienta DUW.
Dyrektor BDG wyjaśnił, że Biuro Dyrektora Generalnego od 2024 r. przyjmuje
przesyłki z obszaru spraw cudzoziemskich na polecenie ówczesnego Dyrektora
Generalnego. Wskazał dodatkowo, że obecnie trwają prace nad zmianą




101   Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm.; dalej: u.f.p.
                                            28
zarządzenia w sprawie EZD. W treści tego aktu zostanie uwzględniona zmiana
dotycząca zadań realizowanych przez kancelarię.

                                                             (akta kontroli tom XXII str. 10, 17)

12. W latach 2022-2024 w wewnętrznym rejestrze skarg prowadzonym przez
WSOiC zarejestrowano 6 225 skarg. Skargi te nie zostały przekazane do Wydziału
Kontroli i nie zostały zarejestrowane w CRSiW. W rejestrze tym nie ujęto również
siedmiu skarg dotyczących spraw paszportowych, a które zostały wykazane
w wewnętrznym rejestrze prowadzonym w Wydziale102. Powyższe było
niezgodne z art. 254 k.p.a. oraz odpowiednio z § 3 pkt 1 i § 6 ust. 1-3 w zw. z § 5
ust. 1 i 2 Zarządzenia Nr 518 lub § 3 pkt 1 i § 6 ust. 1-3 w zw. z § 5 ust. 1 i 2
Zarządzenia Nr 430, a ponadto stanowiło działanie nierzetelne i skutkowało
niezupełnością przeprowadzanych przez Wydział Kontroli okresowych analiz
skarg wpływających do Urzędu. Niezależnie od powyższego, brak przekazywania
skarg, zarejestrowanych w wewnętrznym rejestrze prowadzonym przez WSOiC,
do Wydziału Kontroli oraz rejestrowania ich w CRSiW, był przy tym o tyle istotny,
że wewnętrzny rejestr skarg prowadzony przez WSOiC nie spełniał wymogów
z art. 254 k.p.a., tj. nie zawierał danych ułatwiających kontrolę przebiegu
i terminów załatwiania poszczególnych skarg, a co za tym idzie, nie mógł zastąpić
CRSiW.
Dyrektor WSOiC wyjaśniła, że nieprzekazanie skarg z lat 2022-2024 do Wydziału
Kontroli celem ich rejestracji w CRSiW było spowodowane zaniedbaniem ze
strony pracowników i niedostatecznym nadzorem. Dodatkowo wskazała, że
poleciła Kierownikowi Oddziału przeprowadzenie szkolenia wewnętrznego
dotyczącego procedury rozpatrywania skarg, wynikającej z regulacji
wewnętrznych DUW.

      (akta kontroli tom I str. 5-6, 17-38, 130-135, tom VI str. 207-210, 277-278, 285-
                                          308, tom XXXIII str. 1-188, tom XXXV str. 78-103)

13. W procesie rozpatrywania 16 skarg103, które wpłynęły do DUW w latach
2022-2024, dotyczących spraw paszportowych prowadzonych przez WSOiC,
stwierdzono nieprawidłowości związane z:
a) nieterminowym załatwianiem skarg. W przypadku sześciu skarg (6-9, 11-12)
zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi wysłano po upływie miesiąca od
daty wpływu skargi do Urzędu (skarga 6 – 31 dni; skarga 7 – 36 dni; skarga 8 – 37
dni; skarga 9 – 33 dni; skarga 11 – 35 dni; skarga 12 – 39 dni). Było to niezgodne
z art. 237 § 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało kryteriów legalności i rzetelności,
b) brakiem pouczeń w odpowiedziach na skargę. W przypadku sześciu skarg (3-
6, 13-14) zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi nie zawierało pouczenia.
Było to niezgodne z art. 238 § 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało kryteriów
legalności i rzetelności,


102 Ujętych w rejestrze: [1] pod poz. 5 i 15 w 2022 r., [2] pod poz. 5 i 22 w 2023 r. oraz [3] pod poz. 7,
  8 i 9 w 2024 r.
103    Dotyczyło    skarg     ujętych    w:    CRSiW,     tj.:  1    (SOC-POK.6250.347.2024.MD);        2
  (SOC- POK.6250.215.2024.MD); 3 (SOC-POK.6250.1076.2023.MD); 4 (SOC- POK.6250.988.2023.MD);
  5 (SOC- POK.6250.780.2023.MD); 6 (SOC- OK.6250.895.2023.MD); 7 (SOC-POK.6250.404.2022.MD);
  8 (SOC- OK.6250.140.2022.MD); 9 (SOC-POK.6250.77.2022.MD); 10 (SOC-POKW.1410.1.2024.JW); 11
  (SOC-POK.6250.154.2022.MD);             12      (SOC-POK.6250.336.2022.MD);             13        (SOC-
  POK.6250.1237.2023.MD); 14 (SOC-POK.6250.465.2024.MD); 15 (SOC-POK.6250.481.2024.MD) oraz
  ujętych w rejestrze spraw paszportowy prowadzonych w Wydziale tj. skargi z 23 lutego 2023 r.
                                         29
c) brakiem udokumentowania odpowiedzi na skargę. W przypadku jednej skargi
(skarga z 24 lutego 2023 r.) nie udokumentowano sporządzenia zawiadomienia
skarżącego o sposobie załatwienia skargi. Działanie to nie spełniało kryterium
rzetelności.
Dyrektor Wydziału wyjaśniła, że opóźnienie w załatwieniu skarg wynikało
z realizacji innych zadań przez pracownika. Dodatkowo poleciła Kierownikowi
Oddziału aby w szczególności zwracał uwagę na elementy zawarte
w zawiadomieniach. W kwestii braku zawiadomienia o sposobie załatwienia
sprawy korespondencja odbyła się za pośrednictwem poczty elektronicznej –
maila. Forma rozpatrzenia skargi wynikła więc z niedopatrzenia pracownika
rozpatrującego sprawę.
Dyrektor zadeklarowała, że w celu uniknięcia podobnych sytuacji w przyszłości,
wystąpi do BDG z wnioskiem o zorganizowanie szkolenia z zakresu przepisów
KPA w tym procedury rozpatrywania skarg.

      (akta kontroli tom I str. 18- 38, 280-281, 284-286, tom III str. 497-582, tom VI
                                                          str. 207-210, 277-278, 285-308)

14. W procesie rozpatrywania 22 skarg104, które wpłynęły do DUW w latach
2022-2024, dotyczących spraw cudzoziemców prowadzonych przez WSOiC,
stwierdzono nieprawidłowości związane z:
a) nieterminowym załatwianiem skarg. W przypadku sześciu skarg (1-2, 4, 10-11,
18) zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi wysłano po upływie miesiąca
od daty wpływu skargi do Urzędu (skarga 1 – 42 dni; skarga 2 – 32 dni; skarga
4 – 35 dni; skarga 10 – 80 dni; skarga 11 – 113 dni; skarga 18 – 52 dni). Było to
niezgodne z art. 237 § 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało kryteriów legalności
i rzetelności,
b) niezawiadamianiem o niezałatwieniu skargi w terminie. W przypadku sześciu
skarg (1-2, 4, 10-11, 18) nie zawiadomiono strony o niezałatwieniu skargi
w terminie, nie podano przyczyn zwłoki, nie podano nowego terminu załatwienia
skargi oraz nie pouczono o prawie do wniesienia ponaglenia. Było to niezgodne
z art. 237 § 4 k.p.a. w zw. z art. 36 § 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało kryteriów
legalności i rzetelności,
c) niewyciąganiem odpowiedzialności wobec osób nieterminowo załatwiających
skargi. W przypadku sześciu skarg (1-2, 4, 10-11, 18) nie podjęto działań
zmierzających do ustalenia osób odpowiedzialnych za nieterminowe załatwienie
sprawy oraz wyciągnięcia wobec nich odpowiedzialności porządkowej lub
dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa,
jak również wyjaśnienia przyczyn niezałatwienia skargi w terminie. Było to
niezgodne z art. 237 § 4 k.p.a. w zw. z art. 38 k.p.a. Działanie to nie spełniało


104Skarga 1 (RPW/186510/2024); Skarga 2 (RPW/118552/2024); Skarga 3 (RPW/107239/2024 ); Skarga
 4 (RPW/95794/2024); Skarga 5 (RPW/190829/2023); Skarga 6 (RPW/124686/2023); Skarga 7 (Brak
 RPW; SOC-OP.1410.4.2022.MB); Skarga 8 (RPW/44331/2022); Skarga 9 (RPW/12088/2021); Skarga
 10 (RPW/194476/2022); Skarga 11 (RPW/262046/2024); Skarga 12 (RPW/135859/24); Skarga 13
 (RPW/195161/2024); Skarga 14 (RPW/145003/2022); Skarga 15 (RPW/264075/2024 (skarga z 5
 listopada 2024 r ); RPW/268971/2024 (skarga z 12 listopada 2024 r.); RPW/275994/2024 (skarga z
 19 listopada 2024 r.); RPW/279601/2024 (skarga z 22 listopada 2024 r.); RPW/282924/2024 (skarga
 z 27 listopada 2024 r.)); Skarga 16 (RPW/163050/2022); Skarga 17 (RPW/233598/2024); Skarga 18
 (RPW/94975/2024); Skarga 19 (RPW/240345/2024); Skarga 20 (RPW/73594/2023); Skarga 21
 (RPW/271012/2022); Skarga 22 (RPW/252074/2024 (21 października 2024 r.); RPW/283840/2024 (28
 listopada 2024 r.)).
                                     30
kryteriów legalności i rzetelności. Ponadto mogło skutkować nie podjęciem
przez Urząd odpowiednich działań naprawczych mających na celu usunięcie
problemów związanych z nieterminowym załatwianiem skarg,
d) nieprzekazywaniem pism oznaczonych jako skarga w celu ich rozpoznania
jako ponaglenie w toczącym się postępowaniu administracyjnym. W przypadku
pięciu skarg (5, 9, 20-22) nie zostały one rozpatrzone w toku prowadzonego
postępowania administracyjnego, z którym były związane, w tym nie zostały
potraktowane jako ponaglenie wniesione w toku tego postępowania.
Jednocześnie Urząd nie podjął działań mających na celu ustalenie właściwego
sposobu postąpienia z ww. pismami, jeżeli budziły one wątpliwości Urzędu. Było
to niezgodne z art. 234 pkt 1 k.p.a. przy uwzgl. art. 9 k.p.a. Działanie to nie
spełniało kryteriów legalności i rzetelności. Ponadto skutkowało nie
zastosowaniem właściwego środka oddziaływania na bieg postępowania w toku
trwającego postepowania administracyjnego lub co najmniej pozostawieniem
uczestników postępowania bez należytej ochrony prawnej,
e) nieodnoszeniem się do całości skargi. W przypadku trzech skarg (7-8, 19)
w odpowiedzi na te skargi nie odniesiono się do wszystkich kwestii wskazanych
przez skarżącego. Było to niezgodne z art. 237 § 1 k.p.a. i z art. 238 § 1 k.p.a.
Działanie to nie spełniało kryteriów legalności i rzetelności,
f) niezasadnym pozostawianiem skarg bez rozpoznania. W przypadku jednej
skargi (7) niezasadnie pozostawiono ją bez rozpoznania. Dotyczyło to drugiej
skargi wniesionej przez skarżącego z 1 lipca 2022 r., w której skarżący słusznie
wskazał, że w odpowiedzi na pierwszą skargę z 22 czerwca 2022 r. nie odniesiono
się do wszystkich kwestii wskazanych przez niego w tej skardze, tj. także do
niewłaściwego zachowania się Urzędników. Było to niezgodne z art. 239 § 1 k.p.a.
Działanie to nie spełniało kryteriów legalności i rzetelności,
g) brakiem pouczeń lub uzasadnienia prawnego w odpowiedziach na skargę.
W przypadku pięciu skarg (10, 12, 16, 19, 22) zawiadomienie o sposobie
załatwienia skargi nie zawierało pouczenia, przy czym w wypadku odpowiedzi na
skargę 19, także uzasadnienia prawnego. Było to niezgodne z art. 238 § 1 k.p.a.
Działanie to nie spełniało kryteriów legalności i rzetelności,
h) brakiem udokumentowania odpowiedzi na skargę. W przypadku jednej skargi
(20) nie udokumentowano sporządzenia zawiadomienia skarżącego o sposobie
załatwienia skargi. Działanie to nie spełniało kryterium rzetelności,
i) niezasadnym uznaniem skarg za bezzasadne. W przypadku czterech skarg
(6, 16, 18-19) niezasadnie uznano je za bezzasadne, tj.: /-/ błędnie uznano, że
niezasadna była skarga dotycząca tego, że wnioskodawcy nie umożliwiono
osobistego złożenia wniosku o uznanie za obywatela polskiego, wraz
z załącznikami, oraz jednoczesnego poświadczenia przedłożonych przez
wnioskodawcę kopii dokumentów przez upoważnionego pracownika DUW za
zgodność z okazywanymi do wglądu oryginałami dokumentów, bo Urząd
był zobowiązany do takiego działania, stosownie do art. 76a § 2b k.p.a. (skarga
6), /-/ błędnie uznano, że niezasadna była skarga dotycząca tego, że zbyt długo
procedowano w przedmiocie wyrobienia karty pobytu cudzoziemcowi,
albowiem skoro 13 kwietnia 2022 r. DUW udzielił zezwolenia na pobyt czasowy,
a dopiero 8 lipca 2022 r. karta pobytu została zlecona do personalizacji, przy
czym strona dodatkowo zwróciła się o wyrobienie karty pobytu 4 maja 2022 r.,
to procedowania w przedmiocie wyrobienia karty pobytu, w ww.

                               31
okolicznościach, nie sposób było uznać za niezwłoczne i dokonane
z dochowaniem prawem przewidzianych terminów (skarga 16), /-/ błędnie
uznano, że niezasadna była skarga dotycząca tego, że bezpodstawnie zażądano
od cudzoziemca (w sprawie SOC-OP.6121.1.751.2023.MP) przedłożenia
uwierzytelnionej karty pobytu jego i jego córki (pkt 7 wezwania z 8 kwietnia
2024 r.), którymi to dokumentami (i danymi na ich temat) organ dysponował
w innej załatwionej przez siebie sprawie, wobec czego DUW powinien był
pozyskać stosowny dokument samodzielnie, bez wzywania strony do jego
przedłożenia, stosownie do art. 220 § 1 pkt 1 i 2 lit. a k.p.a. (skarga 18), /-/ błędnie
uznano, że niezasadna była skarga dotycząca tego, że zbyt długo procedowano
w przedmiocie wydania duplikatu decyzji cudzoziemcowi, albowiem skoro
3 lipca 2023 r. do DUW wpłynął wniosek z 27 czerwca 2023 r. o wydanie duplikatu
decyzji, a dopiero 1 października 2024 r. DUW przesłał stronie duplikat decyzji,
przy czym strona dodatkowo monitowała DUW o wydanie duplikatu decyzji
25 marca 2024 r. drogą elektroniczną, to procedowania w przedmiocie wydania
duplikatu decyzji, w ww. okolicznościach, nie sposób było uznać za niezwłoczne
i dokonane z dochowaniem prawem przewidzianych terminów (skarga 19).
Działanie to nie spełniało kryterium rzetelności.
Dyrektor WSOiC wyjaśniła, że pracownicy DUW dokładali starań by należycie
prowadzić sprawy cudzoziemców, w tym właściwie rozpoznawać powiązane
z nimi skargi. W jej ocenie działania DUW były zgodne z prawem a problemy
wynikały głównie z braku dostatecznej kadry, ponadprzeciętnego obłożenia
pracą, dużej i rosnącej liczby spraw oraz zaległości z lat poprzednich.
      (akta kontroli tom XXXIII str. 1-188, tom XXXV str. 78-103, tom XXXVII str. 86-
                                                                      105, 129-143)
15. Urząd wprowadził program na lata 2023-2025105 z opóźnieniem
wynoszącym 103 dni106, co było działaniem nierzetelnym i mogło prowadzić do
nieefektywnego zarządzania personelem, utrudniać realizację zadań
służbowych oraz mogło negatywnie wpływać na funkcjonowanie urzędu.
Dyrektor BDG wyjaśnił, że program zarzadzania zasobami ludzkimi w DUW na
lata 2020-2022 nie został zarejestrowany w rejestrze aktów normatywnych
Dyrektora Generalnego, a BDG nie dysponuje przedmiotowym dokumentem
i nie posiada wiedzy, czy ówczesna dyrekcja sporządziła ww. dokument.
W ocenie NIK program zarządzania zasobami ludzkimi, jako dokument
regulujący kwestie polityki personalnej DUW powinien podlegać systematycznej
aktualizacji.
    (akta kontroli tom XIII str. 449, tom XV str. 8, 12-54, tom XX str. 449, tom XXII
                                                                              str. 27)
16. W latach 2022-2024 w DUW brak było przyjętych procedur i polityk
antykorupcyjnych. Działanie to nie spełniało kryterium rzetelności, albowiem
w DUW nie zagwarantowano, by przeciwdziałać tego typu zjawiskom, pomimo
istniejących istotnych ryzyk w tym zakresie.
Dyrektor BDG wyjaśnił, że w rejestrze aktów normatywnych Dyrektora
Generalnego oraz w rejestrze aktów normatywnych Wojewody nie zostały


105 Zarządzenie Nr 21 Dyrektora Generalnego Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu
  z dnia 14 kwietnia 2023 r. w sprawie ustalenia Programu Zarządzania Zasobami Ludzkim
  w Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim we Wrocławiu na lata 2023-2025.
106 Do 31 grudnia 2022 r. obowiązywał Program Zarządzania Zasobami Ludzkimi na lata 2020-2022.

                                    32
zarejestrowane zarządzenia dotyczące procedury i polityki antykorupcyjnej
DUW.
Dyrektor WSOiC dodatkowo wyjaśniła, że pracownicy Wydziału w ramach służby
przygotowawczej oraz nadzoru merytorycznego w pierwszych miesiącach pracy
zapoznają się z wewnętrznymi przepisami, w tym treściami zamieszczonymi
w internetowym systemie wewnętrznym „intranet”, gdzie w zakładce „Etyka”
zamieszone są treści dotyczące antykorupcji. Dodatkowo wskazała, że
pracowników zatrudnionych w Wydziale obowiązują zasady etyki w służbie
cywilnej. Wskazała również, że w DUW funkcjonuje stanowisko doradcy ds. etyki,
który porusza z pracownikami kwestie antykorupcyjne oraz zamieszcza
materiały informacyjne w intranecie.
Zdaniem NIK, sama publikacja treści antykorupcyjnych w internetowym
systemie wewnętrznym, przy zidentyfikowanych przez DUW istotnych ryzykach
w tym zakresie, nie jest wystarczająca. Szczególnie biorąc pod uwagę wyniki
badania ankietowego przeprowadzonego w ramach audytu wewnętrznego
z 2020 r., gdzie 10% pracowników WSOiC wskazało, że została im złożona
propozycja przyjęcia korzyści materialnej, a 33% pracowników wskazała, że taka
propozycja została złożona innemu pracownikowi. Ponadto, w 2023 r., Zespół
ds. zarządzania ryzykiem zidentyfikował 31 ryzyk w grupie 6 - działania
korupcyjne lub potencjalnie korupcyjne.107
 (akta kontroli tom XVI str. 38-69, tom XXXV str. 383-385 plk 1-40, tom XXXVI str.
                                                                          16-127)
17. W DUW nie zagwarantowano funkcjonowania w pełni adekwatnej,
skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, gdyż w okresie objętym kontrolą:
a) w Urzędzie, od 2022 r., nie aktualizowano Regulaminów Organizacyjnych
z 2016 r. oraz z 2024 r. w części dotyczącej zadań realizowanych przez WSOiC,
wynikających z: /-/ wejścia w życie z dniem 11 listopada 2022 r. ustawy
o paszportach w zakresie potwierdzania tożsamości i obywatelstwa
wnioskodawcy lub osoby, której ma być wydany dokument tożsamości, na
podstawie ważnego dokumentu paszportowego lub ważnego dowodu
osobistego; /-/ art. 114 ustawy o cudzoziemcach w zakresie prowadzenia
postępowań w sprawach udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę; /-/
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2021 r. w sprawie programu
badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2022108 oraz rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie programu badań
statystycznych statystyki publicznej na rok 2023109 w zakresie braku obowiązku
sporządzania sprawozdania o wydawanych zezwoleniach na pracę
cudzoziemców w RP – MPiPS-04.
Niepodjęcie działań w celu aktualizacji Regulaminów Organizacyjnych z 2016 r.
oraz z 2024 r. naruszało standardy kontroli zarządczej110 pkt A.3 Środowisko
wewnętrzne – Struktura organizacyjna. Działanie to naruszało również kryterium
rzetelności, albowiem do obowiązków dyrektorów komórek organizacyjnych



107 Wynika to z pisma z 26 października 2023 r. (OR-PA.0136.2.2023).
108 Dz. U. z 2021 r. poz. 2303.
109 Dz. U. z 2022 r. poz. 2453.

110 Załącznik do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie

  standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84); dalej:
  standardy kontroli zarządczej.
                                       33
należało przeprowadzanie bieżącej analizy aktualności zapisów regulaminowych
dotyczących zakresów działania komórek organizacyjnych Urzędu i zgłaszania
do Biura Dyrektora Generalnego propozycji zmian do Regulaminu wraz
z uzasadnieniem (§ 17 ust. 4 Regulaminu Organizacyjnego z 2016 r. oraz § 16 ust.
4 Regulaminu Organizacyjnego z 2024 r.).
Dyrektor WSOiC wyjaśniła m.in., że zapisy Regulaminu Organizacyjnego mają
uogólniony charakter; nie stanowią szczegółowego odwzorowania przepisów,
czy też nie odnoszą się do każdego elementu procesu. Brak bieżącej aktualizacji
zapisów regulaminowych dotyczących zakresu zadań poszczególnych oddziałów
mógł wynikać z nadmiernego obciążenia osób odpowiedzialnych za realizację
zapisów Regulaminu Organizacyjnego DUW.
NIK zwraca uwagę, że Regulamin Organizacyjny jest dokumentem
obowiązkowym dla jednostek sektora finansów publicznych, pełniącym funkcje
informacyjne i organizacyjne, co pomaga w poprawnej ich realizacji oraz kontroli
wykonywania zadań.
b) nie przeprowadzono żadnej kontroli wewnętrznej w WSOiC dotyczącej obsługi
cudzoziemców        i  spraw     paszportowych,    pomimo      identyfikowania
i materializowania się w tym zakresie ryzyk . Przyjęte przez DUW rozwiązania
                                            111

nie wpływały na ich zmniejszenie i były nieadekwatne do identyfikowanych
ryzyk.112 Było to zatem działaniem nierzetelnym i naruszało standardy kontroli
zarządczej pkt C.11 Mechanizmy kontroli – Nadzór oraz pkt B.9 Cele
i zarządzanie ryzykiem – Reakcja na ryzyko.
Dyrektor WSOiC wskazała, że w DUW analizowano pod kątem planowania
kontroli wewnętrznych zagadnienia dotyczące obsługi cudzoziemców i obsługi
paszportowej. Zagadnień tych nie ujęto jednak w planach kontroli z uwagi na to,
aby nie dezorganizować pracy obciążonego zadaniami bieżącymi oraz zaległymi,
brakami kadrowymi i innymi kontrolami zewnętrznymi Wydziału.
c) zakresy czynności dla ośmiu pracowników Wydziału zostały ustalane
z opóźnieniem wynoszącym od 63 dni do 520 dni od daty zatrudnienia bądź
wprowadzenia zmian do umów o pracę. Dwóch pracowników WSOiC nie
podpisało przyjęcia zakresów czynności. Natomiast pięciu pracownikom nie
ustalono zakresu czynności. Było to nierzetelne, gdyż naruszało standardy
kontroli zarządczej pkt A.3 i A.4 Środowisko wewnętrzne – Struktura
organizacyjna i Delegowanie uprawnień. Ponadto było to niezgodne z § 16 ust. 2
Regulaminu Organizacyjnego z 2024 r., gdzie wskazano, że do obowiązków
Dyrektora w zakresie zadań, realizowanych przez komórkę organizacyjną
Urzędu, należą w szczególności ustalanie indywidualnych zakresów czynności,
uprawnień i odpowiedzialności dla podległych pracowników.
Dyrektor Wydziału wyjaśnił m.in., że w pierwszym kwartale 2024 r. trwała
inwentaryzacja posiadanych przez pracowników Wydziału zakresów czynności
oraz upoważnień. W przypadku stwierdzenia braku ww. zakresów sukcesywnie


111 Były to m.in. takie ryzyka jak: prowadzenie postępowań w sprawach cudzoziemców, istotne
  rozbieżności w terminach załatwiania tożsamych spraw niezależnie od kwestii merytorycznych,
  przekroczenie terminu przewidzianego prawem na wydanie rozstrzygnięcia oraz zapewnienie
  pomocy finansowej posiadaczom Karty Polaka osiedlającym się w Polsce.
112 Wydział wdrażał mechanizmy kontrolne, które miały ograniczyć zidentyfikowane ryzyka m.in.

  poprzez: [1] podniesienie kwalifikacji pracowników, [2] niezwłoczne składanie wniosków o nabory,
  [3] bieżący rozdział spraw po pracownikach odchodzących, [4] wnioskowanie o dodatki zadaniowe
  do czasu zatrudnienia nowych osób.
                                      34
je uzupełniano. Zdarzyły się przypadki nie podpisania zakresu czynności przez
pracownika z uwagi na absencje czy wypowiedzenie umowy o pracę.
W trakcie czynności kontrolnych uzupełniono brakujące zakresy czynności.
d) w WSOiC zatrudniono 13 administratorów na stanowiskach poza korpusem
służby cywilnej bez przeprowadzenia otwartego naboru. Było to działaniem
niecelowym i nierzetelnym oraz nie korespondowało ze standardem kontroli
zarządczej pkt A.2. Środowisko wewnętrzne – Kompetencje zawodowe.
Dyrektor Wydziału wyjaśniła, że stosownie do zapisów ww. zarządzenia
zatrudnienie pracownika niebędącego członkiem korpusu służby cywilnej
następuje na wniosek Dyrektora Wydziału kierowanego do Dyrektora
Generalnego. Dyrektorzy Wydziału z okresu 2019-2024 oraz 2024-2025 nie
wystąpili     z    wnioskiem        o przeprowadzenie           naborów.       Ponadto        część
zatrudnianych osób to pracownicy TPP, gdzie nabór na kandydata do
zatrudnienia przeprowadzała jednostka samorządu terytorialnego. Wyłonione
w ten sposób osoby, po przekazaniu dokumentacji pracowniczej, zostały
zatrudnione przez DUW.
Obowiązujące w DUW regulacje wewnętrzne113 przewidywały wprawdzie
możliwość zatrudniania pracowników poza korpusem służby cywilnej w trybie
otwartego naboru. NIK stoi jednak na stanowisku, że zatrudnianie pracowników
w urzędach wojewódzkich nie powinno w żadnym przypadku odbywać się bez
przeprowadzania otwartego i konkurencyjnego naboru, gdyż ogranicza to
konstytucyjne prawo obywateli do dostępu do służby publicznej na jednakowych
zasadach114. Zdaniem NIK całokształt okoliczności przedmiotowej sprawy
wskazuje zatem na działania, które jakkolwiek były poprawne formalnie, to
jednak odbiegały od zasad, jakimi powinny kierować się w swej działalności
jednostki sektora finansów publicznych. Zobowiązane są one bowiem do
przestrzegania najwyższych standardów praworządności, w sposób jak
najpełniej urzeczywistniający ich cele i charakter, a zarazem unikając
jakichkolwiek sytuacji mogących rodzić podejrzenia o stronniczość.
e) nie obsadzono dwóch stanowisk kierowniczych, tj. w Oddziale Obsługi
Cudzoziemców I oraz w Oddziale Projektów i Współpracy było działaniem
nierzetelnym i naruszało standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów
publicznych, w szczególności standard: A.3. Struktura organizacyjna, A.4.
Delegowanie uprawnień oraz C.11. Nadzór.
Zastępca Dyrektora WSOiC wyjaśniła, że 18 kwietnia 2025 r. ogłoszono nabór na
kierownika Oddziału Obsługi Cudzoziemców I, zaś w przypadku Oddziału
Projektów i Współpracy naboru takiego jeszcze nie ogłoszono oraz nie
powierzono pełnienia obowiązków kierownika.
Dyrektor wyjaśniła, że brak powołania Kierownika Oddziału Obsługi
Cudzoziemców I wynikał z faktu, że w momencie objęcia funkcji Dyrektora



113 Zgodnie z § 21 ust. 3 Zarządzenia Nr 37 Dyrektora Generalnego DUW z dnia 30 czerwca 2016 r.
  w sprawie zasad naboru na wolne stanowiska pracy w korpusie służby cywilnej oraz zatrudnienia
  w DUW we Wrocławiu, zmienionego Zarządzeniem Dyrektora Generalnego DUW Nr 68 z dnia
  6 sierpnia 2024 r. oraz Nr 74 z dnia 30 sierpnia 2024 r.
114 Art. 60 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78 poz. 483 ze

  zm.).
                                       35
Wydziału dokonywała analizy sytuacji panującej w komórce organizacyjnej,
w tym sytuacji kadrowej. Po dokonanym przeglądzie zwrócono się z wnioskiem
o przeprowadzenie naboru na wolne stanowisko pracy. Brak powołania
Kierownika Oddziału Projektów i Współpracy wynikał z faktu, ze oddział ten
realizuje zadania związane z obsługa infolinii dla cudzoziemców. Jeden
z pracowników pełni funkcję koordynatora zespołu, zaś dwóch pozostałych
pracowników realizuje pozostałe działania oddziału i byli oni bezpośrednio
nadzorowani przez Dyrektora.
Dyrektor BDG wskazał, że w wyniku przeprowadzonych naborów zewnętrznych,
w latach 2022-2024, nie wyłoniono kandydatów na stanowiska kierownicze
w WSOiC.
NIK zwraca uwagę, że brak obsadzenia stanowisk kierowniczych wpływał na brak
efektywnego i bieżącego nadzoru nad sprawnym i terminowym wykonywaniem
zadań oddziału, a także nie sprzyjał dobremu zarządzaniu zespołem.
f) pracownik Wydziału, który przetwarzał dane osobowe, nie posiadał
pisemnego upoważnienia do przetwarzania takich danych. Upoważnienia do
przetwarzania danych osobowych dla czterech pracowników WSOiC udzielono
z opóźnieniem wynoszącym od 21 dni do 124 dni. Było to działanie nierzetelne
i naruszało standardy kontroli zarządczej pkt C. 13 Mechanizmy kontroli –
Ochrona zasobów. Ponadto w § 16 ust. 2 pkt 1 lit. c oraz pkt 12 Regulaminu
Organizacyjnego z 2024 r. określono, że do obowiązków Dyrektora w zakresie
zadań, realizowanych przez komórkę organizacyjną Urzędu, należą
w szczególności zapewnienie ochrony danych osobowych oraz informacji
niejawnych; ustalenie uprawnień i odpowiedzialności podległych pracowników.
Dyrektor Wydziału potwierdziła brak dokumentacji w przypadku ww.
pracownika nie podając przyczyny. W kwestii pracowników, którym
upoważnienia zostały udzielone z opóźnieniem wyjaśniła, że po zakończonej po
I kwartale 2024 r. inwentaryzacji posiadanych przez pracowników Wydziału
zakresów czynności i upoważnień niezwłocznie zostały nadane takie
uprawnienia.
Zdaniem NIK, pracownik powinien otrzymać dostęp do informacji o ochronie
danych osobowych nie później niż w chwili dopuszczenia go do pracy.
g) dopuszczono do wystąpienia sześciu przypadków115, w których pracownicy
DUW posiadali jednoczesne zatrudnienie w podmiotach związanych z legalizacją
pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. DUW nie
posiadał informacji o tym zatrudnieniu, w tym Dyrektor Generalny Urzędu nie
wyraził na nie zgody. Naruszało to standard kontroli zarządczej pkt A.1.
Przestrzeganie wartości etycznych. Postępowanie pięciu pracowników
zatrudnionych w służbie cywilnej stało także w sprzeczności z art. 80 ust. 1
ustawy o służbie cywilnej oraz zasadami służby cywilnej i zasadami etyki korpusu
służby cywilnej116.
Mając na uwadze charakter świadczonej przez te osoby pracy na rzecz DUW, jak
również przedmiot działalności podmiotów, w których osoby te posiadały


115 Tj. pięciu pracowników zatrudnionych w służbie cywilnej, a jeden pracownik zatrudniony poza
  służbą cywilną.
116 Zarządzenie Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w

  zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
  (M.P. Nr 93 poz. 953).
                                      36
                  jednoczesne zatrudnienie, powyższe rodziło wysokie ryzyko występowania
                  konflikt interesów, będące mechanizmem korupcjogennym.
                  Z wyjaśnień Dyrektor WSOiC wynikało, że pracownicy Wydziału w ramach służby
                  przygotowawczej oraz nadzoru merytorycznego w pierwszych miesiącach pracy
                  zapoznają się z wewnętrznymi przepisami, w tym treściami zamieszczonymi
                  w internetowym systemie wewnętrznym „intranet”, gdzie w zakładce „Etyka”
                  zamieszone są treści dotyczące antykorupcji. Dodatkowo wskazała, że
                  pracowników zatrudnionych w Wydziale obowiązują zasady etyki w służbie
                  cywilnej. Wskazała również, że w DUW funkcjonuje stanowisko doradcy ds. etyki,
                  który porusza z pracownikami kwestie antykorupcyjne oraz zamieszcza
                  materiały informacyjne w intranecie.
                  (akta kontroli tom I str. 1-6, 8-11, 15, 112-114, 282-283, 434-437, tom II str. 169-
                   208, 212-395, 400-403, tom III str. 1-12, tom IV str. 1-773, tom V str. 1-891, tom
                  VI str. 158-176, 207-210, 277-278, 285-308, tom VII str. 611-615, tom XII str. 1-5,
                     325, 334, tom XIII str. 1-423, tom XVI str.1-2, tom XXI str. 566 plk 5-6, tom XXII
                      str. 18-19, 32, tom XXIII str. 275, tom XXX str. 1-129, tom XXXI str. 1-645, tom
                    XXXIII str. 189-461, tom XXXVI str. 16-224, tom XXXV str. 383-385 plk 1-40, tom
                                                   XXXVII str. 1-18, 38-59, 126-127, 170-191,311-312)


OCENA CZĄSTKOWA   Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność DUW w obszarze
                  przygotowania, organizacji i poziomu zasobów kadrowych do realizacji
                  wybranych zadań związanych z obsługą paszportową i cudzoziemców. Ocenę tę
                  uzasadniają charakter, waga i skala stwierdzonych nieprawidłowości.



         OBSZAR   2. Realizacja wybranych zadań związanych z obsługą paszportową
                  i cudzoziemców

     Opis stanu   Cudzoziemiec składający wniosek w sprawie legalizacji pobytu wypełniał
    faktycznego   formularz wniosku za pośrednictwem strony https://przybysz.duw.pl i wysłał go
                  pocztą bądź składał osobiście po wyznaczeniu przez DUW terminu wizyty.
                  Termin ten przydzielany był po uprzednim zgłoszeniu za pośrednictwem
                  formularza dostępnego na stronie internetowej https://wizyta.duw.pl.
                  Cudzoziemiec, w celu rezerwacji wizyty w DUW, który: [1] chciał złożyć wniosek
                  o wydanie lub wymianę karty pobytu, [2] otrzymał informację o wydaniu karty
                  pobytu, oraz [3] otrzymał informację o wydaniu polskiego dokumentu podróży
                  wypełniał formularz zgłoszeniowy na stronie internetowej https://karty
                  pobytu.duw.pl i po pozytywnej weryfikacji wniosku na adres mailowy
                  cudzoziemca lub jego pełnomocnika wysyłano informację o umówionym
                  terminie wizyty.
                  Dyrektor WSOiC wskazała, że terminy wizyty przydzielane były po wstępnej
                  eliminacji błędnych i wadliwych zgłoszeń. Zaproszenie na wizytę odbywało się
                  poprzez wysłanie maila zwrotnego z terminem wizyty wraz ze wskazaniem
                  lokalizacji wizyty, daty i godziny wizyty oraz numer biletu. Czas oczekiwania na
                  wizytę uzależniony był od liczby oczekujących zgłoszeń i wynosił od jednego do
                  czterech miesięcy.
                  W Urzędzie, po pobraniu biletu z terminala, dostępne były usługi w zakresie:
                  [1] załączników, [2] osobistego stawiennictwa, [3] pieczątek, [4] informacji dla
                  cudzoziemców,        [5]    obywatelstwa     i      świadczeń       pieniężnych,
                                                  37
[6] UE/rejestracja/zaproszenia. Na biletomacie widoczne była również opcje
legalizacja pobytu oraz karta pobytu, jednak opcje te były niedostępne117.
Wobec powyższego, w DUW stosowano bezpodstawny lub sprzeczny z prawem
tryb umawiania wizyt w celu złożenia wniosków przez cudzoziemców, co opisano
w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
W latach 2022-2024, w DUW, obowiązywały różne sposoby rezerwacji wizyt
w celu złożenia wniosku w sprawie legalizacji pobytu lub pracy przez
cudzoziemców lub ich pełnomocników. Dostępne były m.in. następujące ścieżki
rezerwacji: [1] telefoniczna, dostępna dla cudzoziemców i ich pełnomocników118,
[2] internetowa, za pośrednictwem strony internetowej https://wizyta.duw.pl,
która dostępna była dla cudzoziemców lub ich pełnomocników, dla których
wnioski zostały wypełnione w portalu Przybysz lub w systemie MOS, [3] za
pośrednictwem punktu informacyjnego FAMI119 oraz [4] zbiorowa, za
pośrednictwem adresu e-mail: rezerwacje.opt@duw.pl, która była dostępna dla
pełnomocników, pośredników lub grupy co najmniej pięciu cudzoziemców120. Od
2024 r. rezerwacja wizyty w Delegaturach DUW była możliwa również przez
stronę internetową https://wizyta.duw.pl .
Przypadki nierównego traktowania cudzoziemców, w zakresie składania
wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy z powodu wykonywania pracy,
opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.

      (akta kontroli tom VII str. 22-65, 537-606, tom X 56-657, tom XXXV str. 1-22,
                                                                                       109)

W latach 2022-2024 do DUW wpłynęło 178,4 tys. wniosków z zakresu spraw
dotyczących cudzoziemców, z czego w 2022 r. – 56,3 tys., w 2023 r. – 66,7 tys.,
a w 2024 r. – 55,4 tys. Spośród ww. wniosków: /-/ wniosków o pobyt stały było
7,0 tys.121, /-/ wniosków o pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej
było 7,3 tys.122, /-/ wniosków o pobyt czasowy i pracę było 109,5 tys.123, /-/
wniosków o pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia
wewnątrz przedsiębiorstwa było osiem124, /-/ wniosków o pobyt czasowy w celu
wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji było 3,0
tys.125, /-/ wniosków o pobyt czasowy w celu wykonywania pracy przez
cudzoziemca delegowanego przez pracodawcę zagranicznego na terytorium
Rzeczypospolitej Polski było 1,2 tys.126, /-/ wniosków o pobyt czasowy w celu
prowadzenia działalności gospodarczej było 4,8 tys.127, /-/ wniosków o pobyt
czasowy w celu kształcenia się na studiach było 2,6 tys.128, /-/ wniosków o pobyt




117 Niedostępność wskazanych opcji stwierdzono podczas oględzin przeprowadzonych odpowiednio
  18 grudnia 2024 r. oraz 12 lutego 2025 r.
118 Zlikwidowana w drugim półroczu 2023 r.

119 Do czasu zakończenia projektu.

120 Rezerwacje poprzez ten adres mailowy zostały ograniczone od 2023 r. Rezerwacji można było

  wówczas dokonać tylko na pierwszą sobotę miesiąca.
121 Z czego w 2022 r. – 2,9 tys., w 2023 r. – 2,6 tys., a w 2024 r. – 1,6 tys.

122 Z czego w 2022 r. – 1,8 tys., w 2023 r. – 2,7 tys., a w 2024 r. – 2,8 tys.

123 Z czego w 2022 r. – 34,8 tys., w 2023 r. – 40,8 tys., a w 2024 r. – 33,9 tys.

124 Z czego w 2022 r. – pięć, w 2023 r. – dwa, a w 2024 r. – jeden.

125 Z czego w 2022 r. – 1,2 tys., w 2023 r. – 1,2 tys., a w 2024 r. – 0,6 tys.

126 Z czego w 2022 r. – 0,5 tys., w 2023 r. – 0,6 tys., a w 2024 r. – 0,2 tys.

127 Z czego w 2022 r. – 0,8 tys., w 2023 r. – 2,0 tys., a w 2024 r. – 2,0 tys.

128 Z czego w 2022 r. – 1,1 tys., w 2023 r. – 1,0 tys., a w 2024 r. – 0,5 tys.

                                    38
czasowy w celu prowadzenia badań naukowych było 38129, /-/ wniosków o pobyt
czasowy dla stażysty było 50130, /-/ wniosków o pobyt czasowy dla członków
rodzin obywateli Rzeczypospolitej Polskiej oraz członków rodzin cudzoziemców
było 2,0 tys.131, /-/ wniosków o pobyt czasowy ze względu na okoliczności
wymagające krótkotrwałego pobytu było 147132, /-/ wniosków o pobyt czasowy
ze względu na pracę sezonową było 19133, /-/ wniosków o pobyt czasowy w celu
połączenia z rodziną było 10,6 tys.134, /-/ wniosków o pobyt czasowy dla ofiar
handlu ludźmi był jeden135, /-/ wniosków o pobyt czasowy ze względu na inne
okoliczności było 13,1 tys.136, /-/ wniosków o przyznanie lub przedłużenie
ważności Karty Polaka było 414137, /-/ wniosków o wpisanie zaproszenia do
ewidencji zaproszeń było 6,2 tys.138, /-/ wniosków o przedłużenie wizy było 100139.
W latach 2022-2024 DUW wydał 139,2 tys. decyzji merytorycznych z zakresu
spraw dotyczących cudzoziemców, z czego w 2022 r. – 51,6 tys., w 2023 r. – 53,5
tys., a w 2024 r. – 34,2 tys., przy czym decyzji merytorycznych pozytywnych było
130,1 tys., w tym w 2022 r. – 47,6 tys., w 2023 r. – 50,3 tys., a w 2024 r. – 32,2 tys.,
natomiast decyzji merytorycznych negatywnych było 9,1 tys., w tym w 2022 r. –
4,0 tys., w 2023 r. – 3,2 tys., a w 2024 r. – 2,0 tys.
W latach 2022-2024 DUW pozostawił bez rozpoznania 6,8 tys. wniosków
z zakresu spraw dotyczących cudzoziemców, z czego w 2022 r. – 4,1 tys., w 2023
r. – 2,5 tys., a w 2024 r. – 0,3 tys.
W latach 2022-2024 Szef UDSC rozpatrzył 3,3 tys. odwołań od decyzji Wojewody
Dolnośląskiego140. W ww. sprawach Szef UDSC postanowił m.in. o: /-/ uchyleniu
decyzji i udzieleniu zezwolenia w II instancji w 1,1 tys. spraw141, /-/ utrzymaniu
decyzji I instancji w mocy w 0,4 tys. spraw142, /-/ uchyleniu decyzji i przekazaniu
sprawy do ponownego rozpatrzenia przez Wojewodę Dolnośląskiego w 0,3 tys.
spraw143 lub uchyleniu decyzji i umorzeniu postępowania w II instancji w 38
sprawach144, /-/ pozostawieniu odwołań bez rozpoznania w 55 sprawach145.
W okresie objętym kontrolą decyzje wydane przez DUW w sprawach z zakresu
spraw cudzoziemców dotyczyły cudzoziemców będący najczęściej obywatelami:
/-/ w 2022 r. – Ukrainy (38,7 tys.), Białorusi (3,0 tys.), Gruzji (1,6 tys.), Korei
Południowej (1,2 tys.) i Rosji (0,7 tys.), /-/ w 2023 r. – Ukrainy (33,7 tys.), Białorusi
(6,4 tys.), Gruzji (2,0 tys.), Indii (1,3 tys.) i Turcji (1,0 tys.), /-/ w 2024 r. – Ukrainy




129 Z czego w 2022 r. – 19, w 2023 r. – 13, a w 2024 r. – sześć.
130 Z czego w 2022 r. – 30, w 2023 r. – 11, a w 2024 r. – dziewięć.
131 Z czego w 2022 r. – 0,7 tys., w 2023 r. – 0,8 tys., a w 2024 r. – 0,6 tys.

132 Z czego w 2022 r. – 59, w 2023 r. – 78, a w 2024 r. – 10.

133 Z czego w 2022 r. – 10, w 2023 r. – siedem, a w 2024 r. – dwa.

134 Z czego w 2022 r. – 3,2 tys., w 2023 r. – 3,8 tys., a w 2024 r. – 3,6 tys.

135 Z czego w 2022 r. – jeden, w 2023 r. – brak, a w 2024 r. – brak.

136 Z czego w 2022 r. – 4,7 tys., w 2023 r. – 4,6 tys., a w 2024 r. – 3,8 tys.

137 Z czego w 2022 r. – 78, w 2023 r. – 224, a w 2024 r. – 112.

138 Z czego w 2022 r. – 1,1 tys., w 2023 r. – 2,6 tys., a w 2024 r. – 2,4 tys.

139 Z czego w 2022 r. – 58, w 2023 r. – 39, a w 2024 r. – trzy.

140 Z czego w 2022 r. – 0,7 tys., w 2023 r. – 1,5 tys., a w 2024 r. – 1,0 tys.

141 Z czego w 2022 r. – 0,2 tys., w 2023 r. – 0,6 tys., a w 2024 r. – 0,3 tys.

142 Z czego w 2022 r. – 71, w 2023 r. – 117, a w 2024 r. – 159.

143 Z czego w 2022 r. – 29, w 2023 r. – 109, a w 2024 r. – 176.

144 Z czego w 2022 r. – cztery, w 2023 r. – 18, a w 2024 r. – 16.

145 Z czego w 2022 r. – siedmiu, w 2023 r. – 22, a w 2024 r. – 26.

                                           39
(21,1 tys.), Białorusi (4,2 tys.), Indii (0,9 tys.), Turcji (0,7 tys.) i Korei Południowej
(0,7 tys.).

           (akta kontroli tom XXXV str. 376-382 plk 19-89, tom XXXVII str. 235-303)

W latach 2022-2024 do DUW wpłynęło 414 wniosków146 dotyczących przyznania
lub przedłużenia ważności Karty Polaka. Szczegółowemu badaniu poddano
dziewięć wniosków147. W sekcji Stwierdzone nieprawidłowości opisano brak
metryki w aktach sprawy, nieterminowe załatwienie sprawy, niezawiadamianie
o niezałatwieniu sprawy w terminie, błędną informację o terminie załatwienia
sprawy, brak opisu przebiegu rozmowy z wnioskodawcą w notatce służbowej,
nie umożliwienie stronie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów
i materiałów oraz zgłoszonych żądań oraz wprowadzenie i stosowanie
nieznanego ustawie i sprzecznego z prawem trybu umawiania wizyt w celu
złożenia wniosku dotyczącego Karty Polaka.
W latach 2022-2024 w DUW zarejestrowano 11,2 tys. ponagleń148 w sprawach
dotyczących cudzoziemców. Szczegółowemu badaniu poddano 15 spraw149,
w których wpłynęły ponaglenia. W sekcji Stwierdzone nieprawidłowości opisano
niezarejestrowanie ponaglenia w systemie, nieprzekazanie ponaglenia lub
przekazanie po terminie do rozpatrzenia właściwemu organowi, pozostawienie
ponaglenia bez rozpoznania pomimo braku podstaw, nie ustalenie osób
odpowiedzialnych za niezałatwienie sprawy w terminie, błędną informację
o terminie załatwienia sprawy, podejmowanie w sprawie niezasadnych
czynności, długotrwałe prowadzenie sprawy, niezawiadomienie o niezałatwieniu
sprawy w terminie, brak metryki w aktach sprawy lub niezupełną metrykę, nie
udzielenie stronie informacji o stanie sprawy oraz nie umożliwienie stronie
wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych
żądań.
W latach 2022-2024 w DUW zarejestrowano 112,8 tys. zezwoleń na pobyt
czasowy i pracę150 w sprawach dotyczących cudzoziemców. Szczegółowemu
badaniu poddano 12 spraw151. W sekcji Stwierdzone nieprawidłowości opisano



146 Z czego w 2022 r. – 78, w 2023 r. – 224, a w 2024 r. – 112.
147 Wniosek 1 (SOC-PCIII.613.66.2022.GŚ); wniosek 2 (SOC-PCIII.613.37.2024.JG); wniosek 3 (SOC-
  PCIII.613.72.2023.AB); wniosek 4 (SOC-PCIII.613.2.2024.JG); wniosek 5 (SOC-PCIII.613.25.2022.GŚ);
  wniosek 6 (SOC.PCIII.613.15.2023.GŚ); wniosek 7 (SOC.PCIII.613.4.2022.GŚ); wniosek 8 (SOC-
  PCIII.613.161.2023.AB/JG); wniosek 9 (SOC-PCIII.613.67.2024.JG).
148 Z czego w 2022 r. – 4,9 tys., w 2023 r. – 1,5 tys., a w 2024 r. – 4,8 tys. Liczba ponagleń, które

  wpłynęły do DUW w latach 2022-2024 pozostawała niemożliwa do ustalenia, z uwagi na to, że nie
  wszystkie ponaglenia były rejestrowane.
149 Sprawa 1 (nr osoby 4353560); sprawa 2 (nr osoby 2899568); sprawa 3 (nr osoby 5260001); sprawa

  4 (nr osoby 4720499); sprawa 5 (nr osoby 3057306); sprawa 6 (nr osoby 4256195); sprawa 7 (nr
  osoby 3798858); sprawa 8 (nr osoby 2911636); sprawa 9 (nr osoby 4204774); sprawa 10 (nr osoby
  3265508); sprawa 11 (nr osoby 4403221); sprawa 12 (nr osoby 6699738); sprawa 13 (nr osoby
  6030420); sprawa 14 (nr osoby 4535011); sprawa 15 (nr osoby 3109205).
150 Z czego w 2022 r. – 34,8 tys., w 2023 r. – 40,9 tys., a w 2024 r. – 37,1 tys. Liczba zezwoleń, które

  wpłynęły do DUW w latach 2022-2024 pozostawała niemożliwa do ustalenia, z uwagi na to, że nie
  wszystkie zezwolenie były zarejestrowane (na dzień 27 maja 2025 r. wszystkie wnioski pocztowe
  z roku 2024 dotyczące legalizacji pobytu zostały wprowadzone do niezbędnych systemów tj.
  SI Pobyt, Przybysz. Do wprowadzenia, wyłącznie do systemu Pobyt, zostały wnioski z II połowy
  marca 2025 r.).
151 Sprawa 1 (nr osoby 5925231); sprawa 2 (nr osoby 3427268); sprawa 3 (nr osoby 5506100); sprawa

  4 (nr osoby 5200524); sprawa 5 (nr osoby 3177352); sprawa 6 (nr osoby 6258129); sprawa
  7 (nr osoby 3584789); sprawa 8 (nr osoby 3198480); sprawa 9 (nr osoby 4150776); sprawa
  10 (nr osoby 5528678); sprawa 11 (nr osoby 8773389); sprawa 12 (nr osoby 1329168).
                                        40
długotrwałe prowadzenie sprawy, brak metryki w aktach sprawy lub niezupełną
metrykę, niezawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie, nie
umożliwienie stronie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów
oraz zgłoszonych żądań oraz nierzetelne dane w rejestrze zezwoleń na pobyt
czasowy i pracę.

(akta kontroli tom VI str. 448-619, tom VII str. 627-628, tom XXXII str. 1-420, tom
                XXXV str. 23-77, 104-281, 376-382 plk 1-89, tom XXXVII str. 452-464)

W latach 2022-2024, w związku z wydanymi przez Wojewódzki Sąd
Administracyjny we Wrocławiu152 wyrokami w sprawach cudzoziemców, gdzie
wniesiono skargi na przewlekłe postępowanie lub bezczynność Wojewody bądź
niewykonanie wyroku WSA dotyczącego przewlekłości lub bezczynności
Wojewody oraz w związku z wyrokami sądów powszechnych wydanymi
w sprawach z powództwa cywilnego z tytułu odpowiedzialności za szkodę na
skutek zaniechania obowiązku wydania decyzji w sprawach cudzoziemców,
DUW poniósł koszty w łącznej wysokości 12 231,6 tys. zł153. Na kwotę tę składały
się m.in. należności z tytułu: /-/ sum pieniężnych za przewlekłość lub
bezczynność (8 817,8 tys. zł154); /-/ kar grzywny za niewykonanie wyroku sądu
administracyjnego dotyczącego przewlekłości lub bezczynności (173,0 tys. zł155);
/-/ odszkodowania z tytułu odpowiedzialności za szkodę na skutek zaniechania
obowiązku wydania decyzji (61,8 tys. zł156); /-/ odsetek (18,2 tys. zł157); /-/ kosztów
postępowania egzekucyjnego, w tym opłat komorniczych (40,4 tys. zł158).
Ponadto w 2025 r.159 DUW poniósł koszty w łącznej wysokości 35,9 tys. zł, w tym
22,5 tys. zł zasądzonego odszkodowania, 6,9 tys. zł odsetek i 6,5 tys. zł kosztów
postępowania160.
Według stanu na 31 grudnia 2024 r. w DUW pozostawało do rozpatrzenia co
najmniej 60,6 tys. spraw cudzoziemców.
  (akta kontroli tom X str. 1-10, tom XXXVI str. 1-10, 225-655 plk 1-6, tom XXXVII
                                        str. 111-114, 144-145, 153-159, 203-216)

W latach 2022-2024 w sprawach cudzoziemców wniesiono 9,7 tys.161 skarg na
przewlekłe postępowanie lub bezczynność Wojewody bądź niewykonanie
wyroku WSA dotyczącego przewlekłości lub bezczynności Wojewody, z czego
9,1 tys.162 skarg na przewlekłe postępowanie lub bezczynność Wojewody oraz




152 Dalej: WSA.
153 W 2022 r. – 7 155,4 tys. zł, w 2023 r. – 3 299,3 tys. zł, w 2024 r. – 1 776,9 tys. zł.
154 W 2022 r. – 5 295,3 tys. zł, w 2023 r. – 2 299,0 tys. zł, w 2024 r. – 1 223,6 tys. zł.

155 W 2022 r. – 91,0 tys. zł, w 2023 r. – 55,9 tys. zł, w 2024 r. – 26,1 tys. zł.

156 W 2022 r. – 0,0 tys. zł, w 2023 r. – 28,3 tys. zł, w 2024 r. – 33,5 tys. zł.

157 W 2022 r. – 0,0 tys. zł, w 2023 r. – 7,0 tys. zł, w 2024 r. – 11,2 tys. zł.

158 W 2022 r. – 25,7 tys. zł, w 2023 r. – 11,4 tys. zł, w 2024 r. – 3,3 tys. zł. Zobowiązania te zostały

  zrealizowane w terminie od 52 do 861 dni od uprawomocnienia się wyroków oraz od 15 do 811 dni
  od ich daty wpływu do DUW.
159 Według stanu na 5 marca 2025 r.

160 W innej sprawie wyrok sądu powszechnego zasądzający od DUW na rzecz powoda

  odszkodowanie w kwocie 77,5 tys. zł, wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie liczonymi od 11
  marca 2023 r. do dnia zapłaty, oraz 6,1 tys. zł tytułem zwrotu kosztów procesu, pozostawał
  nieprawomocny.
161 W 2022 r. – 5,2 tys., w 2023 r. – 1,9 tys., w 2024 r. – 2,7 tys.

162 W 2022 r. – 4,9 tys., w 2023 r. – 1,7 tys., w 2024 r. – 2,5 tys.

                                        41
343163 skarg na niewykonanie wyroku WSA dotyczącego przewlekłości lub
bezczynności Wojewody.
Opisane wcześniej skargi, z lat 2022-2024, dotyczyły wniosków w sprawach
cudzoziemców wniesionych w 2016 r. – cztery skargi, 2017 r. – 32 skargi, 2018 r.
– 0,2 tys. skarg, 2019 r. – 0,6 tys. skarg, 2020 r. – 1,3 tys. skarg, 2021 r. – 2,2 tys.
skarg, 2022 r. – 2,0 tys. skarg, 2023 r. – 0,7 tys. skarg oraz 2024 r. – 0,2 tys. skarg.
W zakresie 9,1 tys. skarg na przewlekłe postępowanie lub bezczynność
Wojewody, dotyczących spraw cudzoziemców, pochodzących z lat 2022-2024,
wg stanu na 20 lutego 2025 r., DUW przekazał do WSA tylko 6,8 tys. z nich (tj.
75%). Prawomocnie wydanych wyroków, w sprawie tych przekazanych skarg,
było jedynie 2,0 tys. (tj. 29%). Nierozpoznanych prawomocnie skarg było zaś aż
7,1 tys. (tj. 78%).
Zaprezentowane dane mogły nie uwzględniać wszystkich skarg, z uwagi na to,
że nie wszystkie skargi mogły zostać zarejestrowane lub precyzyjnie opisane
w aplikacji DUW164. W związku z tymi skargami, jak również w związku
z nierozpoznanymi obecnie sprawami cudzoziemców, gdzie skargi takie mogą
wpłynąć, mogą być zasądzone dalsze sumy pieniężne, grzywny i inne należności
od DUW na rzecz cudzoziemców, o czym można wnioskować, biorąc pod uwagę
dotychczasową linię orzeczniczą WSA i badaną praktykę DUW.

(akta kontroli tom XXXVI str. 1-10, 225-655 plk 1-6, tom XXXVII str. 111-114, 144-
                                                          145, 153-159, 203-216)

Zaniechania DUW skutkujące, w latach 2022-2024, poniesieniem kosztów
związanych z wyrokami sądów administracyjnych i sądów powszechnych, jak
również zaniechania DUW, z tego okresu, związane z nierozpoznaniem istotnej
liczby spraw cudzoziemców, pochodzących z lat 2016-2024, co skutkowało lub
może skutkować wnoszeniem skarg lub powództw do sądów administracyjnych
lub sądów powszechnych oraz ponoszeniem przez DUW dalszych kosztów,
a ponadto nie przekazanie przez DUW do WSA, do 20 lutego 2025 r., szeregu
skarg na przewlekłe postępowanie lub bezczynność Wojewody, opisano w sekcji
Stwierdzone nieprawidłowości.
W okresie objętym kontrolą obowiązywały przepisy epizodyczne dotyczące
szczególnego traktowania niektórych spraw cudzoziemców (art. 100c i art. 100d
ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku
z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa165). DUW nie podjął jednak
w związku z tym właściwych działań organizacyjnych, co omówiono w sekcji
Stwierdzone nieprawidłowości.
O powyższych okolicznościach, wskazujących na wysokie prawdopodobieństwo
powstania znacznej szkody w mieniu publicznym166, NIK zawiadomił DUW
w trybie art. 51 ust. 1 ustawy o NIK.


163 W 2022 r. – 181, w 2023 r. – 114, w 2024 r. – 48.
164 „Skargi.duw.pl”.
165 Dz. U. z 2024 r. poz. 167 ze zm.; dalej: ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy.

166 Szkoda ta może wynikać z tego, że DUW posiada nierozpatrzone 60,6 tys. spraw odnośnie części

  których, w latach 2022-2024, co do przewlekłego ich prowadzenia lub bezczynności Wojewody
  w ich ramach, wniesiono do WSA 9,1 tys. skarg, zaś sprawy te nie zostały poddane niezbędnej
  analizie i podziałowi pod kątem tego, czy znajdują do nich zastosowanie art. 100c ust. 1-4 i art. 100d
  ust. 1-4 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Nie podjęto wobec tego, co do tych spraw,
  niezbędnych kroków organizacyjnych i prawnych, mających na celu, z jednej strony – zapewnienie
  prowadzenia ich bez zbędnej zwłoki, tam gdzie jest to konieczne, a z drugiej strony – ochronę
                                        42
W kontekście powyższego zwracała uwagę polityka DUW w zakresie wydatków
związanych z wynagrodzeniami pracowników WSOiC. W 2022 r. zatrudnionych
w DUW było 320 osób zajmujących się sprawami paszportowymi
i cudzoziemców. Osobom tym z tytułu wynagrodzenia zasadniczego wypłacono
10 699,6 tys. zł (średnio 33,4 tys. zł na osobę). Dodatki funkcyjne, zadaniowe,
specjalne lub motywacyjne w kwocie 1 032,6 tys. zł otrzymało 161 osób (średnio
6,4 tys. zł na osobę). Żadna osoba nie otrzymała dodatku związanego z pracą
poza normalnymi godzinami pracy. Premie i nagrody w kwocie 1 084,1 tys. zł
otrzymało zaś 258 osób (średnio 4,2 tys. zł na osobę). W 2023 r. zatrudnione
w DUW było 324 osoby zajmujące się sprawami paszportowymi i cudzoziemców.
Osobom tym z tytułu wynagrodzenia zasadniczego wypłacono 14 776,5 tys. zł
(średnio 45,6 tys. zł na osobę). Dodatki funkcyjne, zadaniowe, specjalne lub
motywacyjne w kwocie 1 638,8 tys. zł otrzymało 285 osób (średnio 5,6 tys. zł na
osobę). Dodatki związane z pracą poza normalnymi godzinami pracy otrzymało
11 osób w kwocie 10,8 tys. zł (średnio 1,0 tys. zł na osobę). Premie i nagrody
w kwocie 1 220,8 tys. zł otrzymało zaś 299 osób (średnio 4,1 tys. zł na osobę).
W 2024 r. zatrudnionych w DUW było 321 osób zajmujących się sprawami
paszportowymi i cudzoziemców. Osobom tym z tytułu wynagrodzenia
zasadniczego wypłacono 16 739,4 tys. zł (średnio 52,1 tys. zł na osobę). Dodatki
funkcyjne, zadaniowe, specjalne lub motywacyjne w kwocie 241,8 tys. zł
otrzymało 71 osób (średnio 3,4 tys. zł na osobę). Dodatki związane z pracą poza
normalnymi godzinami pracy otrzymało 10 osób w kwocie 16,0 tys. zł (średnio
1,6 tys. zł na osobę). Premie i nagrody w kwocie 1 694,6 tys. zł otrzymało zaś
271 osób (średniorocznie 6,3 tys. zł na osobę).

    (akta kontroli tom XXXVI str. 1-10, 225-655 plk 1-6, tom XXXVII str. 1-18, 111-
                                                           114, 144-145, 153-159, 203-216)

W celu zapewnienia sprawnej obsługi paszportowej w DUW udostępniono,
klientom poprzez stronę internetową167 w zakładce „Paszporty”, informacje
dotyczące: godzin obsługi klienta w Urzędzie oraz jego trzech delegaturach168;
miejsc składania wniosków o wydanie dokumentów paszportowych169; opłat za
ich wydanie; internetowej rezerwacji terminu obsługi170 oraz statusu kolejki171.
Od 13 listopada 2022 r., tj. po uchyleniu ustawy z dnia 13 lipca 2006 r.
o dokumentach paszportowych172 wnioski o wydanie dokumentów
paszportowych – zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o paszportach – składane były
w formie dokumentu utrwalonego w postaci elektronicznej, przy użyciu
formularza, wypełnianego przez organ paszportowy na podstawie danych
podanych przez wnioskodawcę i danych zawartych w RDP lub w rejestrze PESEL,
podpisanego przez wnioskodawcę za pomocą urządzenia umożliwiającego
elektroniczne złożenie podpisu, o którym mowa w art. 32 ust. 1 tejże ustawy.



  interesów majątkowych Skarbu Państwa przed koniecznością ponoszenia kosztów, związanych ze
  znajdującymi oparcie w prawie działaniami.
167 Pod adresem: https://www.gov.pl/web/dolnoslaki-uw.

168 W poniedziałek, wtorek, czwartek, piątek w godzinach od 8:15 do 15:30 oraz w środę w godzinach

  od 8:00 do 18:00.
169 W DUW, w delegaturach oraz w TPP.

170 W DUW i delegaturach oraz sześciu TPP (Bolesławcu, Dzierżoniowie, Strzelinie, Środzie Śląskiej,

  Trzebnicy i C.H. Magnolia we Wrocławiu).
171 Pod adresem: https://rezerwacje.duw.pl/status_kolejek/.

172 Dz. U. z 2022 r. poz. 197 (dalej: ustawa o dokumentach paszportowych z 2006 r.).

                                      43
Przypadki udostępniania nierzetelnych informacji klientom Urzędu opisano
w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.
Na stronie internetowej Urzędu173 wydzielono zakładkę poświęconą
cudzoziemcom w zakresie zalegalizowania pobytu. Opublikowana w dwóch
wersjach językowych (angielskiej i ukraińskiej). Zakładka ta w czterech krokach
prezentowała proces legalizacji pobytu: [1] ankieta, aby poznać możliwości
w zakresie wjazdu i pobytu dopasowane do sytuacji, [2] link z przekierowaniem
w celu wypełnienia wniosku w aplikacji MOS, [3] link z przekierowaniem do
aplikacji Przybysz w celu założenia konta, oraz [4] link do aplikacji wizyta w celu
rezerwacji wizyty w DUW lub jednej z jego delegatur. Brak aktywnego linku do
rezerwacji wizyty174 oraz brak możliwości dokonania rezerwacji wizyty w innym
języku, niż język polski, opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.

(akta kontroli tom I str. 330-331, tom VI str. 114-147, 150-157, 319-363, tom XVI
                                             str. 349-350, tom XXIII str. 30-34, 283-285)

W trakcie przeprowadzanych oględzin175 nie stwierdzono tworzenia się kolejek
osób do obsługi paszportowej (nie było osób oczekujących na zewnątrz
budynków). Umawianie się klienta na wizytę w celu złożenia wniosku
paszportowego odbywało się m.in. elektronicznie poprzez stronę internetową
DUW176. Przeprowadzone oględziny systemu kolejkowego Urzędu oraz jego




173 Pod adresem: https://www.gov.pl/web/dolnoslaski-uw/cudzoziemcy-info .
174 Pod adresem: https://wizyta.duw.pl/ .
175 Tj. w Urzędzie we Wrocławiu, w Delegaturze w Legnicy, TPP w Środzie Śląskiej i TPP w Centrum

  Obsługi Mieszkańca VI.
176 Tj. https://rezerwacje.duw.pl/pol/login.

  Do 20 lutego 2025 r. funkcjonowała strona https://www.duw.pl, a informacje na stronach
  bip.duw.pl stanowią archiwum Biuletynu Informacji Publicznej, dostępnego tylko do odczytu.
                                     44
trzech delegatur, w dniach 24177 i 27178 stycznia 2025 r. (tj. piątek i poniedziałek),
wykazały limitowaną dostępność procedur z zakresu spraw paszportowych, tj.:
1) w delegaturach aktywny okres rezerwacji wizyt w zakresie złożenia wniosku
paszportowego/odbioru paszportu wynosił pięć dni roboczych (odpowiednio: od
24 do 30 stycznia 2025 r.179 oraz od 27 stycznia do 31 stycznia 2025 r.180),
2) w DUW aktywny okres rezerwacji wizyt na złożenie wniosku
paszportowego/odbiór paszportu wynosił 14 dni kalendarzowych (odpowiednio
od 24 stycznia do 6 lutego 2025 r. 181 oraz od 27 stycznia do 9 lutego 2025 r.182).

                                                          (akta kontroli tom VI str. 118-147)

W kwestii rozwiązań organizacyjnych usprawniających obsługę paszportową
Dyrektor Wydziału wskazał m.in., że: [1] wprowadzono system elektronicznej
rezerwacji wizyt (wrzesień 2022 r.)183; [2] utworzono TPP w Dzierżoniowie,
Kłodzku, Ząbkowicach Śląskich i Wołowie (2022 r.); [3] wprowadzono obsługę
rezerwacji internetowych w godz. od 9.00 do 12.00 (od lutego 2023 r.)184;
[4] utworzono kolejne TPP w Strzelinie i Środzie Śląskiej (2023 r.);
[5] uruchomiono dwie równorzędne kolejki dotyczące możliwości złożenia
wniosku o paszport, tj. rezerwację internetową oraz możliwość pobrania biletu
z dyspensera (marzec 2024 r.); [6] zwiększono ilość rezerwacji internetowych na
złożenie wniosku o paszport oraz rozpowszechniono informację o możliwości
wnoszenia opłaty za paszport kartą płatnicza przy okienku obsługi, skutkiem
czego zmniejszyła się ilość wniosków w sprawie zwrotu opłat (czerwiec 2024 r.);
[7] uruchomiono stanowiska informacji paszportowej oraz wprowadzono usługę
biletowaną bez limitu biletów (czerwiec 2024 r.); [8] uruchomiono dodatkowe
TPP w Miliczu i Bolesławcu (2024 r.), w styczniu 2025 r. w Zgorzelcu; w kwietniu
2025 r. w Kątach Wrocławskich i na wrocławskim lotnisku.

                            (akta kontroli tom I str. 127, tom VI str. 181-185, 283-284)




177 W godz. 10.00 i 14.00.
178 O godz. 8.45.
179 W zakresie złożenia wniosku o paszport pierwszy wolny termin 27 stycznia 2025 r. w Jeleniej Górze

  i Legnicy (od godz. 8.45. do godz. 14.45) i w Wałbrzychu (od godz. 8.35 do godz. 14.45); w zakresie
  odbioru paszportu pierwszy wolny termin 27 stycznia 2025 r. w Jeleniej Górze (od godz. 8.15.do
  godz. 14.45), Legnicy (od godz. 9.10 do godz. 11.50) i Wałbrzychu (od 8.35 godz. do godz.14.45).
180 W zakresie złożenia wniosku o paszport pierwszy wolny termin 27 stycznia 2025 r. w Jeleniej Górze

  (od godz. 11.30 do godz. 14.45), w Legnicy (od godz. 11.00 do godz. 11.50) i w Wałbrzychu (od godz.
  11.15 do godz. 15.00.); w zakresie odbioru paszportu pierwszy wolny termin 27 stycznia 2025 r.
  w Jeleniej Górze (od godz. 11.05 do godz. 14.45), w Legnicy (od godz. 11.00 do godz. 11.50) oraz
  w Wałbrzychu (od godz. 11.05 do godz. 14.45.).
181 W zakresie złożenia wniosku o paszport pierwszy wolny termin 4 lutego 2025 r. (od godz. 12.28

  do 13.48); w zakresie odbioru paszportu pierwszy wolny termin 27 stycznia 2025 r. (od godz. 8.50
  do godz. 14.50).
182 W zakresie złożenia wniosku o paszport pierwszy wolny termin 5 lutego 2025 r. (od godz. 12.52

  do godz. 14.12), w zakresie odbioru paszportu pierwszy wolny termin 27 stycznia 2025 r. (od godz.
  11.35 do godz. 14.35).
183 Wcześniej, z uwagi na obowiązujący do 16 maja 2022 r. stan epidemii, obowiązywała rezerwacja

  telefoniczna.
184 Od godz. 12.00 obsługiwano tylko osoby, które pobrały bilet z dyspensera.

                                       45
W DUW oraz jego trzech delegaturach (na salach obsługi) nie funkcjonowały
odrębne stanowiska, na których dokonywana byłaby weryfikacja kompletności
dokumentów przed złożeniem wniosku o wydanie dokumentu paszportowego.

  (akta kontroli tom VI str. 181-185, tom VII str. 607-608, tom XXXIV str. 275-519)

Obywatele polscy załatwiający sprawy paszportowe mogli w sposób
elektroniczny: [1] potwierdzić odbiór paszportu lub innego dokumentu
paszportowego, który dostarczył kurier, w przypadku wydania paszportu przez
konsula185; [2] sprawdzić czy paszport lub inny dokument paszportowy jest
gotowy do odbioru186; [3] sprawdzić czy paszport lub inny dokument
paszportowy jest ważny187; [4] sprawdzić swoje dane w Rejestrze Dokumentów
Paszportowych188; [5] sprawdzić jak uzyskać drugi paszport189; [6] złożyć wniosek
o wydanie dokumentu paszportowego dla małoletniego dziecka, które nie
ukończyło 12 lat190, [7] wyrazić zgodę na wydanie paszportu dla małoletniego
dziecka191; [8] sprawdzić jak uzyskać paszport tymczasowy192; [9] zgłosić utratę
lub uszkodzenie paszportu albo innego dokumentu paszportowego193.

                                                  (akta kontroli tom VI str. 118-147)

Na podstawie danych dotyczących obsługi paszportowej, obejmujących lata
2022-2024, ustalono m.in., że:
[1] liczba wpływających do Urzędu wniosków o wydanie paszportu oraz
paszportu tymczasowego wynosiła: w 2022 r. – 133 tys., w 2023 r. – 202,4 tys.,
w 2024 r. 215,8 tys.; tym samym liczba wniosków złożonych w 2024 r. wzrosła
w stosunku do 2022 r. o ponad 60%;
[2] liczba wydanych dokumentów paszportowych wynosiła: w 2022 r. –
186,8 tys., w 2023 r. – 199,0 tys. w 2024 r. – 219,8 tys.;
[3] liczba wydanych decyzji o odmowie wydania paszportów wyniosła: w 2022 r.
cztery, w 2023 r. 10 a w 2024 r. sześć;
[4] liczba spraw dotyczących wniosków o odmowę wydania paszportu wyniosła:
w 2022 r. – 281, w 2023 r. 265, w 2024 r. 296;
[5] liczba spraw dotyczących wniosków o unieważnienie paszportu wyniosła
w 2022 r. 115, w 2023 r. 127 a w 2024 r. 134;
[6] liczna spraw   dotyczących      stosowania     i  uchylenia              środków
zapobiegawczych : w 2022 r. 756, w 2023 r. 892 a w 2024 r. 508.
               194


W kontrolowanym okresie nie złożono do Urzędu odwołań od decyzji oraz skarg
do WSA w sprawach paszportowych.

                                (akta kontroli tom I str.13-14, 82-88, 455-464, 615)




185 https://www.gov.pl/web/gov/potwierdz-odbior-paszportu-ktory-dostarczyl-kurier.
186 https://www.gov.pl/web/gov/sprawdz-czy-paszport-jest-gotowy.
187 https://www.gov.pl/web/gov/sprawdz-czy-paszport-jest-wazny.

188 https://www.gov.pl/web/gov/sprawdz-swoje-dane-w-rejestrze-dokumentow-paszportowych.

189 https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-drugi-paszport.

190 https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-paszport-dla-dziecka.

191 https://www.gov.pl/web/gov/wyraz-zgode-na-wydanie-paszportu.

192 https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-paszport-tymczasowy.

193 https://www.gov.pl/web/gov/zglos-utrate-lub-zniszczenie-paszportu.

194 Tj. sprawy dotyczące zastosowania oraz uchylenia lub zmiany przez uprawniony organ

  prawomocnego środka zapobiegawczego w postaci zakazu opuszczania kraju połączonego
                                 46
W okresie od 14 listopada 2022 r. do 31 grudnia 2024 r. Urząd 344 spraw na
196,2 tys. spraw (0,2%)195 rozpatrzył sprawy paszportowe w terminie
przekraczającym 30 dni od jego złożenia do daty jego wydania196, tj. w okresie od
31 do 679 dni. Kontrolą objęto sprawy, których rozpatrzenie przekroczyło 99 dni
– tj. 24 sprawy. Nieprawidłowości stwierdzone w wyniku przeprowadzonego
badania opisano w sekcji Stwierdzone nieprawidłowości.

                  (akta kontroli tom II str. 1-6, tom VI str. 366-427, tom VII 532-536)
Badaniem w zakresie obsługi paszportowej objęto dodatkowo 51 spraw, w tym
30 dotyczących wydania paszportu zwykłego197; 21 spraw dotyczących wydania
paszportu tymczasowego198 oraz 15 spraw199 dotyczących: [a] wydania decyzji
o odmowie wydania paszportu lub jego unieważnieniu oraz [b] stosowania lub
uchylenia środków zapobiegawczych. W jego wyniku stwierdzono m.in., że:
[1] we wszystkich przypadkach zachowano zasadę wnikliwości postępowania:
[a] każdorazowo rozstrzygnięcie w sprawie wydania paszportu/paszportu
tymczasowego było poprzedzone weryfikacją kompletności wniosku
i potwierdzenia dokonania opłaty paszportowej oraz [b] w każdym przypadku
dotyczącym paszportu tymczasowego wystąpiły okoliczności uzasadniające
wydanie tego dokumentu200;
[2] w wszystkich przypadkach dotyczących wydania paszportu tymczasowego
oraz wydania paszportu zwykłego rozstrzygnięcie było pozytywne, tj. sprawa
zakończyła się wydaniem dokumentu;
[3] w 50 przypadkach, poza jednym, który został opisany w sekcji Stwierdzone
nieprawidłowości, Urząd rozpatrzył sprawy paszportowe w terminie
nieprzekraczającym 30 dni od jego złożenia do daty jego wydania201;
[4] liczba dni od daty złożenia wniosku o wydanie paszportu zwykłego do daty
wydania paszportu (przyjęcia paszportu na stan wyniosła od trzech do 28 dni
roboczych202);
[5] na 21 wniosków o wydanie paszportu tymczasowego w przypadku 11 spraw
Urząd nie wydał paszport (przyjął paszport na stan) w tym samym dniu, lecz nie
dłużej niż w ciągu trzech dni roboczych203;
[6] Urząd bez zbędnej zwłoki prowadził postępowania administracyjne
w sprawach paszportowych dotyczących odmowy wydania paszportu lub jego



  z zatrzymaniem dokumentu paszportowego lub o tymczasowym zatrzymaniu dokumentu
  paszportowego przez uprawniony organ.
195 Dane (historię zmian, tj. logów), za pośrednictwem DUW, pozyskano z Ministerstwa Cyfryzacji,

  sprawującego nadzór nad RDP.
196 Status (log): przyjęty na stan i gotowy do wydania obywatelowi.

197 Po pięć pierwszych wniosków o wydanie paszportu zwykłego z lutego i z kwietnia, z lat 2022-2024,

  złożonych w DUW.
198 Wnioski o wydanie paszportu tymczasowego z IV kwartału 2024 r., złożone w DUW.

199 Tj. spraw wszczętych w latach 2022-2024, ujęte w rejestrze spraw pod nr: [a] 12, 49, 68, 83 i 143

z 2022 r.; [b] 5, 16, 167, 190 9 255 z 2023 r. oraz [c] 10, 101, 168, 183 i 214 z 2024 r.
200 Tj. przesłanki wynikające z art. 48 ustawy o dokumentach paszportowych.

201 Status (log): przyjęty na stan i gotowy do wydania obywatelowi.

202 W dziewięciu przypadkach, siedem spraw w ciągu czterech dni roboczych, trzy sprawy w ciągu

  pięciu dni roboczych, jedna sprawa w ciągu sześciu dni roboczych, trzy sprawy w ciągu 10 dni
  roboczych, po jednej sprawie odpowiednio w ciągu 11, 12 i 15 dni roboczych, trzy sprawy w ciągu
  27 dni roboczych oraz jedna sprawa w ciągu 28 dni roboczych.
203 W jednym przypadku, cztery sprawy w ciągu jednego dnia roboczego; sześć spraw w ciągu dwóch

  dni roboczych.
                                       47
                   unieważnienia oraz wprowadzał do RDP zastosowane przez uprawnione organy
                   środki zapobiegawcze oraz ich uchylanie.

                     (akta kontroli tom I str. 289-291, 468-553, 609, tom II str. 11-168, 209-212, tom
                                                   III str. 164-496, tom VI str. 366-427, tom VIII str. 1-428)

                   W latach 2022-2024 Wydział współpracował z sześcioma organizacjami
                   pozarządowymi204. Dyrektor Wydziału wyjaśniła m.in., że współpraca ta
                   odbywała się w formie staży dla osób bezrobotnych. Osoby realizujące staże
                   pracowały pod nadzorem pracownika Wydziału (opiekuna) wykonując proste ale
                   czasochłonne czynności kancelaryjno biurowe205. Osoby te były oddelegowane
                   do pracy w różnych oddziałach. Współpraca ta miała na celu zminimalizowanie
                   zaległości w procedowaniu spraw w Wydziale oraz ich skutków, tj. przede
                   wszystkim ograniczenia liczby składanych przez pełnomocników cudzoziemców
                   skarg i wypłacanych przez DUW kwot zasądzonych odszkodowań.
                   Ponadto WSOiC, w analogicznym okresie, współpracował ze Strażą Graniczną,
                   Komendą Wojewódzką Policji oraz Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego.
                   Współpraca ta nie była sformalizowana zawartymi porozumieniami.
                   Z informacji uzyskanych od Komendanta Nadodrzańskiego Oddziału Straży
                   Granicznej wynikało, że na podstawie danych uzyskanych z DUW
                   funkcjonariusze Straży Granicznej dokonywali weryfikacji autentyczności
                   dokumentów przedkładanych przez cudzoziemców na potrzeby spraw
                   rozpatrywanych w DUW206. Straż Graniczna otrzymała od DUW 38 informacji
                   w zakresie nielegalnego pobytu cudzoziemców. Na tej podstawie Straż
                   Graniczna przeprowadziła 28 kontroli legalności pobytu207.

                                                                            (akta kontroli tom VI str. 632-642)

     Stwierdzone   W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie
nieprawidłowości   stwierdzono następujące nieprawidłowości:

                   1. W DUW dopuszczono się zaniechań skutkujących, w latach 2022-2024,
                   poniesieniem kosztów związanych z wyrokami sądów administracyjnych i sądów
                   powszechnych, zaniechano, w tym okresie, rozpoznania istotnej liczby spraw
                   cudzoziemców, pochodzących z lat 2016-2024, co skutkowało lub może
                   skutkować wnoszeniem skarg lub powództw do sądów administracyjnych lub
                   sądów powszechnych oraz ponoszeniem przez DUW dalszych kosztów,
                   a ponadto nie przekazano do WSA, do 20 lutego 2025 r., szeregu skarg na
                   przewlekłe postępowanie lub bezczynność Wojewody, tj.:
                   a) w latach 2022-2024, w związku z wydanymi przez WSA wyrokami w sprawach
                   cudzoziemców, gdzie wniesiono skargi na przewlekłe postępowanie lub


                   204 Tj. W 2022 r. z: Fundacją Aktywizacji Społecznej bestWay oraz z Fundacją Dar Edukacji; w 2023 r.
                     z: Fundacją Aktywizacji Osób Niepełnosprawnych Fazon oraz Sustinae; w 2024 r. z: Fundacją
                     Sustinae; Fundacją Aktywizacji Osób Niepełnosprawnych Fazon oraz Fundacją Eudajmonia.
                   205 Np. kopiowanie akt do sądu, archiwizacja dokumentów.

                   206 W 2022 r. – w 758 przypadkach, w 2023 r. – w 1029 przypadkach, w 2024 r. – w 733 przypadkach.

                     W pięciu przypadkach wszczęto postępowanie przygotowawcze w związku z faktem posłużenia się
                     przez cudzoziemca podrobionymi lub przerobionymi albo poświadczającymi nieprawdę
                     dokumentem, które w trzech przypadkach zakończyło się umorzeniem postępowania.
                   207 W związku z kontrolami 19 osób zatrzymano i zobowiązano do opuszczenia terytorium

                     Rzeczypospolitej Polskiej, a na sześć osób nałożono mandat karny. W zakresie nielegalnego
                     zatrudniania cudzoziemców dokonano dziewięciu kontroli legalności zatrudnienia, w ramach
                     których ujawniono dziewięć przypadków nielegalnego wykonywania pracy.
                                                         48
bezczynność Wojewody bądź niewykonanie wyroku WSA dotyczącego
przewlekłości lub bezczynności Wojewody oraz w związku z wyrokami sądów
powszechnych wydanymi w sprawach z powództwa cywilnego z tytułu
odpowiedzialności za szkodę na skutek zaniechania obowiązku wydania decyzji
w sprawach cudzoziemców, DUW poniósł koszty w łącznej wysokości
12 231,6 tys. zł208. Na kwotę tę składały się m.in. należności z tytułu: /-/ sum
pieniężnych za przewlekłość lub bezczynność (8 817,8 tys. zł209); /-/ kar grzywny
za niewykonanie wyroku sądu administracyjnego dotyczącego przewlekłości lub
bezczynności (173,0 tys. zł210); /-/ odszkodowania z tytułu odpowiedzialności za
szkodę na skutek zaniechania obowiązku wydania decyzji (61,8 tys. zł211); /-/
odsetek (18,2 tys. zł212); /-/ kosztów postępowania egzekucyjnego, w tym opłat
komorniczych (40,4 tys. zł213),
b) według stanu na 31 grudnia 2024 r. w DUW pozostawało do rozpatrzenia co
najmniej 60,6 tys. spraw cudzoziemców214,
c) zaniechań DUW w zakresie spraw cudzoziemców, które skutkowały, w latach
2022-2024, wniesieniem 9,7 tys.215 skarg na przewlekłe postępowanie lub
bezczynność Wojewody bądź niewykonanie wyroku WSA dotyczącego
przewlekłości lub bezczynności Wojewody216, z czego 9,1 tys.217 skarg na
przewlekłe postępowanie lub bezczynność Wojewody oraz 343218 skarg na
niewykonanie wyroku WSA dotyczącego przewlekłości lub bezczynności
Wojewody, przy czym skargi te dotyczyły wniosków w sprawach cudzoziemców
wniesionych w 2016 r. – cztery skargi, 2017 r. – 32 skargi, 2018 r. – 0,2 tys. skarg,
2019 r. – 0,6 tys. skarg, 2020 r. – 1,3 tys. skarg, 2021 r. – 2,2 tys. skarg, 2022 r. –
2,0 tys. skarg, 2023 r. – 0,7 tys. skarg oraz 2024 r. – 0,2 tys. skarg,
d) w zakresie 9,1 tys. skarg na przewlekłe postępowanie lub bezczynność
Wojewody, dotyczących spraw cudzoziemców, pochodzących z lat 2022-2024,
wg stanu na 20 lutego 2025 r., DUW przekazał do WSA tylko 6,8 tys. z nich (tj.
75%)219,
e) aplikacja, za pomocą której DUW monitorował powyższe procesy220, nie
zawierała kompletnych danych lub dane te mogły zostać nieprecyzyjnie opisane,
co uniemożliwiało DUW sprawowanie bieżącej i zupełnej kontroli nad ww.
procesami oraz skutkowało ustaleniem zaprezentowanych powyżej danych jako
wartości „nie mniejszych niż”.



208 W 2022 r. – 7 155,4 tys. zł, w 2023 r. – 3 299,3 tys. zł, w 2024 r. – 1 776,9 tys. zł.
209 W 2022 r. – 5 295,3 tys. zł, w 2023 r. – 2 299,0 tys. zł, w 2024 r. – 1 223,6 tys. zł.
210 W 2022 r. – 91,0 tys. zł, w 2023 r. – 55,9 tys. zł, w 2024 r. – 26,1 tys. zł.

211 W 2022 r. – 0,0 tys. zł, w 2023 r. – 28,3 tys. zł, w 2024 r. – 33,5 tys. zł.

212 W 2022 r. – 0,0 tys. zł, w 2023 r. – 7,0 tys. zł, w 2024 r. – 11,2 tys. zł.

213 W 2022 r. – 25,7 tys. zł, w 2023 r. – 11,4 tys. zł, w 2024 r. – 3,3 tys. zł.

214 Według stanu na 3 czerwca 2025 r. pozostawało nierozpatrzonych 59,1 tys. spraw (spadek o 2,5%

  w stosunku do 31 grudnia 2024 r.).
215 W 2022 r. – 5,2 tys., w 2023 r. – 1,9 tys., w 2024 r. – 2,7 tys.

216 W związku z tymi skargami, jak również w związku z nierozpoznanymi obecnie sprawami

  cudzoziemców, gdzie skargi takie mogą wpłynąć, mogą być zasądzone dalsze sumy pieniężne,
  grzywny i inne należności od DUW na rzecz cudzoziemców, o czym można wnioskować, biorąc pod
  uwagę dotychczasową linię orzeczniczą WSA i badaną praktykę DUW.
217 W 2022 r. – 4,9 tys., w 2023 r. – 1,7 tys., w 2024 r. – 2,5 tys.

218 W 2022 r. – 181, w 2023 r. – 114, w 2024 r. – 48.

219 Prawomocnie wydanych wyroków, w sprawie tych przekazanych skarg, było jedynie 2,0 tys. (tj.

  29%). Nierozpoznanych prawomocnie skarg było zaś aż 7,1 tys. (tj. 78%).
220 „Skargi.duw.pl”.

                                     49
Powyższy stan rzeczy nie spełniał kryteriów legalności i rzetelności, w zakresie
w jakim DUW, na skutek nie rozpoznania lub nieterminowego rozpoznawania
spraw cudzoziemców, nie realizowania wyroków sądowych i nie przekazywania
skarg do sądów administracyjnych, braku należytej organizacji i monitoringu
tych procesów oraz braku wdrożenia adekwatnych i skutecznych działań
naprawczych, poniósł z tym związane koszty lub naraził się na ich poniesienie
w przyszłości.
O powyższych okolicznościach, wskazujących na wysokie prawdopodobieństwo
powstania znacznej szkody w mieniu publicznym, NIK zawiadomił DUW w trybie
art. 51 ust. 1 ustawy o NIK.
Obecna Wojewoda Dolnośląska wskazała, że mając na celu zapobieżenie
stanowi zagrożenia poleciła właściwym wydziałom DUW podjęcie stosownych
środków zaradczych.
Obecna Dyrektor WSOiC wyjaśniła, że w 2024 r. podjęto działania o charakterze
organizacyjnym i dyscyplinującym, mające na celu zaradzenie opisanemu
powyżej stanowi rzeczy, w tym przeanalizowanie go i naprawienie
występujących nieprawidłowości, a ponadto zadeklarowano wzmocnienie
nadzoru w tym zakresie.

  (akta kontroli tom VIII 429-595, tom X str. 1-10, 658-753, tom XI str. 1-510, tom
      XXVI str. 1-556, tom XXVII str. 1-555, tom XXVIII str. 1-556, tom XXIX str. 1-490,
 tom XXX str. 130-555, tom XXXVI str. 1-10, 225-655 plk 1-6, tom XXXVII str. 111-
      114, 144-145, 153-159, 203-216, tom XXXVIII str. 1-954, tom XXXIX str. 1-1044,
                                                 tom XL str. 1-626, tom XLI str. 1-334)

2. Urząd nie zapewnił równego traktowania, gdyż:
a) cudzoziemiec chcący złożyć wniosek o legalizację swojego pobytu lub pracy
musiał wpierw umówić wizytę w DUW, a następnie, częstokroć długotrwale,
oczekiwać na termin ustalany przez DUW, w którym mogło nastąpić złożenie
wniosku. Było to sprzeczne z przepisami ustawy o cudzoziemcach, a także nie
spełniało kryterium rzetelności.
Zdaniem NIK, DUW powinien zapewnić możliwość składania wniosków przez
cudzoziemców w każdym czasie, w godzinach swojego urzędowania, na równych
zasadach i bez dodatkowych formalności.
Dyrektor WSOiC wyjaśniła, że tryb umawiania wizyt nie był przedmiotem
zarządzenia organizacyjnego Wojewody Dolnośląskiego, ani innego organu.
Podobny sposób umawiania wizyt realizowany był w innych urzędach
wojewódzkich i stamtąd został zaczerpnięty. Osobiste złożenie wniosku
w zakresie legalizacji pobytu po pobraniu biletu z terminala nie było dostępne
od wielu lat, gdyż na usługę tą obowiązywała wcześniejsza rezerwacja
internetowa.
b) w DUW we Wrocławiu oraz Delegaturze w Legnicy221, od 1 stycznia 2022 r. do
31 grudnia 2024 r., w sposób uprzywilejowany traktowano wybrane grupy
cudzoziemców, tj. tzw. „klientów istotnych”, pełnomocników cudzoziemców oraz
grupy cudzoziemców222, umożliwiając im złożenie wniosku o zezwolenia na
pobyt czasowy z powodu wykonywania pracy, w terminach uzgadnianych


221   Tylko w 2024 r.
222   Grupy min. 5 osobowe.
                                    50
z pracownikiem Urzędu (w tym również z infolinii)223. Oszacowano, że w okresie
od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2024 r. dokonano co najmniej 7,8 tys.
rezerwacji ww. terminów224. Inicjatorami ww. współpracy z wybranymi grupami
cudzoziemców byli ówcześni dyrektorzy WSOiC oraz Wojewodowie w latach
2019-2023 i 2023-2024.
Ponadto wystąpiły również przypadki omijania systemu kolejkowego przez
pracowników Wydziału wykorzystując swoje stanowisko i przekraczając swoje
uprawnienia. Cudzoziemców przyjmowano na stanowiskach obsługi, na
podstawie okazanej korespondencji e-mail z pracownikiem WSOiC, bądź
dokonywano im rezerwacji wizyty z e-maili służbowych pracowników Wydziału.
Wojewoda DUW w latach 2019-2023 zeznał m.in, że nie było jego sprzeciwu na
wyznaczanie dodatkowych terminów w tygodniu bądź w soboty, stwierdzając, że
racjonalne wykorzystywanie zasobów jest istotne.
Dyrektor Wydziału w okresie 2019-2024 zeznał m.in., że ogólnie obowiązywała
zasada rozpatrywania spraw zgodnie z kolejnością wpływu wniosków do DUW.
Natomiast uwzględniając stanowisko zwierzchników, tj. m.in. Wojewodów,
pojawiały się sugestie dotyczące szybszego procedowania spraw podmiotów
które są kluczowe dla regionu. Nie były to naciski, były to raczej prośby i nie
niosły za sobą negatywnych konsekwencji dla kierownictwa WSOIC.
Zastępca Dyrektora WSOiC, pełniący to stanowisko w latach 2020-2024, zeznał
m.in., że w zakresie dokonanych przez niego rezerwacji istniały dwie możliwości.
Mógł testować system lub mógł dokonać rezerwacji np. dla Fundacji Ukraina.
Dyrektor Wydziału w okresie 2024-2025 zeznała m.in., że duże podmioty, przede
wszystkim jedna firma, oczekiwały specjalnego traktowania i przyjmowania
wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy, w specjalnie dla nich wyznaczanych
terminach. Na taką sytuację nie wyrażała zgody. Dodała, że ww. firma w sprawie
szybszego procedowania wniosków skontaktowała się najpierw z drugim
Wicewojewodą DUW a następnie z Ministerstwem Rozwoju i Technologii.
Po interwencji w ministerstwie został nawiązany kontakt Urzędu i ww. firmy.
Firma ta mogła składać wnioski o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy
w Delegaturze w Legnicy. Taka sytuacja miała trwać aż do czasu kiedy WSOiC
wyjdzie z zaległości.
Wojewoda w okresie 2023-2024 zeznał m.in., że zarówno z kontroli ministerstwa
jak i z kontroli NIK z 2018 r. wiedział, że są listy firm strategicznych, które były
przyjmowane na preferencyjnych warunkach. We Wrocławiu funkcjonowały
również zeszyty dla pełnomocników z zapisami na wizytę poza kolejnością.
Za swojej kadencji zakazał takich praktyk. Wiedział, że taka praktyka była
niezgodna z przepisami. Zatrzymał ten proceder, który spotkał się ze
sprzeciwem ze strony pełnomocników i ambasadorów. Spotkał się
z przedstawicielem z ww. firmy, wskazując, że w świetle obowiązujących
w Polsce przepisów, takie praktyki były nielegalne. Zeznał także, że wskazał ww.
firmie, że może składać wnioski również w Legnicy, gdzie lista rezerwacyjna
przyjmowania wniosków miała swoją procedurę.
Zdaniem NIK, w DUW, w latach 2022-2024 funkcjonował nietransparentny
i korupcjogenny mechanizm rezerwacji wizyt. W jego ramach pracownicy WSOiC


223   Tj. soboty w 2022 r., soboty „urzędowe” w 2023 r. (pierwsza sobota miesiąca).
224   Z tego w DUW Wrocław – 7,7 tys. rezerwacji, a w Delegaturze w Legnicy – 0,1 tys. rezerwacji.
                                          51
przekraczali swoje uprawnienia przez przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków
z pominięciem systemu kolejkowego. Korupcjogenność polegała na
podejmowaniu przez urzędników decyzji w sposób dowolny i pozbawiony
kontroli.
Radca Generalny WSOiC wyjaśniła m.in., że: w roku 2024 dokonano analizy
działających w Wydziale systemów rezerwacji wizyt. Następnie, w DUW we
Wrocławiu i delegaturach, wprowadzono w pełni automatyczny system zgłoszeń,
na podstawie którego, zgodnie z chronologią, przydzielany jest termin wizyty
drogą elektroniczną. Zaznaczyła, że obecnie funkcjonujące rozwiązanie wypełnia
znamiona równego traktowania stron postępowania administracyjnego, bez
uwzględnienia grup zawodowych, branży i pełnomocników.
W związku z kontrolą P/18/105 „Przygotowanie administracji publicznej do
obsługi cudzoziemców” zalecono dostosowanie wykorzystywanych w WSOiC
rozwiązań organizacyjnych związanych z przyjmowaniem wniosków od
cudzoziemców, do zasady równego traktowania stron postepowania
administracyjnego, określonej w art. 8 § 8 KPA. Opisana wyżej nieprawidłowość
wskazuje na niezrealizowanie w pełni ww. wniosku pokontrolnego.

(akta kontroli tom VII str. 19-137, 187-458, 616-622, tom X str. 56-657, tom XXIII
                                                           str. 276, tom XXXV str. 1-22, 109)

3. Stosownie do art. 100c ust. 1 i art. 100d ust. 1 ustawy o pomocy obywatelom
Ukrainy, w okresie od 15 kwietnia 2022 r. do 30 września 2025 r. bieg terminów
na załatwienie określonych w tych przepisach kategorii spraw cudzoziemców nie
rozpoczął się, a rozpoczęty uległ zawieszeniu225. Pomimo tego, w Urzędzie nie
rozgraniczono spraw, do których miały zastosowanie art. 100c ust. 1-4 i art. 100d
ust. 1-4 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy226 od innych spraw
cudzoziemców, gdzie przepisy te nie znajdowały zastosowania. Brak dokonania
rozróżnienia spraw cudzoziemców skutkował i skutkować może w przyszłości
negatywnymi konsekwencjami dla Urzędu227. Powyższe potwierdza jednolita



225 Zgodnie zaś z art. 100c ust. 3 i 4 oraz art. 100d ust. 3 i 4 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy,
  zaprzestanie lub dokonywanie z opóźnieniem czynności przez DUW, w ww. okresie, w tych
  kategoriach spraw cudzoziemców, nie mogło być podstawą skutecznego wywodzenia środków
  prawnych dotyczących bezczynności, przewlekłości lub naruszenia prawa strony do rozpoznania
  sprawy bez zbędnej zwłoki, w tym wymierzenia grzywny lub zasądzenia sum pieniężnych od DUW.
  Powyższe nie wyłączało jednak skutecznego wywodzenia przez cudzoziemców powyższych
  środków prawnych dotyczących kategorii spraw cudzoziemców niewymienionych w art. 100c ust.
  1 i w art. 100d ust. 1 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy lub zaniechań DUW – także
  w kategoriach spraw cudzoziemców wymienionych w art. 100c ust. 1 i w art. 100d ust. 1 ustawy
  o pomocy obywatelom Ukrainy – mających miejsce przed 15 kwietnia 2022 r.
226 Sprawy traktowano podobnie, tak w zakresie ich prowadzenia, jak i w zakresie czynności

  podejmowanych przed WSA, w tym wnoszenia skarg kasacyjnych do NSA.
227 Z jednej strony mogą one polegać na narażeniu się na zasadne sankcje, w tym koszty, związane

  z bezczynnością, przewlekłością lub naruszeniem prawa strony do rozpoznania sprawy bez
  zbędnej zwłoki (co dotyczy spraw cudzoziemców, do których art. 100c ust. 1-4 i art. 100d ust. 1-4
  ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy nie mają zastosowania) – ze względu na niezasadne
  odstępowanie przez DUW od podejmowania w ich ramach stosownych czynności we właściwych
  terminach. Z drugiej strony – w przypadku, gdy DUW mógł zasadnie odstąpić od tych czynności
  i nie zwrócił na to skutecznie uwagi WSA lub nie dążył do skorygowania wadliwego wyroku WSA
  poprzez wniesienie skutecznej skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej:
  NSA) – narażeniem się przez ten organ na sankcje, które nie powinny mieć miejsca, w tym koszty,
  związane ze znajdującymi oparcie w prawie działaniami (co dotyczy spaw cudzoziemców, do
  których art. 100c ust. 1-4 i art. 100d ust. 1-4 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy mają
  zastosowanie).
                                      52
linia orzecznicza ukształtowana przed NSA228. DUW winien był zatem
zróżnicować sprawy cudzoziemców z uwagi na ich kategorie i czas, w którym one
się toczyły, np. zróżnicować intensywność czynności podejmowanych w różnych
kategoriach spraw229, czego nie uczynił. Urząd powinien również podejmować
skuteczne czynności przed WSA i NSA tam, gdzie na organ nałożono niezasadne
sankcje, w tym koszty, związane ze znajdującymi oparcie w prawie działaniami,
co czyniono, ale nie we wszystkich przypadkach. Takiego postępowania DUW nie
można było uznać za rzetelne i celowe.
O powyższych okolicznościach, wskazujących na wysokie prawdopodobieństwo
powstania znacznej szkody w mieniu publicznym, NIK zawiadomił DUW w trybie
art. 51 ust. 1 ustawy o NIK.
Obecna Wojewoda Dolnośląska wskazała, że mając na celu zapobieżenie
stanowi zagrożenia poleciła właściwym wydziałom DUW podjęcie stosownych
środków zaradczych.

      (akta kontroli tom XXXIV str. 1-266, tom XXXVI str. 1-10, 225-655 plk 1-6, tom
                                                                              XXXVII str. 203-216)

4. W badanej próbie dziewięciu wniosków230 dotyczących przyznania lub
przedłużenia ważności Karty Polaka, które wpłynęły do DUW w latach 2022-2024,
stwierdzono nieprawidłowości związane z:
a) brakiem metryki w aktach sprawy. We wszystkich przypadkach wniosków (1-
9) nie założono metryki sprawy w aktach sprawy. Było to niezgodne z art. 66a
§ 1-3 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryterium legalności,
b) nieterminowym załatwieniem sprawy. We wszystkich przypadkach wniosków
(1-9) decyzje w ich przedmiocie wydano po upływie miesiąca od daty wpływu
wniosku do Urzędu (wniosek 1 – 51 dni; wniosek 2 – 62 dni; wniosek 3 – 296 dni;
wniosek 4 – 133 dni; wniosek 5 – 62 dni; wniosek 6 – 64 dni; wniosek 7 – 455 dni;
wniosek 8 – 181 dni; wniosek 9 – 77 dni). Było to niezgodne z art. 35 § 1-3 k.p.a.
Działanie to nie spełniało zatem kryteriów legalności i rzetelności,
c) niezawiadomieniem o niezałatwieniu sprawy w terminie. W przypadku ośmiu
wniosków (2-9) Urząd nie zawiadomił strony o niezałatwieniu sprawy w terminie,
nie podał przyczyn zwłoki, nie wyznaczył nowego terminu załatwienia sprawy
oraz nie pouczył o prawie do wniesienia ponaglenia. Było to niezgodne z art. 36
§ 1-2 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryterium legalności,
d) błędną informacją o terminie załatwienia sprawy. We wszystkich przypadkach
wniosków (1-9) Urząd w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania błędnie
poinformował wnioskodawcę, że postępowanie powinno zakończyć się nie
później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia jego wszczęcia. Było to niezgodne


228 Wyrok NSA z dnia 25 lipca 2024 r., sygn. akt II OSK 206/24; wyrok NSA z dnia 25 lipca 2024 r., sygn.
  akt II OSK 644/24; wyrok NSA z dnia 25 lipca 2024 r., sygn. akt II OSK 716/24; wyrok NSA z dnia
  25 lipca 2024 r., sygn. akt II OSK 793/24; wyrok NSA z dnia 25 lipca 2024 r., sygn. akt II OSK 599/24;
  wyrok NSA z dnia 25 lipca 2024 r., sygn. akt II OSK 512/24; wyrok NSA z dnia 27 czerwca 2024 r.,
  sygn. akt II OSK 2608/23; wyrok NSA z dnia 27 czerwca 2024 r., sygn. akt II OSK 2194/23; wyrok NSA
  z dnia 13 lutego 2024 r., sygn. akt II OSK 2362/23.
229 Czego nie należało jednak utożsamiać z zaniechaniem podejmowania w tych sprawach czynności

  w ogóle.
230 Wniosek 1 (SOC-PCIII.613.66.2022.GŚ); wniosek 2 (SOC-PCIII.613.37.2024.JG); wniosek 3 (SOC-

  PCIII.613.72.2023.AB); wniosek 4 (SOC-PCIII.613.2.2024.JG); wniosek 5 (SOC-PCIII.613.25.2022.GŚ);
  wniosek 6 (SOC.PCIII.613.15.2023.GŚ); wniosek 7 (SOC.PCIII.613.4.2022.GŚ); wniosek 8 (SOC-
  PCIII.613.161.2023.AB/JG); wniosek 9 (SOC-PCIII.613.67.2024.JG).
                                        53
z art. 61 § 4 k.p.a. w zw. z art. 9 k.p.a. przy uwzgl. art. 35 § 1-3 k.p.a., zgodnie
z którym, organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez
zbędnej zwłoki, przy czym nie później niż w ciągu miesiąca, a w sprawach
szczególnie skomplikowanych nie później niż w ciągu dwóch miesięcy, od dnia
wszczęcia postępowania. Działanie to nie spełniało zatem kryteriów legalności
i rzetelności,
e) brakiem opisu przebiegu rozmowy z wnioskodawcą w notatce służbowej.
W przypadku trzech wniosków (2, 8-9) Urząd nie opisał w notatce służbowej
z rozmowy z osobą wnioskującą o przedłużenie lub przyznanie Karty Polaka
przebiegu rozmowy oraz nie dokonał oceny znajomości i kultywowania polskich
tradycji i zwyczajów. Było to niezgodne z art. 13 ust. 8 w związku z art. 2 ust.
1 pkt 1 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka231. Działanie to nie
spełniało zatem kryteriów legalności i rzetelności,
f) nieumożliwieniem stronie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów
i materiałów oraz zgłoszonych żądań. W przypadku ośmiu wniosków (1-7, 9)
Urząd przed wydaniem decyzji nie umożliwił wnioskodawcy wypowiedzenia się
co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Było to
niezgodne z art. 10 § 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryterium
legalności,
g) wprowadzeniem i stosowaniem nieznanego ustawie i sprzecznego z k.p.a.
i z u.k.p. trybu umawiania wizyt w celu złożenia wniosku o przyznanie lub
przedłużenie ważności Karty Polaka. We wszystkich przypadkach wniosków (1-
9), jak również w innych analogicznych sprawach, wprowadzono232
i stosowano233 nieznany ustawie i sprzeczny z k.p.a. i z u.k.p. tryb umawiania
wizyt w celu złożenia wniosku o przyznanie lub przedłużenie ważności Karty
Polaka. Cudzoziemiec chcący złożyć wniosek o przyznanie lub przedłużenie
ważności Karty Polaka musiał wpierw umówić wizytę w DUW, a następnie,
częstokroć długotrwale, oczekiwać na termin, ustalany, po różnym czasie
i z różnym czasem oczekiwania234, przez DUW, w którym mogło nastąpić złożenie
wniosku, chociaż DUW winien był zapewnić możliwość składania wniosków przez
cudzoziemców w każdym czasie, w godzinach swojego urzędowania, na równych




231 Dz. U. z 2023 r. poz. 192; dalej: u.k.p.
232 Decyzją Dyrektora Wydziału w okresie 2019-2024, związaną z przekazaniem wojewodom na
  przełomie lipca i sierpnia 2022 r. zadań związanych z Kartą Polaka, bez jednoczesnego zwiększenia
  etatów, która to decyzja nie była oparta na zarządzeniu organizacyjnym Wojewody Dolnośląskiego
  lub innego właściwego organu, a jedynie na tym, że podobny tryb umawiania wizyt realizowany był
  w innych urzędach wojewódzkich i spodziewano się znacznej liczby spraw.
233 Informacja zawarta w karcie usługi dla Karty Polaka ( https://www.gov.pl/web/dolnoslaski-

  uw/karta-polaka [dostęp: 10 maja 2025 r.]) w wierszu „Gdzie załatwię sprawę?”, gdzie omówiono
  tryb umawiania wizyt w celu złożenia wniosku przez zainteresowanych uzyskaniem lub
  przedłużeniem ważności Karty Polaka, jak również analogiczne karty usługi dla innych wniosków
  cudzoziemców.
234 Wniosek 1 (83 dni); wniosek 2 (12 dni); wniosek 3 (201 dni); wniosek 4 (370 dni); wniosek 5 (29 dni);

  wniosek 6 (140 dni); wniosek 7 (267 dni); wniosek 8 (311 dni); wniosek 9 (6 dni).
                                        54
zasadach i bez dodatkowych formalności. Działanie to nie spełniało zatem
kryteriów legalności i rzetelności.
Obecna Dyrektor WSOiC wyjaśniła, że pracownicy DUW w jej ocenie działali
zgodnie z prawem a zidentyfikowane problemy wynikały z braku dostatecznej
liczby etatów.

                                                   (akta kontroli tom XXXV str. 104-281)

5. W badanej próbie 15 spraw235, w których, w latach 2022-2024 do DUW
wpłynęły ponaglenia, stwierdzono nieprawidłowości związane z:
a) niezarejestrowaniem ponaglenia w systemie. W przypadku sześciu spraw (1-
3, 6-7, 11) Urząd nie zarejestrował w systemach łącznie 16 ponagleń. Działanie
to nie spełniało zatem kryterium rzetelności,
b) nieprzekazaniem ponaglenia lub przekazaniem po terminie do rozpatrzenia
właściwemu organowi. W przypadku ośmiu spraw (1-2, 5-6, 10-11, 14-15) Urząd
nie przekazał lub przekazał po terminie do rozpatrzenia właściwemu organowi
łącznie 20 ponagleń. Było to niezgodne z art. 37 § 4 k.p.a. Działanie to nie
spełniało zatem kryteriów legalności i rzetelności,
c) pozostawieniem ponaglenia bez rozpoznania pomimo braku podstaw.
W przypadku dwóch spraw (1-2) Urząd pozostawił łącznie sześć ponagleń bez
rozpoznania pomimo braku podstaw. Było to niezgodne z art. 37 § 3a k.p.a.
Działanie to nie spełniało zatem kryterium legalności,
d) nieustaleniem osób odpowiedzialnych za niezałatwienie sprawy w terminie.
W przypadku czterech spraw (4, 9, 13, 15), pomimo postanowienia Szefa Urzędu
do Spraw Cudzoziemców, Urząd nie ustalił przyczyn nieterminowego załatwienia
sprawy, jak również osób odpowiedzialnych za niezałatwienie sprawy
w terminie. Było to niezgodne z art. 37 § 6 pkt 2 lit. b) k.p.a. Działanie to nie
spełniało zatem kryteriów legalności i rzetelności,
e) błędną informacją o terminie załatwienia sprawy. W przypadku trzech spraw
(1-2, 6) Urząd w zawiadomieniu o wszczęciu postępowaniu błędnie
poinformował wnioskodawcę o terminie w jakim powinno zakończyć się
postępowanie. Było to niezgodne z art. 61 § 4 k.p.a. w zw. z art. 9 k.p.a. przy
uwzgl. art. 210 ust. 1 i 2 ustawy o cudzoziemcach oraz art. 223 w zw. z art. 210
ust. 1 i 2 ustawy o cudzoziemcach. Działanie to nie spełniało zatem kryteriów
legalności i rzetelności,
f) podejmowaniem w sprawie niezasadnych czynności. W przypadku dwóch
spraw (2, 13) Urząd podejmował niezasadne czynności, tj. /-/ złożył wniosek do
Straży Granicznej o udostępnienie informacji granicznej wobec małoletniego,
który nie ukończył 13 roku życia, co było niezgodne z art. 207 ust. 8 w zw. z art.
223 ustawy o cudzoziemcach (sprawa 2); /-/ siedmiokrotnie w jednej sprawie
występował do Straży Granicznej o udostępnienie informacji granicznej, czy
wjazd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i pobyt na tym terytorium
stanowią zagrożenie dla obronności lub bezpieczeństwa państwa lub ochrony
bezpieczeństwa i porządku publicznego, chociaż jednokrotne wystąpienie było


  Sprawa 1 (nr osoby 4353560); sprawa 2 (nr osoby 2899568); sprawa 3 (nr osoby 5260001); sprawa
235

 4 (nr osoby 4720499); sprawa 5 (nr osoby 3057306); sprawa 6 (nr osoby 4256195); sprawa 7 (nr
 osoby 3798858); sprawa 8 (nr osoby 2911636); sprawa 9 (nr osoby 4204774); sprawa 10 (nr osoby
 3265508); sprawa 11 (nr osoby 4403221); sprawa 12 (nr osoby 6699738); sprawa 13 (nr osoby
 6030420); sprawa 14 (nr osoby 4535011); sprawa 15 (nr osoby 3109205).
                                    55
w tym wypadku wystarczające, stosownie do art. 207 ust. 7 ustawy o
cudzoziemcach (sprawa 13). Opisane powyżej działania nie spełniały zatem
kryteriów legalności i celowości,
g) długotrwałe prowadzenie sprawy. W przypadku 14 spraw (1-11, 13-15) Urząd
prowadził postępowania od 307 dni do 1541 dni236. Było to niezgodne z art. 12
§ 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryteriów legalności i rzetelności,
h) niezawiadomieniem o niezałatwieniu sprawy w terminie. W przypadku 10
spraw (1-2, 5-6, 9-11, 13-15) Urząd nie zawiadomił strony o niezałatwieniu
sprawy w terminie, nie podał przyczyn zwłoki, nie wyznaczył nowego terminu na
załatwienie sprawy oraz nie pouczył o prawie do wniesienia ponaglenia. Było to
niezgodne z art. 36 § 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryteriów legalności
i rzetelności,
i) brakiem metryki w aktach sprawy lub niezupełną metryką. We wszystkich
przypadkach spraw (1-15) nie dopełniono wymogów związanych z metryką
sprawy, przy czym w 13 sprawach (1-10, 12-13, 15) metryka ta była niezupełna,
natomiast w dwóch sprawach (11, 14) metryki nie założono. Było to niezgodne
z art. 66a § 1-3 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryteriów legalności
i rzetelności,
j) nieudzieleniem stronie informacji o stanie sprawy. W przypadku jednej sprawy
(8) Urząd nie udzielił stronie informacji o stanie sprawy, pomimo żądania strony.
Było to niezgodne z art. 9 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryteriów
legalności i rzetelności,
k) nieumożliwieniem stronie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów
i materiałów oraz zgłoszonych żądań. W przypadku 14 spraw (1-11, 13-15) Urząd
przed wydaniem decyzji nie umożliwił wnioskodawcy wypowiedzenia się co do
zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Było to niezgodne
z art. 10 § 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryterium legalności.
Dyrektor    WSOiC    częściowo     potwierdziła   stwierdzone   przez    NIK
nieprawidłowości. Jednocześnie wyjaśniła, że pracownicy DUW dokładali starań
by należycie prowadzić sprawy cudzoziemców. W jej ocenie działania DUW były
zgodne z prawem, częściowo znajdowały oparcie w pismach UDSC, a problemy
w dużej mierze wynikały z braku dostatecznej kadry, nadmiernego obciążenia
pracą, dużej i narastającej liczby spraw, zaległości z lat poprzednich oraz
problemów technicznych z systemem Przybysz.

(akta kontroli tom XXXII str. 1-420, tom XXXV str. 23-77, tom XXXVII str. 452-464)

6. W badanej próbie 12 spraw237 dotyczących zezwoleń na pobyt czasowy i pracę,
które wpłynęły do DUW w latach 2022-2024, stwierdzono nieprawidłowości
związane z:
a) brakiem metryki w aktach sprawy lub niezupełną metrykę. We wszystkich
przypadkach spraw (1-12) nie dopełniono wymogów związanych z metryką




236 Sprawa 1 (582 dni); sprawa 2 (838 dni); sprawa 3 (335); sprawa 4 (352 dni); sprawa 5 (307 dni);
  sprawa 6 (340 dni); sprawa 7 (323 dni); sprawa 8 (576 dni); sprawa 9 (1 125 dni); sprawa 10 (1 541
  dni); sprawa 11 (522 dni); sprawa 12 (postępowanie nie zostało jeszcze zakończone); sprawa
  13 (328 dni); sprawa 14 (466 dni); sprawa 15 (343 dni).
237 Sprawa 1 (nr osoby 5925231); sprawa 2 (nr osoby 3427268); sprawa 3 (nr osoby 5506100); sprawa

  4 (nr osoby 5200524); sprawa 5 (nr osoby 3177352); sprawa 6 (nr osoby 6258129); sprawa 7 (nr
                                      56
sprawy, przy czym we wszystkich przypadkach spraw (1-12) metryka ta była
niezupełna. Było to niezgodne z art. 66a § 1-3 k.p.a. Działanie to nie spełniało
zatem kryteriów legalności i rzetelności,
b) nieterminowym załatwieniem sprawy. W 10 przypadkach spraw (1-2, 4-11)
decyzje w ich przedmiocie wydano po upływie 60 od daty wpływu wniosku do
Urzędu (sprawa 1 – 77 dni; sprawa 2 – 1021 dni; sprawa 4 – 270 dni; sprawa 5 –
1 398 dni; sprawa 6 – 150 dni; sprawa 7 – 84 dni; sprawa 157 – dni; sprawa 9 –
151 dni; sprawa 10 – 485 dni, sprawa 11 – 181 dni). Było to niezgodne z art. 112a
ustawy o cudzoziemcach. Działanie to nie spełniało zatem kryteriów legalności
i rzetelności,
c) niezawiadomieniem o niezałatwieniu sprawy w terminie. W przypadku dwóch
spraw (2, 5) Urząd nie zawiadomił strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, nie
podał przyczyn zwłoki, nie wyznaczył nowego terminu załatwienia sprawy oraz
nie pouczył o prawie do wniesienia ponaglenia. Było to niezgodne z art. 36 § 1-2
k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryterium legalności,
d) nieumożliwieniem stronie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów
i materiałów oraz zgłoszonych żądań. W przypadku dwóch spraw (2, 5) Urząd
przed wydaniem decyzji nie umożliwił wnioskodawcy wypowiedzenia się co do
zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Było to niezgodne
z art. 10 § 1 k.p.a. Działanie to nie spełniało zatem kryterium legalności,
e) nierzetelnymi danymi w rejestrze zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.
W przypadku trzech spraw (1, 4, 7) Urząd błędnie wprowadził dane do rejestru
zezwoleń na pobyt czasowy i pracę w zakresie daty złożenia wniosku i daty
wydania decyzji. Działanie to nie spełniało zatem kryterium rzetelności.
Obecna Dyrektor WSOiC wyjaśniła m.in., że [1] postępowania administracyjne
trwały tak długo ze względu na przeciążenie Urzędu liczbą wpływających
wniosków i nieadekwatną liczbą zatrudnionych pracowników merytorycznych.
Zbyt duża liczba wniosków przypadająca na jednego pracownika oraz fakt, że
pracownicy merytoryczni w ciągu 8h dnia pracy wykonują również czynności
techniczno-biurowe znacząco wpłynęła na przedłużenie postepowania;
[2] metryka sprawy nie wskazuje wszystkich osób, które uczestniczyły
w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz nie określa
wszystkich podejmowanych czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do
dokumentów określających te czynności z uwagi na fakt dużego obciążenia
prowadzonych postępowań administracyjnych; [3] ze względu na dużą liczbę,
prowadzonych równocześnie postępowań administracyjnych przypadających na
pracownika (ok. 2 tys.) oraz 8h dzień pracy, warunki pracy nie dawały
pracownikowi fizycznej możliwości sporządzenia w każdej sprawie pisma dla
strony z informacją o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczeniu nowego
terminu.
                                            (akta kontroli tom VI str. 448-619)




 osoby 3584789); sprawa 8 (nr osoby 3198480); sprawa 9 (nr osoby 4150776); sprawa 10 (nr osoby
 5528678); sprawa 11 (nr osoby 8773389); sprawa 12 (nr osoby 1329168).
                                    57
7. Stwierdzono przypadki udostępnienia nierzetelnych informacji dla klientów
Urzędu. Dotyczyło to w szczególności – na stronie internetowej Urzędu238:
a) w zakresie spraw paszportowych: [1] nieaktualnych informacji dotyczących
danych na temat obsługi239, [2] rezerwacji240, [3] ilości trenowych punktów
paszportowych241, [4] godzin obsługi klienta zarówno w TPP, Urzędzie jak
i w delegaturach,
b) w zakresie spraw cudzoziemców: [1] nieaktywnego linku dotyczącego
rezerwacji wizyty obywateli państw trzecich w sprawach ubiegania się
o zalegalizowanie pobytu na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, [2] braku
możliwości dokonania rezerwacji wizyty w języku innym, niż język polski, mimo
że system posiadał opcję wyboru wersji językowej (angielski, rosyjski i ukraiński).
Zdaniem NIK rzetelność informacji udostępnianych klientom w obszarze obsługi
paszportowej i obsługi cudzoziemców na stronach internetowych ma istotny
wpływ na jakość usług świadczonych w tym zakresie przez Urząd. Dodatkowo
brak możliwości dokonana rezerwacji w innym języku, niż język polski, ograniczał
cudzoziemcom dostęp do możliwości złożenia wniosku pobytowego lub
uzyskania informacji w sprawie (wymagana rezerwacja terminu).
Dyrektor WSOiC jak i Z-ca Dyrektora WSOiC przedłożyli informacje na temat
dokonanych, w trakcie kontroli NIK, aktualizacji na stronie DUW.
Z wyszczególnionych powyżej nieprawidłowości nie usunięto dotychczas
możliwość dokonania przez cudzoziemców wizyty w języku innym, niż język
polski.

                                                           (akta kontroli tom VI str. 319-363)

8. W badanej próbie spraw dotyczących wniosków o wydanie paszportu,
w 16 przypadkach, stwierdzono nieuzasadnione przekroczenie ustawowych
terminów, przekraczających 30 dni kalendarzowych, na prowadzenie
postępowań (od daty złożenia wniosku do daty wydania dokumentu
paszportowego242), wynoszących od 100 do 389 dni.
Z-ca Dyrektora Wydziału wyjaśnił m.in., że z uwagi na dużą liczbę paszportów
podczas przyjmowania dokumentów paszportowych dokument wypocztowany
nie został odznaczony w RDP jako „gotowy do odbioru”. Wskazała również, że
dokument został odznaczony w RDP jako „gotowy do odbioru” po zauważeniu
ww. niedopatrzenia.

                    (akta kontroli tom VI str. 211-212, 366-447, tom VII str. 629-631)




238 Tj. na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/dolnoslaski-uw (dostęp: 29 stycznia 2025 r.)
  oraz https://wizyta.duw.pl (dostęp 12 maja 2025 r.).
239 Nie podano nr telefonów w zakresie rezerwacji we wszystkich TPP. Podawano błędną informację

w zakresie obsługi paszportowej w soboty w TPP w Magnolii we Wrocławiu oraz w zlikwidowanym
TPP w Bogatyni. Nie podano/błędnie podano informacje o godzinach obsługi klienta w delegaturach
Urzędu oraz TPP.
240 Nie podano linków do rezerwacji w poszczególnych TPP, tj. Bolesławcu, Środzie Śląskiej, Strzelinie,

  Miliczu i Zgorzelcu.
241 Nie podano wszystkich TPP w których można złożyć wniosek o paszport bądź odebrać paszport

  (Bolesławiec, Strzelin, Środa Śląska, Milicz, Zgorzelec).
242 Status (log): przyjęty na stan i gotowy do wydania obywatelowi.

                                        58
OCENA CZĄSTKOWA   Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia realizację wybranych zadań
                  związanych z obsługą cudzoziemców. Ocenę tę uzasadniają charakter, waga
                  i skala stwierdzonych nieprawidłowości. Oceny tej nie zmienia, co do zasady,
                  prawidłowa realizacja zadań w zakresie obsługi paszportowej.
                  Kontrolerzy NIK w trybie art. 51 ust. 1 ustawy o NIK powiadomili Wojewodę
                  o okolicznościach, wskazujących na wysokie prawdopodobieństwo powstania
                  znacznej szkody w mieniu publicznym w związku z wydanymi, w latach 2022-
                  2024, przez WSA wyrokami w sprawach cudzoziemców, gdzie wniesiono skargi
                  na przewlekłe postępowanie lub bezczynność Wojewody oraz w związku
                  z wyrokami sądów powszechnych wydanymi w sprawach z powództwa
                  cywilnego z tytułu odpowiedzialności za szkodę na skutek zaniechania
                  obowiązku wydania decyzji w sprawach cudzoziemców. W wyniku powyższego
                  Urząd poniósł koszty w łącznej wysokości 12 231,6 tys. zł.


                  IV. Uwagi i wnioski
                  W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, Najwyższa Izba Kontroli, na
                  podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy o NIK, przedstawia następujące uwagi
                  i wnioski:



         Uwagi    NIK zwraca uwagę, że charakter, skala i waga stwierdzonych nieprawidłowości
                  wskazują na potrzebę:

                  1. Pilnego i zasadniczego wzmocnienia kontroli zarządczej, o której mowa
                  w art. 68 ust. 1 i 2 u.f.p., przez Wojewodę Dolnośląskiego i podległe mu
                  kierownictwo WSOiC, dla zapewnienia realizacji celów i zadań DUW w sposób
                  zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

                  2. Uwzględnienia spraw związanych z obsługą cudzoziemców i załatwianiem
                  spraw paszportowych w analizie ryzyka do planu audytu wewnętrznego
                  jednostki, o której mowa w art. 283 ust. 3 u.f.p., celem objęcia tych zagadnień
                  audytem wewnętrznym.

       Wnioski    1. Dostosowanie regulaminu organizacyjnego DUW do wszystkich aktualnie
                  realizowanych przez WSOiC zadań.
                  2. Podjęcie   działań     zmierzających   do   usankcjonowania     faktycznego
                  przyjmowania przesyłek kierowanych do WSOiC, poprzez przyjęcie stosownych
                  regulacji wewnętrznych.
                  3. Zapewnienie przechowywania dokumentacji związanej z obsługą
                  cudzoziemców i spraw paszportowych we właściwych warunkach,
                  gwarantujących zabezpieczenie tej dokumentacji przed zniszczeniem,
                  uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.
                  4. Podjęcie działań organizacyjnych zapewniających udzielanie pracownikom
                  urlopów wypoczynkowych w naturze w okresie wypowiedzenia.
                  5. Poinformowanie NIK o wynikach weryfikacji niekaralności pracowników
                  Wydziału.
                  6. Przeprowadzenie dla pracowników WSOiC szkoleń w zakresie zagadnień
                  antykorupcyjnych i etyki zawodowej.



                                                 59
7. Podjęcie działań w celu dostosowania regulacji wewnętrznych do takiego
kształtu, aby w razie nieobsadzenia stanowiska kierowniczego funkcjonowały
właściwie umocowanie zastępstwa.
8. Zweryfikowanie zasadności wypłacenia pracownikom BDG dodatków
zadaniowych lub specjalnych oraz poinformowanie NIK o wyniku tych działań.
9. Zapewnienie bieżącej rejestracji skarg w CRSiW.
10. Zapewnienie terminowego załatwiania skarg.
11. Zapewnienie zawiadamiania o niezałatwieniu skarg w terminie.
12. Zapewnienie wyciągania odpowiedzialności wobec osób nieterminowo
załatwiających skargi, w wypadku wystąpienia podstaw do podjęcia takich
działań.
13. Zapewnienie rozpoznawania pism wpływających do Urzędu zgodnie z ich
treścią i charakterem.
14. Zapewnienie kompletnego i właściwego udzielania odpowiedzi na skargi
oraz należytego dokumentowania tych odpowiedzi.
15. Wprowadzenie procedur lub polityki antykorupcyjnej, ze szczególnym
uwzględnieniem instrumentów zapewniających wyeliminowanie możliwości
występowania konfliktów interesów.
16. Zapewnienie stronom możliwości składania wniosków w każdym czasie,
w godzinach urzędowania, na równych zasadach i bez dodatkowych
formalności.
17. Zapewnienie bieżącego i kompletnego prowadzenia metryki spraw.
18. Podjęcie działań zmierzających do terminowego załatwiania spraw
dotyczących cudzoziemców, w tym poprzez wdrożenie skutecznych narzędzi
nadzoru nad terminowością wykonywanych zadań przez pracowników
Wydziału.
19. Zapewnienie zawiadamiania o niezałatwieniu spraw w terminie.
20. Zapewnienie rzetelnego informowania stron o terminie załatwienia sprawy.
21. Zapewnienie rzetelnego opisywania przebiegu rozmowy z wnioskodawcą
w notatce służbowej.
22. Zapewnienie stronom możliwości wypowiedzenia się co do zebranych
dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań przed wydaniem decyzji.
23. Zapewnienie bieżącej rejestracji ponagleń w systemie.
24. Zapewnienie terminowego przekazywania ponagleń do rozpatrzenia
właściwemu organowi.
25. Zapewnienie by ponagleń nie pozostawiano bez rozpoznania w sytuacji
braku podstaw do takiego postępowania.
26. Zapewnienie wyciągania odpowiedzialności wobec osób nieterminowo
załatwiających sprawy, w wypadku wystąpienia podstaw do podjęcia takich
działań.
27. Zapewnienie udzielania stronom rzetelnych informacji o stanie sprawy.
28. Zapewnienie bieżącego i sprawnego prowadzenia postępowań w sprawach
cudzoziemców, należytego monitoringu procesów oraz właściwej organizacji
pracy i obsługi prawnej, w tym przed sądami administracyjnymi i powszechnymi,
w sprawach cudzoziemców, gwarantujących nie ponoszenie przez Urząd
kosztów     związanych    z   nienależytym    prowadzeniem      postępowań
administracyjnych.

                              60
29. Zapewnienie realizowania zobowiązań wynikających z wyroków sądowych
bez zbędnej zwłoki.
30. Podjęcie działań zmierzających do rzetelnego informowania klientów DUW
w zakresie obsługi cudzoziemców.
31. Podjęcie   działań   zmierzających   do   wyeliminowania,   z   Zarządzenia
Nr 37 Dyrektora Generalnego DUW z dnia 30 czerwca 2016 r. w sprawie zasad
naboru na wolne stanowiska pracy w korpusie służby cywilnej oraz zatrudnienia
w DUW we Wrocławiu, zapisów § 21 ust. 3 ograniczającego prawo obywateli do
dostępu na jednakowych zasadach do pracy w DUW.
32. Przekazanie niniejszego wystąpienia pokontrolnego kierującemu zespołem
audytu wewnętrznego w DUW, celem wykorzystania przy realizowaniu zadań
związanych z prowadzeniem audytu wewnętrznego w jednostce.




                               61
                   V. Pozostałe informacje i pouczenia
                   Wystąpienie pokontrolne sporządzono w postaci elektronicznej z użyciem
                   kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Prawo zgłoszenia   Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje
     zastrzeżeń    prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia
                   pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza
                   się do Delegatury NIK we Wrocławiu. Prawo zgłaszania zastrzeżeń, zgodnie
                   z art. 61b ust. 2 ustawy o NIK, nie przysługuje do wystąpienia pokontrolnego
                   zmienionego zgodnie z treścią uchwały w sprawie zastrzeżeń.

      Obowiązek    Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK należy poinformować Najwyższą Izbę Kontroli,
 poinformowania    w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
  NIK o sposobie   wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych
   wykorzystania   działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.
uwag i wykonania
                   W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin
       wniosków
                   przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu
                   zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego.



                   Wrocław, 16 czerwca 2025 r.



                               Kontrolerzy                          Najwyższa Izba Kontroli

                                                                   Delegatura we Wrocławiu
                           Marlena Przybylak
                                                                         p.o. Dyrektor
                       Główny specjalista kontroli
                             państwowej                              Radosław Kujawiński



                          podpisano elektronicznie                   podpisano elektronicznie

                           Agnieszka Potyrała

                        Starszy inspektor kontroli
                               państwowej


                          podpisano elektronicznie

                            Karolina Pawlun

                     Inspektor kontroli państwowej


                          podpisano elektronicznie




                                                     62
