# UdSC (Radosław Wróbel, WKSiI Biura Szefa) | brak znaku (załącznik do e-maila) | 27.08.2026
# Załącznik do pisma brak znaku (załącznik do e-maila) - MOS RAPORT KOŃCOWY - skan-3
# źródło tekstu: skan: transkrypcja Claude Opus (tekst + tabele)
# dokument: https://glos-migranta.eu/dokumenty/udsc-fami-2026-08-27-pobyt-zal-01-mos-raport-koncowy-skan-3.pdf

--- strona 1 ---
Fundusz Azylu, Migracji i Integracji
Raport Końcowy
okres objęty raportem:
od 01.11.2018 do 31.12.2023
część merytoryczna
Należy wysłać do:
Centrum Obsługi Projektów Europejskich
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
Raport składany w formie elektronicznej
Numer projektu lub numer umowy finansowej: 1/8-2018/BK-FAMI
Tytuł projektu: Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw
Nazwa beneficjenta: Urzad do Spraw Cudzoziemców
1. Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
W wyniku realizacji projektu rozwinięto System Pobyt v. 2 poprzez utworzenie modułu obsługi
spraw, który znacząco usprawnił prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach z
zakresu legalizacji pobytu. Projekt obejmował następujące zadania:
- zaprojektowanie i wykonanie modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
obstugi spraw oraz jego wdrożenie.
zakup, dostawę i konfigurację urządzeń oraz licencji niezbędnych do zapewnienia poprawnego
dzialania modułu obsługi spraw.
zakup materiałow promocyjnych informujących o zmodernizowaniu Systemu Pobyt v.2, w
zakresie utworzenia modulu obsługi spraw.
przetłumaczenie treści specjalistycznych znajdujących się w Module Obsługi Spraw.
rozbudowę o dodatkowe funkcjonalności Modulu Obsługi Spraw.
zakup infrastruktury niezbędnej do rozbudowania modulu.
opracowanie schematów graficznych procedur dostępnych w Module Obsługi Spraw.
aktualizację filmów instruktażowych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z Modułu
Obsługi Spraw.
aktualizację treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz ich
przetlumaczenie na języki obce dostępne w Module Obsługi Spraw.
Pozostałe działania opisano szczególowo ponizej w raporcie.
2. Harmonogram realizacji projektu:
Harmonogram
zgodnie
umową
finansowa
(tj.
Harmonogramem
realizacji
projektu
zawartym
Opis
realizacji działań w Wyjaśnienie rozbieżności
danym
okresie
sprawozdawczym

[tabele - transkrypcja]
Harmonogram zgodnie z umową finansową (tj. Harmonogramem realizacji projektu zawartym w | Opis realizacji działań w danym okresie sprawozdawczym | Wyjaśnienie rozbieżności
--- strona 2 ---
Formularzu Wniosku)
Działanie 1
5 sierpnia
2020 r., zostala
podpisana
umowa
nr
Zaprojektowanie, wykonanie
1027/UDSC/20 na realizację
modernizacji Systemu Pobyt
dzialania
dotyczącego
v.2 w zakresie utworzenia
przeprowadzenia
analizy
modułu obsługi spraw oraz
funkcjonalnej, zaprojektowania,
Etap 1 - Przygotowany dokument
wskazał na konieczność zmian w
pierwotnym wniosku projektowym,
aby spełniał bieżące i najpilniejsze
potrzeby cudzoziemców oraz
nowych założeń modułu.
jego wdrożenie
wykonania
modernizacji
Systemu Pobyt v.2. w zakresie
Etap 2 - ustalono, że zamawiający
utworzenia
modulu obslugi
zobowiązany jest do podpisania
spraw oraz jego wdrożenie. 16
protokolu
odbioru zawierającego
października nastąpił odbiór I
deklarację wykonawcy, że dokona
etapu,
polegajacego
na
wykonaniu
projektu
wdrożenia systemu MOS w terminie
14 dni od zakończenia przez
wykonawczego. Aneks nr 1 do
zamawiajacego
realizacji
innych
umowy został podpisany w
umów, mających wpływ na jego
dn.11 grudnia 2020 r. Aneks
wdrożenie.
nr
2
do
umowy
zostai
Odbiór Umowy na migrację nastapił z
podpisany 25 stycznia 2020 r.,
dniem 28 lipca 2021 r. Finalne
Etap 1 - zakończony w 2020
uruchomienie produkcyjne nastapiło
roku.
w dniu 30 sierpnia 2021r. Opóznienie
Etap 2 - zakończony w I
spowodowane
było opóźnieniem
kwartale 2021 r.
migracji a następnie niedostępnością
kluczowych
pracowników
Dzialanie zi talizuwale.
zamawiającego, klórych obecność
była niezbędna do prawidłowego i
skutecznego uruchomienia portalu.
Działanie 2
Zakup,
dostawa
konfiguracja urządzeń oraz
licencji
niezbędnych
do
poprawnego
działania
modułu obsługi spraw.
Zrealizowano zakup licencji do
edycji aktywnych plików PDF z
Umowy
ramowej COAR nr
2019/14
Umowa
wykonawcza
912/UDSC/21 z dn. 5 sierpnia
2021 г.
Umowa została zrealizowana.
Działanie zrealizowane.
Umowa nr 700/UDSC/2021 na
zakup
materiałów
promocyjnych
została
podpisana w dniu 30.06.2021 r.
Umowa została zrealizowana.
Działanie zrealizowane.
Dzialanie 3
Zakup
materiałów
promocyjnych informujących
o zmodernizowanie Systemu
Pobyt
v.2, w
zakresie
utworzenia modułu obsługi
spraw.
Działanie 3A
Przeprowadzenie
dziaran
informacyjnych pod kątem
zmian w prawie i sposobie
korzystania z MOS 2.0
Działanie 3B
W dniu 12.09.2023 została
uwagi, iž zdecydowano
zawarta
umowa
nr
przygotowaniu trzech wersji plakatow
1397/UDSC/23 na wykonanie (na każdym 3 wersje językowe), a nie
plakatów i ulotek. Aneks nr 1 jak pierwotnie zakładano jeden plakat
do umowy zostal zawarty w dn.
z siedmioma wersjami językowymi,
18 października 2023 r.
zawarto aneks do umowy.
Umowa została zrealizowana.
Działanie zrealizowane.
W
zawarta
dniu 26.09.2023
umowa
została
nr

[tabele - transkrypcja]
Formularzu Wniosku) |  | 
Działanie 1

Zaprojektowanie, wykonanie modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw oraz jego wdrożenie | 5 sierpnia 2020 r., została podpisana umowa nr 1027/UDSC/20 na realizację działania dotyczącego przeprowadzenia analizy funkcjonalnej, zaprojektowania, wykonania modernizacji Systemu Pobyt v.2. w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw oraz jego wdrożenie. 16 października nastąpił odbiór I etapu, polegającego na wykonaniu projektu wykonawczego. Aneks nr 1 do umowy został podpisany w dn.11 grudnia 2020 r. Aneks nr 2 do umowy został podpisany 25 stycznia 2020 r., Etap 1 – zakończony w 2020 roku.
Etap 2 - zakończony w I kwartale 2021 r.

Działanie zrealizowane. | Etap 1 - Przygotowany dokument wskazał na konieczność zmian w pierwotnym wniosku projektowym, aby spełniał bieżące i najpilniejsze potrzeby cudzoziemców oraz nowych założeń modułu.

Etap 2 - ustalono, że zamawiający zobowiązany jest do podpisania protokołu odbioru zawierającego deklarację wykonawcy, że dokona wdrożenia systemu MOS w terminie 14 dni od zakończenia przez zamawiającego realizacji innych umów, mających wpływ na jego wdrożenie.
Odbiór Umowy na migrację nastąpił z dniem 28 lipca 2021 r. Finalne uruchomienie produkcyjne nastąpiło w dniu 30 sierpnia 2021r. Opóźnienie spowodowane było opóźnieniem migracji a następnie niedostępnością kluczowych pracowników zamawiającego, których obecność była niezbędna do prawidłowego i skutecznego uruchomienia portalu.
Działanie 2

Zakup, dostawa i konfiguracja urządzeń oraz licencji niezbędnych do poprawnego działania modułu obsługi spraw. | Zrealizowano zakup licencji do edycji aktywnych plików PDF z Umowy ramowej COAR nr 2019/14
Umowa wykonawcza nr 912/UDSC/21 z dn. 5 sierpnia 2021 r.

Umowa została zrealizowana.

Działanie zrealizowane. | 
Działanie 3

Zakup materiałów promocyjnych informujących o zmodernizowanie Systemu Pobyt v.2, w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw. | Umowa nr 700/UDSC/2021 na zakup materiałów promocyjnych została podpisana w dniu 30.06.2021 r. Umowa została zrealizowana.

Działanie zrealizowane. | 
Działanie 3A

Przeprowadzenie działań informacyjnych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z MOS 2.0 | W dniu 12.09.2023 została zawarta umowa nr 1397/UDSC/23 na wykonanie plakatów i ulotek. Aneks nr 1 do umowy został zawarty w dn. 18 października 2023 r.

Umowa została zrealizowana.

Działanie zrealizowane. | Z uwagi, iż zdecydowano o przygotowaniu trzech wersji plakatów (na każdym 3 wersje językowe), a nie jak pierwotnie zakładano jeden plakat z siedmioma wersjami językowymi, zawarto aneks do umowy.
Działanie 3B | W dniu 26.09.2023 została zawarta umowa nr | 
--- strona 3 ---
Aktualizacja
filmów
instruktazowych pod katem
zmian w prawie i sposobie
korzystania z MOS 2.0
Działanie 3C
Przeprowadzenie
kampanii
informacyjnej skupiającej się
wokół
nowych
funkcjonalności
Moduł
portalu
Obsługi Spraw
wersji 2.0.
1456/UDSC/23 na aktualizację
filmów instruktażowych.
Umowa została zrealizowana.
Działanie zrealizowane.
W dniu 26 września 2023 r.,
została zawarta umowa nr
1533/UDSC/23
na
przeprowadzenie
kampanii
informacyjnej
w pojazdach
komunikacji.
Umowa zostala zrealizowana.
27
października 2023 r.,
zostala
zawarta umowa
1869/UDSC/23
na
dostawe
materiałów promocyjnych na
planowaną konferencję.
Umowa została zrealizowana.
17 listopada 2023 r., została
zawarta
ulmowa
1870/UDSC/23 na
dostawę
kolejnych
materiałow
promocyjnych.
Umowa została zrealizowana.
Postępowanie
66/KONFERENCJA-
nr
Zdecydowano o unieważnieniu
DKiBM/TP/23 na świadczenie
postępowania
nr
ustug
konferencyjnych
oraz
66/KONFERENCJA-DKiBM/TP/23.
hotelarsko-gastronomicznych
Zamawiający, dokonując oceny etapu
podczas
konferencji
postępowania
udzielenie
informacyjnej skupiającej się
zamówienia publicznego, stwierdził,
wokół nowych funkcjonalności
ze Jego dalsze prowadzenie i
portalu Moduł Obsługi Spraw
udzielenie zamówienia prowadzi do
w wersji 2.0 zorganizowanej
konieczności unieważnienia umowy
dla przedstawicieli Urzędów
ze względu na istotną wadę,
Wojewódzkich i pracowników
poniewaz nie da się usunąć błędów
Urzędu
do
Spraw
dotyczących zmiany SWZ
po
Cudzoziemców,
zostało
dokonaniu
czynności
uniewaznione
w dn,
29
niepowtarzalnych,
takich
jak
listopada 2023 r.
czynność upływu terminu składania
ofert.
Ponownie
ogroszone
postępowanie
nr
75/KONFERENCJA-DKIBM-
2/TP/23,
również
zostało
uniewaznione w dn. 20.12.2023
r.
Działanie w części
niezrealizowane.
W
ponownie
ogioszonym
postepowaniu
nr
75/KONFERENCJA-DKIBM/2-TP/23
wykonawca,
którego
ofertę
odrzucono, wniost odworanie, ktore
następnie wycofał w dn. 19 grudnia
2023r. Na tym etapie postępowania,
tj. W wyniku wycofania odwołania po
dniu 19.12.2023r. Żaden Wykonawca
niepodlegający odrzuceniu nie może
wypełnić wymaganego świadczenia,
ze
względu na
uplyw terminu
wykonania umowy. W związku

[tabele - transkrypcja]
Aktualizacja filmów instruktażowych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z MOS 2.0 | 1456/UDSC/23 na aktualizację filmów instruktażowych.

Umowa została zrealizowana.

Działanie zrealizowane. | 
Działanie 3C

Przeprowadzenie kampanii informacyjnej skupiającej się wokół nowych funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0. | W dniu 26 września 2023 r., została zawarta umowa nr 1533/UDSC/23 na przeprowadzenie kampanii informacyjnej w pojazdach komunikacji.

Umowa została zrealizowana.

27 października 2023 r., została zawarta umowa nr 1869/UDSC/23 na dostawę materiałów promocyjnych na planowaną konferencję.

Umowa została zrealizowana.

17 listopada 2023 r., została zawarta umowa nr 1870/UDSC/23 na dostawę kolejnych materiałów promocyjnych.

Umowa została zrealizowana.

Postępowanie nr 66/KONFERENCJA-DKiBM/TP/23 na świadczenie usług konferencyjnych oraz hotelarsko-gastronomicznych podczas konferencji informacyjnej skupiającej się wokół nowych funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0 zorganizowanej dla przedstawicieli Urzędów Wojewódzkich i pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zostało unieważnione w dn, 29 listopada 2023 r.

Ponownie ogłoszone postępowanie nr 75/KONFERENCJA-DKIBM-2/TP/23, również zostało unieważnione w dn. 20.12.2023 r.

Działanie w części niezrealizowane. | Zdecydowano o unieważnieniu postępowania nr 66/KONFERENCJA-DKiBM/TP/23. Zamawiający, dokonując oceny etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stwierdził, że jego dalsze prowadzenie i udzielenie zamówienia prowadzi do konieczności unieważnienia umowy ze względu na istotną wadę, ponieważ nie da się usunąć błędów dotyczących zmiany SWZ po dokonaniu czynności niepowtarzalnych, takich jak czynność upływu terminu składania ofert.

W ponownie ogłoszonym postępowaniu nr 75/KONFERENCJA-DKiBM/2-TP/23 wykonawca, którego ofertę odrzucono, wniósł odwołanie, które następnie wycofał w dn. 19 grudnia 2023r. Na tym etapie postępowania, tj. w wyniku wycofania odwołania po dniu 19.12.2023r. żaden Wykonawca, niepodlegający odrzuceniu nie może wypełnić wymaganego świadczenia, ze względu na upływ terminu wykonania umowy. W związku z
--- strona 4 ---
powyższym, w dn. 20.12.2023 r.,
dokonano
unieważnienia
postępowania.
Działanie 4
Przetłumaczenie
specjalistycznych
znajdujących się w Module
Obsługi Spraw
Umowa
1752/UDSC/2021
zostala podpisana w dn. 27
treści
listopada 2021 r. Aneks nr 1
do umowy zostal zawarty 15
grudnia 2021 r.
Umowa została zrealizowana.
Działanie zrealizowane.
Działanie 4A
W
okresie 07.12.2023 na
bieżąco
była
redagowana
Aktualizacja
treści
część portalu dot. aktualności.
informacyjnych/specjalistycz
nych dostępnych na portalu
oraz ich przetłumaczenie na
Działanie zrealizowane
zakresie aktualizacji treści.
języki obce dostępne
portalu
Rezygnacja z tłumaczeń.
Z
uwagi na
brak możliwości
przygotowania i przeprowadzenia
postepowania w trybie przetargu
nieograniczonego
podpisania
umowy z terminem realizacji do
15.12.2023, zapewniając przy tym
wykonawcy odpowiedni czas
realizację
zamówienia,
podjęto
decyzję o rezygnacji z tłumaczenia.
Działanie 5
W dniu 6 września 2022 r.
została
zawarta umowa nr
Wykonanie
modernizacji
1486/UDSC/22
Systemu Pobyt w zakresie
modernizację oraz utrzymanie
rozbudowy modułu obsługi
wraz
ze
wsparciem
spraw
nowe
technicznym Systemu Pobyt (w
funkcjonalności („,MOS 2.0")
tym
Krajowego Systemu
oraz ich wdrożenie
Korzymani nego)
oraz
utrzymanie
wsparcie
techniczne
portalu Modur
Obsługi Spraw, w którym
rozbudowa Modułu Obsługi
Spraw
została wskazana w
ramach prawa
opcji. W dniu 27.09.2022 roku
zostalo podpisane
oświadczenie woli, iż Urząd
przystępuje do realizacji
zamówienia w ramach prawa
opcji na zasadach określonych
w ww. umowie.
Zamówienie w części dot.
prawa
opçji
zostało
zrealizowane.
Działanie zrealizowane.
Działanie 6
Zakup,
dostawa
konfiguracja urządzeń oraz
licencji
niezbędnych
do
zapewnienia rozbudowy MOS
do MOS 2.0
Umowa
nr 1769/UDSC/22
zostala zawarta w dn. 6
października 2022 r. Aneks nr
1 do umowy zawarty w dniu 15
grudnia 2022 r.
Aneks nr 2 do umowy zawarty
w dniu 9 lutego 2023 r.
Umowa została zrealizowana.
Działanie zrealizowane.

[tabele - transkrypcja]
 |  | powyższym, w dn. 20.12.2023 r., dokonano unieważnienia postępowania.
Działanie 4

Przetłumaczenie treści specjalistycznych znajdujących się w Module Obsługi Spraw | Umowa 1752/UDSC/2021 została podpisana w dn. 27 listopada 2021 r. Aneks nr 1 do umowy został zawarty 15 grudnia 2021 r.

Umowa została zrealizowana.

Działanie zrealizowane. | 
Działanie 4A

Aktualizacja treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz ich przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu | W okresie 07.12.2023 na bieżąco była redagowana część portalu dot. aktualności.

Działanie zrealizowane w zakresie aktualizacji treści.

Rezygnacja z tłumaczeń. | Z uwagi na brak możliwości przygotowania i przeprowadzenia postepowania w trybie przetargu nieograniczonego i podpisania umowy z terminem realizacji do 15.12.2023, zapewniając przy tym wykonawcy odpowiedni czas na realizację zamówienia, podjęto decyzję o rezygnacji z tłumaczenia.
Działanie 5

Wykonanie modernizacji Systemu Pobyt w zakresie rozbudowy modułu obsługi spraw o nowe funkcjonalności („MOS 2.0”) oraz ich wdrożenie | W dniu 6 września 2022 r. została zawarta umowa nr 1486/UDSC/22 na modernizację oraz utrzymanie wraz ze wsparciem technicznym Systemu Pobyt (w tym Krajowego Systemu Konsultacyjnego) oraz utrzymanie i wsparcie techniczne portalu Moduł Obsługi Spraw, w którym rozbudowa Modułu Obsługi Spraw została wskazana w ramach prawa opcji. W dniu 27.09.2022 roku zostało podpisane oświadczenie woli, iż Urząd przystępuje do realizacji zamówienia w ramach prawa opcji na zasadach określonych w ww. umowie.
Zamówienie w części dot. prawa opcji zostało zrealizowane.

Działanie zrealizowane. | 
Działanie 6

Zakup, dostawa i konfiguracja urządzeń oraz licencji niezbędnych do zapewnienia rozbudowy MOS do MOS 2.0 | Umowa nr 1769/UDSC/22, została zawarta w dn. 6 października 2022 r. Aneks nr 1 do umowy zawarty w dniu 15 grudnia 2022 r.
Aneks nr 2 do umowy zawarty w dniu 9 lutego 2023 r.
Umowa została zrealizowana.

Działanie zrealizowane. | 
--- strona 5 ---
Działanie 6A
Zakup i dostawa sprzętu
komputerowego
niezbędnych
licencji
oraz
na
użytek pracowników Urzędu
bezposrednio
zaangażowanych w projekt
modernizacji MOS, w związku
z trwającymi pracami nad
wersja
MOS
2.0
koniecznością dokładnego
przetestowania
nowych
funkcjonalności MOS
2.0
oraz
koniecznością
wyeliminowania
błędów
występujących
na
urządzeniach wyposażonych
mniej
powszechnie
stosowane oprogramowanie.
W wyniku przeprowadzonego
postępowania
nr
31/OPROGRAMOWANIE/TP/2
3 o udzielenie zamówienia
publicznego
w
trybie
podstawowym, pn. „Dostawa
licencji
Microsoft oprogramowania
Office
lub
równoważnych na potrzeby
Urzędu
do
Spraw
Cudzoziemcówi, w dn. 28
listopada 2023 r.,
zawarto
umowẹ nr 2181/UDSC/23 na
zakup
12
licencji
oprogramowania dla systemu
operacyjnego Windows, tj.
Microsoft Office 2021. Umowa
została zrealizowana.
Udzielono
zrealizowano
zlecenie nr 2330/UDSC/23 na
dostawę 2 licencji MS Office
MAC DEV SL.
W dniu 6 listopada 2023 r.,
zawarto
umowe
nr
1872/UDSC/2023, w ramach
przeprowadzonego
postępowania wykonawczego
nr WNZ-002754 na podstawie
umowy
ramowej
nr
2023/03/2/GALAXY, zawartej w
wyniku realizacji zamówienia
centralnego na dostawy
monitorów na
potrzeby
Jednostek
Administracji
Państwowej, przez Centrum
Obsiugi
Administracji
Rządowej.
Umowa
zostala
zrealizowana.
W dniu 6 listopada 2023r.,
zawarto
umowe
nr
1873/UDSC/2023, w wyniku
przeprowadzonego
postępowania wykonawczego
nr WNZ-002755 na podstawie
umowy
ramowej
nr
2023/03/3/GALAXY, zawartej w
wyniku realizacji zamówienia
centralnego
na
dostawy
komputerów przenośnych oraz
stacji dokujących na potrzeby
Jednostek
Administracji
Państwowej, przez Centrum
Obsługi
Administracji
Rzadowej. Umowa
została
zrealizowana.
W dniu 8 listopada 2023r.,
zawarto
umowę
nr
1874/UDSC/2023, W wyniku
5

[tabele - transkrypcja]
Działanie 6A

Zakup i dostawa sprzętu komputerowego oraz niezbędnych licencji na użytek pracowników Urzędu bezpośrednio zaangażowanych w projekt modernizacji MOS, w związku z trwającymi pracami nad wersją MOS 2.0 i koniecznością dokładnego przetestowania nowych funkcjonalności MOS 2.0 oraz koniecznością wyeliminowania błędów występujących na urządzeniach wyposażonych w mniej powszechnie stosowane oprogramowanie. | W wyniku przeprowadzonego postępowania nr 31/OPROGRAMOWANIE/TP/23 o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym, pn. „Dostawa licencji oprogramowania Microsoft Office lub równoważnych na potrzeby Urzędu do Spraw Cudzoziemców”, w dn. 28 listopada 2023 r., zawarto umowę nr 2181/UDSC/23 na zakup 12 licencji oprogramowania dla systemu operacyjnego Windows, tj. Microsoft Office 2021. Umowa została zrealizowana.
Udzielono i zrealizowano zlecenie nr 2330/UDSC/23 na dostawę 2 licencji MS Office MAC DEV SL.

W dniu 6 listopada 2023 r., zawarto umowę nr 1872/UDSC/2023, w ramach przeprowadzonego postępowania wykonawczego nr WNZ-002754 na podstawie umowy ramowej nr 2023/03/2/GALAXY, zawartej w wyniku realizacji zamówienia centralnego na dostawy monitorów na potrzeby Jednostek Administracji Państwowej, przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej. Umowa została zrealizowana.

W dniu 6 listopada 2023r., zawarto umowę nr 1873/UDSC/2023, w wyniku przeprowadzonego postępowania wykonawczego nr WNZ-002755 na podstawie umowy ramowej nr 2023/03/3/GALAXY, zawartej w wyniku realizacji zamówienia centralnego na dostawy komputerów przenośnych oraz stacji dokujących na potrzeby Jednostek Administracji Państwowej, przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej. Umowa została zrealizowana.

W dniu 8 listopada 2023r., zawarto umowę nr 1874/UDSC/2023, w wyniku | 
--- strona 6 ---
przeprowadzonego
postępowania wykonawczego
nr WNZ-002756 na podstawie
umowy
ramowej
nr
| 2023/03/4/GALAXY, zawartej w
wyniku realizacji zamówienia
centralnego
na
dostawy
tabletów na potrzeby Jednostek
Administracji
Panstwowej,
przez
Centrum
Obsługi
Administracji
Rządowej.
Umowa została zrealizowana.
Działanie 7
Opracowanie
graficznych
dostępnych
roznych
Językowych
zobrazowania
istotnych
miğracyjnych.
Działanie 8
Utworzenie podstawowego
mechanizmu
komunikacji
masowej w MOS 2.0.
Działanie zrealizowane.
W dniu 18.09.2023 została
zawarta
umowa
schematow
1383/UDSC/2023
nr
na
procedur wykonanie infografik. Umowa
zostala zrealizowana.
wersjach
oraz
graficznego
zagadnień
Działanie zrealizowane.
Działanie 9
Wdrożenie
zmian
dotyczących
obsługi
funkcjonowania wniosków w
portalu Moduł Obsługi Spraw
oraz
odpowiednich
rejestrach SI Pobyt.
Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
1) utworzenie podstawowego
mechanizmu
komunikacji
masowej w MOS;
utworzenie mechanizmu
wersjonowania artykułów w
sekcji informacyjnej;
3) przygotowanie i wdrożenie
zmian dotyczących obsługi i
funkcjonowania wniosków w
portalu Moduł Obsługi Spraw
oraz w odpowiednich rejestrach
SI Pobyt została zawarta 16
listopada 2023 r. Umowa
została zrealizowane.
Działanie zrealizowane.
Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
1) utworzenie podstawowego
mechanizmu
komunikacji
masowej w MOS;
2) utworzenie mechanizmu
wersjonowania artykułów w
sekcji intormacyjnej;
3) przygotowanie i wdrożenie
zmian dotyczących obsługi i
funkcjonowania wniosków w
portalu
Modut Obstugi Spraw oraz w
odpowiednich rejestrach SI
Pobyl.
zostala zawarta 16
listopada 2023 r. Umowa
została zrealizowana.
6

[tabele - transkrypcja]
 | przeprowadzonego postępowania wykonawczego nr WNZ-002756 na podstawie umowy ramowej nr 2023/03/4/GALAXY, zawartej w wyniku realizacji zamówienia centralnego na dostawy tabletów na potrzeby Jednostek Administracji Państwowej, przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej. Umowa została zrealizowana.

Działanie zrealizowane. | 
Działanie 7

Opracowanie schematów graficznych procedur dostępnych w MOS w różnych wersjach językowych oraz zobrazowania graficznego istotnych zagadnień migracyjnych. | W dniu 18.09.2023 została zawarta umowa nr 1383/UDSC/2023 na wykonanie infografik. Umowa została zrealizowana.

Działanie zrealizowane. | 
Działanie 8

Utworzenie podstawowego mechanizmu komunikacji masowej w MOS 2.0. | Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
1) utworzenie podstawowego mechanizmu komunikacji masowej w MOS;
2) utworzenie mechanizmu wersjonowania artykułów w sekcji informacyjnej;
3) przygotowanie i wdrożenie zmian dotyczących obsługi i funkcjonowania wniosków w portalu Moduł Obsługi Spraw oraz w odpowiednich rejestrach SI Pobyt została zawarta 16 listopada 2023 r. Umowa została zrealizowane.

Działanie zrealizowane. | 
Działanie 9

Wdrożenie zmian dotyczących obsługi i funkcjonowania wniosków w portalu Moduł Obsługi Spraw oraz w odpowiednich rejestrach SI Pobyt. | Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
1) utworzenie podstawowego mechanizmu komunikacji masowej w MOS;
2) utworzenie mechanizmu wersjonowania artykułów w sekcji informacyjnej;
3) przygotowanie i wdrożenie zmian dotyczących obsługi i funkcjonowania wniosków w portalu
Moduł Obsługi Spraw oraz w odpowiednich rejestrach SI Pobyt. została zawarta 16 listopada 2023 r. Umowa została zrealizowana. | 
--- strona 7 ---
Działanie zrealizowane.
Działanie 10
Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
1) utworzenie podstawowego
Utworzenie
mechanizmu
mechanizmu
komunikacji
wersjonowania artykułów i
masowej w MOS;
planowania publikacji.
utworzenie mechanizmu
wersjonowania artykułów w
sekcji informacyjnej;
3) przygotowanie i wdrożenie
zmian dotyczących obsługi i
funkcjonowania wniosków w
portalu Moduł Obsługi Spraw
oraz w odpowiednich rejestrach
SI Pobyt została zawarta 16
listopada
2023 r. Umowa
została zrealizowana.
Dzialanie zrealizowane.
3. Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
formularza wskaźników:
zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy wraz z uzasadnieniem;
W ramach dzialalia 9A zdecyduwanu u wydrukowaniu 500 sztuk plakalów w 3 wersjach
językowych (na każdym plakacie 3 różne języki, przy użyciu w sumie 7 wersji językowych).
Pierwotnie było zaplanowane stworzenie jednej wersji plakatu, na którym zamierzano
zamieścić informację w 7 wersjach językowych. Jednakże, z uwagi na fakt, że plakat
zawierający 7 wersji językowych byłby nieprzejrzysty i mało czytelny, zdecydowano o
przygotowaniu trzech wersji plakatów, każdy zawierający informacje w 3 wersjach językowych.
W działaniu 3C Przeprowadzenie kampanii informacyjnej skupiającej się wokół nowych
funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0" w ramach ww. kampanii
informacyjnej przeprowadzonej w pojazdach komunikacji miejskiej, zdecydowano o
dopuszczeniu prowadzenia kampanii nie tylko w miastach wojewódzkich, ale także w innych
większych miastach w danym województwie. Powyższa zmiana wynika z braku możliwości
zapewnienia odpowiedniej liczby nośników i pojazdów (w których będzie prowadzona
kampania) w niektórych miastach wojewódzkich, wobec czego zdecydowano o rozszerzeniu
kampanii o inne miasta z poszczególnych województw.
Z uwagi iż najkorzystniejsza oferta w ramach zadania częściowego numer 2 (dostarczenie
oznakowanych materiałów promocyjnych dla cudzoziemców) przekraczała środki, które
Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia, dokonano zmiany w ramach przesunięć
do limitu 10% kosztów bezpośrednich - przesunięcie z poz. G4 do poz. G2 kwoty 543,66 zł, z
poz. G6 do poz. G5 w kwocie 1 941,80 zł oraz z poz. G3 do poz. G5 w kwocie 149,20 zł.
b) zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia
przez OD).
1) 24 czerwca 2019 r. za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.21.2019/BZ zostały zaakceptowane
zmiany wniosku o dofinansowanie, uwzględniające: zmianę w budżecie projektu w kategorii A,
polegająca na zmianach w pozycji A1 odnośnie opisu pozycji jednostki, liczby jednostek oraz
ceny jednostkowej.
Przekazano budżet projektu zawierający skorygowaną kwotę
dofinansowania FAMI oraz odpowiednie wskazanie dofinansowania z budżetu państwa.
Pismem nr 24 stycznia 2020 r.,
OD za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.30.2020/BZ
przekazał właściwy budżet, uwzględniający przedmiotowe zmiany.
2) 12 maja 2020 r., za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.30.2020/BZ zostal zaakceptowany
wniosek o zmianę wniosku o dofinansowanie dotyczący modyfikacji opisu projektu i zakresu
funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw. Ponadto przekazano zmieniony harmonogram projektu
i budżet zawierający zaktualizowaną kwotę dzialań w pozycji I1 i I2.
7

[tabele - transkrypcja]
 | Działanie zrealizowane. | 
Działanie 10

Utworzenie mechanizmu wersjonowania artykułów i planowania publikacji. | Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
1) utworzenie podstawowego mechanizmu komunikacji masowej w MOS;
2) utworzenie mechanizmu wersjonowania artykułów w sekcji informacyjnej;
3) przygotowanie i wdrożenie zmian dotyczących obsługi i funkcjonowania wniosków w portalu Moduł Obsługi Spraw oraz w odpowiednich rejestrach SI Pobyt została zawarta 16 listopada 2023 r. Umowa została zrealizowana.
Działanie zrealizowane. | 
--- strona 8 ---
16 grudnia 2020 r., wniosek o zmianę w projekcie dotyczący dodania nowego działania -
tłumaczenie tresci znajdujących się w Module Obsługi Spraw i poddziałania - zakupu licencji do
obsługi dokumentów w formacie .pdf oraz związanego z tym zwiększenie budżetu projektu i
wydłużenia okresu jego realizacji, został zaakceptowany przez Międzyresortowy Zespół do
spraw Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych. Aneks nr 1 do porozumienia finansowego
3) 10 czerwca 2021 r. uzyskano akceptację wniosku o zmianę - przedłużenie projektu do 31.12
2021 r., w celu umożliwienia realizacji działania dotyczącego przetlumaczenia treści
specjalistycznych, zakupu materiałów promocyjnych oraz zakupu licencji do edycji aktywnych
plików PDF. Wydłużenie realizacji ww. działań związane jest z opóźnieniem dotyczącym
wdrozenia systemu.
4) W dn. 01.12.2021 wystąpiono do COPE MSWIA z wnioskiem o zmianę ujmującym:
wprowadzenie działania nr 5 obejmującego dodatkowe funkcjonalności modułu obsługi
spraw (rozbudowa MOS do „MOS 2.0") i ich wdrożenie oraz działania 6 polegającego na
zakupie infrastruktury niezbędnej do rozbudowania modułu w ww. zakresie (zmianie
uległ. pkt || 3, 4, 6
- wniosku) i tym samym zwiększenie budżetu projektu;
wprowadzenie działania nr 7 obejmującego opracowanie schematów graficznych
procedur dostępnych w MOS w różnych wersjach językowych oraz zobrazowania
graficznego istotnych zagadnień migracyjnych, jak również przygotowanie szablonów
graficznych dla komunikatów zamieszczanych na stronie - informacyjnych,
alarmujących, o zmianach w prawie, o zmianach w organizacji, okazjonalnych, i tym
samym zwiększenie budzetu projektu;
wprowadzenie niezbędnych dodatkowych poddziałań - 3A (przeprowadzenie działań
informacyjnych pod katem zmian w prawie i sposobie korzystania z MOS 2.0.), 3B
(aktualizacja
filmów instruktażowych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z MOS 2.0.)
oraz 4A (Aktualizacja treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz
ich przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu) - rozszerzających pierwotne
działania (3 i 4), w związku z rozbudową MOS do MOS 2.0., mających charakter
informacyjny/dot. aktualizacji treści, co również prowadzi do zwiększenia budżetu
wydłużenie terminu realizacji projektu z 31.12.2021 r. do 31.12.2022 r. w związku z
zmianę wskaźników projektu w związku z dodaniem nowych działań;
zmianę budżetu projektu - zwiększenie w związku z dodatkowymi działaniami oraz
dostosowanie już poniesionych wydatków i zawartych umów.
W dn. 20 grudnia 2021 wniosek został rozesłany do opinii Międzyresortowego Zespołu do
spraw Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych, z terminem zgłoszenia uwag do 24
grudnia 2021 r. Międzyresortowy Zespół do spraw
Europejskich Funduszy Spraw
Wewnętrznych za pismem nr DFE-WEFSW-0823-12-1/2021(45) z dn. 3 stycznia 2022 roku,
poinformował o niezgłoszeniu uwag do wniosku. W dn. 31.01.2022 roku został podpisany Aneks
nr 2 do porozumienia finansowego.
W dn. 21.12.2021 wystąpiono do COPE MSWiA z wnioskiem o zmianę ujmującym wydłużenie
terminu realizacji projektu z 31.12.2021 r. do 31.01.2022r. Wniosek został zaakceptowany
Obstugi
Projektow
Europejskich
MSWiA nr
COPE-
AM.4800.138.1.131.2021/NJ z dnia 21 grudnia 2021 roku.
6) W dn. 13.06.2022 wystąpiono do COPE MSWIA z wnioskiem o zmianę ujmującym wydłuźenie
terminu realizacji projektu z 31.12.2022 r. do 31.12.2023 r. Wniosek został zaakceptowany
przez COPE MSWiA w dn. 24.06.2022 r za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.159.2022/NJ.
10) W dniu 24 maja 2023 roku wystąpiono do COPE MSWIA z wnioskiem o zmianę ujmującym m.in.:
- dodanie do działania nr 3A nowego zadania, polegającego na zakupie ulotek w temacie
wprowadzonych nowych funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0;
- doprecyzowanie zakresu działania 3B;

--- strona 9 ---
- wprowadzenie dodatkowego działania 3C - przeprowadzenie kampanii informacyjnej
skupiającej się wokół nowych funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0;
- dodanie do działania nr 4A nowego zadania związanego z utrzymywaniem panelu
informacyjnego MOS (Aktualności);
- dodanie dodatkowego działania 6A związanego z zakupem sprzętu komputerowego oraz
licencji na użytek pracowników Urzędu;
- dodanie dodatkowego działania 8 - utworzenie podstawowego mechanizmu komunikacji
masowej w MOS 2.0;
- dodanie dodatkowego działania 9 - wdrożenie zmian dotyczących obsługi i funkcjonowania
wniosków w portalu Moduł Obsługi Spraw oraz w odpowiednich rejestrach SI Pobyt;
- dodanie dodatkowego działania 10 - utworzenie mechanizmu wersjonowania artykułów i
planowania publikacji;
- zmniejszenie zakresu tłumaczenia w ramach działania 4A.
Wniosek został zaakceptowany przez COPE MSWIA w dn. 19.06.2023 za pismem nr
COPE.AM. 4800.138.1.196.2022/JSz.
4. Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego
- szczegółowy
opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście zalożeń
przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raporłu
końcowego):
Zamierzone
rezultaty
jak
założono w opisie projektu
będącym częścią wniosku
Rozwój Systemu Pobyt w
zakresie utworzenia
Modulu
Obsługi
Spraw, (rozbudowa
modułu), który będzie wspierać
realizację statutowych działań
wojewodow oraz Urzędu do
Spraw Cudzoziemców.
Osiągnięte rezultaty
Usprawnienie
postępowan
administracyjnych,
prowadzonych przez urzędy
wojewódzkie oraz przez Szefa
Urzędu
do
Spraw
Cudzoziemców
w zakresie
legalnej migracji, co wpłynie na
zwiększenie
efektywności,
wzmocnienie i
ulepszenie
struktury
migracyjnej
oraz
systemu gromadzenia danych o
cudzoziemcach
Rezultat został osiągnięty poprzez utworzenie Modułu Obsługi
Spraw, ułatwiającego złożenie wniosku z poprawnymi danymi
co poskutkowało poprawą jakości danych w Systemie Pobyt.
MOS wspiera realizację działań statutowych ponieważ za jego
pośrednictwem cudzoziemcy otrzymali możliwość wypełnienia
online wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt w Polsce w
bezpieczny i prosty sposób. Przy wypełnieniu wniosku
cudzoziemiec otrzymał możliwość korzystania z pomocy
kontekstowej, która tłumaczy zagadnienia i pola wniosku oraz
pomaga wypelnić wniosek w sposób kompletny, wyczerpujący
zamieszczonych w MOS, takich jak listy kontrolne, filmy,
варусія м
Szereg
materiatow
informacyjnych
informacje o najczęściej popernianych błędach czy ankieta, za
pośrednictwem której cudzoziemiec otrzyma spersonalizowaną
informację dostosowaną do swoich potrzeb oraz sytuacji, w
jakiej się znajduje, podnoszą poziom wiedzy oraz świadomości
klientów w zakresie swojej sytuacji pobytowej oraz przepisów
prawa, które ich obowiązują.
Rezultat dotyczący usprawnienia postępowań został osiągnięty
poprzez wdrożenie Modułu Obsługi Spraw, dzięki któremu
cudzoziemcy otrzymali możliwości poprawnego i kompletnego
wypefnienia wnioskow online, co poskutkowało poprawa
stopnia referencyjności właściwych rejestrów Krajowego Zbioru
Rejestrów i Ewidencji Wykazu w sprawach cudzoziemców.
Ponadto wypelnienie wniosków online poprzez samych
cudzoziemców spowodowało
zmniejszenie
obciążenia
Urzędów Wojewódzkich
czynnościami
związanymi z
wprowadzaniem, uzupełnianiem i edycją danych do Systemu
Pobyt. Proces ten przyczynił się do zwiększenia efektywności i
usprawnienia procesu obsługi klienta.
Usprawnienie
realizacji
Rezultat osiągnięto poprzez modernizację systemu Pobyt,
9

[tabele - transkrypcja]
Zamierzone rezultaty jak założono w opisie projektu będącym częścią wniosku | Osiągnięte rezultaty
Rozwój Systemu Pobyt w zakresie utworzenia Modułu Obsługi Spraw,(rozbudowa modułu), który będzie wspierać realizację statutowych działań wojewodów oraz Urzędu do Spraw Cudzoziemców. | Rezultat został osiągnięty poprzez utworzenie Modułu Obsługi Spraw, ułatwiającego złożenie wniosku z poprawnymi danymi co poskutkowało poprawą jakości danych w Systemie Pobyt. MOS wspiera realizację działań statutowych ponieważ za jego pośrednictwem cudzoziemcy otrzymali możliwość wypełnienia online wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt w Polsce w bezpieczny i prosty sposób. Przy wypełnieniu wniosku cudzoziemiec otrzymał możliwość korzystania z pomocy kontekstowej, która tłumaczy zagadnienia i pola wniosku oraz pomaga wypełnić wniosek w sposób kompletny, wyczerpujący i poprawny. Szereg materiałów informacyjnych zamieszczonych w MOS, takich jak listy kontrolne, filmy, informacje o najczęściej popełnianych błędach czy ankieta, za pośrednictwem której cudzoziemiec otrzyma spersonalizowaną informację dostosowaną do swoich potrzeb oraz sytuacji, w jakiej się znajduje, podnoszą poziom wiedzy oraz świadomości klientów w zakresie swojej sytuacji pobytowej oraz przepisów prawa, które ich obowiązują.
Usprawnienie postępowań administracyjnych, prowadzonych przez urzędy wojewódzkie oraz przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców w zakresie legalnej migracji, co wpłynie na zwiększenie efektywności, wzmocnienie i ulepszenie struktury migracyjnej oraz systemu gromadzenia danych o cudzoziemcach | Rezultat dotyczący usprawnienia postępowań został osiągnięty poprzez wdrożenie Modułu Obsługi Spraw, dzięki któremu cudzoziemcy otrzymali możliwości poprawnego i kompletnego wypełnienia wniosków online, co poskutkowało poprawą stopnia referencyjności właściwych rejestrów Krajowego Zbioru Rejestrów i Ewidencji Wykazu w sprawach cudzoziemców. Ponadto wypełnienie wniosków online poprzez samych cudzoziemców spowodowało zmniejszenie obciążenia Urzędów Wojewódzkich czynnościami związanymi z wprowadzaniem, uzupełnianiem i edycją danych do Systemu Pobyt. Proces ten przyczynił się do zwiększenia efektywności i usprawnienia procesu obsługi klienta.
Usprawnienie realizacji | Rezultat osiągnięto poprzez modernizację systemu Pobyt,
--- strona 10 ---
postępowań administracyjnych,
a tym samym do udoskonalenia
oraz
przyspieszenia
działań
instytucji w zakresie legalnej
migracji
Usprawnienie
procesu
komunikacji
zakresie
przekazywania
treści
informacyjnych
dotyczących
legalizacji pobytu, jak röwniez w
zakresie
zasad
wypelnienia
wnioskow
Dostosowanie
procesów
biznesowych i procesów obsługi
konta w MOS do zmieniających
się przepisów prawa krajowego
przewidzianych projektem
Zwiększenie
skuteczności,
jakosci
szybkości
publikowanych artykułów w MOS
dotyczących legalizacji pobytu i
prawa migracyjnego istotnych
dla cudzoziemców
dzięki ktöremu:
-poprawiono stopnień referencyjności danych w Systemie
Pobyt poprzez modernizacje odpowiednich rejestrów, tak aby
wiernie odzwierciedlały zakres danych przekazywanych przez
cudzoziemca do wniosku, a takže odpowiadały klasyfikacji
danych w innych rejestrach publicznych (TERYT dla wniosków
z danymi przekazywanymi przez MOS, klasyfikacja zawodów),
-ułatwiono złożenie kompletnych (w zakresie formularza)
wniosków,
-zmniejszono obciążenie administracyjne wojewodów poprzez
brak konieczności ręcznego wpisywania danych dla wnioskow
przekazywanych przez MOS,
-stworzono warunki do
elektronicznego
prowadzenia
niektórych czynności administracyjnych w obrębie postępowań
(np. opiniowania zagrożeń).
Usprawnienie
procesu komunikacji nastapiło poprzez
stworzenie referencyjnego portalu, w którym zamieszczane są
treści informacyjne związane z legalną migracją. Dzięki niemu
cudzoziemiec za pośrednictwem darmowych, napisanych
prostym językiem oraz przedstawionych w języku dla niego
zrozumiałym maleriałów może zapozrać się z przepisami
prawa
oraz
otrzymać
spersonalizowaną
informację
dostosowaną do swoich potrzeb oraz sytuacji, w jakiej się
znajduje. Cudzoziemiec ma do dyspozycji na bieżąco
aktualizowane treści edukacyjne, które pomogą mu w zakresie
poprawnego, pełnego i wzorcowego wypełnienia wniosków w
sprawach legalizacji pobytu. Ponadto w MOS znajduje się
również formularz kontaktowy, za pośrednictwem którego po
wypełnieniu danych cudzoziemiec może zwrócić się do Urzędu
do Spraw Cudzoziemców z pytaniem w zakresie legalizacji
pobytu.
Przygotowanie mechanizmów i rozwiązań w systemie MOS
pozwalających na poprawne wdrożenie procesów biznesowych
i procesów obsługi konta w MOS w związku ze zmieniającymi
się przepisami prawa. Wspomniane wprowadzone zmiany w
systemie są gotowe do uruchomienia i odpowiadają przepisom
prawa, które w trakcie trwania ostatniego roku projektu, jak i w
chwili jego zakończenia były w zaawansowanej
fazie
uzgadniania. Powyższe zrealizowane zmiany w MOS pozwolą
na składanie wniosków w sposób w pelni elektroniczny w
zgodzie ze zmienianą procedurą.
Usprawnienie procesu nastapiło poprzez utworzenie na
stronie glównej w MOS zakładki „Aktualności", w której na
bieżąco zamieszczanie są artykuły dotyczące legalizacji
pobytu i prawa migracyjnego - istotne dla cudzoziemców.
Dzięki temu cudzoziemcy w widoczny i skuteczny sposób
stale informowani są o zmianach w prawie.
5. Lista osób zaangażowanych w realizację projektu (w tym wolontariuszy) wraz z informacją
nt. funkcji pełnionej w projekcie oraz formy (dotyczy także osób wynagradzanych w ramach
kosztów pośrednich):
10

[tabele - transkrypcja]
postępowań administracyjnych, a tym samym do udoskonalenia oraz przyspieszenia działań instytucji w zakresie legalnej migracji | dzięki któremu:
-poprawiono stopnień referencyjności danych w Systemie Pobyt poprzez modernizacje odpowiednich rejestrów, tak aby wiernie odzwierciedlały zakres danych przekazywanych przez cudzoziemca do wniosku, a także odpowiadały klasyfikacji danych w innych rejestrach publicznych (TERYT dla wniosków z danymi przekazywanymi przez MOS, klasyfikacja zawodów),
-ułatwiono złożenie kompletnych (w zakresie formularza) wniosków,
-zmniejszono obciążenie administracyjne wojewodów poprzez brak konieczności ręcznego wpisywania danych dla wniosków przekazywanych przez MOS,
-stworzono warunki do elektronicznego prowadzenia niektórych czynności administracyjnych w obrębie postępowań (np. opiniowania zagrożeń).
Usprawnienie procesu komunikacji w zakresie przekazywania treści informacyjnych dotyczących legalizacji pobytu, jak również w zakresie zasad wypełnienia wniosków | Usprawnienie procesu komunikacji nastąpiło poprzez stworzenie referencyjnego portalu, w którym zamieszczane są treści informacyjne związane z legalną migracją. Dzięki niemu cudzoziemiec za pośrednictwem darmowych, napisanych prostym językiem oraz przedstawionych w języku dla niego zrozumiałym materiałów może zapoznać się z przepisami prawa oraz otrzymać spersonalizowaną informację dostosowaną do swoich potrzeb oraz sytuacji, w jakiej się znajduje. Cudzoziemiec ma do dyspozycji na bieżąco aktualizowane treści edukacyjne, które pomogą mu w zakresie poprawnego, pełnego i wzorcowego wypełnienia wniosków w sprawach legalizacji pobytu. Ponadto w MOS znajduje się również formularz kontaktowy, za pośrednictwem którego po wypełnieniu danych cudzoziemiec może zwrócić się do Urzędu do Spraw Cudzoziemców z pytaniem w zakresie legalizacji pobytu.
Dostosowanie procesów biznesowych i procesów obsługi konta w MOS do zmieniających się przepisów prawa krajowego przewidzianych projektem | Przygotowanie mechanizmów i rozwiązań w systemie MOS pozwalających na poprawne wdrożenie procesów biznesowych i procesów obsługi konta w MOS w związku ze zmieniającymi się przepisami prawa. Wspomniane wprowadzone zmiany w systemie są gotowe do uruchomienia i odpowiadają przepisom prawa, które w trakcie trwania ostatniego roku projektu, jak i w chwili jego zakończenia były w zaawansowanej fazie uzgadniania. Powyższe zrealizowane zmiany w MOS pozwolą na składanie wniosków w sposób w pełni elektroniczny w zgodzie ze zmienianą procedurą.
Zwiększenie skuteczności, jakości i szybkości publikowanych artykułów w MOS dotyczących legalizacji pobytu i prawa migracyjnego istotnych dla cudzoziemców | Usprawnienie procesu nastąpiło poprzez utworzenie na stronie głównej w MOS zakładki „Aktualności”, w której na bieżąco zamieszczanie są artykuły dotyczące legalizacji pobytu i prawa migracyjnego – istotne dla cudzoziemców. Dzięki temu cudzoziemcy w widoczny i skuteczny sposób stale informowani są o zmianach w prawie.
--- strona 11 ---
Lp.
Imię i nazwisko
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Funkcja w projekcie
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Personel
projektui
Personel
projektu
Personel
projektu
obsługowy
obsługowy
obslugowy
16.
17-
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
Personel
projektu
obslugowy
obstugowy
obsługowy
obslugowy
obsługowy
obsługowy
obslugowy
obstugowy
obstugowy
obslugowy
obslugowy
obsługowy
obslugowy
obsługowy
11
Pozycja
budżetu
A
A
A
A
Forma zatrudnienia
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa zlecenie
Umowa o pracę
Umowa o pracę
A
J
J
J
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę

[tabele - transkrypcja]
Lp. | Imię i nazwisko | Funkcja w projekcie | Pozycja budżetu | Forma zatrudnienia
1. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
2. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
3. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
4. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
5. | ? | Pracownik merytoryczny |  | Umowa zlecenie
6. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
7. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
8. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
9. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
10. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
11. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
12. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
13. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
14. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
15. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
16. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
17. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o prace
18. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
19. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
20. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
21. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
22. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
23. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
24. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
25. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
26. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
27. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
28. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
29. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
--- strona 12 ---
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40-
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53
54.
55
56.
57
58.
59
60.
61.
62.
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obstugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Pracownik
merytoryczny/Personel
obsługowy projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik
merytoryczny/Personel
obstugowy projektu
Personel
obstugowy
12
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
A/J
J
• J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
A
A/J
J
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o prace

[tabele - transkrypcja]
30. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
31. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
32. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
33. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
34. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
35. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
36. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
37. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
38. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
39. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
40. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
41. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
42. | ? | Pracownik merytoryczny/Personel obsługowy projektu | A/J | Umowa o pracę
43. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
44. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
45. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
46. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
47. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
48. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
49. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
50. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
51. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
52. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
53. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
54. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
55. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
56. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
57. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
58. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
59. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
60. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
61. | ? | Pracownik merytoryczny/Personel obsługowy projektu | A/J | Umowa o pracę
62. | ? | Personel obsługowy | J | Umowa o pracę
--- strona 13 ---
63.
64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
80.
projektu
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
projektu
obsługowy
Personel
obslugowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Personel
obsługowy
projektu
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Pracownik merytoryczny
Personel
obsługowy
projektu
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
J
A
J
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
Umowa o pracę
Umowa o prace
Umowa o pracę
6. Wykaz zamówień udzielonych w raportowanym kwartale z zastosowaniem uproszczonej
procedury przetargowej lub jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień
publicznych.
Oświadczam, że we wszystkich przypadkach, gdy podpisanie kontraktu, umowy lub zlecenia
wykonania roboty lub usługi wymagało zastosowania uproszczonej procedury przetargowej lub
jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych zastosowano się do
wymogów wskazanych w ustawie oraz umowie finansowej.
WAZNE - tabele dotyczą tylko zamówień, dla których procedura wyboru wykonawcy została
zakończona i dla których w okresie sprawozdawczym podpisana została umowa z wykonawcą.
13

[tabele - transkrypcja]
 |  | projektu |  | 
63. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
64. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
65. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
66. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
67. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
68. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
69. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
70. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
71. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
72. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
73. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
74. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
75. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
76. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
77. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
78. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
79. | ? | Pracownik merytoryczny | A | Umowa o pracę
80. | ? | Personel obsługowy projektu | J | Umowa o pracę
--- strona 14 ---
Ip.
Nazwa
przedmiotu
zamówienia
zgodnie z
pierwszą strona
SIWZ/OPZ
Tryb
postępowa
nia
Szacunko
wa
wartość
zamówieni
w złotych
22 000,00
Sprzedaż i
dostawa
oprogramowani
a 10 szt. Adobe
Acrobat Pro
Okres
realizacji
zamówieni
a zgodnie
z umową
wykonawc
zą
od ... - do
06.08.202
12.08.202
Data
ogłoszeni
zamówie
nia
DD-MM-
RRRR
28.07.20
Data
podpisania
umowy
wykonawczej
DD-MM-RRRR
05.08.2021
Realizacja zamówienia
Numer umowy ramowej
Numer wartość umowy wykonawczej
zawarlej w ramach umowy ramowej
3. Nazwa wykonawcy umowy
(z uwzględnieniem części) -
(jeśli dotyczy)
w złotych
Umowa ramowa COAR nr 2019/14
Umowa wykonawcza nr 912/UDSC/21
na kwotę 21 990,00 zł brutto
Koma Nord Spólką z o.o.
Informacja o podziale na części oraz
numer projektu/projektów FAMI, z
których finansowana jest umowa w
każdej z nich.
Informacja co jest przedmiotem
zakupu w ramach projektu/ -ów (w
przypadku zakupu pojedynczych
pozycji z OPZ)
Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI
„Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w
zakresie
utworzenia Modulu Obsługi Spraw",
wspólfinansowanego z Programu
Krajowego Funduszu Azylu,
Migracji i Integracji"
W wyniku
przeprowa
dzonego
postępowa
nia
wykonawc
zego
podstawie
umowy
ramowej nr
2019/14/C
Z.I-KOMA
NORD,
zawartei w
wyniku
realizacii
zamówieni
centralneg
o na
sprzedaż i
dostawe
oprogramo
wania
biurowego
na
potrzeby

[tabele - transkrypcja]
lp. | Nazwa przedmiotu zamówienia zgodnie z pierwszą stroną SIWZ/OPZ | Tryb postępowania | Szacunkowa wartość zamówienia | Okres realizacji zamówienia zgodnie z umową wykonawczą | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia
lp. | Nazwa przedmiotu zamówienia zgodnie z pierwszą stroną SIWZ/OPZ | Tryb postępowania | Szacunkowa wartość zamówienia | Okres realizacji zamówienia zgodnie z umową wykonawczą | Data ogłoszenia zamówienia | Data podpisania umowy wykonawczej | 1. Numer umowy ramowej Numer wartość umowy wykonawczej zawartej w ramach umowy ramowej 3. Nazwa wykonawcy umowy (z uwzględnieniem części) - (jeśli dotyczy) | Informacja o podziale na części oraz numer projektu/projektów FAMI, z których finansowana jest umowa w każdej z nich. Informacja co jest przedmiotem zakupu w ramach projektu/ -ów (w przypadku zakupu pojedynczych pozycji z OPZ)
 |  |  | w złotych | od ... - do .... | DD-MM-RRRR | DD-MM-RRRR | w złotych | 
1 | Sprzedaż i dostawa oprogramowania 10 szt. Adobe Acrobat Pro | W wyniku przeprowadzonego postępowania wykonawczego podstawie umowy ramowej nr 2019/14/CZ.I-KOMA NORD, zawartej w wyniku realizacji zamówienia centralnego na sprzedaż i dostawę oprogramowania biurowego na potrzeby | 22 000,00 zł | 06.08.2021-12.08.2021 | 28.07.2021 | 05.08.2021 | Umowa ramowa COAR nr 2019/14 Umowa wykonawcza nr 912/UDSC/21 na kwotę 21 990,00 zł brutto Koma Nord Spółką z o.o. | Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia Modułu Obsługi Spraw”, współfinansowanego z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji”
--- strona 15 ---
Zakup i
dostawa
monitorów
PHILIPS
345B1C
Jednostek
Administra
cii
Państwow
ej przez
Centrum
Obsługi
Administra
Rzadowej
W wyniku
przeprowa
dzonego
postępowa
nia
wykonawc
zego nr
WNZ-
002754
, oraz
zawartej
umowy
ramowej w
wyniku
realizacji
zamówieni
centralneg
o na
dostawy
monitorów
na
potrzeby
Jednostek
Administra
cji
Państwow
ej, przez
Centrum
24 545,88
EZ
020191
8207190
Umowa ramowa COAR nr
2023/03/2/GALAXY
Umowa wykonawcza 1872/UDSC/2023
Galaxy, Systemy Informatyczne Sp. z
'0°0
01.12202
606/. 90
!] лмошп
elemez
Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI
¿Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w
zakresie
utworzenia Modułu Obsługi Spraw",
wspólfinansowanego z Programu
Krajowego Funduszu Azylu,
Migracji i Integracji"

[tabele - transkrypcja]
 |  | Jednostek Administracji Państwowej przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej |  |  |  |  |  | 
2 | Zakup i dostawa monitorów PHILIPS 345B1C | W wyniku przeprowadzonego postępowania wykonawczego nr WNZ-002754, oraz zawartej umowy ramowej w wyniku realizacji zamówienia centralnego na dostawy monitorów na potrzeby Jednostek Administracji Państwowej, przez Centrum | 24 545,88 zł | Nie dłużej niż 25 dni od zawarcia umowy tj. 06.11.2023-01.12.2023 | 16.10.2023 | 06.11.2023 | Umowa ramowa COAR nr 2023/03/2/GALAXY Umowa wykonawcza 1872/UDSC/2023 Galaxy Systemy Informatyczne Sp. z o.o. | Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia Modułu Obsługi Spraw”, współfinansowanego z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji”
--- strona 16 ---
06.12.202
Zakup stacji
dokujących i
laptopów
Obsługi
Administra
cji
Rządowej
‚oraz
zawartej
umowy
ramowej w
wyniku
realizacji
zamówieni
centralneg
o na
dostawy
komputeró
przenośny
ch oraz
stacji
dokujacyc
h na
potrzeby
Jednostek
Administra
Państwow
ej, przez
Centrum
Obsługi
Umowa ramowa COAR nr
2023/03/3/GALAXY
Umowa wykonawcza 1873/UDSC/2023
Galaxy Systemy Informatyczne Sp. z
0.0.
Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI
Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w
zakresie
utworzenia Modulu Obsługi Sprawi
wspólfinansowanego z Programu
Krajowego Funduszu Azylu,
Migracji i Integracji"

[tabele - transkrypcja]
 |  | Obsługi Administracji Rządowej |  |  |  |  |  | 
3 | Zakup stacji dokujących i laptopów | W wyniku przeprowadzonego postępowania wykonawczego nr WNZ-002755 ,oraz zawartej umowy ramowej w wyniku realizacji zamówienia centralnego na dostawy komputerów przenośnych oraz stacji dokujących na potrzeby Jednostek Administracji Państwowej, przez Centrum Obsługi | 123 295,20 zł | Nie dłużej niż 30 dni od zawarcia umowy tj. od 06.11.2023-06.12.2023 | 16.10.2023 | 06.11.2023 | Umowa ramowa COAR nr 2023/03/3/GALAXY Umowa wykonawcza 1873/UDSC/2023 Galaxy Systemy Informatyczne Sp. z o.o. | Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia Modułu Obsługi Spraw”, współfinansowanego z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji”
--- strona 17 ---
Administra
Zakup tabletów
Rządowej
W wyniku
przeprowa
dzonego
postępowa
nia
wykonawc
zego nr
WNZ-
002756
, zawartej
w wyniku
umowy
ramowei
realizacji
zamówieni
Nie dłużej
niż 30 dni
od
zawarcia
12 000,00
umowy tj.
centralneg
od
o na
08.11.202
dostawy
tabletów
na
08.12.202
potrzeby
Jednostek
Administra
16.10.20
23
08.11.2023
Umowa ramowa COAR nr
2023/03/4/GALAXY
Umowa wykonawcza 1874/UDSC/2023
Galaxy Systemy Informatyczne Sp. Z
O.0.
Państwow
ej, przez
Centrum
Obsługi
Administra
Rzadowej
Tabela dla zamówień publicznych realizowanych w ramach umów ramowych z Centrum Obsługi Administracji Rządowej.
Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI
„Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w
zakresie
utworzenia Modułu Obsługi Spraw",
wspólfinansowanego z Programu
Krajowego Funduszu Azylu,
Migracji i Integracji'

[tabele - transkrypcja]
 |  | Administracji Rządowej |  |  |  |  |  | 
4 | Zakup tabletów | W wyniku przeprowadzonego postępowania wykonawczego nr WNZ-002756, zawartej w wyniku umowy ramowej realizacji zamówienia centralnego na dostawy tabletów na potrzeby Jednostek Administracji Państwowej, przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej | 12 000,00 zł | Nie dłużej niż 30 dni od zawarcia umowy tj. od 08.11.2023-08.12.2023 | 16.10.2023 | 08.11.2023 | Umowa ramowa COAR nr 2023/03/4/GALAXY Umowa wykonawcza 1874/UDSC/2023 Galaxy Systemy Informatyczne Sp. Z o.o. | Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia Modułu Obsługi Spraw”, współfinansowanego z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji”
--- strona 18 ---
Lp.
Nazwa
przedmiotu
zamówienia
zgodnie z
pierwsza strona
SIWZ/OPZ/oglos
zeniem o
zamówieniu
Zaprojektowanie
i wykonanie
oprogramowania
/modulu
systemu Pobyt
v.2 o nazwie
„Modul Obslugi
Sprawi), a
nastepnie jego
wdrożenia oraz
integracii
Systemu Pobyt
v.2 z systemem
klasy
Zakup,
dostawa i
konfiguracia
urzadzeń.
licencji oraz
Tryb
postępowania,
podział na części
(jeśli dotyczy),
numer/y
projektu/ów FAMI
finansujących
zamówienie
Szacunkowa
wartość
zamówienia
w złotych
Art. 67 ust. 1 pkt 6
Przetarg
nieograniczony
1 442
005.00/
450 000.00
okres realizacji
zamówienia
zgodnie z
umową
od ... - do ....
05.08.2020
11.12.2020
10.12.2020
29.12.2020
Data ogloszenia
zamówienia/
zapytania
ofertowego
DD-MM-RRRR
16.07.2020
180 52
Realizacja zamówienia
Data podpisania
umowy z
wykonawca
DD-MM-RRRR
Wartość umowy
zawartej z wykonawca
W złotych
Numer umowy
zawartej z wykonawcą
oraz nazwa
wykonawcy
[Komentarz [ŚM1]:
05.08.2020
10.12.2020
1 442 005,00
442 800.00
1027/UDSC/20
DECSOFT SPÖŁKA
AKCYJNA
1707/UDSC/20
DECTSOFT SPÓLKA
AKCYJNA

[tabele - transkrypcja]
Lp. | Nazwa przedmiotu zamówienia zgodnie z pierwszą stroną SIWZ/OPZ/ogłoszeniem o zamówieniu | Tryb postępowania, podział na części (jeśli dotyczy), numer/y projektu/ów FAMI finansujących zamówienie | Szacunkowa wartość zamówienia | okres realizacji zamówienia zgodnie z umową | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia | Realizacja zamówienia
Lp. | Nazwa przedmiotu zamówienia zgodnie z pierwszą stroną SIWZ/OPZ/ogłoszeniem o zamówieniu | Tryb postępowania, podział na części (jeśli dotyczy), numer/y projektu/ów FAMI finansujących zamówienie | Szacunkowa wartość zamówienia | okres realizacji zamówienia zgodnie z umową | Data ogłoszenia zamówienia/ zapytania ofertowego | Data podpisania umowy z wykonawcą | Wartość umowy zawartej z wykonawcą | Numer umowy zawartej z wykonawcą oraz nazwa wykonawcy
 |  |  | w złotych | od … - do …. | DD-MM-RRRR | DD-MM-RRRR | w złotych | 
1. | Zaprojektowanie i wykonanie oprogramowania (modułu systemu Pobyt v.2 o nazwie „Moduł Obsługi Spraw”), a następnie jego wdrożenia oraz integracji Systemu Pobyt v.2 z systemem klasy | Art. 67 ust. 1 pkt 6 | 1 442 005,00 | 05.08.2020 r. – 11.12.2020 | 16.07.2020 r. | 05.08.2020 r. | 1 442 005,00 | 1027/UDSC/20 DECSOFT SPÓŁKA AKCYJNA
2. | Zakup, dostawa i konfiguracja urządzeń, licencji oraz | Przetarg nieograniczony | 450 000,00 | 10.12.2020 r.- 29.12.2020 r. | 18 09.11.2020 r. | 10.12.2020 r. | 442 800,00 | 1707/UDSC/20 DECTSOFT SPÓŁKA AKCYJNA
--- strona 19 ---
zabezpieczeń
typu firewall
niezbędnych
do
zapewnienia
poprawnego
dzialania oraz
zabezpieczenia
Modulu
Obsługi Spraw
Systemu Pobyt
v.2 na potrzeby
Urzędu do
Spraw
Cudzoziemców
Przetłumaczenie
treści
specjalistyczny
ch
znajdujących
się w Module
Obsługi Spraw
na 6 języków:
angielski,
francuski,
rosyjski,
ukraiński,
arabski i
wietnamski
Tryb podstawowy
bez możliwości
prowadzenia
negocjacji
312 000,00
26.11.2021-
17.12.2021
1752/UDSC/21
CENTRUM
SZKOLENIOWE IDEA
GROUP
30.09.2021
26.11.2021
228 671,76
19

[tabele - transkrypcja]
 | zabezpieczeń typu firewall niezbędnych do zapewnienia poprawnego działania oraz zabezpieczenia Modułu Obsługi Spraw Systemu Pobyt v.2 na potrzeby Urzędu do Spraw Cudzoziemców |  |  |  |  |  |  | 
3. | Przetłumaczenie treści specjalistycznych znajdujących się w Module Obsługi Spraw na 6 języków: angielski, francuski, rosyjski, ukraiński, arabski i wietnamski | Tryb podstawowy bez możliwości prowadzenia negocjacji | 312 000,00 zł | 26.11.2021-17.12.2021 | 30.09.2021 | 26.11.2021 | 228 671,76 | 1752/UDSC/21 CENTRUM SZKOLENIOWE IDEA GROUP
--- strona 20 ---
Modernizacja
oraz
utrzymanie
wraz ze
wsparciem
technicznym
Systemu
Pobyt (w tym
Krajowego
Systemu
Konsultacyjne
go) oraz
utrzymanie i
wsparcie
techniczne
portalu Moduł
Obslugi Spraw
Dostawa,
konfiguracja i
uruchomienie
poszczególnych
elementow
sprzętowych i
programowych
urządzeń oraz
sprzedaż
licencji
niezbędnych
do
rozszerzenia
infrastruktury
informatycznej
w zwiazku z
rozbudową
wdrożonego
Modulu
Obsługi Spraw
Prawo opcji
Tryb przetargu
nieograniczonego
na podstawie art.
132 ustawy
z 11 września
2019 r. - Prawo
zamówień
publicznych (Dz.
U. z 2022 r. poz.
1710, z późn. Zm.)
616 000.00z
5 106
318.00z
24.03.2023
-2208 60 27
2207 90 22
06.10.2022-
15.12.2022
Aneks nr 1 - do
28.12.2022;
Aneks nr 2 do
28.02.2023
02.08.2022
20
06.09.2022
podpisanie głównej
umowy, w dn.
27.09.2022 zostało
podpisane
oświadczenie woli
o realizowaniu
opcji
06.10.2022
817 950.00 zł
5 030 700,00 zł
1486/UDSC/22
S&T
SERVICES POLSKA
Sp. Z o.o.
1769/UDSC/22
DECSOFT S.A.

[tabele - transkrypcja]
4. | Modernizacja oraz utrzymanie wraz ze wsparciem technicznym Systemu Pobyt (w tym Krajowego Systemu Konsultacyjnego) oraz utrzymanie i wsparcie techniczne portalu Moduł Obsługi Spraw | Prawo opcji | 616 000,00zł | 27.09.2022 – 24.03.2023 | 27.05.2022 | 06.09.2022 podpisanie głównej umowy, w dn. 27.09.2022 zostało podpisane oświadczenie woli o realizowaniu opcji | 817 950,00 zł | 1486/UDSC/22 S&T SERVICES POLSKA Sp. Z o.o.
5. | Dostawa, konfiguracja i uruchomienie poszczególnych elementów sprzętowych i programowych urządzeń oraz sprzedaż licencji niezbędnych do rozszerzenia infrastruktury informatycznej w związku z rozbudową wdrożonego Modułu Obsługi Spraw | Tryb przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, z późn. Zm.) | 5 106 318,00zł | 06.10.2022-15.12.2022 Aneks nr 1 – do 28.12.2022; Aneks nr 2 do 28.02.2023 | 02.08.2022 | 06.10.2022 | 5 030 700,00 zł | 1769/UDSC/22 DECSOFT S.A.
--- strona 21 ---
7.
Usługa
przeprowadzeni
a kampanii
informacyjnej w
pojazdach
komunikacji
miejskiej w 17
miastach
wojewódzkich w
Polsce
Dostarczenie
materiałów
promocyjnych
do siedziby
UDSC na
konferencję, w
ramach projektu
nr 1/8-2018/BK -
FAMI
*Modernizacja
Systemu Pobyt
v.2 w zakresie
utworzenia
modulu obsługi
spraw"
Dostarczenie
materiałów
promocyjnych
do siedziby
UDSC na
konferencję, w
ramach projektu
nr 1/8-2018/BK -
FAMI
Modernizacja
Systemu Pobyt
v.2 w zakresie
utworzenia
modulu obsługi
Zasada
konkurencyjności
128 834,53
zł brutto
Zapytanie ofertowe 34 554,80 zł
Zapytanie ofertowe
32 235,00 zł
26.09-
14.12.2023
08.11.2023-
17.11.2023
08.11.2023-
17.11.2023
22.09.2023
24.08.2023
24.08.2023
26.09.2023
08.11.2023
08.11.2023
119 940,25zł
34 528,90 zł
32 263,00 zł
1533/UDSC/23
LM OOH Sp. Z o.o.
1869/UDSC/2023
BAGSBAAR ANNA
ZANIEWSKA
1870/UDSC/2023
BAGSBAAR ANNA
ZANIEWSKA

[tabele - transkrypcja]
6. | Usługa przeprowadzenia kampanii informacyjnej w pojazdach komunikacji miejskiej w 17 miastach wojewódzkich w Polsce. | Zasada konkurencyjności | 128 834,53 zł brutto | 26.09-14.12.2023 | 22.09.2023 | 26.09.2023 | 119 940,25zł | 1533/UDSC/23 LM OOH Sp. Z o.o.
7. | Dostarczenie materiałów promocyjnych do siedziby UDSC na konferencję, w ramach projektu nr 1/8-2018/BK - FAMI "Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw" | Zapytanie ofertowe | 34 554,80 zł | 08.11.2023-17.11.2023 | 24.08.2023 | 08.11.2023 | 34 528,90 zł | 1869/UDSC/2023 BAGSBAAR ANNA ZANIEWSKA
8. | Dostarczenie materiałów promocyjnych do siedziby UDSC na konferencję, w ramach projektu nr 1/8-2018/BK - FAMI "Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi | Zapytanie ofertowe | 32 235,00 zł | 08.11.2023-17.11.2023 | 24.08.2023 | 08.11.2023 | 32 263,00 zł | 1870/UDSC/2023 BAGSBAAR ANNA ZANIEWSKA
--- strona 22 ---
10.
spraw"
Usługi
informatyczno-
programistyczno
-wdrożeniowe
polegajace na
wykonaniu
zmian w
systemie Pobyt i
portalu modulu
obsługi "
Dostawa licencii
oprogramowania
Microsoft Office
lub
równoważnych
na potrzeby
UDSC, Zad.
cześć nr 2:
w wyniku
przeprowadzonego
postępowania nr
63/SYSTEM
POBYT/WR/23 o
udzielenie
zamówienia
publicznego na
wykonanie zmian
w Systemie Pobyt i
portalu Modulu
Obsługi Spraw w
trybie
zamówienia z
wolnej ręki zgodnie
z art. 305 pkt 1 w
zw. z art. 214 ust.
1 pkt 7 ustawy z
dnia 11 września
2019 roku - Prawo
zamówień
publicznych
W wyniku
przeprowadzonego
postepowania nr
31/OPROGRAMO
WANIE/TP/23 o
udzielenie
zamówienia
publicznego w
463 255,30
26 399,99 zł
16.11.2023-
08.12.2023
27.11.2023 -
15.12.2023
09.10.2023
27.09.2023
16.11.2023
27.11.2023
463 255,30 zł
21 743,76 zł
2034/UDSC/23
AXIANS IT
SERVICES POLAND
SP. Z O.O.
2181/UDSC/23
APN PROMISE S.A

[tabele - transkrypcja]
 | spraw” |  |  |  |  |  |  | 
9. | Usługi informatyczno-programistyczno -wdrożeniowe polegające na wykonaniu zmian w systemie Pobyt i portalu modułu obsługi " | w wyniku przeprowadzonego postępowania nr 63/SYSTEM POBYT/WR/23 o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie zmian w Systemie Pobyt i portalu Modułu Obsługi Spraw w trybie zamówienia z wolnej ręki zgodnie z art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 11 września 2019 roku - Prawo zamówień publicznych | 463 255,30 zł | 16.11.2023-08.12.2023 | 09.10.2023 | 16.11.2023 | 463 255,30 zł | 2034/UDSC/23 AXIANS IT SERVICES POLAND SP. Z O.O.
10. | Dostawa licencji oprogramowania Microsoft Office lub równoważnych na potrzeby UDSC, Zad. cześć nr 2: | W wyniku przeprowadzonego postępowania nr 31/OPROGRAMOWANIE/TP/23 o udzielenie zamówienia publicznego w | 26 399,99 zł | 27.11.2023 - 15.12.2023 | 27.09.2023 | 27.11.2023 | 21 743,76 zł | 2181/UDSC/23 APN PROMISE S.A
--- strona 23 ---
Dostawa 12 szt.
licencji
oprogramowania
Microsoft Office
2021 Standard
lub
równoważnych
na potrzeby
UDSC
trybie
podstawowym,
zgodnie z art. 275
pkt. 1 ustawy z
dnia 11 września
2019 roku- Prawo
zamówień
publicznych ( (Dz.
U.z 2023 r. poz.
1605 z późn. zm.)
Tabela dla zamówień publicznych zgodnie z PZP (nie dotyczy COAR) oraz dla zasady konkurencyjności.

[tabele - transkrypcja]
 | Dostawa 12 szt. licencji oprogramowania Microsoft Office 2021 Standard lub równoważnych na potrzeby UDSC | trybie podstawowym, zgodnie z art. 275 pkt. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku- Prawo zamówień publicznych ( (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.) |  |  |  |  |  | 
--- strona 24 ---
7. Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt finansowy;
np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy wniesiony do
projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów):
8. Komentarze na temat możliwej synergii/uzupelnianía się z innymi dzialaniami realizowanymi
na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
Zrealizowane w projekcie działania były zgodne z ustawą dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach
(tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 35 z pózn. zm.)
Niniejszy projekt wpisuje się w następujące działanie wspierane przez Fundusz Azylu, Migracji i
Integracji w ramach celów szczegöłowych, ustanowionych przez rozporządzenie Parlamentu
Europejskiego i Rady nr 516/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające Fundusz Azylu, Migracji
i Integracji, zmieniające decyzję Rady 2008/381/WE oraz uchylające decyzje Parlamentu
Europejskiego i Rady nr 573/2007/WE i nr 575/2007/E oraz decyzję Rady 2007/435/WE:
art. 10 lit d): szkolenia dla beneficjentów, określonych w art. 2 lit. g) rozporządzenia (UE) nr
514/2014, oraz personelu świadczącego usługi publiczne i prywatne, w tym instytucji oświatowych,
oraz promowanie wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk, współpracy, tworzenia sieci
kontaktów i kompetencji międzykulturowych, a także poprawa jakości świadczonych usług;
- art. 10 lit. c): Fundusz wspiera działania ukierunkowane na wzmacnianie zdolności państw
czionkowskich do opracowywania, wdrazania, monitorowania i oceniania strategii, polityk i srodkow
imigracyjnych realizowanych na różnych szczeblach i w różnych departamentach administracji, w
szczególności zwiększenie ich zdolności do gromadzenia, analizowania i rozpowszechniania
szczegółowych i usystematyzowanych danych oraz danych statystycznych dotyczących procedur i
przepływów migracyjnych oraz zezwoleń na pobyt i tworzenia narzędzi monitorowania, systemów
oceny, wskaźników i analiz porównawczych na potrzeby pomiaru postępów w realizacji tych strategii.
Projekt realizuje cel szczegółowy Integracja/Legalna migracja Programu Krajowego Funduszu Azylu,
Migracji i Integracji, cel krajowy 2.3 ,Zdolności"
- pkt. 3 „Szkolenia dla beneficjentów projektów oraz personelu świadczącego usługi publiczne i
prywatne; promowanie wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk; współpracy, tworzenia sieci
zdolnosci
międzykulturowych;
jakości świadczonych usług";
- pkt 2: Rozwój i wzmocnienie zdolności w zakresie gromadzenia, analizowania i rozpowszechniania
danych dotyczących procedur i przepływów migracyjnych oraz zezwoleń na pobyt; opracowanie
narzędzi monitoringu, systemów ocen, wskaźników i analiz porównawczych do pomiaru postępów
realizacji strategii; badania, analizy, ekspertyzy etc. obejmujące kwestie legalnej i nieuregulowanej
Działania zrealizowane w ramach projektu uzupełniają się z projektem nr 6/1-2015/BK-FAMI pt.
"Opracowanie i wdrożenie dlugofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców"
wspólfinansowanego z Programu Krajowego FAMI, w zakresie realizacji filmu instruktażowego i
działań informacyjnych realizowanych w ramach tego projektu.
Modernizacja Systemu Pobyt w zakresie utworzenia Modułu Obsługi Spraw jest działaniem
kompatybilnym z celami projektu nr 1/3-2017/BK-FAMI „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 oraz
infrastruktury teleinformatycznej, wykorzystywanej przy Systemie Pobyt v.2 i Krajowym Systemie
Konsultacyjnym" realizowanego w ramach Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji
i Integracji na lata 2014-2020 oraz działaniami dotyczącymi modernizacji Systemu Pobyt v.2
prowadzonymi przez Urząd ze środków własnych. Niniejszy projekt stanowił dalszy rozwój systemu
o kolejny moduł usprawniający działania Urzędu do Spraw Cudzoziemców, a także urzędów
wojewódzkich. Moduł Obsługi Spraw, jako integralna część Systemu Pobyt, będzie częściowo
korzystać z zasobów, które zostały zakupione na potrzeby Systemu Pobyt w ramach ww. projektu.
W wyniku realizacji niniejszego projektu nastąpił rozwój Systemu Pobyt, poprzez utworzenie Modułu
Obsługi Spraw oraz poprzez zapewnienie nowoczesnej infrastruktury teleinformatycznej, niezbędnej
do jego funkcjonowania. Natomiast rozwój Modułu (tj. wdrożenie MOS 2.0) był konieczny w świetle
rosnących oczekiwań względem systemów teleinformatycznych funkcjonujących w Urzędzie do
Spraw Cudzoziemców oraz potrzeb wynikających ze statutowych działań Urzędu do Spraw
Cudzoziemców oraz urzędów wojewódzkich.

--- strona 25 ---
Projekt wpisuje się w Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, który ma na celu systemowe
zmiany całych sektorów gospodarki, oparte na nowoczesnych technologiach wykorzystujących
cytrową postac danych jako sitę napędową, stanowią istotę dokonującej się transformacji cyfrowej w
szczegolnosci w sterze administracji publicznej, ktörej cyfryzacja może stanowić istotny czynnik
zwiększenia atrakcyjności i konkurencyjności polskiej gospodarki poprzez wzrost efektywności
obsługi i wsparcia obywateli.
9. Opis problemów napotkanych podczas realizacji projektu:
W 2018/ 2019 roku:
Z uwagi na wątpliwości co do szacowania kosztów proponowanych przez potencjalnych
wykonawców usługi, Urząd stworzył specjalnie dedykowany do oceny szacowania podręcznik,
polegający na wycenie konkretnych zadań na podstawie punktów funkcyjnych. W związku z
powyższym, niezbędne było ponowne oszacowanie kosztów wykonania projektuạmoduł obsługi
spraw".
Przy realizacji projektu trudnością było także przeprowadzenie szczegółowej analizy jego założeń.
Powyższe związane było ze zmianami w ustawodawstwie, co miało bezpośredni wpływ na działania
projektowe. Dodatkową trudnością była zmiana koncepcji modułu obsługi spraw, co wpłynęło na
wydłużenie się prac analitycznych. Trwały intensywne prace w komórce
odpowiedzialnej za realizację projektu, w tym liczne działania mające na celu wypracowanie
optymalnych rozwiązań dla urzędów wojewódzkich, którzy są beneficjentami projektu. Powyższa
współpraca była utrudniona ze względu na zmiany w prawodawstwie oraz różne koncepcje na
wypracowanie jednolitego rozwiązania służącego zarówno cudzoziemcom, jak i urzędnikom.
Opóźnienia w projekcie podyktowane były ponownym przygotowaniem szczegółowych wymagań
funkcjonalnych. W tym celu trwały intensywne i zaawansowane prace opisujące caly proces
składania wniosku za pośrednictwem modułu obsługi spraw. Dodatkowo dla lepszego zrozumienia
przebiegu całego procesu zostały opracowane makiety, obrazujące jak w rzeczywistości ma
wyglądać projektowany system.
W 2020/2021 roku:
Pod koniec lutego 2020 r. powstał w najbardziej aktualnej formie dokument wymagań MOS
dostosowany do kosztów zmian wyliczonych przez wykonawcę oraz dostosowany do najnowszych
statystyk wygenerowanych z systemu POBYT. Posiadając przedmiotowy dokument, rozpoczęto
prace nad zmianami we wniosku o dofinansowanie projektu. W wyniku wystąpienia z wnioskiem o
zmianę w projekcie w dn. 12 maja 2020 r., został zaakceptowany wniosek o zmianę, dotyczący
m.in. modyfikacji opisu projektu i zakresu funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw.
Wykonawca realizujący zamówienie w ramach Działania 1 nie oddał przedmiotu zamówienia w
terminie do 30.12.2020 r., zgodnym z umową nr 1027/UDSC/20. Powodem braku odebrania
przedmiotu umowy były także liczne błędy uniemożliwiające prawidłowe funkcjonowanie portalu,
które okazały się niemożliwe do wyeliminowania ww. terminie. W związku z powyższym
wystosowano pismo do Ministerstwa Finansów w sprawie możliwości ponownego uruchomienia
środków na to działanie w 2021 roku, ponieważ poprzednia decyzja o uruchomieniu środków
wygasła z dniem 31 grudnia 2020 roku. W dniu 4 marca 2021 r. otrzymano pozytywną decyzję MF
dotyczącą wniosku o uruchomienie srodków w 2021 roku. W marcu 2021 r. podczas ustaleń
pomiędzy wykonawcą, realizującym Działanie 1, a UdSC pojawił się problem dotyczący możliwości
odbioru przedmiotu zamowienia pomimo wyeliminowania wszystkich błędów ze względu na brak
tzw. wdrożenia systemu, tj. podłączenia go do innych wspóldziałających systemów
informatycznych. Ten brak możliwości wynikał z równoległej realizacji innej umowy dotyczącej
przeniesienia systemów informatycznych funkcjonujących w Urzędzie na nową infrastrukturę
informatyczną. Po konsultacji z Zespołem Radców Prawnych Urzędu oraz wykonawcą odebrano
zamówienie, a wykonawca zobowiązał się, że dokona wdrożenia systemu MOS w terminie 14 dni
od zakończenia przez zamawiającego realizacji innych umów, mających wpływ na jego wdrożenie.
Oznaczało to wowczas, zgodnie z przewidywaniami, możliwość uruchomienia MOS przez
wykonawcę na srodowisku produkcyjnym w pierwszej połowie czerwca 2021.
Wdrożenie Modulu Obsługi Spraw było ściśle powiązane i zależne od poprawnej migracji systemu
Pobyt na nową infrastrukturę teleinformatyczną. W związku z opóżnieniem migracji, wywołanym
przez siłę wyższą i niezależnym od wykonawcy jak i zamawiającego, nastąpiło opóżnienie we
25

--- strona 26 ---
wdrożeniu produkcyjnym Modułu Obsługi Spraw. Ostatecznie odebranie umowy migracyjnej
nastąpiło z dniem 28 lipca 2021 r. Zgodnie z deklaracją wykonawcy wdrożenie produkcyjne MOS
miało nastąpić do 11 sierpnia 2021r. Jednakże ze względu na okres urlopowy oraz nagromadzenie
prac w systemie po migracji faktyczne wdrożenie produkcyjne portalu MOS miało miejsce 30
sierpnia 2021r. Spowodowane opóźnienie miało miejsce ze względu na nieobecność kluczowych
pracowników zamawiającego, takich jak główny Administrator sieci oraz Główny Administrator
Systemu Pobyt, których nieobecność przy wdrożeniu tak ważnej części Systemu mogła skutkować
poważnymi problemami związanymi z bezpiecznym uruchomieniem Systemów.
W przypadku Działania 3 — „Zakup materiałów promocyjnych informujących o zmodernizowaniu
Systemu Pobyt v.2, w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw" wykonawca nie móg
zagwarantować dostarczenia przedmiotu umowy do 21 grudnia 2020 roku, jak przewidywały
warunki zamówienia. Odbiór zakupionych materiałów w okresie 27-31 grudnia wiązał się natomiast
z ryzykiem braku możliwości wywiązania się z płatności przez Urząd. W związku z tym podpisanie
umowy i realizację działania przeniesiono na I kwartał 2021 roku.
W świetle braku informacji o kontynuacji prac legislacyjnych przez MSWIA dot. projektu zmiany
ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, gdzie uregulowane są m.in. kwestie
niezbędne do uruchomienia MOS 2.0., a co za tym idzie braku możliwości uchwalenia tego aktu
prawnego w czasie umożliwiającym przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego i wykonania zamówienia w 2021 r., podjęto decyzję o rezygnacji z działania
"Aktualizacja treści
informacyjnych/specjalistycznych
dostępnych
na portalu
przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu". Postęp prac nad ustawa jest, bowiem,
kluczowy da aktualizacji tresci informacyjnych wprowadzonych na portalu MOS.
W 2022 roku:
W związku z wydłużeniem perspektywy finansowej FAMI Urząd do Spraw Cudzoziemców
zaplanował zapewnienie wsparcia technicznego dla elementów sprzętowych i programowych
urządzeń oraz licencji niezbędnych do rozszerzenia infrastruktury informatycznej w związku z
rozbudową wdrożonego Modułu Obsługi Spraw w możliwie maksymalnym okresie, tj. do końca
okresu kwalifikowalności wydatków. W związku z powyższym wystąpiono z wnioskiem o zmianę w
projekcie wydłużającym projekt do 31.12.2023r. Wniosek został zaakceptowany w dn. 24.06.2022r.
W dniu 27 maja 2022 rok ponownie zostało wszczęte postepowanie przetargowe na modernizację
oraz utrzymanie wraz ze wsparciem technicznym Systemu Pobyt (w tym Krajowego Systemu
Konsultacyjnego) oraz utrzymanie i wsparcie techniczne portalu Moduł Obsługi Spraw, w ktorym
rozbudowa Modułu Obsługi Spraw została wskazana w ramach prawa opcji z terminem realizacji
do grudnia 2022 roku (w przypadku złożenia oświadczenia zamawiającego o realizacji opcji w ciągu
30 dniu od podpisania umowy podstawowej). W toku prowadzonego postępowania przetargowego
Urząd otrzymał liczne pytania od potencjalnych wykonawców, co skutkowało wydłuzeniem terminu
na składanie otert. W związku z powyzszym trwały konsultacje i ustalenia dot. wydłużenia terminu
realizacji (w przypadku złożenia oświadczenia zamawiającego o realizacji opcji w ciągu 30 dniu od
podpisania umowy podstawowej) oraz przeniesienia płatności na 2023 rok.
W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup,
dostawę i konfigurację urządzeń oraz licencji niezbędnych do zapewnienia rozbudowy MOS do
MOS 2.0, w dniu 06.10.2022 roku zawarto umowę nr 1769/UDSC/22 z terminem realizacji do
15.12.2022r. W związku z otrzymaniem od wykonawcy informacji o braku możliwości dostarczenia
wszystkich elementów umowy w terminie z uwagi na opóźnienia po stronie producenta,
spowodowane pandemią Covid-19 oraz wojną w Ukrainie, oraz z uwagi na brak możliwości
realizowania płatności częściowych, wykonawca zadeklarował wykonanie dostawy w lutym 2023 r.
W związku z powyższym do umowy zostały zawarte aneksy wydłużające termin realizacji do 28
lutego 2023 r.
W 2023 roku:
Postępowanie nr 66/KONFERENCJA-DKiBM/TP/23 na organizację planowanej konferencji zostało
ogłoszone w dniu 11 października 2023r. Zamawiający dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej w
dniu 3 listopada 2023. Na czynność wyboru jeden z wykonawców wniósł odwołanie. Zamawiający
uznał odwołanie, w wyniku którego
zobowiązał się do dokonania ponownej oceny ofert.
26

--- strona 27 ---
Zamawiający, dokonując oceny etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
stwierdził jednak, że jego dalsze prowadzenie i udzielenie zamówienia prowadzi do konieczności
unieważnienia umowy ze względu na istotną wadę, poniewaž nie da się usunąć blędów
dotyczących zmiany SWZ po dokonaniu czynności niepowtarzalnych, takich, jak czynność upływu
terminu składania ofert. Naprawienie blędu zawartego w SWZ jest niedopuszczalna po upływie
terminu skladania i otwarciu ofert, wobec czego stwierdzona wada ma charakter nieusuwalny.
Postępowanie zostalo unieważnione w dn. 29.11.2023 r. z powodu obarczenia niemożliwą do
usunięcia wada.
W związku z powyższym zostało wszczęte kolejne postępowanie o udzielenie zamówienia
publicznego na organizację konferencji. W wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty wykonawca,
którego ofertę odrzucono, wniósł odwołanie, które następnie wycofał w dn. 19 grudnia 2023r. Z
uwagi na wycofanie odwołania, zamawiający zobowiązany był, co prawda, wezwać wykonawcę z
najkorzystniejszą ofertą do podpisania umowy, jednakże w związku z faktem, że termin realizacji
usługi został określony w ofercie tego wykonawcy na 18-20 grudnia 2023 r., spełnienie świadczenia
nie było możliwe. W związku z powyższym w dn. 20.12.2023 r. dokonano unieważnienia
postępowania jako obarczonego niemożliwą do usunięcia wadą.
Z uwagi na koniec roku (i terminu realizacji projektu) oraz czas niezbędny do przeprowadzenia
ponownego postępowania, planowana konferencja nie była możliwa do zrealizowania.
10. Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak najszerszego informowania o
wspólfinansowaniu projektu w ramach FAMI:
Zaktualizowane informacje o realizowanym projekcie oraz źródle jego finansowania znajdują się na
stronie internetowej Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Odpowiednie oznakowanie umieszczone
jest także w dokumentacji wytworzonej podczas realizacji projektu, na zakupionym sprzęcie oraz
materiałach promocyjnych. Ponadto komunikat o współfinansowaniu projektu w ramach FAMI
widoczny jest dla wszystkich užytkowników korzystających z Modułu Obsługi Spraw.
11. Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:
Porozumienie finansowe NR PL/2018/FAMI/BK.8.1 zostało podpisane 30 stycznia 2019r.
Realizacja projektu IT odbywała się z wykorzystaniem elementów metodyki zarządzenia projektami
Prince 2, zgodnie z obowiązującym w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców zarządzeniem Dyrektora
Z uwagi na konieczność dalszego szacowania kosztów przeprowadzenia analizy funkcjonalnej,
zaprojektowania i wykonania modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
obsługi spraw, nastąpiła konieczność przesunięcia planowanych działań na III kwartał 2019 roku.
W dniu 21 czerwca 2019 r. do Organu Delegowanego został złożony wniosek o zmianę wniosku o
dofinansowanie. Zmiana w budżecie projektu, w kategorii A, polegająca na zmianach w pozycji A1
Projekt był na etapie analizy i akceptacji wypracowanej koncepcji. Trwały dalsze prace analityczne
oraz spotkania służące realizacji pierwszego etapu projektu. Ponadto ustalany był zakres zmian,
jakie powinny być wprowadzone do aktualnych systemów teleinformatycznych, aby beneficjenci
mogli w optymalny sposób korzystać z projektowanego Modułu Obsługi Spraw. W powyższym celu
organizowane były spotkania analityczne służące wypracowaniu niezbędnych zmian do
poszczególnych formularzy, które wypełniane były podczas składania wniosków przez
cudzoziemców, a następnie akceptowane i realizowane przez potencjalnych pracowników urzędów
wojewódzkich.
Z uwagi na konieczność dalszego szacowania kosztów przeprowadzenia analizy funkcjonalnej,
zaprojektowania i wykonania modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
obsługi spraw, nastąpiła konieczność przesunięcia planowanych działań na początek Il kwartału
W 2020 roku:
W I kwartale 2020 r zostały zakończone prace dotyczące szacowania kosztów i zaprojektowania
modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modulu obsługi spraw, w wyniku których
nastąpiła konieczność wprowadzenia zmian w projekcie. Został przygotowany wniosek o zmianę
27

--- strona 28 ---
wniosku o dofinansowanie, w ramach którego
dokonano zmian dotyczących zakresu
funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw oraz załožeń architektonicznych podyktowanych
wymaganiami bezpieczeństwa związanymi z dostępem MOS do publicznej sieci internet. Ponadto
zakończono pracę nad wnioskiem o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
dotyczącego zaprojektowania, wykonania oprogramowania, wdrożenia i integracji Modułu Obsługi
Spraw z innymi systemami informatycznym.
Utrudnienia związane z wdrożeniem portalu MOS wpłynęły na realizację Działania 3, dotyczącego
przygotowania materiałów promocyjnych, a takze Działania 4, dotyczącego przetłumaczenia treści
specjalistycznych, ze względu na brak możliwości ustalenia ostatecznych treści dostępnych na
portalu MOS. Aby móc zrealizować oba zamówienia, zgodnie z terminami niezbędnymi do
przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia, zgodnie z nową ustawą Prawo zamówień
publicznych, niezbędne było przedłużenie okresu realizacji projektu do września/pażdziernika 2021
Dokonano pelnego zmodernizowania Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia Modułu Obsługi
Spraw, co było możliwe dzięki przeniesieniu systemu na nową infrastrukturę. Zgodnie z zawartym
zobowiązaniem po zakończeniu migracji Systemu Pobyt wykonawca dokonał wdrożenia portalu
MOS z dniem 30 sierpnia 2021 r. Powstale opöźnienie w stosunku do zobowiązania spowodowane
było nieobecnością kluczowych pracowników zamawiającego, bez których obecności nie byłoby
możliwe prawidłowe wdrożenie Modułu Obslugi Spraw.
W przygotowaniu był wniosek o zmianę w projekcie dotyczący rozbudowy MOS („MOS 2.0") oraz
zakupu niezbędnej infrastruktury. Planowane było rozszerzenie funkcjonalności MOS polegające na
umožliwioniu:
- rozszerzenia działań projektu o modernizację modulu dającą możliwość
elektronicznego wniosków w sprawach zezwoleń na pobyt czasowy, wniosków zezwoleń na
pobyt stały, w związku z potrzebami zidentyfikowanymi w trakcie realizacji projektu;
- modernizacji modułu zapewniającej wnioskodawcom możliwość wypełniania, podpisywania
podpisem elektronicznym i przekazywania pod kątem wprowadzania fotografii biometrycznej w
postaci elektronicznej do Systemu Pobyt wniosków w wersji cyfrowej oraz skanu wzoru podpisu
zamieszczanego w sprawach zezwoleń w dokumencie pobytowym cudzoziemca;
dodania formularza wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
modernizacji modułu dającej możliwość załączania do wniosku dokumentów niezbędnych przy
procedowaniu wniosków ws. zezwoleń pobytowych;
zakupu niezbędnej infrastruktury w zwiazku z rozbudową MOS do MOS 2.0;
utworzenia kolejnych formularzy w postaci aktywnych pdf;
przygotowania zaawansowanego elektronicznego formularza kontaktowego z zastosowaniem
narzędzi Al (m.in, autouzupełnianie danych nadawcy, automatycznie przyporządkowane do
adresata po wyborze z listy rodzaju złożonego wniosku oraz miejsca pobytu wskazującego na
właściwość miejscową organu, autorespondery w odniesieniu do kwestii pozostających poza
zakresem właściwości wojewodów/ Szefa UdSC), postawienie bazy FAQ w MOS II;
- umożliwienia integracji MOS z systemami kolejkowymi (wydziały ds. cudzoziemców w urzędach
wojewódzkich);
- integracji MOS z systemem kolejkowym UdSC;
- przeprowadzenia niezbędnych modyfikacji w celu optymalizacji działania aplikacji obsługującej
portal na urządzeniach mobilnych;
- opracowania schematów graficznych wszystkich procedur dostępnych w MOS wraz z ich
tłumaczeniem na języki dostępne w MOS.
Wniosek został zaakceptowany oraz w dniu 31 stycznia 2022 r. podpisano Aneks do porozumienia,
W 2022 roku:
Trwały prace nad opisami przedmiotów zamówień planowanych na il połowę 2022 r.
W 2023 roku:
W związku z posiadanymi oszczędnościami w projekcie, powstałymi wskutek tańszych niż wartość
szacunkowa faktycznych kosztów zawartych umów, zaplanowano ich wykorzystanie na dodatkowe
działania. W związku z powyższym w okresie sprawozdawczym trwały prace nad przygotowaniem
wniosku o zmianę projektu. Dodatkowo trwały prace nad opisami przedmiotów zamówień
planowanych na Il połowę 2023 r. oraz nad wnioskami o zapewnienie i uruchomienie środków z
rezerwy celowej. Część umów została zawarta i trwała ich realizacja.

--- strona 29 ---
W świetle braku informacji o kontynuacji prac legislacyjnych przez MSWIA dot. projektu zmiany
ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, gdzie uregulowane są m.in. kwestie
niezbędne do uruchomienia MOS 2.0., a co za tym idzie braku możliwości uchwalenia tego aktu
prawnego w czasie umożliwiającym przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego i wykonania zamówienia w 2023r., podjęto decyzję o rezygnacji z działania
"Aktualizacja
treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych
przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu". Postęp prac nad ustawą jest kluczowy dla
aktualizacji treści informacyjnych wprowadzonych na portalu MOS.
12. Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans - należy uzasadnić (dotyczy
wyłącznie raportu końcowego):
- pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
pozytywne zmiany w obszarze polityki rownych szans):
- negatywny (jeżeli sposób realizacji projektu spowodował lub spowoduje
jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji, bądź
okresie
eksploatacji;
będzie
dyskryminowal
uczestniczące/korzystające z projektu):
- neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały dostępu
do projektu w czasie jego realizacji i/lub eksploatacji):
Realizacja projektu nie miała wpływu na politykę równych szans.
13. Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący wpływ
na środowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy projekt jest
rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem II Dyrektywy Rady 85/337/WE w
sprawie oceny wpływu na srodowisko naturalne) to czy jego realizacja była zgodna ze
wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy wyłącznie raportu
końcowego)?
TAK (uzasadnienie):
NIE (uzasadnienie):
NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Realizacja projektu nie miała wpływu na środowisko
naturalne.
14. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
zustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
publicznej (dotyczy wyłącznie raportu końcowego)?
TAK (uzasadnienie):
NIE (uzasadnienie):
NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie posiadał komponentu w zakresie pomocy
publicznej.
15. Finalna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych celów szczegółowych. Należy
przedstawić takze aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy
29

--- strona 30 ---
Suma poniesionych wydatków: 9 211 686,01 PLN. Cel szczegółowy Integracja/Legalna Migracja -
100%
16. Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta działalności
należy pisemnie poinformować COPE MSWIA o miejscu archiwizacji dokumentów) - dotyczy
wyłącznie raportu końcowego:
Siedziba Urzedu do Spraw Cudzoziemców.
17. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego:
Oświadczam, že
1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego*1 zobowiązuję się do
zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 10 lat od zatwierdzenia przez Organ
Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie z Podręcznikiem dla Beneficjenta
(jesil dotyczy);
zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego* zobowiązuję się
do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej ... lat od momentu zakończenia
Projektu i użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz kontynuacji działań przewidzianych
Projektem lub działalność statutową Beneficjenta przez ten sam okres, o ile, w uzasadnionych
przypadkach, sprzęt nie zostanie przekazany nieodpłatnie uczestnikom Projektu (jeśli dotyczy).
nie dotyczy.
To.Dotyczy wyłącznie raportu koncowego: jezeli przedmiotem projektu jest finansowanie
infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są równiez
do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.
Sprzęt będzie wykorzystywany wyłącznie do wskazanych w projekcie celów Funduszu Azylu,
Migracji i Integracji.
19. Załączniki:
1. Formularz wskaźników
2. Zestawienie wydatków
3. Wniosek o poświadczenie wydatków
1 * Niepotrzebne skreślić
30
