# Wojewoda Pomorski | BL-I.1331.5.2026.KG | 18.09.2026
# Załącznik do pisma BL-I.1331.5.2026.KG - raport końcowy projekt 25_7-2015_BK-FAMI
# źródło tekstu: warstwa tekstowa oryginału
# dokument: https://glos-migranta.eu/dokumenty/pomorski-bl-i-1331-5-2026-2026-09-18-odpowiedz-zal-02-raport-koncowy-projekt-25-7-2015-bk-fami.pdf

                       Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

                                    Raport Końcowy

                               okres objęty raportem:

             od 1 października 2018 r. do 31 grudnia 2018 r.

                                 część merytoryczna
                                      Należy wysłać do:

                Centrum Obsługi Projektów Europejskich
            Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
                           Raport składany w formie elektronicznej



                             Numer projektu: 25/7-2017/OG-FAMI

    Tytuł projektu: Poprawa jakości obsługi obywateli państw trzecich i pracodawców ich
   zatrudniających poprzez wdrożenie systemu kierującego ruchem klientów w pomorskim
                                  Urzędzie Wojewódzkim.

                           Nazwa beneficjenta: Wojewoda Pomorski

1. Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
Celem projektu było zmodernizowanie i dalszy rozwój zainstalowanego w Oddziale ds. Legalizacji
Pobytu Cudzoziemców oraz w Oddziale ds. Legalizacji Zatrudnienia Cudzoziemców (daw. Oddziale
ds. Cudzoziemców) Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców systemu kierującego ruchem
klientów. Zakładano unowocześnienie oraz budowę systemów w trzech lokalizacjach (w Gdańsku,
Gdyni i Słupsku) umożliwiających, oprócz uporządkowania ruchu klientów, rezerwację kolejki przez
Internet wraz z podglądem jej stanu on-line.
 W efekcie planowanych działań zmodernizowano i rozbudowano działający system kolejkowy w
 Gdańsku, który docelowo pozwolił na obsługę ruchu klientów na wszystkich stanowiskach
 obsługowych. Zainstalowane zostały dwa biletomaty, 13 wyświetlaczy stanowiskowych wraz z
 padami oraz trzy wyświetlacze główne. W Oddziale ds. Legalizacji Zatrudnienia Cudzoziemców w
 Gdyni zainstalowano biletomat, dwa wyświetlacze stanowiskowe wraz z padami oraz wyświetlacz
 główny, zaś w Oddziale Zamiejscowym w Słupsku – oprócz wyświetlacza głównego i biletomatu –
 zainstalowano trzy wyświetlacze stanowiskowe z padami. Klientom Oddziałów została udostępniona
 platforma internetowa, gdzie można dokonać rezerwacji terminu wizyty w Urzędzie, wraz z
 możliwością podglądu stanu kolejki.
 Tym samym uporządkowano ruch klientów w Oddziałach w Gdyni oraz w Słupsku, a także
 dostosowano możliwości systemu do zwiększonej ilości obsługiwanych cudzoziemców pochodzących
 z państw trzecich.

 Wdrożenie systemu kolejkowego w PUW dał szereg korzyści klientom – obywatelom państw trzecich
 oraz urzędowi poprzez:
 - redukcję czasu oczekiwania,
 - efektywne wykorzystanie zasobów pracowniczych poprzez optymalną obsadę stanowisk,
 - gwarancję dopasowania kompetencji personelu do zaplanowanych wizyt w Oddziale,
 - redukcję kolejek,
- lepsze wykorzystanie powierzchni (obszaru oczekiwania).
 2. Harmonogram realizacji projektu:
Harmonogram zgodnie z Opis realizacji działań w danym okresie Wyjaśnienie
umową     finansową  (tj. sprawozdawczym                      rozbieżności
Harmonogramem realizacji
projektu    zawartym  w
Formularzu Wniosku)

Dostawa i montaż systemu - 25 września 2018 r. został ogłoszony II
kolejkowego              przetarg nieograniczony na realizację
                         przedmiotowego projektu.

                                 W IV kwartale:

                                 Termin składania ofert wyznaczono na 3
                                 października 2018 r.. Wpłynęły 2 ważne
                                 oferty od Wykonawców. 31 października
                                 podpisano Umowę z Wykonawcą , z
                                 terminem realizacji 8 tygodni o daty
                                 zawarcia Umowy tj. do dnia 27 grudnia
                                 2018 r. Prace odebrano w wymaganym
                                 terminie.

                                 4 grudnia 2018 r. otrzymano Decyzją
                                 Ministra Finansów środki finansowe z
                                 rezerwy celowej budżetu państwa       na
                                 pokrycie kosztów realizacji projektu.



 3. Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
    formularza wskaźników: nie dotyczy

    a) zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy; w przypadku
    przesunięć między pozycjami do 10% budżetu kosztów bezpośrednich na warunkach
    określonych w art. 12 umowy finansowej należy zawsze dołączyć budżet projektu
    uwzględniający przesunięcia, w formacie Excel,

    b) zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia
    przez OD).

 4. Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu
    końcowego – szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń
    przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu
    końcowego):

Zamierzone   rezultaty  jak       Osiągnięte rezultaty
założono w opisie projektu
będącym częścią wniosku

System kolejkowy lokalizacja w    Wykonano modernizację i rozbudowę, zainstalowano: 2
Gdańsku – modernizacja i          biletomaty, 13 wyświetlaczy stanowiskowych wraz z padami, 3
rozbudowa                         wyświetlacze główne.

System kolejkowy lokalizacja w    Wykonano system kolejkowy i zainstalowano: biletomat, dwa
Gdyni – budowa                    wyświetlacze stanowiskowe wraz z padami oraz wyświetlacz
                                  główny.

System kolejkowy lokalizacja w    Wykonano system kolejkowy i zainstalowano: biletomat, trzy
Słupsku – budowa                  wyświetlacze stanowiskowe wraz z padami oraz wyświetlacz
                                  główny

                                                    2
Udostępnienie           klientom      Platforma ze wszystkimi funkcjonalnościami jest dostępna dla
Oddziałów     we     wszystkich       Klientów.
lokalizacjach          platformy
internetowej, z możliwością
dokonania rezerwacji terminu
wizyty wraz z możliwością
podglądu stanu kolejki


 5. Lista osób zaangażowanych w realizację projektu (w tym wolontariuszy) wraz z informacją
         nt. funkcji pełnionej w projekcie oraz formy (dotyczy także osób wynagradzanych w
         ramach kosztów pośrednich):

Lp.       Imię i nazwisko                 Funkcja w projekcie    Pozycja        Forma zatrudnienia
                                                                 budżetu
1.        Alina Reiter                    Przewodnicząca                        Nie dotyczy
                                          Zespołu
2.        Marcjusz Kwidziński             Zastępca                              Nie dotyczy
                                          Przewodniczącego
3.        Katarzyna Baranowicz            Zastępca                              Nie dotyczy
                                          Przewodniczącego
4.        Karolina Golińska               Koordynator                           Nie dotyczy
5.        Kordian Broda                   Członek zespołu do                    Nie dotyczy
                                          spraw
                                          merytorycznych
6.        Wojciech Bieliński              Członek zespołu do                    Nie dotyczy
                                          spraw
                                          organizacyjnych
7.        Dominik Wójcik                  Członek zespołu do                    Nie dotyczy
                                          spraw finansowych
8.        Sławomir Niedziela              Członek zespołu do                    Nie dotyczy
                                          spraw       zamówień
                                          publicznych
9.        Michał Joszczak                 Członek zespołu do                    Nie dotyczy
                                          spraw
                                          informatycznych
10.       Janusz Parchem                  Członek zespołu do                    Nie dotyczy
                                          spraw
                                          informatycznych



 6. Wykaz zamówień udzielonych w raportowanym kwartale z zastosowaniem uproszczonej
         procedury przetargowej lub jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień
         publicznych.

 Oświadczam, że we wszystkich przypadkach, gdy podpisanie kontraktu, umowy lub zlecenia
 wykonania roboty lub usługi wymagało zastosowania uproszczonej procedury przetargowej
 lub jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych zastosowano się
 do wymogów wskazanych w ustawie oraz umowie finansowej.

         Lista zamówień udzielonych w raportowanym kwartale:



                                                               okres                          Realizacja zamówienia
                                                Szacunkowa   realizacji
         Nazwa przedmiotu            Tryb         wartość  zamówienia               Data
 lp.                                                                                               Data       Wartość
            zamówienia           postępowania   zamówienia zgodnie z             ogłoszenia
                                                                                                podpisania    umowy
                                                              umową             zamówienia/
                                                                                  zapytania
                                                                                                 umowy z     zawartej z   Uwag
                                                                                                wykonawcą    wykonawcą
                                                                                 ofertowego
                                                  w złotych      od … - do ….   DD-MM-RRRR     DD-MM-RRRR     w złotych
     1             2                  3               4               5              6               7            8        9

                                                          3
   Modernizacja
   systemu
   kolejkowego
   poprzez dostawę i
   wdrożenie w
   Pomorskim Urzędzie
   Wojewódzkim
   systemu
   teleinformatycznego                                  od 31-10-
   wraz z niezbędna                                    2018 do 27-
                          Przetarg
1. infrastrukturą                           169.552,84  12-2018    25-09-2018        31-10-2018      180.195,00
                       nieograniczony
   sprzętową ,
   umożliwiającą                                           8 tygodni
   zarzadzanie kolejką
   klientów oraz
   nadzór nad
   procesem
   rezerwacji wizyt w
   Wydziale Spraw
   Obywatelskich i
   Cudzoziemców


7. Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt
    finansowy; np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy
    wniesiony do projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów):

    Nie dotyczy

8. Komentarze na temat możliwej synergii/uzupełniania się z innymi działaniami
    realizowanymi na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie
    raportu końcowego):

Działania objęte projektem są kompatybilne z zapisami Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju
przyjętymi przez Radę Ministrów w dniu 14 lutego 2017 roku, szczególnie z jej celem szczegółowym
II – Rozwój społecznie wrażliwy i terytorialnie zrównoważony, a także celem szczegółowym III -
Skuteczne państwo i instytucje służące wzrostowi oraz włączeniu społecznemu i gospodarczemu.
Dodatkowo projekt wpisuje się w rekomendowane działania, które mają zostać podjęte do 2020 roku
dot. polityki migracyjnej jako instrumentu zarządzania zasobami ludzkimi, tj. rozwój instrumentów
integracyjnych skierowanych do cudzoziemców przebywających w Polsce (m.in. w zakresie wsparcia
w załatwianiu spraw urzędowych), a także ograniczania zjawiska nielegalnej imigracji.

Pracownicy PUW biorą udział w inicjatywach wspierających rozwój procesów migracyjnych w ujęciu
lokalnym. Jedną z takich inicjatyw jest wypracowany przez Urząd Miasta Gdańska Model Integracji
Imigrantów.
Zgodnie z jego założeniami „Zarządzanie procesami imigracyjnymi we wszystkich sferach życia
społecznego jest fundamentalną przesłanką skutecznej integracji, zapewnienia poczucia
bezpieczeństwa samym imigrantom i imigrantkom, jak i społecznościom ich przyjmującym. Jednym z
elementów zarządzania jest wspieranie mieszkańców w uzyskaniu kompetencji międzykulturowych,
tak aby świadomi własnej tożsamości i dumni z niej – byli gotowi do spotkania z osobami odmiennymi
kulturowo”. Realizacja niniejszego projektu wpisuje się w ogólne zasady rozwoju lokalnych
społeczności migrantów.

9. Opis problemów napotkanych podczas realizacji projektu:
    W I ogłoszonym przetargu nieograniczonym otrzymano tylko jedną ofertę, która nie odpowiadała
    treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wobec czego niezbędnym było ogłoszenie
    kolejnego postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego .
                                                   4
10. Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak najszerszego informowania o
    współfinansowaniu projektu w ramach FAMI [oraz budżetu państwa]:

    Promocję projektu zamieszczono na stronie Internetowej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
    w Gdańsku oraz w siedzibie Oddziału.

11. Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
   opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:

    Wojewoda Pomorski powołał w dniu 26.07.2017 r. zespół do przygotowania i realizacji projektów
    7/2017/OG-FAMI w ramach dofinansowania ze środków Funduszu Azylu, Migracji i Integracji.
    Z uwagi na zmiany kadrowe w tym odejście z Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
    Przewodniczącego Zespołu oraz jego Zastępcy nastąpiła konieczność zmiany składu (Wojewoda
    Pomorski podpisał Zarządzenie zmieniające skład w dniu 22 stycznia 2018 r.)

12. Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans – należy uzasadnić (dotyczy
    wyłącznie raportu końcowego):

           - pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
           pozytywne zmiany w obszarze polityki równych szans):

           - negatywny (jeżeli sposób realizacji projektu spowodował lub spowoduje
           jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji,
           bądź w okresie jego eksploatacji; albo będzie dyskryminował osoby
           uczestniczące/korzystające z projektu):

           - neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały
           dostępu do projektu w czasie jego realizacji i/lub eksploatacji): projekt nie miał
           wpływu na realizację polityki równych szans. Projekt dotyczył modernizacji i rozbudowy
           systemu kolejkowego.

13. Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący
    wpływ na środowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy
    projekt jest rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem II Dyrektywy Rady
    85/337/WE w sprawie oceny wpływu na środowisko naturalne) to czy jego realizacja była
    zgodna ze wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy
    wyłącznie raportu końcowego)?

           TAK (uzasadnienie):

           NIE (uzasadnienie):

           NIE DOTYCZY (uzasadnienie): realizacja przedmiotowego projektu nie miała wpływu na
           środowisko.

14. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
    wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
    z ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
    publicznej (dotyczy wyłącznie raportu końcowego)?

           TAK (uzasadnienie):

           NIE (uzasadnienie):

           NIE DOTYCZY (uzasadnienie): projekt nie obejmował pomocy publicznej

15. Finalna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych celów szczegółowych. Należy
    przedstawić także aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
    szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
    intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy

                                                  5
    wyłącznie raportu końcowego) 174.789,15 zł po uwzględnieniu współczynnika 3 % MIXED
    USE

16. Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
    dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta
    działalności należy pisemnie poinformować COPE MSW o miejscu archiwizacji
    dokumentów) - dotyczy wyłącznie raportu końcowego: siedziba Pomorskiego Urzędu
    Wojewódzkiego w Gdańsku, ul. Okopowa 21/27 80-810 Gdańsk – Biuro Logistyki

17. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: Oświadczam, że:
   1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego*1
      zobowiązuję się do zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 3 lat od
      zatwierdzenia przez Organ Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie
      z Podręcznikiem dla Beneficjenta (jeśli dotyczy);
   2) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego*
      zobowiązuję się do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej 3 lat od
      momentu zakończenia Projektu i użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz
      kontynuacji działań przewidzianych Projektem lub działalność statutową Beneficjenta
      przez ten sam okres, o ile, w uzasadnionych przypadkach, sprzęt nie zostanie
      przekazany nieodpłatnie uczestnikom Projektu (jeśli dotyczy).

18. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: jeżeli przedmiotem projektu jest finansowanie
    infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są również
    do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.

    Potencjalnie z systemu kolejkowego będą korzystali również obywatele państw członkowskich
    Unii Europejskiej i członkowie ich rodzin. Z tego powodu dokonano obliczenia mixed use w
    Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim. Do wyliczeń przyjęto dane z wewnętrznych rejestrów
    Oddziału ds. Cudzoziemców z 2016 roku dotyczących liczby złożonych wniosków do wojewody
    pomorskiego. Powyższy współczynnik wynosi 3%.

19. Załączniki:
            1.   Formularz wskaźników.
            2.   Zestawienie wydatków.
            3.   Wniosek o poświadczenie wydatków.
            4.   Skan dokumentów potwierdzających wydatek
            5.   Dokumentacja przetargowa




1 * Niepotrzebne skreślić
                                                  6
