# Wojewoda Śląski | SCV.1331.40.2026 | 13.10.2026
# Załącznik do pisma SCV.1331.40.2026 - Raport_końcowy_z_realizacji_projektu_nr_297-2017OG-FAMI-40
# źródło tekstu: skan: transkrypcja Claude Opus (tekst + tabele)
# dokument: https://glos-migranta.eu/dokumenty/slaski-scv-1331-40-2026-2026-10-13-odpowiedz-zal-01-raport-koncowy-z-realizacji-projektu-nr.pdf

--- strona 1 ---
Fundusz Azylu, Migracji i Integracji
Raport Kwartalny
okres objęty raportem:
od 01.10.2019 r. do 31.12.2019 r.
część merytoryczna
Należy wystać do:
Centrum Obsługi Projektów Europejskich
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
Raport składany w formie elektronicznej
Numer projektu lub numer umowy finansowej: 29/7-2017/OG - FAMI / porozumienie finansowe
NR PL/2017/FAMI/OG.7.29
Tytuł projektu: Poprawa jakości usług świadczonych na rzecz obywateli państw
trzecich poprzez wdrożenie systemu kolejkowego usprawniającego obsługę klienta
oraz podniesienie kompetencji językowych pracowników Sląskiego Urzędu
Wojewódzkiego
Nazwa beneficjenta: Wojewoda Sląski
1. Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
CEL PROJEKTU: poprawa jakości świadczonych usług, w tym rozwój usług dostosowanych do
potrzeb oraz dostępności obywateli państw trzecich poprzez:
- zakup i wdrożenie nowego systemu kolejkowego usprawniającego obsługę klienta - odbiorcę
końcowego projektu
Zakup i wdrożenie nowego systemu kolejkowego usprawniającego obsługę klientów
(cudzoziemców) zostało zrealizowane zgodnie z załozeniem w 3 lokalizacjach Urzędu, w których
są obsługiwani cudzoziemcy: Katowicach (siedziba główna) oraz w Bielsku-Białej i w
Częstochowie. System zwiększył potencjał informatyczny urzędu, a co za tym idzie w znaczący
sposób wpłynął na usprawnienie obsługi klientów Urzędu, pochodzących z państw trzecich.
- podniesienie kompetencji językowych pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i
Cudzoziemców Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego
19 pracowników Wydziału SO zakończyło kursy językowe i wiedza oraz umiejętności zdobyte w
trakcie kursów są wykorzystywane są przy obsłudze obywateli państw trzecich
2. Harmonogram realizacji projektu:
Harmonogram zgodnie z
Opis realizacji działań w danym Wyjaśnienie rozbieżności
umowa finansowa
okresie sprawozdawczym
Harmonogramem
realizacji
projektu

[tabele - transkrypcja]
Harmonogram zgodnie z umową finansową (tj. Harmonogramem realizacji projektu | Opis realizacji działań w danym okresie sprawozdawczym | Wyjaśnienie rozbieżności
--- strona 2 ---
zawartym w Formularzu
Wniosku)
Zakup i wdrożenie nowego
Dokonano rozeznania rynku pod
Brak rozbieżności
systemu
kolejkowego
względem dostępnych
rozwiązań
usprawniającego obsługę systemów
kolejkowych
klienta
odbiorcę
przygotowano specyfikację opisu
końcowego projektu / 2 -
przedmiotu zamówienia.
Integracja/legalna migracja
25 czerwca 2018 roku na stronie
Biuletynu
Informacji
Publicznej
Urzędu zamieszczono ogłoszenie o
zamówieniu
celem
wylonienia
dostawcy przedmiotu zamówienia,
jakim
było dostawa, montaż
uruchomienie
fabrycznie
nowych
urządzeń wraz z oprogramowaniem
stanowiącym
kompletny system
kolejkowy. W postępowaniu swoje
oferty złożyło dwóch wykonawców.
Została wybrana oferta,
która
uzyskała najwyższą łączną liczbę
punktów.
- 20 sierpnia 2018 r. podpisano z
wyłonionym
dostawca
kolejkowego umowę.
Zgodnie z
założeniami
kolejkowy wdrożono w
lokalizacjach, tj. w Katowicach,
Bielsku-Białej i w Częstochowie.
dostarczeniu, zainstalowaniu
uruchomieniu
wskazanych lokalizacjach, a takze
zainstalowaniu i skonfigurowaniu
oprogramowania
stanowiącego
Jednocześnie zgodnie z zapisami
umowy, przeprowadzono również
wszystkich
użytkowników systemu, a także dla
administratorow.
W okresie funkcjonowania systemu,
można
zauwazyc
zwiększenie
zadowolenia
cudzoziemców
komfortu oczekiwania na obsługę,
szczegolnie
w lokalizacjach
Bielsku-Białej i Częstochowie, gdzie
do tej pory nie było systemu, który
regulowałby kolejkę oczekujących
osób.
Zakupiono
ponadto
tablice
informacyjne promujące projekt
Zamontowany sprzęt - elementy
systemu
kolejkowego
(automaty
biletowe, wyswietlacze,
terminale
przywoławcze) - został oklejony
naklejkami
Informacyjnymi.
2

[tabele - transkrypcja]
zawartym w Formularzu Wniosku) |  | 
Zakup i wdrożenie nowego systemu kolejkowego usprawniającego obsługę klienta – odbiorcę końcowego projektu / 2 – Integracja/legalna migracja | Dokonano rozeznania rynku pod względem dostępnych rozwiązań systemów kolejkowych oraz przygotowano specyfikację opisu przedmiotu zamówienia.

25 czerwca 2018 roku na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu zamieszczono ogłoszenie o zamówieniu celem wyłonienia dostawcy przedmiotu zamówienia, jakim było dostawa, montaż i uruchomienie fabrycznie nowych urządzeń wraz z oprogramowaniem stanowiącym kompletny system kolejkowy. W postępowaniu swoje oferty złożyło dwóch wykonawców. Została wybrana oferta, która uzyskała najwyższą łączną liczbę punktów.

- 20 sierpnia 2018 r. podpisano z wyłonionym dostawcą systemu kolejkowego umowę. Zgodnie z założeniami projektu system kolejkowy wdrożono w trzech lokalizacjach, tj. w Katowicach, Bielsku-Białej i w Częstochowie. Wdrożenie polegało m.in. na dostarczeniu, zainstalowaniu i uruchomieniu systemu we wskazanych lokalizacjach, a także zainstalowaniu i skonfigurowaniu oprogramowania stanowiącego integralną część systemu. Jednocześnie zgodnie z zapisami umowy, przeprowadzono również szkolenia dla wszystkich użytkowników systemu, a także dla administratorów.

W okresie funkcjonowania systemu, można zauważyć zwiększenie zadowolenia cudzoziemców z komfortu oczekiwania na obsługę, szczególnie w lokalizacjach w Bielsku-Białej i Częstochowie, gdzie do tej pory nie było systemu, który regulowałby kolejkę oczekujących osób.

Zakupiono ponadto tablice informacyjne promujące projekt. Zamontowany sprzęt – elementy systemu kolejkowego (automaty biletowe, wyświetlacze, terminale przywoławcze) – został oklejony naklejkami informacyjnymi. | Brak rozbieżności
--- strona 3 ---
Wykonawcę tablic wyłoniono w
drodze zapytania ofertowego.
Uruchomiona została
celowa.
rezerwa
Podniesienie kompetencji
W okresie od kwietnia 2018 do
Rozbiezność w planowanym terminie
Językowych pracowników
grudnia 2019 r. dia pracowników rozpoczęcia zajęć dla grupy z Katowic:
Wydziału
Spraw
Wydziału
Spraw Obywatelskich
Obywatelskich
¡ i Cudzoziemców
zrealizowane
23 marca br. wykonawca (szkoła językowa
Cudzoziemców Śląskiego
zostały kursy języka angielskiego
Open School) wyłoniony do przeprowadzenia
Urzędu Wojewódzkiego / 2-
oraz rysyjskiego. Celem kursów był
Kursow
językowych dla
pracowników
Integracja/legalna migracja
rozwój kompetencji komunikacyjnych
świadczących
prace
w
Katowicach
pracowników, co ma
zapewnić
poinformował, że lektorzy zaproponowani do
znaczną poprawę jakości i szybkości
przeprowadzenia zajęć zrezygnowali, tym
obsługi cudzoziemców.
samym
wykonawca
przestai
sperniać
wymagania określone w zapytaniu ofertowym.
Wykonawców do realizacji kursów
Jednocześnie wykonawca zwrócił się
wyloniono w trybie
zapytania prośbą, aby umożliwić mu w terminie do
ofertowego (zapytanie rozsyłane było
6 kwietnia 2018 r. pozyskanie nowych
droga mailową do potencjalnych lektorów, którzy jednocześnie będą speriac
wykonawców przedmiotu usługi). wymagania określone w zapytaniu ofertowym
Jednocześnie z uwagi na powstałe Jakoże ostatecznie wykonawca nie zapewnił
komplikacje w trakcie wyłaniania lektorów i odstapiono od podpisania z Nim
wykonawców
harmonogramie projektu
przewidziany termin
umowy. Podjęto ponadto rozmowy z kolejną -
wskazaną w protokole - szkołą językową,
rozpoczęcia zajęć, planowany na
która spełniała wymogi określone w zapytaniu
I kwartał, uległ przesunięciu i zajęcia
jednakże szkoła odmówiła współpracy.
ostatecznie rozpoczęły się w II Odnosząc się do powyższego przystapiono do
kwartale.
rozpoczęcia kolejnej procedury w trybie
zapytania ofertowego. Do realizacji usługi
W sumie kursami objętych zostało 19
wyłoniono szkołę językową Brittania, z którą
pracownikow
zaangazowanych
podpisano umowę
25.05.2018 roku, zaś
w obsługę cudzoziemców.
Kursy
zajęcia rozpoczęły się 28.05.2018 r.
zorganizowane zostały w 7 grupach.
Katowice:
Rozbieżność w planowanym
terminie
rozpoczęcia zajęć dla grupy z Bielska-
Białej:
Grupa 1 - angielski A1 (2 osoby)
26 marca br. pracownik, który deklarował
Grupa 2 - angielski A2 (3 osoby)
udział
W
kursie Języka
rosyjskiego
poinformowat, że rozwiązuje stosunek pracy
Grupa 3 - angielski B2 (3 osoby)
Na jego miejsce nie udało się znaleźć innego
pracownika, który chciałby wziąć udział w
Grupa 4- rosyjski A1 (5 osób)
kursie języka rosyjskiego. Udało się natomiast
pozyskac pracownika - zaangazowanego w
Grupa 5 - rosyjski A2 (1 osoba)
obsługę cudzoziemców- zainteresowanego
udziałem w kursie języka angielskiego na
BielSko-Biara
poziomie A2. Jednocześnie mając na uwadze,
ze zgodnie z załozeniami pracownicy w
Grupa 6 - angielski A1 (2 osoby)
Bielsku-Białej mieli rozpocząć kurs na
poziomie A1, koniecznym stało się, aby
Grupa 7 - angielski A2 (3 osoby)
wyłoniony wykonawca zapewnił lektora
również dla poziomu A2, co udało się uczynić
Kursy, w przypadku pracowników
28 marca br. Powyższe jednak spowodowało,
swiadczących pracę w Katowicach,
że umowa z wykonawcą została podpisana w
realizowane były w gmachu Urzędu,
późniejszym terminie, a co za tym idzie
przy ul. Jagiellońskiej 25. Wykonawcą
planowany
termin
rozpoczęcia
zajęć
kursów
byla
szkoła językowa
Britannia. Kursy języka angielskiego

[tabele - transkrypcja]
 | Wykonawcę tablic wyłoniono w drodze zapytania ofertowego.
Uruchomiona została rezerwa celowa. | 
Podniesienie kompetencji językowych pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego / 2-integracja/legalna migracja | W okresie od kwietnia 2018 do grudnia 2019 r. dla pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców zrealizowane zostały kursy języka angielskiego oraz rysyjskiego. Celem kursów był rozwój kompetencji komunikacyjnych pracowników, co ma zapewnić znaczną poprawę jakości i szybkości obsługi cudzoziemców.
Wykonawców do realizacji kursów wyłoniono w trybie zapytania ofertowego (zapytanie rozsyłane było drogą mailową do potencjalnych wykonawców przedmiotu usługi). Jednocześnie z uwagi na powstałe komplikacje w trakcie wyłaniania wykonawców przewidziany w harmonogramie projektu termin rozpoczęcia zajęć, planowany na I kwartał, uległ przesunięciu i zajęcia ostatecznie rozpoczęły się w II kwartale.
W sumie kursami objętych zostało 19 pracowników zaangażowanych w obsługę cudzoziemców. Kursy zorganizowane zostały w 7 grupach.
Katowice:
Grupa 1 – angielski A1 (2 osoby)
Grupa 2 – angielski A2 (3 osoby)
Grupa 3 – angielski B2 (3 osoby)
Grupa 4- rosyjski A1 (5 osób)
Grupa 5 – rosyjski A2 (1 osoba)
Bielsko-Biała
Grupa 6 – angielski A1 (2 osoby)
Grupa 7 – angielski A2 (3 osoby)
Kursy, w przypadku pracowników świadczących pracę w Katowicach, realizowane były w gmachu Urzędu, przy ul. Jagiellońskiej 25. Wykonawcą kursów była szkoła językowa Britannia. Kursy języka angielskiego | Rozbieżność w planowanym terminie rozpoczęcia zajęć dla grupy z Katowic:
23 marca br. wykonawca (szkoła językowa Open School) wyłoniony do przeprowadzenia kursów językowych dla pracowników świadczących pracę w Katowicach poinformował, że lektorzy zaproponowani do przeprowadzenia zajęć zrezygnowali, tym samym wykonawca przestał spełniać wymagania określone w zapytaniu ofertowym. Jednocześnie wykonawca zwrócił się z prośbą, aby umożliwić mu w terminie do 6 kwietnia 2018 r. pozyskanie nowych lektorów, którzy jednocześnie będą spełniać wymagania określone w zapytaniu ofertowym. Jakoże ostatecznie wykonawca nie zapewnił lektorów i odstąpiono od podpisania z Nim umowy. Podjęto ponadto rozmowy z kolejną - wskazaną w protokole - szkołą językową, która spełniała wymogi określone w zapytaniu, jednakże szkoła odmówiła współpracy. Odnosząc się do powyższego przystąpiono do rozpoczęcia kolejnej procedury w trybie zapytania ofertowego. Do realizacji usługi wyłoniono szkołę językową Brittania, z którą podpisano umowę 25.05.2018 roku, zaś zajęcia rozpoczęły się 28.05.2018 r.
Rozbieżność w planowanym terminie rozpoczęcia zajęć dla grupy z Bielska-Białej:
26 marca br. pracownik, który deklarował udział w kursie języka rosyjskiego poinformował, że rozwiązuje stosunek pracy. Na jego miejsce nie udało się znaleźć innego pracownika, który chciałby wziąć udział w kursie języka rosyjskiego. Udało się natomiast pozyskać pracownika - zaangażowanego w obsługę cudzoziemców- zainteresowanego udziałem w kursie języka angielskiego na poziomie A2. Jednocześnie mając na uwadze, że zgodnie z założeniami pracownicy w Bielsku-Białej mieli rozpocząć kurs na poziomie A1, koniecznym stało się, aby wyłoniony wykonawca zapewnił lektora również dla poziomu A2, co udało się uczynić 28 marca br. Powyższe jednak spowodowało, że umowa z wykonawcą została podpisana w późniejszym terminie, a co za tym idzie planowany termin rozpoczęcia zajęć
--- strona 4 ---
prowadzone były przez
dwóch
lektorow (
1- grupa
A1, :
- grupa A2,
B2). Zajęcia z języka rosyjskiego,
zarówno
dia
grupy A1
i A2.
prowadzone były przez Panią !
Podczas
zajęć
wykorzystywano podręczniki oraz
dodatkowe
materiały
przygotowywane przez lektorów
(ćwiczenia
gramatyczne,
Krötkie
teksty). Kursanci byli na bieżąco
poddawani ocenie przez lektorów. W
ich ocenie uczestnicy kursów byli
zmotywowani do zajęć, co znalazło
przerożenie na ich postępy w nauce i
zakończenie
kursów z wynikami
pozytywnymi.
przesunął się na kwiecień 2018 r. (pierwsze
zajęcia rozpoczęły się 06.04.2018 г.).
pracownikow
świadczących
w Bielsku-Biatej
realizowane
w Oddziale
Zamiejscowym w Bielsku-Białej, przy
ul. Piastowskiej
40. Wykonawca
kursow był Word '
Szkoła Języków Obcych Time. Grupę
z języka angielskiego na bozinmie A1
prowadził Pan
arune na poziomie A2 Pani
Praca na zajęciach
polegała na zapoznawaniu się z
nowym słownictwem i strukturami
gramatycznymi
przydatnymi
skutecznym porozumiewaniu się
z cudzoziemcami. Podczas zajęć
wykorzystywano podręczniki oraz
materialy
przygotowywane przez lektorów
(fiszki ze słownictwem, płyty CD etc.)
Testy diagnozujące pozwalające na
ewaluację
pozyskanej
wiedzy
i umiejętności
obszary
wymagające
dalszej
pracy
przeprowadzane były po przerobieniu
określonej partii materiału, a ich
wyniki omawiane były z kursantami.
W trakcie kursu zwrócono również
uwagę na możliwości dalszej pracy
własnej i sposoby na poprawienie
płynnoscı językowej.
- W trakcie trwania projektu dwóch
pracowników uczestniczących
na
Wyjasnienie rozbiezności:
kurs języka rosyjskiego na poziomie
A1 złożyło wypowiedzenie umowy o
- 1 029,65 zł, środki te poniesione
pracę (f
- W
zostały od kwartału II po kwartał IV. Zwrócona
grudniu
2018 oraz
w lipcu 2019, przy czym
• z kursu zrezygnowała
(juž z końcem kwietnia 2019 r.).
Jednocześnie ww. osoby zwróciły na
konto Urzędu srodki jakie poniesione
zostały w ramach projektu na ich
kwota potraktowana została jako wydatek
niekwalifikowalny i w związku z powyzszym
kwota z projektu na fakturze nr FA/527/2018/A
została
proporcjonalnie
pomniejszona o
dokonany zwrot tj. 1 029,65 zł i sfinansowana
została ze srodkow własnych Urzędu.

[tabele - transkrypcja]
 | prowadzone były przez dwóch lektorów ( … – grupa A1, … – grupa A2, B2). Zajęcia z języka rosyjskiego, zarówno dla grupy A1 i A2, prowadzone były przez Panią … Podczas zajęć wykorzystywano podręczniki oraz dodatkowe materiały przygotowywane przez lektorów (ćwiczenia gramatyczne, krótkie teksty). Kursanci byli na bieżąco poddawani ocenie przez lektorów. W ich ocenie uczestnicy kursów byli zmotywowani do zajęć, co znalazło przełożenie na ich postępy w nauce i zakończenie kursów z wynikami pozytywnymi.

Dla pracowników świadczących pracę w Bielsku-Białej kursy realizowane były w Oddziale Zamiejscowym w Bielsku-Białej, przy ul. Piastowskiej 40. Wykonawcą kursów był Word … – Szkoła Języków Obcych Time. Grupę z języka angielskiego na poziomie A1 prowadził Pan …, zaś grupę na poziomie A2 Pani … Praca na zajęciach polegała na zapoznawaniu się z nowym słownictwem i strukturami gramatycznymi przydatnymi w skutecznym porozumiewaniu się z cudzoziemcami. Podczas zajęć wykorzystywano podręczniki oraz dodatkowe materiały przygotowywane przez lektorów (fiszki ze słownictwem, płyty CD etc.) Testy diagnozujące pozwalające na ewaluację pozyskanej wiedzy i umiejętności oraz obszary wymagające dalszej pracy przeprowadzane były po przerobieniu określonej partii materiału, a ich wyniki omawiane były z kursantami. W trakcie kursu zwrócono również uwagę na możliwości dalszej pracy własnej i sposoby na poprawienie płynności językowej.

- W trakcie trwania projektu dwóch pracowników uczestniczących na kurs języka rosyjskiego na poziomie A1 złożyło wypowiedzenie umowy o pracę (… – w grudniu 2018 oraz … w lipcu 2019, przy czym … z kursu zrezygnowała już z końcem kwietnia 2019 r.). Jednocześnie ww. osoby zwróciły na konto Urzędu środki jakie poniesione zostały w ramach projektu na ich | przesunął się na kwiecień 2018 r.(pierwsze zajęcia rozpoczęły się 06.04.2018 r.).

Wyjaśnienie rozbieżności:

- … – 1 029,65 zł, środki te poniesione zostały od kwartału II po kwartał IV. Zwrócona kwota potraktowana została jako wydatek niekwalifikowalny i w związku z powyższym kwota z projektu na fakturze nr FA/527/2018/A została proporcjonalnie pomniejszona o dokonany zwrot tj. 1 029,65 zł i sfinansowana została ze środków własnych Urzędu.
--- strona 5 ---
udział w kursie od początku jego
trwania, i tak:
- 1 487,25 z, środki te
poniesione zostały począwszy od kwartału I!
do konca kwietnia 2019 r., tj. poczatku
W ich miejsce w kursie uczestniczyli
kwartału VI realizacji projektu
Zwrot
inni pracownicy Wydziału Spraw
dokonany został w początkiem lipca 2019 r., a
Obywatelskich
i Cudzoziemców
zwrócona kwota potraktowana została jako
zaangażowani
W
obstuge
wydatek niekwalifikowalny i w związku
cudzoziemców państw trzecich w powyższym kwota z projektu na fakturze nr
takim
samym
stopniu,
jak w FA/304/2019/A
została proporcjonalnie
przypadku zwolninnuch pracaıników pomniejszona o dokonany zwrot tj. 1 487,25
Iza r
-, za
zł i sfinansowana została ze środków
pa .
własnych Urzędu.
- Pa
:, ktora
uczęszczała na kurs j. angielskiego
na
poziomie A1
uwagi
na
długotrwałe
musiara
zrezygnować z udziału w kursie. W jej
zastępstwie (od sierpnia 2019 r.)
w kursie uczestniczyła Pa
ktora pomimo póžnego
dołączenia do grupy kurs ukończyła z
wynikiem pozytywnym.
- Cel jakim było podniesienie
kwalifikacji
jezykowych
pracowników zajmujących
się
bezpośrednią
obsługą
cudzoziemców należy uznać za
zrealizowany.
- W trakcie realizacji kursów
językowych uruchomionych zostało 7
rezerw celowych.
3. Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
formularza wskaźników:
a) zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy; w przypadku przesunięć
między pozycjami do 10% budżetu kosztów bezpośrednich na warunkach określonych w
art. 12 umowy finansowej należy zawsze dołączyć budżet projektu uwzględniający
przesunięcia, w formacie Excel,
b) zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia przez
OD).
- zmiana wskaźników dotyczyła liczby zrealizowanych godzin kursu (wskaźnik określony
został poprzez przeliczenie łącznej liczby godzin kursu 160h przez ilość osób tj. 19 (160
h*19 os.= 3040). Tak przyjęty wskaźnik oznaczał, że wszyscy uczestnicy kursów powinni
wypełnić miernik 100%, co byłoby trudne do zrealizowania chociażby z uwagi na L4.
Obecnie przyjęty wskaźnik to: 160 h*7 grup = 1120. Formularz wskaźników został
odpowiednio uaktualniony;
- zmiana uczestników kursów w odniesieniu do założeń przyjętych na etapie składania
wniosku (co ma wpływ na zmianę procentowego udziału w obsłudze cudzoziemców) oraz
zmiana deklarowanych poziomów zaawansowania:
5

[tabele - transkrypcja]
 | udział w kursie od początku jego trwania, i tak:
W ich miejsce w kursie uczestniczyli inni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców zaangażowani w obsługę cudzoziemców państw trzecich w takim samym stopniu, jak w przypadku zwolnionych pracowników (za ?, za pa ?)
- Pa ?, która uczęszczała na kurs j. angielskiego na poziomie A1 z uwagi na długotrwałe ? musiała zrezygnować z udziału w kursie. W jej zastępstwie (od sierpnia 2019 r.) w kursie uczestniczyła Pa ? która pomimo późnego dołączenia do grupy kurs ukończyła z wynikiem pozytywnym.
- Cel jakim było podniesienie kwalifikacji językowych pracowników zajmujących się bezpośrednią obsługą cudzoziemców należy uznać za zrealizowany.
- W trakcie realizacji kursów językowych uruchomionych zostało 7 rezerw celowych. | - ? - 1 487,25 z, środki te poniesione zostały począwszy od kwartału II do końca kwietnia 2019 r., tj. początku kwartału VI realizacji projektu. Zwrot dokonany został w początkiem lipca 2019 r., a zwrócona kwota potraktowana została jako wydatek niekwalifikowalny i w związku z powyższym kwota z projektu na fakturze nr FA/304/2019/A została proporcjonalnie pomniejszona o dokonany zwrot tj. 1 487,25 zł i sfinansowana została ze środków własnych Urzędu.
--- strona 6 ---
Wniosek do projektu nr: 7-2017/OG - FAMI Poprawa jakości usług świadczonych na
rzecz obywateli państw trzecich poprzez wdrożenie systemu kolejkowego
usprawniającego obstugę klienta oraz podniesienie kompetencji językowych
pracowników Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego" pisany był w 2017 roku i założenia do
niego były przyjęte dla innych pracowników, niż ci, którzy uczęszczali na kursy
językowe. W przypadku niektórych pracowników inny był ich procentowy udział wa
zadaniach związanych z bezpośrednią obsługą klienta państw trzecich aniżeli ten
określony pkt. 6 wniosku. Co za tym idzie zmianie uległ sposób wyliczenia kosztów
kwalifikowalnych metodą „mixed-use".
Zmiany zostały zaakceptowane pismem COPE-AM.4800.104.1.29.2018/JM z 9 sierpnia
2018 r.
4. Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego
- szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń
przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu
końcowego):
Zamierzone
rezultaty
założono w opisie projektu
będącym częścią wniosku
Osiagnięte rezultaty
System kolejkowy
Uruchomienie nowego systemu kolejkowego spotkało się z
bardzo pozytywnym odbiorem cudzoziemców - użytkowników
systemu. W ich opinii system funkcjonujący w Katowicach jest
bardziej zrozumiały od poprzedniego. Zakup nowego,
wydajnego systemu z pewnoscią ma wpływ na kształtowanie
pozytywnego wizerunku administracji publicznej. System
zwiększył potencjał informatyczny urzędu, a co za tym idzie w
znaczący sposób wpłynął na usprawnienie obsługi klientów
Urzędu, pochodzących z państw trzecich. Pozytywne opinie
dot. systemu są także komunikowane przez pracowników
zajmujących się bezposrednią obsługą klientów.
Kursy językowe
19
pracownikow Wydziału Spraw Obywatelskich
Cudzoziemców zaangażowanych w bezpośrednią obsługę
cudzoziemców państw trzecich ukończyło kursy językowe, w
tym:
- 4 osoby ukończyły kurs angielskiego na poziomie A1
- 6 osób ukończyło kurs angielskiego na poziomie A2
- 3 osoby ukończyło kurs angielskiego na poziomie B2
- 5 osób ukończyło kurs rosyjskiego na poziomie A1
- 1 osoba ukończyła kurs rosyjskiego na poziomie A2
Łącznie zrealizowanych zostało 1120 h kursu (7 grup x 160 h)
Pracownicy pozytywnie oceniają zrealizowane kursy, część z
nich wyraziło wolę dalszego podnoszenia kwalifikacji
zawodowych.

[tabele - transkrypcja]
Zamierzone rezultaty jak założono w opisie projektu będącym częścią wniosku | Osiągnięte rezultaty
System kolejkowy | Uruchomienie nowego systemu kolejkowego spotkało się z bardzo pozytywnym odbiorem cudzoziemców – użytkowników systemu. W ich opinii system funkcjonujący w Katowicach jest bardziej zrozumiały od poprzedniego. Zakup nowego, wydajnego systemu z pewnością ma wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku administracji publicznej. System zwiększył potencjał informatyczny urzędu, a co za tym idzie w znaczący sposób wpłynął na usprawnienie obsługi klientów Urzędu, pochodzących z państw trzecich. Pozytywne opinie dot. systemu są także komunikowane przez pracowników zajmujących się bezpośrednią obsługą klientów.
Kursy językowe | 19 pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców zaangażowanych w bezpośrednią obsługę cudzoziemców państw trzecich ukończyło kursy językowe, w tym: - 4 osoby ukończyły kurs angielskiego na poziomie A1 - 6 osób ukończyło kurs angielskiego na poziomie A2 - 3 osoby ukończyło kurs angielskiego na poziomie B2 - 5 osób ukończyło kurs rosyjskiego na poziomie A1 - 1 osoba ukończyła kurs rosyjskiego na poziomie A2 Łącznie zrealizowanych zostało 1120 h kursu (7 grup x 160 h) Pracownicy pozytywnie oceniają zrealizowane kursy, część z nich wyraziło wolę dalszego podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
--- strona 7 ---
5. Lista osób zaangażowanych w realizację projektu(w tym wolontariuszy) wraz z informacją
nt. funkcji pełnionej w projekcie oraz formy (dotyczy także osób wynagradzanych w ramach
kosztow pośrednich):
Lp.
Imię i nazwisko
1.
Pozycja
budżetu
750,
75011
- par. 402
Forma zatrudnienia
powołanie
2.
starszy
wojewödzki
inspektor
3.
Funkcja w projekcie
nadzór merytoryczny w
zakresie
projektu,
ramach
zadań
realizowanych
przez
Organizacyjno-
Budżetowe
odpowiada za część
merytoryczna (w ramach
realizowanych
przez
Organizacyjno-
Budżetowe)
dot.
wyłonienia wykonawców
do realizacji kursów
Językowych
Koordynator projektu
750, 75011
- par.402
umowa o pracę
czas nieokreślony
Powolanie
4.
5.
starszv
inspektor wojewódzki
koordvnowania
6.
Rozliczanie
projektu
oraz
przygotowanie
wniosków o płatność
koordynacja
prac
związanych
Z
wdrozeniem
systemu
kolejkowego w Biurze
Obstugi Klienta (BOK)
koordynacja
związanych
wdrożeniem
kolejkowego
prac
systemu
750,
75011
- par. 402
750,
75011
- par. 402
750, 75011
- par. 402
Umowa o pracę
czas nieokreślony
na
umowa o pracę
czas nieokreślony
na
750,
75011
- par. 402
umowa o pracę
czas nieokreslony
na
Podane zostały wszystkie osoby zaangażowane w realizację projektu. Osoby te nie są
wynagradzane w ramach projektu ani z kosztów bezpośrednich, ani z kosztów pośrednich.
W budżecie projektu nie zaplanowano środków na wynagrodzenia w ramach kosztów
bezposrednich i posrednich. W związku z powyższym w tabeli jest ujęta klasyfikacja budżetowa urzędu.
6. Wykaz zamówień udzielonych w raportowanym kwartale z zastosowaniem uproszczonej
procedury przetargowej lub jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień
publicznych.
Oświadczam, że we wszystkich przypadkach, gdy podpisanie kontraktu, umowy lub zlecenia
wykonania roboty lub usługi wymagało zastosowania uproszczonej procedury przetargowej lub
jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych zastosowano się do
wymogów wskazanych w ustawie oraz umowie finansowej.
7

[tabele - transkrypcja]
Lp. | Imię i nazwisko | Funkcja w projekcie | Pozycja budżetu | Forma zatrudnienia
1. | ? | nadzór merytoryczny w zakresie projektu, w ramach zadań realizowanych przez Biuro Organizacyjno-Budżetowe | 750, 75011 - par. 402 | powołanie
2. | ? – starszy inspektor wojewódzki ? | odpowiada za część merytoryczną (w ramach zdań realizowanych przez Biuro Organizacyjno-Budżetowe) dot. wyłonienia wykonawców do realizacji kursów językowych | 750, 75011 - par.402 | umowa o pracę na czas nieokreślony
3. | ? - | Koordynator projektu | 750, 75011 - par. 402 | Powołanie
4. | ? | Rozliczanie projektu oraz przygotowanie wniosków o płatność | 750, 75011 - par. 402 | Umowa o pracę na czas nieokreślony
5. | ? – starszy inspektor wojewódzki koordynowania ? | koordynacja prac związanych z wdrożeniem systemu kolejkowego w Biurze Obsługi Klienta (BOK) | 750, 75011 - par. 402 | umowa o pracę na czas nieokreślony
6. | ? - | koordynacja prac związanych z wdrożeniem systemu kolejkowego | 750, 75011 - par. 402 | umowa o pracę na czas nieokreślony
--- strona 8 ---
Lista zamówień udzielonych w raportowanym kwartale:
lp.
Nazwa przedmiotu
zamowienia
Tryb
postępow
ania
Szacunkow
a wartość
zamówienia
w Zrotych
4
okres
realizacji
zamówienia
zgodnie z
umowa
od ... - do ....
5
Data
ogłoszenia
zamówieni
al
zapytania
ofertowego
DD-MM-
RRRR
Realizacja zamówienia
Data
podpisani
Wartość
a umowy z
umowy
wykonawc
zawartej z
wykonawca
DD-MM-
RRRR
7
w złotych
82 310,00
Zt, w tym
73 873,00 zł
w ramach
FAMI
2.
2
Dot. kursow
jezykowych dla
pracowników
swiadczących prace
W Katowicach
Przeprowadzenie
kursów języka
angielskiego oraz
języka rosyjskiego
dla pracowników
Wydziału Spraw
Obywatelskich
i Cudzoziemców
Slaskiego Urzędu
Wojewódzkiego
w Katowicach
zajmujących się
bezpośrednią
obsługa
cudzoziemców -
obywateli państw
trzecich.
Dot. kursów
jezykowych dla
pracownIKoW
świadczących prace
w Bie/sku-Białej:
Przeprowadzenie
kursów języka
angielskiego oraz
języka rosyjskiego
dla pracowników
Wydziału Spraw
Obywatelskich
¡ Cudzoziemcow
Sląskiego Urzędu
Wojewódzkiego
w Katowicach
zajmujących się
bezpośrednią
obsługa
cudzoziemców -
obywateli państw
trzecich.
zapytani
e
ofertowe
13.02.2018
Uwagi
9
Wyłoniony
w drodze
zapytania
ofertowego
Wykonawca
zaproponow
ał 48 000,00
zi za
przeprowadz
enie kursów,
jednakże
ostatecznie
nie doszło
do
podpisania
umowy.
zapytanie
ofertowe
kwiecień
2018-
grudzień
2019
13.02.201
8 oraz
22.02.2018
05.04.201
25 280,00
zł
Z uwagi na
fakt, iz w
ramach
zapytania z
dnia
13.02.2018
r. wpłynęła
tylko jedna
wazna oferta
- zgodnie z
podręcznikie
m
Beneficjenta
- procedura
zapytania
ofertowego
została
powtórzona
22.02.2018
Г.

[tabele - transkrypcja]
lp. | Nazwa przedmiotu zamówienia | Tryb postępowania | Szacunkowa wartość zamówienia | okres realizacji zamówienia zgodnie z umową | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia
lp. | Nazwa przedmiotu zamówienia | Tryb postępowania | Szacunkowa wartość zamówienia | okres realizacji zamówienia zgodnie z umową | Data ogłoszenia zamówienia/ zapytania ofertowego | Data podpisania umowy z wykonawcą | Wartość umowy zawartej z wykonawcą | Uwagi
 |  |  | w złotych | od ... - do .... | DD-MM-RRRR | DD-MM-RRRR | w złotych | 
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9
1. | Dot. kursów językowych dla pracowników świadczących prace w Katowicach Przeprowadzenie kursów języka angielskiego oraz języka rosyjskiego dla pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach zajmujących się bezpośrednią obsługą cudzoziemców – obywateli państw trzecich. | zapytanie ofertowe | 82 310,00 zł, w tym 73 873,00 zł w ramach FAMI | - | 13.02.2018 | - | - | Wyłoniony w drodze zapytania ofertowego Wykonawca zaproponował 48 000,00 zł za przeprowadzenie kursów, jednakże ostatecznie nie doszło do podpisania umowy.
2. | Dot. kursów językowych dla pracowników świadczących pracę w Bielsku-Białej: Przeprowadzenie kursów języka angielskiego oraz języka rosyjskiego dla pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach zajmujących się bezpośrednią obsługą cudzoziemców – obywateli państw trzecich. | zapytanie ofertowe | 82 310,00 zł, w tym 73 873,00 zł w ramach FAMI | kwiecień 2018- grudzień 2019 | 13.02.2018 oraz 22.02.2018 | 05.04.2018 | 25 280,00 zł | Z uwagi na fakt, iż w ramach zapytania z dnia 13.02.2018 r. wpłynęła tylko jedna ważna oferta - zgodnie z podręcznikiem Beneficjenta – procedura zapytania ofertowego została powtórzona 22.02.2018 r.
--- strona 9 ---
3.
4.
Dot. kursów
językowych dla
pracownikow
świadczących prace
w Katowicach
Przeprowadzenie
kursów języka
angielskiego oraz
języka rosyjskiego
dla pracowników
Wydziału Spraw
Obywatelskich
i Cudzoziemców
Slaskiego Urzędu
Wojewódzkiego
w Katowicach
zajmujących się
bezpośrednią
obsługa
cudzoziemców -
obywateli państw
trzecich.
Zapytanie
ofertowe
57 030,00 zł
maj 2018-
grudzień
2019 г.
10.04.2018
25.05.201
8
58 272,20
W ramach
kwoty 58
275,20 zł 56
307,68 zł to
koszty
kwalifikowal
ne
(wyliczone
na
podstawie
procentoweg
o udziału
zadań w
obsłudze
cudzoziemcó
w państw
trzecich) i
mieszczą się
założeniach
wskazanych
we wniosku
o dofinanso
wanie
w ramach
projektu nr
29/7-
2017/OG-
FAMI.
Jednocześni
e
zwiększeniu
ulega wklad
Urzędu w
ramach
KOSZtÓW
niekwalifikow
alnych
(buazet
Urzędu
przewiduje
zabezpiecze
nie wyzszej
kwoty na
realizację
przedmiotow
ych kursów)
Dostawa, montaż
i uruchomienie
fabrycznie nowych
urządzeń wraz
z oprogramowaniem
stanowiącym
kompletny system
kolejkowy (zwany
dalej Systemem),
umozliwiający
zarządzanie ruchem
klientów oraz
rezerwację wizyt
przez sieć Internet
wraz z opieka
Przetarg
nieograni
czony
350.000,00
od 20-08-
2018 do 5-
11-2018
25-06-2018
20-08-
2018
252.150,00
nd.
9

[tabele - transkrypcja]
3. | Dot. kursów językowych dla pracowników świadczących prace w Katowicach Przeprowadzenie kursów języka angielskiego oraz języka rosyjskiego dla pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach zajmujących się bezpośrednią obsługą cudzoziemców – obywateli państw trzecich. | Zapytanie ofertowe | 57 030,00 zł | maj 2018-grudzień 2019 r. | 10.04.2018 | 25.05.2018 | 58 272,20 zł | W ramach kwoty 58 275,20 zł 56 307,68 zł to koszty kwalifikowalne (wyliczone na podstawie procentowego udziału zadań w obsłudze cudzoziemców w państw trzecich) i mieszczą się w założeniach wskazanych we wniosku o dofinansowanie w ramach projektu nr 29/7-2017/OG-FAMI. Jednocześnie zwiększeniu ulega wkład Urzędu w ramach kosztów niekwalifikowalnych (budżet Urzędu przewiduje zabezpieczenie wyższej kwoty na realizację przedmiotowych kursów)
4. | Dostawa, montaż i uruchomienie fabrycznie nowych urządzeń wraz z oprogramowaniem stanowiącym kompletny system kolejkowy (zwany dalej Systemem), umożliwiający zarządzanie ruchem klientów oraz rezerwację wizyt przez sieć Internet wraz z opieką | Przetarg nieograniczony | 350.000,00 | od 20-08-2018 do 5-11-2018 | 25-06-2018 | 20-08-2018 | 252.150,00 | nd.
--- strona 10 ---
5.
autorską i usługa
serwisową w
Sląskim Urzędzie
Wojewödzkim
Wykonanie 3 szt.
tablic
informacyjnych
promujących projekt
finansowany z FAMI
Zapytanie
ofertowe
(po jednej sztuce dla
Katowic, Bielska-
Białej i
Częstochowy.
zgodnie
z takturą:
608,85 Zl
nd.
30-11-2018
nd.
zgodnie
z fakturą:
608,85 zł
7. Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt finansowy;
np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy wniesiony do
projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów):
Projekt realizowany bez partnerów.
8. Komentarze na temat możliwej synergii/uzupełniania się z innymi działaniami realizowanymi
na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
Udział pracowników w kursach językowych przyczynił się do podniesienia kwalifikacji językowych,
co niewątpliwie będzie się mogło przełożyć na łatwiejszy kontakt z obywatelami państw trzecich.
gio przelozyc na aveł aży ko p
Uzyskane kompetencje językowe pracownicy będą mogli wykorzystać w kontakcie z każdym
„klientem zagranicznym", co stanowi istotny element w budowaniu pozytywnego wizerunku
administracji publicznej. Na realizacje kursów językowych Urząd - w trakcie trwania projektu -
wydatkował z „własnego budżetu" środki w łącznej kwocie 12 450,94 zł.
Zakup nowego systemu nie tylko przyczynił się do poprawy jakości obsługi obywateli państw
trzecich, ale również poprawy jakości obsługi wszystkich klientów Urzędu załatwiających swoje
sprawy w Biurze Obsługi Klienta Urzędu (ma to również pozytywny wpływy na obraz administracji
publicznej). Na zakup systemu Urząd wydatkował w ramach własnych srodków 138 682,50 zr.
9. Opis problemów napotkanych podczas realizacji projektu:
- komplikacje w trakcie wyłaniania wykonawców (opisano w pkt. 2 raportu), a co za tym idzie -
przewidziany w harmonogramie projektu termin rozpoczęcia zajęć, planowany na I kwartał - uległ
przesunięciu i zajęcia ostatecznie rozpoczęły się w II kwartale;
- błędnie przyjęty sposób wyliczenia wskażników dot. liczby zrealizowanych godzin kursu:
wskażnik dot. liczby zrealizowanych godzin określony został przeliczając łączną liczbę godzin
kursu 160h przez ilość osób tj. 19 (160 h*19 os.= 3040). Tak przyjęty wskaźnik oznacza, że
wszyscy uczestnicy kursów powinni wypełnić miernik 100%. Umowy podpisane z Wykonawcami
co prawda przewidywały możliwość dwukrotnego bezkosztowego odrobienia nieobecności, ale w
ramach grupy, nie przewidywały natomiast indywidualnego odrabiania zajęć;
- zmiana uczestników kursów w odniesieniu do założeń przyjętych na etapie składania wniosku (co
ma wpływ na zmianę procentowego
udziału w obsłudze cudzoziemców) oraz zmiana
deklarowanych poziomów zaawansowania:
- wniosek do projektu nr: 7-2017/OG - FAMI Poprawa jakości usług świadczonych na rzecz
obywateli państw trzecich poprzez wdrożenie systemu kolejkowego usprawniającego obsługę
kompetencji językowych pracownikow
Sląskiego
• Urzędu
Wojewódzkiego" pisany był w 2017 roku i założenia do niego były przyjęte dla innych pracowników,
niz ci, którzy uczęszczali na kursy językowe. W przypadku niektórych pracowników inny był ich
procentowy udział w zadaniach związanych z bezpośrednią obsługą klienta państw trzecich anizeli
10
nd.

[tabele - transkrypcja]
 | autorską i usługą serwisową w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim |  |  |  |  |  |  | 
5. | Wykonanie 3 szt. tablic informacyjnych promujących projekt finansowany z FAMI (po jednej sztuce dla Katowic, Bielska-Białej i Częstochowy. | Zapytanie ofertowe | zgodnie z fakturą: 608,85 zł | nd. | 30-11-2018 | nd. | zgodnie z fakturą: 608,85 zł | nd.
--- strona 11 ---
ten określony pkt. 6 wniosku. Co za tym idzie zmianie uległ sposób wyliczenia kosztów
kwalifikowalnych metodą „mixed-use".
- ponadto jeden pracownik, który deklarował udział w kursie języka rosyjskiego jeszcze przed
rozpoczęciem kursów rozwiązał stosunek pracy. Na jego miejsce nie udało się znaleźć innego
pracownika, który chciałby wziąć udział w kursie języka rosyjskiego. Udało się natomiast pozyskać
pracownika- zaangażowanego w obslugę cudzoziemców- zainteresowanego udziałem w kursie
języka angielskiego na poziomie A2 (problem ten został zgłoszony w raporcie za I kwartał i dotyczył
rozbieżności w planowanym terminie rozpoczęcia kursów). Odnosząc się do powyższego zwrócić
należy uwagę, że zmianie uległa liczba osób na danym języku, aniżeli ta wskazana w pkt. 6
- W przypadku 3 osób zmiana deklarowanego poziomu znajomości języka angielskiego: dla 2 osób
z Bielska-Białej przejście z grupy A1 do A2, przy czym zmiana ta nastąpiła przed samym
rozpoczęciem kursów. W przypadku 1 osoby z Katowic deklaracja przejścia z grupy A2 do grupy
A1 została zgłoszona już w trakcie trwania kursu. Pracownik ten do końca Il kwartału uczęszczał
na zajęcia zgodnie z wcześniej przyjętymi we wniosku założeniami.
- rozwiązanie umowy o pracę przez dwóch uczestników kursu i zwrot kosztów poniesionych na
realizacje kursów.
10. Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak najszerszego informowania o
współfinansowaniu projektu w ramach FAMI [oraz budżetu państwa]:
Na stronie internetowej Sląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach (www.katowice. uw.gov.pl)
zamieszczony został baner z logo Funduszu Azylu Migracji i Integracji po otwarciu którego
przechodzi się na stronę Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, gdzie znajduje się
informacja o realizacji projektu przez Wojewodę.
Wszystkie pisma związane z projektem są oznakowane logo Funduszu FAMI zgodnie z wymogami
Podręcznika Beneficjenta.
- listy obecności, raporty po zakończeniu kursów
- podręczniki do nauki języka rosyjskiego i angielskiego
- szafy, w których przechowywana jest dokumentacja projektowa
oznaczone zostały logo projektu (zawierającym inf. o współfinansowaniu w ramach z Programu
Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Bezpieczna przystań), a na salach, w których
odbywały się zajęcia umieszczona była informacja o współfinansowaniu kursów z Programu
Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracjı
- na terenie Urzędu (w tym również w placówkach zamiejscowych w Bielsku-Białej i Częstochowie)
umieszczone są tablice informacyjne promujące projekt;
- na telewizorach umieszczonych w Biurze Obsługi Klienta wyświetlana jest informacja o projekcie;
- zamontowany sprzęt - elementy systemu kolejkowego (automaty biletowe, wyświetlacze,
terminale przywoławcze) - został oklejony naklejkami informacyjnymi. Ponadto podczas
prezentowania informacji dla klientów na ekranach systemu kolejkowego jest wyświetlany slajd dot.
współfinansowania projektu.
11. Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:
Zrealizowane przedsięwzięcia oceniane są pozytywnie:
• pracownicy uczęszczający na kursy pozytywnie ocenili udział w kursach;
• uruchomienie nowego systemu kolejkowego spotkało się z bardzo pozytywnym odbiorem
cudzoziemcow - uzytkowników systemu. W ich opinii system funkcjonujący w Katowicach
jest bardziej zrozumiały od poprzedniego. Pozytywne opinie są także komunikowane przez
pracowników zajmujących się bezpośrednią obsługą klientów.
Realizacja projektu oceniana jest pozytywnie, na co wpływ niewątpliwie ma szeroka współpraca
pomiędzy Biurem pełniącym nadzór merytoryczny w zakresie projektu, w ramach realizowanych
przez niego zadań (tj. m.in. nadzór nad prawidłową realizacją kursów) a Koordynatorem projektu.

--- strona 12 ---
12. Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans - należy uzasadnić (dotyczy
wyłącznie raportu końcowego):
- pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
pozytywne zmiany w obszarze polityki równych szans):
negatywny (jeżeli sposób realizacji projektu spowodował lub spowoduje
jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji, bądz
okresie
eksploatacji;
będzie
dyskryminował
uczestniczące/korzystające z projektu):
- neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały dostępu
do projektu w czasie jego realizacji i/lub eksploatacji):
Dzięki nowemu, wydajnemu systemowi usprawniono obsługę klientów Urzędu, nie tylko obywateli
państw trzecich ale wszystkich klientow załatwiających swoje sprawy w Biurze Obstugi Klienta
Caly proces od pobrania biletu do przywołania na stanowısko može przebiegac w jednym z trzech
języków: polskim, angielskim oraz rosyjskim. Dzięki temu w wybranym języku: jest prezentowane
menu na biletomacie, wydrukowany bilet z numerem, a także przywołanie do właściwego
stanowiska (zarówno na ekranie, jak i głosowo).
Projekt, w części dotyczącej podniesienia kompetencji językowych pracowników Wydziału Spraw
Obywatelskich i Cudzoziemców zakładał, że jego uczestnikami będą pracownicy zaangażowani
w obsługę obywateli państw trzecich. Każdy pracownik wpisujący się w założenia projektu mógł wa
nim uczestniczyć. Jedynym warunkiem było posiadanie umowy na czas nieokreślony, co miało
13. Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący wpływ
na srodowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy projekt jest
rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem Il Dyrektywy Rady 85/337/WE w
sprawie oceny wpływu na środowisko naturalne) to czy jego realizacja była zgodna ze
wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy wyłącznie raportu
końcowego)?
TAK (uzasadnienie):
NIE (uzasadnienie):
NIE DOTYCZY (uzasadnienie):
Projekt nie należał do projektów mogących mieć znaczący wpływ na środowisko
14. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
z ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
TAK (uzasadnienie):
NIE (uzasadnienie):
NIE DOTYCZY (uzasadnienie):
Projekt nie obejmował pomocy publicznej
15. Finalna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych celów szczegółowych. Należy
przedstawić także aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
12

--- strona 13 ---
intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy
wyłącznie raportu końcowego)
SYSTEM KOLEJKOWY: łączna wartość zakupienia usługi wyniosła 252 150,00 zł, z czego:
75 645,00 zł - wydatek kwalifikowalny
138 682,50 zł - środki własne budżetu Urzędu (jednocześnie w ramach zawartej z
wykonawcą umowy w trzecim roku jej obowiązywania Urząd z własnych środków poniesie
wydatek w wysokości 37 822,50 zł za opiekę autorska i usługę serwisową).
ZAKUP TABLIC INFORMACYJNYCH PROMUJĄCYCH PROJEKT: łączna wartość zakupu
608,85 zł (wydatek kwalifikowalny w całości)
KURSY JĘZYKOWE: łączna wartość usługi wyniosła 83 555,20 zł, z czego:
71 104,26 zł - wydatek kwalifikowalny
12 450,94 zł - środki własne budżetu Urzędu
sposób wyliczenia kosztów kwalifikowalnych opierał się na metodzie „mixed-use" (sposób
wyliczenia w przypadku kursów językowych w załączeniu do raportu)
Metodologia wyliczenia kosztów kwalifikowalnych w ramach zakupu systemu kolejkowego
w trakcie trwania projektu nie uległa zmianie.
16. normale bra w pramaka z aWİPE MSW o
16. Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta działalności
należy pisemnie poinformować COPE MSW o miejscu archiwizacji dokumentów) - dotyczy
wyłącznie raportu koncowego:
Dokumentacja projektowa przechowywana jest w następujących komórkach organizacyjnych:
- Biuro Administracyjne/Oddział do Spraw Zamówień Publicznych: dokumenty przetargowe dot.
zakupu systemu kolejkowego - (
--8);
- Biuro Organizacyjno-Budżetowe/Oddział do Spraw Księgowości i Realizacji Budżetu: cała
dokumentacja księgowa - (P
2);
- Biuro Organizacyjno-Budżetowe/Oddział do Spraw Zarzadzania Personelem i Organizacji:
dokumentacja dotycząca kursów językowych - (
17. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego:
Oświadczam, ze
1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego*1 zobowiązuję się do
zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 3 lat od zatwierdzenia przez Organ
Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie z Podręcznikiem dla Beneficjenta
(jeśli dotyczy);
2) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego* zobowiązuję się
do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej 3 lat od momentu zakończenia
Projektu i użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz kontynuacji działań przewidzianych
Projektem lub działalność statutową Beneficjenta przez ten sam okres, o ile, w uzasadnionych
przypadkach, sprzęt nie zostanie przekazany nieodpłatnie uczestnikom Projektu (jeśli dotyczy).
18. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: jeżeli przedmiotem projektu jest finansowanie
infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są również
do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.
1 * Niepotrzebne skreślić
13

--- strona 14 ---
Z uzyskanych statystyk nowego systemu kolejkowego wynika, że cudzoziemcy - obywatele
państw trzecich stanowią 38% użytkowników systemu kolejkowego w Katowicach. Wynik ten
jest zatem o 7% wyższy od wyliczeń sprzed zakupu systemu, kiedy to cudzoziemcy stanowili
19.Załączniki:
1. Formularz wskaźników
2. Wniosek beneficjenta o poświadczenie wydatków
3. Zestawienie wydatków
4. Potwierdzenia zapłaty faktur
14
