# UdSC (raport końcowy 1/8-2018/BK-FAMI) przekazany przez COPE MSWiA | COPE-AM.4800.138.1.240.2024/MR (pismo zatwierdzające 5.06.2024) | 02.09.2026
# Raport końcowy z realizacji projektu UdSC 1/8-2018/BK-FAMI (MOS), przekazany przez COPE.
# źródło tekstu: warstwa tekstowa oryginału
# dokument: https://glos-migranta.eu/dokumenty/udsc-mos-raport-koncowy.pdf

                        Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

                                     Raport Końcowy

                                okres objęty raportem:

                            od 01.11.2018 do 31.12.2023

                                  część merytoryczna
                                       Należy wysłać do:

                 Centrum Obsługi Projektów Europejskich
             Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
                            Raport składany w formie elektronicznej



               Numer projektu lub numer umowy finansowej: 1/8-2018/BK-FAMI

Tytuł projektu: Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw



                      Nazwa beneficjenta: Urząd do Spraw Cudzoziemców




1. Stopień realizacji celów projektu (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):
W wyniku realizacji projektu rozwinięto System Pobyt v. 2 poprzez utworzenie modułu obsługi
spraw, który znacząco usprawnił prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach z
zakresu legalizacji pobytu. Projekt obejmował następujące zadania:

      zaprojektowanie i wykonanie modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
       obsługi spraw oraz jego wdrożenie.
      zakup, dostawę i konfigurację urządzeń oraz licencji niezbędnych do zapewnienia poprawnego
       działania modułu obsługi spraw.
      zakup materiałów promocyjnych informujących o zmodernizowaniu Systemu Pobyt v.2, w
       zakresie utworzenia modułu obsługi spraw.
      przetłumaczenie treści specjalistycznych znajdujących się w Module Obsługi Spraw.
      rozbudowę o dodatkowe funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw.
      zakup infrastruktury niezbędnej do rozbudowania modułu.
      opracowanie schematów graficznych procedur dostępnych w Module Obsługi Spraw.
      aktualizację filmów instruktażowych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z Modułu
       Obsługi Spraw.
      aktualizację treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz ich
       przetłumaczenie na języki obce dostępne w Module Obsługi Spraw.

Pozostałe działania opisano szczegółowo poniżej w raporcie.

2. Harmonogram realizacji projektu:
Harmonogram zgodnie z Opis realizacji działań w Wyjaśnienie rozbieżności
umową    finansową   (tj. danym           okresie
Harmonogramem realizacji sprawozdawczym
projektu   zawartym   w
Formularzu Wniosku)

Działanie 1                     5 sierpnia 2020 r., została        Etap 1 - Przygotowany dokument
                                podpisana        umowa        nr   wskazał na konieczność zmian w
Zaprojektowanie, wykonanie      1027/UDSC/20 na realizację         pierwotnym wniosku projektowym,
modernizacji Systemu Pobyt      działania          dotyczącego     aby spełniał bieżące i najpilniejsze
v.2 w zakresie utworzenia       przeprowadzenia          analizy   potrzeby cudzoziemców oraz
modułu obsługi spraw oraz       funkcjonalnej, zaprojektowania,    nowych założeń modułu.
jego wdrożenie                  wykonania          modernizacji
                                Systemu Pobyt v.2. w zakresie      Etap 2 - ustalono, że zamawiający
                                utworzenia modułu obsługi          zobowiązany jest do podpisania
                                spraw oraz jego wdrożenie. 16      protokołu odbioru zawierającego
                                października nastąpił odbiór I     deklarację wykonawcy, że dokona
                                etapu,     polegającego      na    wdrożenia systemu MOS w terminie
                                wykonaniu               projektu   14 dni od zakończenia przez
                                wykonawczego. Aneks nr 1 do        zamawiającego realizacji innych
                                umowy został podpisany w           umów, mających wpływ na jego
                                dn.11 grudnia 2020 r. Aneks        wdrożenie.
                                nr 2 do umowy został               Odbiór Umowy na migrację nastąpił z
                                podpisany 25 stycznia 2020 r.,     dniem 28 lipca 2021 r. Finalne
                                Etap 1 – zakończony w 2020         uruchomienie produkcyjne nastąpiło
                                roku.                              w dniu 30 sierpnia 2021r. Opóźnienie
                                Etap 2 - zakończony w I            spowodowane było opóźnieniem
                                kwartale 2021 r.                   migracji a następnie niedostępnością
                                                                   kluczowych              pracowników
                                Działanie zrealizowane.            zamawiającego, których obecność
                                                                   była niezbędna do prawidłowego i
                                                                   skutecznego uruchomienia portalu.
Działanie 2                     Zrealizowano zakup licencji do
                                edycji aktywnych plików PDF z
Zakup,       dostawa        i   Umowy ramowej COAR nr
konfiguracja urządzeń oraz      2019/14
licencji  niezbędnych    do     Umowa       wykonawcza       nr
poprawnego         działania    912/UDSC/21 z dn. 5 sierpnia
modułu obsługi spraw.           2021 r.

                                Umowa została zrealizowana.

                                Działanie zrealizowane.

Działanie 3                 Umowa nr 700/UDSC/2021 na
                            zakup             materiałów
Zakup            materiałów promocyjnych          została
promocyjnych informujących podpisana w dniu 30.06.2021 r.
o zmodernizowanie Systemu Umowa została zrealizowana.
Pobyt   v.2,  w    zakresie
utworzenia modułu obsługi Działanie zrealizowane.
spraw.

Działanie 3A                  W dniu 12.09.2023 została            Z uwagi, iż zdecydowano o
                              zawarta       umowa     nr           przygotowaniu trzech wersji plakatów
Przeprowadzenie       działań 1397/UDSC/23 na wykonanie            (na każdym 3 wersje językowe), a nie
informacyjnych pod kątem plakatów i ulotek. Aneks nr 1             jak pierwotnie zakładano jeden plakat
zmian w prawie i sposobie do umowy został zawarty w dn.            z siedmioma wersjami językowymi,
korzystania z MOS 2.0         18 października 2023 r.              zawarto aneks do umowy.

                                Umowa została zrealizowana.

                                Działanie zrealizowane.

Działanie 3B                    W dniu 26.09.2023 została
                                zawarta  umowa         nr
                                                    2
Aktualizacja          filmów 1456/UDSC/23 na aktualizację
instruktażowych pod kątem filmów instruktażowych.
zmian w prawie i sposobie
korzystania z MOS 2.0        Umowa została zrealizowana.

                             Działanie zrealizowane.

Działanie 3C                 W dniu 26 września 2023 r.,
                             została zawarta umowa nr
Przeprowadzenie kampanii     1533/UDSC/23            na
informacyjnej skupiającej sięprzeprowadzenie   kampanii
wokół                nowych  informacyjnej w pojazdach
funkcjonalności       portalukomunikacji.
Moduł Obsługi Spraw w
wersji 2.0.                   Umowa została zrealizowana.

                             27 października 2023 r.,
                             została zawarta umowa nr
                             1869/UDSC/23 na dostawę
                             materiałów promocyjnych na
                             planowaną konferencję.

                             Umowa została zrealizowana.

                             17 listopada 2023 r., została
                             zawarta       umowa        nr
                             1870/UDSC/23 na dostawę
                             kolejnych         materiałów
                             promocyjnych.

                             Umowa została zrealizowana.

                             Postępowanie                 nr
                             66/KONFERENCJA-                   Zdecydowano      o    unieważnieniu
                             DKiBM/TP/23 na świadczenie        postępowania                      nr
                             usług konferencyjnych oraz        66/KONFERENCJA-DKiBM/TP/23.
                             hotelarsko-gastronomicznych       Zamawiający, dokonując oceny etapu
                             podczas             konferencji   postępowania       o      udzielenie
                             informacyjnej skupiającej się     zamówienia publicznego, stwierdził,
                             wokół nowych funkcjonalności      że jego dalsze prowadzenie i
                             portalu Moduł Obsługi Spraw       udzielenie zamówienia prowadzi do
                             w wersji 2.0 zorganizowanej       konieczności unieważnienia umowy
                             dla przedstawicieli Urzędów       ze względu na istotną wadę,
                             Wojewódzkich i pracowników        ponieważ nie da się usunąć błędów
                             Urzędu        do         Spraw    dotyczących    zmiany    SWZ      po
                             Cudzoziemców,           zostało   dokonaniu                  czynności
                             unieważnione      w   dn,   29    niepowtarzalnych,     takich     jak
                             listopada 2023 r.                 czynność upływu terminu składania
                                                               ofert.
                             Ponownie            ogłoszone
                             postępowanie                nr    W        ponownie        ogłoszonym
                             75/KONFERENCJA-DKIBM-             postępowaniu                       nr
                             2/TP/23,   również     zostało    75/KONFERENCJA-DKiBM/2-TP/23
                             unieważnione w dn. 20.12.2023     wykonawca,        którego      ofertę
                             r.                                odrzucono, wniósł odwołanie, które
                                                               następnie wycofał w dn. 19 grudnia
                             Działanie w części                2023r. Na tym etapie postępowania,
                             niezrealizowane.                  tj. w wyniku wycofania odwołania po
                                                               dniu 19.12.2023r. żaden Wykonawca,
                                                               niepodlegający odrzuceniu nie może
                                                               wypełnić wymaganego świadczenia,
                                                               ze względu na upływ terminu
                                                               wykonania umowy. W związku z
                                                  3
                                                                   powyższym, w dn. 20.12.2023 r.,
                                                                   dokonano          unieważnienia
                                                                   postępowania.
Działanie 4                Umowa       1752/UDSC/2021
                           została podpisana w dn. 27
Przetłumaczenie     treści listopada 2021 r. Aneks nr 1
specjalistycznych          do umowy został zawarty 15
znajdujących się w Module grudnia 2021 r.
Obsługi Spraw
                           Umowa została zrealizowana.

                               Działanie zrealizowane.

Działanie 4A                  W okresie 07.12.2023 na Z uwagi na brak możliwości
                              bieżąco    była    redagowana przygotowania i przeprowadzenia
Aktualizacja           treści część portalu dot. aktualności. postepowania w trybie przetargu
informacyjnych/specjalistycz                                  nieograniczonego     i    podpisania
nych dostępnych na portalu Działanie zrealizowane w umowy z terminem realizacji do
oraz ich przetłumaczenie na zakresie aktualizacji treści.     15.12.2023, zapewniając przy tym
języki obce dostępne na                                       wykonawcy odpowiedni czas na
portalu                       Rezygnacja z tłumaczeń.         realizację   zamówienia,     podjęto
                                                              decyzję o rezygnacji z tłumaczenia.

Działanie 5                    W dniu 6 września 2022 r.
                               została zawarta umowa nr
Wykonanie       modernizacji   1486/UDSC/22                  na
Systemu Pobyt w zakresie       modernizację oraz utrzymanie
rozbudowy modułu obsługi       wraz        ze       wsparciem
spraw         o       nowe     technicznym Systemu Pobyt (w
funkcjonalności („MOS 2.0”)    tym     Krajowego      Systemu
oraz ich wdrożenie             Konsultacyjnego)            oraz
                               utrzymanie       i     wsparcie
                               techniczne     portalu     Moduł
                               Obsługi Spraw, w którym
                               rozbudowa Modułu Obsługi
                               Spraw została wskazana w
                               ramach prawa
                               opcji. W dniu 27.09.2022 roku
                               zostało podpisane
                               oświadczenie woli, iż Urząd
                               przystępuje do realizacji
                               zamówienia w ramach prawa
                               opcji na zasadach określonych
                               w ww. umowie.
                               Zamówienie w części dot.
                               prawa        opcji        zostało
                               zrealizowane.

                               Działanie zrealizowane.

Działanie 6                    Umowa nr 1769/UDSC/22,
                               została zawarta w dn. 6
Zakup,       dostawa      i    października 2022 r. Aneks nr
konfiguracja urządzeń oraz     1 do umowy zawarty w dniu 15
licencji  niezbędnych   do     grudnia 2022 r.
zapewnienia rozbudowy MOS      Aneks nr 2 do umowy zawarty
do MOS 2.0                     w dniu 9 lutego 2023 r.
                               Umowa została zrealizowana.


                               Działanie zrealizowane.

                                                    4
Działanie 6A                    W wyniku przeprowadzonego
                                postępowania                     nr
Zakup i dostawa sprzętu         31/OPROGRAMOWANIE/TP/2
komputerowego           oraz    3 o udzielenie zamówienia
niezbędnych    licencji   na    publicznego         w        trybie
użytek pracowników Urzędu       podstawowym, pn. „Dostawa
bezpośrednio                    licencji        oprogramowania
zaangażowanych w projekt        Microsoft         Office        lub
modernizacji MOS, w związku     równoważnych na potrzeby
z trwającymi pracami nad        Urzędu           do         Spraw
wersją     MOS      2.0     i   Cudzoziemców”,         w dn. 28
koniecznością dokładnego
                                listopada 2023 r., zawarto
przetestowania      nowych
                                umowę nr 2181/UDSC/23 na
funkcjonalności MOS 2.0
                                zakup          12          licencji
oraz          koniecznością
                                oprogramowania dla systemu
wyeliminowania       błędów
                                operacyjnego Windows, tj.
występujących             na
                                Microsoft Office 2021. Umowa
urządzeniach wyposażonych
                                została zrealizowana.
w     mniej    powszechnie
                                Udzielono      i    zrealizowano
stosowane oprogramowanie.
                                zlecenie nr 2330/UDSC/23 na
                                dostawę 2 licencji MS Office
                                MAC DEV SL.

                                W dniu 6 listopada 2023 r.,
                                zawarto        umowę        nr
                                1872/UDSC/2023, w ramach
                                przeprowadzonego
                                postępowania wykonawczego
                                nr WNZ-002754 na podstawie
                                umowy         ramowej       nr
                                2023/03/2/GALAXY, zawartej w
                                wyniku realizacji zamówienia
                                centralnego     na    dostawy
                                monitorów      na     potrzeby
                                Jednostek         Administracji
                                Państwowej, przez Centrum
                                Obsługi           Administracji
                                Rządowej. Umowa została
                                zrealizowana.

                                W dniu 6 listopada 2023r.,
                                zawarto      umowę          nr
                                1873/UDSC/2023, w wyniku
                                przeprowadzonego
                                postępowania wykonawczego
                                nr WNZ-002755 na podstawie
                                umowy         ramowej       nr
                                2023/03/3/GALAXY, zawartej w
                                wyniku realizacji zamówienia
                                centralnego     na    dostawy
                                komputerów przenośnych oraz
                                stacji dokujących na potrzeby
                                Jednostek         Administracji
                                Państwowej, przez Centrum
                                Obsługi           Administracji
                                Rządowej. Umowa została
                                zrealizowana.


                                W dniu 8 listopada 2023r.,
                                zawarto   umowę        nr
                                1874/UDSC/2023, w wyniku
                                                      5
                                przeprowadzonego
                                postępowania wykonawczego
                                nr WNZ-002756 na podstawie
                                umowy         ramowej       nr
                                2023/03/4/GALAXY, zawartej w
                                wyniku realizacji zamówienia
                                centralnego     na     dostawy
                                tabletów na potrzeby Jednostek
                                Administracji     Państwowej,
                                przez     Centrum      Obsługi
                                Administracji        Rządowej.
                                Umowa została zrealizowana.


                                Działanie zrealizowane.

Działanie 7                W dniu 18.09.2023 została
                           zawarta     umowa        nr
Opracowanie   schematów 1383/UDSC/2023             na
graficznych      procedur wykonanie infografik. Umowa
dostępnych w MOS w została zrealizowana.
różnych          wersjach
językowych            oraz
zobrazowania  graficznego
istotnych      zagadnień Działanie zrealizowane.
migracyjnych.

Działanie 8               Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
                          1) utworzenie podstawowego
Utworzenie podstawowego mechanizmu            komunikacji
mechanizmu    komunikacji masowej w MOS;
masowej w MOS 2.0.        2) utworzenie mechanizmu
                          wersjonowania artykułów w
                          sekcji informacyjnej;
                          3) przygotowanie i wdrożenie
                          zmian dotyczących obsługi i
                          funkcjonowania wniosków w
                          portalu Moduł Obsługi Spraw
                          oraz w odpowiednich rejestrach
                          SI Pobyt została zawarta 16
                          listopada 2023 r. Umowa
                          została zrealizowane.

                                Działanie zrealizowane.
Działanie 9                     Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
                                1) utworzenie podstawowego
Wdrożenie              zmian    mechanizmu          komunikacji
dotyczących      obsługi    i   masowej w MOS;
funkcjonowania wniosków w       2) utworzenie mechanizmu
portalu Moduł Obsługi Spraw     wersjonowania artykułów w
oraz     w     odpowiednich     sekcji informacyjnej;
rejestrach SI Pobyt.            3) przygotowanie i wdrożenie
                                zmian dotyczących obsługi i
                                funkcjonowania wniosków w
                                portalu
                                Moduł Obsługi Spraw oraz w
                                odpowiednich rejestrach SI
                                Pobyt. została zawarta 16
                                listopada 2023 r. Umowa
                                została zrealizowana.



                                                   6
                              Działanie zrealizowane.

Działanie 10              Umowa nr 2034/UDSC/23 na:
                          1) utworzenie podstawowego
Utworzenie     mechanizmu mechanizmu          komunikacji
wersjonowania artykułów i masowej w MOS;
planowania publikacji.    2) utworzenie mechanizmu
                          wersjonowania artykułów w
                          sekcji informacyjnej;
                          3) przygotowanie i wdrożenie
                          zmian dotyczących obsługi i
                          funkcjonowania wniosków w
                          portalu Moduł Obsługi Spraw
                          oraz w odpowiednich rejestrach
                          SI Pobyt została zawarta 16
                          listopada 2023 r. Umowa
                          została zrealizowana.
                          Działanie zrealizowane.



3. Modyfikacje projektu: wniosku o dofinansowanie (działania, harmonogram, inne), budżetu,
   formularza wskaźników:

   a) zmiany, które nie wymagają zgody OD lub aneksowania umowy wraz z uzasadnieniem;
      W ramach działania 3A zdecydowano o wydrukowaniu 500 sztuk plakatów w 3 wersjach
      językowych (na każdym plakacie 3 różne języki, przy użyciu w sumie 7 wersji językowych).
      Pierwotnie było zaplanowane stworzenie jednej wersji plakatu, na którym zamierzano
      zamieścić informację w 7 wersjach językowych. Jednakże, z uwagi na fakt, że plakat
      zawierający 7 wersji językowych byłby nieprzejrzysty i mało czytelny, zdecydowano o
      przygotowaniu trzech wersji plakatów, każdy zawierający informacje w 3 wersjach językowych.
      W działaniu 3C „Przeprowadzenie kampanii informacyjnej skupiającej się wokół nowych
      funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0” w ramach ww. kampanii
      informacyjnej przeprowadzonej w pojazdach komunikacji miejskiej, zdecydowano o
      dopuszczeniu prowadzenia kampanii nie tylko w miastach wojewódzkich, ale także w innych
      większych miastach w danym województwie. Powyższa zmiana wynika z braku możliwości
      zapewnienia odpowiedniej liczby nośników i pojazdów (w których będzie prowadzona
      kampania) w niektórych miastach wojewódzkich, wobec czego zdecydowano o rozszerzeniu
      kampanii o inne miasta z poszczególnych województw.

       Z uwagi iż najkorzystniejsza oferta w ramach zadania częściowego numer 2 (dostarczenie
       oznakowanych materiałów promocyjnych dla cudzoziemców) przekraczała środki, które
       Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia, dokonano zmiany w ramach przesunięć
       do limitu 10% kosztów bezpośrednich - przesunięcie z poz. G4 do poz. G2 kwoty 543,66 zł, z
       poz. G6 do poz. G5 w kwocie 1 941,80 zł oraz z poz. G3 do poz. G5 w kwocie 149,20 zł.

   b) zmiany, które zostały zatwierdzone przez OD (krótki opis zmiany, data zatwierdzenia
      przez OD).


  1) 24 czerwca 2019 r. za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.21.2019/BZ zostały zaakceptowane
     zmiany wniosku o dofinansowanie, uwzględniające: zmianę w budżecie projektu w kategorii A,
     polegająca na zmianach w pozycji A1 odnośnie opisu pozycji jednostki, liczby jednostek oraz
     ceny jednostkowej. Przekazano budżet projektu zawierający skorygowaną kwotę
     dofinansowania FAMI oraz odpowiednie wskazanie dofinansowania z budżetu państwa.
     Pismem nr 24 stycznia 2020 r., OD za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.30.2020/BZ
     przekazał właściwy budżet, uwzględniający przedmiotowe zmiany.

  2) 12 maja 2020 r., za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.30.2020/BZ został zaakceptowany
     wniosek o zmianę wniosku o dofinansowanie dotyczący modyfikacji opisu projektu i zakresu
     funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw. Ponadto przekazano zmieniony harmonogram projektu
     i budżet zawierający zaktualizowaną kwotę działań w pozycji I1 i I2.
                                                  7
          16 grudnia 2020 r., wniosek o zmianę w projekcie dotyczący dodania nowego działania -
          tłumaczenie treści znajdujących się w Module Obsługi Spraw i poddziałania - zakupu licencji do
          obsługi dokumentów w formacie .pdf oraz związanego z tym zwiększenie budżetu projektu i
          wydłużenia okresu jego realizacji, został zaakceptowany przez Międzyresortowy Zespół do
          spraw Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych. Aneks nr 1 do porozumienia finansowego
          został podpisany w dn. 14 stycznia 2021 r.

      3) 10 czerwca 2021 r. uzyskano akceptację wniosku o zmianę - przedłużenie projektu do 31.12
         2021 r., w celu umożliwienia realizacji działania dotyczącego przetłumaczenia treści
         specjalistycznych, zakupu materiałów promocyjnych oraz zakupu licencji do edycji aktywnych
         plików PDF. Wydłużenie realizacji ww. działań związane jest z opóźnieniem dotyczącym
         wdrożenia systemu.

      4) W dn. 01.12.2021 wystąpiono do COPE MSWiA z wnioskiem o zmianę ujmującym:
              wprowadzenie działania nr 5 obejmującego dodatkowe funkcjonalności modułu obsługi
               spraw (rozbudowa MOS do „MOS 2.0”) i ich wdrożenie oraz działania 6 polegającego na
               zakupie infrastruktury niezbędnej do rozbudowania modułu w ww. zakresie (zmianie
               uległ. pkt II 3, 4, 6
              wniosku) i tym samym zwiększenie budżetu projektu;
              wprowadzenie działania nr 7 obejmującego opracowanie schematów graficznych
               procedur dostępnych w MOS w różnych wersjach językowych oraz zobrazowania
               graficznego istotnych zagadnień migracyjnych, jak również przygotowanie szablonów
               graficznych dla komunikatów zamieszczanych na stronie – informacyjnych,
               alarmujących, o zmianach w prawie, o zmianach w organizacji, okazjonalnych, i tym
               samym zwiększenie budżetu projektu;
              wprowadzenie niezbędnych dodatkowych poddziałań - 3A (przeprowadzenie działań
               informacyjnych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z MOS 2.0.), 3B
               (aktualizacja
              filmów instruktażowych pod kątem zmian w prawie i sposobie korzystania z MOS 2.0.)
               oraz 4A (Aktualizacja treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz
               ich przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu) – rozszerzających pierwotne
               działania (3 i 4), w związku z rozbudową MOS do MOS 2.0., mających charakter
               informacyjny/dot. aktualizacji treści, co również prowadzi do zwiększenia budżetu
               projektu.
              wydłużenie terminu realizacji projektu z 31.12.2021 r. do 31.12.2022 r. w związku z
               zaplanowaniem dodatkowych działań;
              zmianę wskaźników projektu w związku z dodaniem nowych działań;
              zmianę budżetu projektu – zwiększenie w związku z dodatkowymi działaniami oraz
               dostosowanie już poniesionych wydatków i zawartych umów.

          W dn. 20 grudnia 2021 wniosek został rozesłany do opinii Międzyresortowego Zespołu do
          spraw Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych, z terminem zgłoszenia uwag do 24
          grudnia 2021 r. Międzyresortowy Zespół do spraw Europejskich Funduszy Spraw
          Wewnętrznych za pismem nr DFE-WEFSW-0823-12-1/2021(45) z dn. 3 stycznia 2022 roku,
          poinformował o niezgłoszeniu uwag do wniosku. W dn. 31.01.2022 roku został podpisany Aneks
          nr 2 do porozumienia finansowego.

      5) W dn. 21.12.2021 wystąpiono do COPE MSWiA z wnioskiem o zmianę ujmującym wydłużenie
         terminu realizacji projektu z 31.12.2021 r. do 31.01.2022r. Wniosek został zaakceptowany
         pismem     z    Centrum      Obsługi   Projektów    Europejskich   MSWiA     nr   COPE-
         AM.4800.138.1.131.2021/NJ z dnia 21 grudnia 2021 roku.

      6) W dn. 13.06.2022 wystąpiono do COPE MSWiA z wnioskiem o zmianę ujmującym wydłużenie
         terminu realizacji projektu z 31.12.2022 r. do 31.12.2023 r. Wniosek został zaakceptowany
         przez COPE MSWiA w dn. 24.06.2022 r za pismem nr COPE-AM.4800.138.1.159.2022/NJ.


10)     W dniu 24 maja 2023 roku wystąpiono do COPE MSWiA z wnioskiem o zmianę ujmującym m.in.:
          dodanie do działania nr 3A nowego zadania, polegającego na zakupie ulotek w temacie
            wprowadzonych nowych funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0;
          doprecyzowanie zakresu działania 3B;
                                                       8
         wprowadzenie dodatkowego działania 3C – przeprowadzenie kampanii informacyjnej
          skupiającej się wokół nowych funkcjonalności portalu Moduł Obsługi Spraw w wersji 2.0;
         dodanie do działania nr 4A nowego zadania związanego z utrzymywaniem panelu
          informacyjnego MOS (Aktualności);
         dodanie dodatkowego działania 6A związanego z zakupem sprzętu komputerowego oraz
          licencji na użytek pracowników Urzędu;
         dodanie dodatkowego działania 8 - utworzenie podstawowego mechanizmu komunikacji
          masowej w MOS 2.0;
         dodanie dodatkowego działania 9 - wdrożenie zmian dotyczących obsługi i funkcjonowania
          wniosków w portalu Moduł Obsługi Spraw oraz w odpowiednich rejestrach SI Pobyt;
         dodanie dodatkowego działania 10 - utworzenie mechanizmu wersjonowania artykułów i
          planowania publikacji;
         zmniejszenie zakresu tłumaczenia w ramach działania 4A.
        Wniosek został zaakceptowany przez COPE MSWiA w dn. 19.06.2023 za pismem nr
        COPE.AM. 4800.138.1.196.2022/JSz.
        .
4.   Zakres, w jakim projekt osiągnął zamierzone rezultaty do czasu złożenia raportu końcowego
     – szczegółowy opis wraz z podaniem danych liczbowych w kontekście założeń
     przedstawionych w opisie projektu będącym częścią wniosku (dotyczy wyłącznie raportu
     końcowego):



Zamierzone   rezultaty  jak          Osiągnięte rezultaty
założono w opisie projektu
będącym częścią wniosku

Rozwój Systemu Pobyt w               Rezultat został osiągnięty poprzez utworzenie Modułu Obsługi
zakresie utworzenia Modułu           Spraw, ułatwiającego złożenie wniosku z poprawnymi danymi
Obsługi      Spraw,(rozbudowa        co poskutkowało poprawą jakości danych w Systemie Pobyt.
modułu), który będzie wspierać       MOS wspiera realizację działań statutowych ponieważ za jego
realizację statutowych działań       pośrednictwem cudzoziemcy otrzymali możliwość wypełnienia
wojewodów oraz Urzędu do             online wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt w Polsce w
Spraw Cudzoziemców.                  bezpieczny i prosty sposób. Przy wypełnieniu wniosku
                                     cudzoziemiec otrzymał możliwość korzystania z pomocy
                                     kontekstowej, która tłumaczy zagadnienia i pola wniosku oraz
                                     pomaga wypełnić wniosek w sposób kompletny, wyczerpujący
                                     i     poprawny.       Szereg    materiałów     informacyjnych
                                     zamieszczonych w MOS, takich jak listy kontrolne, filmy,
                                     informacje o najczęściej popełnianych błędach czy ankieta, za
                                     pośrednictwem której cudzoziemiec otrzyma spersonalizowaną
                                     informację dostosowaną do swoich potrzeb oraz sytuacji, w
                                     jakiej się znajduje, podnoszą poziom wiedzy oraz świadomości
                                     klientów w zakresie swojej sytuacji pobytowej oraz przepisów
                                     prawa, które ich obowiązują.

Usprawnienie         postępowań      Rezultat dotyczący usprawnienia postępowań został osiągnięty
administracyjnych,                   poprzez wdrożenie Modułu Obsługi Spraw, dzięki któremu
prowadzonych przez urzędy            cudzoziemcy otrzymali możliwości poprawnego i kompletnego
wojewódzkie oraz przez Szefa         wypełnienia wniosków online, co poskutkowało poprawą
Urzędu         do           Spraw    stopnia referencyjności właściwych rejestrów Krajowego Zbioru
Cudzoziemców        w     zakresie   Rejestrów i Ewidencji Wykazu w sprawach cudzoziemców.
legalnej migracji, co wpłynie na     Ponadto wypełnienie wniosków online poprzez samych
zwiększenie         efektywności,    cudzoziemców spowodowało zmniejszenie obciążenia
wzmocnienie       i    ulepszenie    Urzędów Wojewódzkich czynnościami związanymi z
struktury   migracyjnej       oraz   wprowadzaniem, uzupełnianiem i edycją danych do Systemu
systemu gromadzenia danych o         Pobyt. Proces ten przyczynił się do zwiększenia efektywności i
cudzoziemcach                        usprawnienia procesu obsługi klienta.


                                     Rezultat osiągnięto poprzez modernizację systemu Pobyt,
Usprawnienie            realizacji
                                                      9
postępowań administracyjnych,         dzięki któremu:
a tym samym do udoskonalenia
oraz przyspieszenia działań           -poprawiono stopnień referencyjności danych w Systemie
instytucji w zakresie legalnej        Pobyt poprzez modernizacje odpowiednich rejestrów, tak aby
migracji                              wiernie odzwierciedlały zakres danych przekazywanych przez
                                      cudzoziemca do wniosku, a także odpowiadały klasyfikacji
                                      danych w innych rejestrach publicznych (TERYT dla wniosków
                                      z danymi przekazywanymi przez MOS, klasyfikacja zawodów),

                                      -ułatwiono złożenie kompletnych (w zakresie formularza)
                                      wniosków,

                                      -zmniejszono obciążenie administracyjne wojewodów poprzez
                                      brak konieczności ręcznego wpisywania danych dla wniosków
                                      przekazywanych przez MOS,

                                      -stworzono warunki do elektronicznego prowadzenia
                                      niektórych czynności administracyjnych w obrębie postępowań
                                      (np. opiniowania zagrożeń).

                                      Usprawnienie procesu komunikacji nastąpiło poprzez
Usprawnienie              procesu
                                      stworzenie referencyjnego portalu, w którym zamieszczane są
komunikacji       w       zakresie
przekazywania                treści   treści informacyjne związane z legalną migracją. Dzięki niemu
informacyjnych        dotyczących     cudzoziemiec za pośrednictwem darmowych, napisanych
legalizacji pobytu, jak również w     prostym językiem oraz przedstawionych w języku dla niego
zakresie zasad wypełnienia            zrozumiałym materiałów może zapoznać się z przepisami
wniosków                              prawa      oraz   otrzymać    spersonalizowaną     informację
                                      dostosowaną do swoich potrzeb oraz sytuacji, w jakiej się
                                      znajduje. Cudzoziemiec ma do dyspozycji na bieżąco
                                      aktualizowane treści edukacyjne, które pomogą mu w zakresie
                                      poprawnego, pełnego i wzorcowego wypełnienia wniosków w
                                      sprawach legalizacji pobytu. Ponadto w MOS znajduje się
                                      również formularz kontaktowy, za pośrednictwem którego po
                                      wypełnieniu danych cudzoziemiec może zwrócić się do Urzędu
                                      do Spraw Cudzoziemców z pytaniem w zakresie legalizacji
                                      pobytu.

                                      Przygotowanie mechanizmów i rozwiązań w systemie MOS
Dostosowanie          procesów
                                      pozwalających na poprawne wdrożenie procesów biznesowych
biznesowych i procesów obsługi
konta w MOS do zmieniających          i procesów obsługi konta w MOS w związku ze zmieniającymi
się przepisów prawa krajowego         się przepisami prawa. Wspomniane wprowadzone zmiany w
przewidzianych projektem              systemie są gotowe do uruchomienia i odpowiadają przepisom
                                      prawa, które w trakcie trwania ostatniego roku projektu, jak i w
                                      chwili jego zakończenia były w zaawansowanej fazie
                                      uzgadniania. Powyższe zrealizowane zmiany w MOS pozwolą
                                      na składanie wniosków w sposób w pełni elektroniczny w
                                      zgodzie ze zmienianą procedurą.

                                      Usprawnienie procesu nastąpiło poprzez utworzenie na
Zwiększenie       skuteczności,
                                      stronie głównej w MOS zakładki „Aktualności”, w której na
jakości       i       szybkości
publikowanych artykułów w MOS         bieżąco zamieszczanie są artykuły dotyczące legalizacji
dotyczących legalizacji pobytu i      pobytu i prawa migracyjnego – istotne dla cudzoziemców.
prawa migracyjnego istotnych          Dzięki temu cudzoziemcy w widoczny i skuteczny sposób
dla cudzoziemców                      stale informowani są o zmianach w prawie.




5. Lista osób zaangażowanych w realizację projektu (w tym wolontariuszy) wraz z informacją
    nt. funkcji pełnionej w projekcie oraz formy (dotyczy także osób wynagradzanych w ramach
    kosztów pośrednich):

                                                        10
Lp.   Imię i nazwisko          Funkcja w projekcie        Pozycja   Forma zatrudnienia
                                                          budżetu
1.    Jarosław Siwek           Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę

2.    Szymon Krulikowski       Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę
3.    Sebastian Stańczyk       Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę

4.    Michał Teofilak          Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę

5.    Sławomir Żychowski       Pracownik merytoryczny               Umowa zlecenie
6.    Mirosław Skaczkowski     Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę

7.    Dorota                   Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę
      Kryńska

8.    Mateusz Mrozik           Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę

9.    Michał Śliz-Chechelski   Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę

10.   Stella Wiśniewska        Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę

11.   Aleksander Wyszyński     Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę
12.   Marzena Witkowska        Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę

13.   Anna Masajło             Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
14.   Agnieszka Antonowicz     Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
15.   Edyta Matwiejczuk        Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu


16.   Aneta Olędzka            Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu

17.   Maria Olczak             Personel       obsługowy   J         Umowa o prace
                               projektu
18.   Zdzisława Grzejszczak    Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
19.   Renata Targońska         Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
20.   Małgorzata Zalewska      Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
21.   Ewa Strzyga              Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
22.   Beata Koncka             Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
23.   Anna Zakrzewska          Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
24.   Aldona Łoniewska         Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
25.   Justyna Karczmarczyk     Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
26.   Ewa Kotas                Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
27.   Katarzyna Feltynowska    Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
28.   Witold Kołodziński       Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu
29.   Michał Wrzesiński        Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                               projektu

                                             11
30.   Wiktor Walczak            Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
31.   Alicja Marszałek          Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
32.   Joanna Pietras            Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
33.   Anna Markiewicz           Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
34.   Radosław Rutkowski        Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
35.   Mariola Woźniak           Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
36.   Magdalena Jaśkowiak       Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
37.   Aneta Kurzeja             Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
38.   Zdzisław Solawa           Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
39.   Dominik Malinowski        Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
40.   Małgorzata Kalinowska     Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
41.   Beata Smal                Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
42.   Aneta Kmita               Pracownik                   A/J   Umowa o pracę
                                merytoryczny/Personel
                                obsługowy projektu
43.   Iwona Krajewska           Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
44.   Agata Smutrykowska        Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
45.   Anna Borkowska            Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
46.   Maria Cichaczewska        Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
47.   Monika Dorobisz           Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
48.   Izabela Łusiak            Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
49.   Jerzy Kaszewiak           Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
50.   Paulina Staszewska        Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
51.   Olga Jarmołowicz          Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
52.   Joanna Wiśniewska-Rojek   Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
53.   Paulina Jaworska          Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
54.   Beata Car                 Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                projektu
55.   Katarzyna Rowińska        Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
56.   Kinga Maciejewska         Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
57.   Artur Rojek               Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
58.   Aleksandra Kulczyńska     Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
59.   Bartosz Skrodzki          Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
60.   Marcin Gajewski           Pracownik merytoryczny      A     Umowa o pracę
61.   Ola Potocka               Pracownik                   A/J   Umowa o pracę
                                merytoryczny/Personel
                                obsługowy projektu
62.   Aneta Górska              Personel        obsługowy   J     Umowa o pracę
                                              12
                                projektu
63.     Piotr Bierzanek         Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
64.     Anna Grzejszczak        Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
65.     Ewa Smęt                Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
66.     Jolanta Kurowska        Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
67.     Magdalena Sikora        Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
68.     Elzbieta Żebrowska      Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
69.     Marta Milczarek         Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
70.     Magdalena Knigawka      Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
71.     Piotr Arens             Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
72.     Agata Kieszek           Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
73.     Anita Mrozowska         Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
74.     Maja Ślesicka           Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
75.     Katarzyna Janiak        Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu
76.     Grzegorz Jaworski       Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę
77.     Laura Kołaczyk          Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę
78.     Jakub Dudziak           Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę
79.     Tomasz Cytrynowicz      Pracownik merytoryczny     A         Umowa o pracę
80.     Michał Błeszyński       Personel       obsługowy   J         Umowa o pracę
                                projektu


6. Wykaz zamówień udzielonych w raportowanym kwartale z zastosowaniem uproszczonej
      procedury przetargowej lub jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień
      publicznych.

Oświadczam, że we wszystkich przypadkach, gdy podpisanie kontraktu, umowy lub zlecenia
wykonania roboty lub usługi wymagało zastosowania uproszczonej procedury przetargowej lub
jednego z trybów wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych zastosowano się do
wymogów wskazanych w ustawie oraz umowie finansowej.



WAŻNE – tabele dotyczą tylko zamówień, dla których procedura wyboru wykonawcy została
zakończona i dla których w okresie sprawozdawczym podpisana została umowa z wykonawcą.




                                              13
                                             Okres                                        Realizacja zamówienia
                                Szacunko   realizacji
           Nazwa
                                   wa     zamówieni
        przedmiotu                                                               1. Numer umowy ramowej            Informacja o podziale na części oraz
                         Tryb    wartość  a zgodnie     Data
        zamówienia                                                   Data 2.   Numer i wartość umowy wykonawczej      numer projektu/projektów FAMI, z
lp.                   postępowa zamówieni z umową ogłoszeni
         zgodnie z                                                podpisania    zawartej w ramach umowy ramowej      których finansowana jest umowa w
                          nia       a     wykonawc        a
      pierwszą stroną                                               umowy      3. Nazwa wykonawcy umowy                         każdej z nich.
                                              zą      zamówie
         SIWZ/OPZ                                                wykonawczej         (z uwzględnieniem części) -       Informacja co jest przedmiotem
                                                         nia
                                                                                     (jeśli dotyczy)                 zakupu w ramach projektu/ -ów (w
                                            od … - do   DD-MM-                                                        przypadku zakupu pojedynczych
                                w złotych                        DD-MM-RRRR                w złotych
                                               ….        RRRR                                                                   pozycji z OPZ)
1        Sprzedaż i    W wyniku 22 000,00   06.08.202   28.07.20  05.08.2021    Umowa ramowa COAR nr 2019/14            Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI
          dostawa     przeprowa     zł          1-         21                  Umowa wykonawcza nr 912/UDSC/21      „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w
      oprogramowani dzonego                 12.08.202                             na kwotę 21 990,00 zł brutto                     zakresie
      a 10 szt. Adobe postępowa                 1                                  Koma Nord Spółką z o.o.          utworzenia Modułu Obsługi Spraw”,
        Acrobat Pro        nia                                                                                        współfinansowanego z Programu
                      wykonawc                                                                                           Krajowego Funduszu Azylu,
                          zego                                                                                               Migracji i Integracji”
                       podstawie
                         umowy
                      ramowej nr
                      2019/14/C
                       Z.I-KOMA
                         NORD,
                      zawartej w
                         wyniku
                        realizacji
                      zamówieni
                            a
                      centralneg
                          o na
                       sprzedaż i
                        dostawę
                      oprogramo
                          wania
                      biurowego
                           na
                        potrzeby
                Jednostek
                Administra
                     cji
                Państwow
                  ej przez
                 Centrum
                  Obsługi
                Administra
                     cji
                 Rządowej
2                W wyniku     24 545,88   Nie dłużej   16.10.20   06.11.2023        Umowa ramowa COAR nr                Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI
                przeprowa         zł      niż 25 dni      23                            2023/03/2/GALAXY             „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w
                 dzonego                      od                               Umowa wykonawcza 1872/UDSC/2023                     zakresie
                postępowa                 zawarcia                              Galaxy Systemy Informatyczne Sp. z   utworzenia Modułu Obsługi Spraw”,
                     nia                  umowy tj,                                            o.o.                   współfinansowanego z Programu
                wykonawc                  06.11.202                                                                     Krajowego Funduszu Azylu,
                  zego nr                     3-                                                                             Migracji i Integracji”
                   WNZ-                   01.12.202
                  002754                       3
                   , oraz
                 zawartej
                  umowy
     Zakup i    ramowej w
     dostawa       wyniku
    monitorów    realizacji
    PHILIPS     zamówieni
     345B1C           a
                centralneg
                    o na
                  dostawy
                monitorów
                     na
                 potrzeby
                Jednostek
                Administra
                     cji
                Państwow
                 ej, przez
                 Centrum


                                                                         15
                     Obsługi
                   Administra
                         cji
                    Rządowej
3                   W wyniku       123       Nie dłużej   16.10.20   06.11.2023        Umowa ramowa COAR nr                Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI
                   przeprowa     295,20 zł   niż 30 dni      23                            2023/03/3/GALAXY             „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w
                    dzonego                      od                               Umowa wykonawcza 1873/UDSC/2023                     zakresie
                   postępowa                 zawarcia                              Galaxy Systemy Informatyczne Sp. z   utworzenia Modułu Obsługi Spraw”,
                        nia                  umowy tj.                                            o.o.                   współfinansowanego z Programu
                   wykonawc                      od                                                                        Krajowego Funduszu Azylu,
                     zego nr                 06.11.202                                                                          Migracji i Integracji”
                      WNZ-                       3-
                     002755                  06.12.202
                       ,oraz                      3
                    zawartej
                     umowy
                   ramowej w
                      wyniku
                    realizacji
                   zamówieni
    Zakup stacji         a
    dokujących i   centralneg
     laptopów          o na
                     dostawy
                   komputeró
                         w
                   przenośny
                     ch oraz
                       stacji
                   dokującyc
                       h na
                    potrzeby
                   Jednostek
                   Administra
                         cji
                   Państwow
                    ej, przez
                    Centrum
                     Obsługi


                                                                            16
                     Administra
                           cji
                     Rządowej
                      W wyniku
                     przeprowa
                       dzonego
                     postępowa
                           nia
                     wykonawc
                        zego nr
                         WNZ-
                        002756
                      , zawartej
                      w wyniku
                        umowy                   Nie dłużej
                       ramowej                  niż 30 dni
                                                                                                                              Projekt nr 1/8-2018 BK-FAMI
                       realizacji                   od
                                                                                          Umowa ramowa COAR nr             „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 w
                     zamówieni                  zawarcia
                                                                                              2023/03/4/GALAXY                           zakresie
      Zakup tabletów        a       12 000,00   umowy tj.    16.10.20
 4                                                                      08.11.2023   Umowa wykonawcza 1874/UDSC/2023       utworzenia Modułu Obsługi Spraw”,
                     centralneg         zł          od          23
                                                                                      Galaxy Systemy Informatyczne Sp. Z    współfinansowanego z Programu
                          o na                  08.11.202
                                                                                                     o.o.                     Krajowego Funduszu Azylu,
                       dostawy                      3-
                                                                                                                                   Migracji i Integracji”
                       tabletów                 08.12.202
                           na                        3
                       potrzeby
                     Jednostek
                     Administra
                           cji
                     Państwow
                       ej, przez
                       Centrum
                        Obsługi
                     Administra
                           cji
                     Rządowej
Tabela dla zamówień publicznych realizowanych w ramach umów ramowych z Centrum Obsługi Administracji Rządowej.




                                                                               17
          Nazwa                  Tryb                                                                  Realizacja zamówienia
        przedmiotu        postępowania,
                                                         okres realizacji
        zamówienia       podział na części    Szacunkowa
                                                          zamówienia
         zgodnie z         (jeśli dotyczy),     wartość
Lp.                                                        zgodnie z
      pierwszą stroną          numer/y        zamówienia                    Data ogłoszenia
                                                             umową                            Data podpisania                             Numer umowy
      SIWZ/OPZ/ogłos     projektu/ów FAMI                                    zamówienia/                           Wartość umowy
                                                                                                 umowy z                               zawartej z wykonawcą
         zeniem o          finansujących                                       zapytania                        zawartej z wykonawcą
                                                                                                wykonawcą                                  oraz nazwa       Komentarz [ŚM1]:
        zamówieniu           zamówienie                                       ofertowego
                                                                                                                                           wykonawcy
                                               w złotych    od … - do ….    DD-MM-RRRR        DD-MM-RRRR             w złotych
      Zaprojektowanie
         i wykonanie
      oprogramowania
            (modułu
       systemu Pobyt
        v.2 o nazwie
       „Moduł Obsługi
          Spraw”), a
       następnie jego
       wdrożenia oraz
           integracji                                                                                                                    1027/UDSC/20
       Systemu Pobyt                                         05.08.2020                                                                DECSOFT SPÓŁKA
      v.2 z systemem                            1 442            r. –         16.07.2020        05.08.2020                                 AKCYJNA
1.            klasy    Art. 67 ust. 1 pkt 6     005,00       11.12.2020           r.                r.              1 442 005,00
                                                                             18
2.           Zakup,          Przetarg         450 000,00     10.12.2020       09.11.2020        10.12.2020           442 800,00          1707/UDSC/20
           dostawa i    nieograniczony                            r.-             r.                r.                                 DECTSOFT SPÓŁKA
        konfiguracja                                         29.12.2020                                                                    AKCYJNA
           urządzeń,                                               r.
         licencji oraz
       zabezpieczeń
        typu firewall
        niezbędnych
               do
        zapewnienia
        poprawnego
      działania oraz
     zabezpieczenia
            Modułu
      Obsługi Spraw
      Systemu Pobyt
     v.2 na potrzeby
         Urzędu do
            Spraw
     Cudzoziemców
     Przetłumaczenie
             treści
      specjalistyczny
               ch
       znajdujących
       się w Module
      Obsługi Spraw
       na 6 języków:
          angielski,
          francuski,                                                                                           1752/UDSC/21
           rosyjski,    Tryb podstawowy                                                                          CENTRUM
          ukraiński,     bez możliwości                                                                     SZKOLENIOWE IDEA
           arabski i      prowadzenia     312 000,00   26.11.2021-                                                GROUP
3.       wietnamski        negocjacji         zł       17.12.2021    30.09.2021   26.11.2021   228 671,76




                                                                     19
       Modernizacja
              oraz
         utrzymanie
           wraz ze
         wsparciem
        technicznym
          Systemu
       Pobyt (w tym
         Krajowego
          Systemu                                                                       06.09.2022
      Konsultacyjne                                                                 podpisanie głównej
           go) oraz                                                                   umowy, w dn.
        utrzymanie i                                                                27.09.2022 zostało
          wsparcie                                                                      podpisane                            1486/UDSC/22
         techniczne                                                                 oświadczenie woli                             S&T
       portalu Moduł                     616 000,00z 27.09.2022 –                     o realizowaniu                       SERVICES POLSKA
4.    Obsługi Spraw      Prawo opcji           ł       24.03.2023      27.05.2022          opcji         817 950,00 zł         Sp. Z o.o.
          Dostawa,
       konfiguracja i
       uruchomienie
     poszczególnych
         elementów
       sprzętowych i
      programowych
      urządzeń oraz
          sprzedaż
            licencji
       niezbędnych      Tryb przetargu
               do     nieograniczonego
       rozszerzenia   na podstawie art.
       infrastruktury     132 ustawy
      informatycznej    z 11 września                  06.10.2022-
        w związku z    2019 r. – Prawo                 15.12.2022
         rozbudową         zamówień                  Aneks nr 1 – do
        wdrożonego     publicznych (Dz.                28.12.2022;
           Modułu      U. z 2022 r. poz.    5 106     Aneks nr 2 do                                                         1769/UDSC/22
5.    Obsługi Spraw 1710, z późn. Zm.)     318,00zł    28.02.2023      02.08.2022      06.10.2022        5 030 700,00 zł    DECSOFT S.A.




                                                                       20
           Usługa
     przeprowadzeni
        a kampanii
     informacyjnej w
         pojazdach         Zasada        128 834,53       26.09-                                                1533/UDSC/23
6.                                                                    22.09.2023   26.09.2023   119 940,25zł
        komunikacji    konkurencyjności    zł brutto    14.12.2023                                             LM OOH Sp. Z o.o.
      miejskiej w 17
          miastach
     wojewódzkich w
          Polsce.
       Dostarczenie
        materiałów
      promocyjnych
        do siedziby
         UDSC na
     konferencję, w
     ramach projektu                                                                                            1869/UDSC/2023
                                                        08.11.2023-
7.   nr 1/8-2018/BK - Zapytanie ofertowe 34 554,80 zł                 24.08.2023   08.11.2023   34 528,90 zł   BAGSBAAR ANNA
                                                        17.11.2023
            FAMI                                                                                                  ZANIEWSKA
      "Modernizacja
      Systemu Pobyt
      v.2 w zakresie
        utworzenia
      modułu obsługi
           spraw”
8.     Dostarczenie   Zapytanie ofertowe 32 235,00 zł   08.11.2023-   24.08.2023   08.11.2023   32 263,00 zł    1870/UDSC/2023
        materiałów                                      17.11.2023                                             BAGSBAAR ANNA
      promocyjnych                                                                                                ZANIEWSKA
        do siedziby
         UDSC na
      konferencję, w
     ramach projektu
     nr 1/8-2018/BK -
            FAMI
      "Modernizacja
      Systemu Pobyt
      v.2 w zakresie
        utworzenia
      modułu obsługi


                                                                      21
          spraw”




                              w wyniku
                         przeprowadzonego
                          postępowania nr
                             63/SYSTEM
            Usługi        POBYT/WR/23 o
       informatyczno-         udzielenie
      programistyczno        zamówienia
        -wdrożeniowe       publicznego na
        polegające na     wykonanie zmian
          wykonaniu      w Systemie Pobyt i                                                                             2034/UDSC/23
           zmian w         portalu Modułu     463 255,30     16.11.2023-                                                  AXIANS IT
9.                                                                          09.10.2023   16.11.2023   463 255,30 zł
      systemie Pobyt i    Obsługi Spraw w          zł        08.12.2023                                               SERVICES POLAND
       portalu modułu            trybie                                                                                   SP. Z O.O.
           obsługi "        zamówienia z
                         wolnej ręki zgodnie
                          z art. 305 pkt 1 w
                          zw. z art. 214 ust.
                           1 pkt 7 ustawy z
                          dnia 11 września
                         2019 roku - Prawo
                              zamówień
                             publicznych
10.   Dostawa licencji        W wyniku        26 399,99 zł   27.11.2023 -   27.09.2023   27.11.2023   21 743,76 zł      2181/UDSC/23
      oprogramowania     przeprowadzonego                     15.12.2023                                              APN PROMISE S.A
      Microsoft Office    postępowania nr
             lub         31/OPROGRAMO
       równoważnych        WANIE/TP/23 o
         na potrzeby          udzielenie
         UDSC, Zad.          zamówienia
         cześć nr 2:        publicznego w


                                                                            22
        Dostawa 12 szt.           trybie
             licencji        podstawowym,
        oprogramowania     zgodnie z art. 275
        Microsoft Office     pkt. 1 ustawy z
         2021 Standard     dnia 11 września
                lub        2019 roku- Prawo
         równoważnych          zamówień
           na potrzeby     publicznych ( (Dz.
             UDSC           U. z 2023 r. poz.
                           1605 z późn. zm.)




Tabela dla zamówień publicznych zgodnie z PZP (nie dotyczy COAR) oraz dla zasady konkurencyjności.




                                                                        23
7. Opis udziału partnerów w realizacji projektu (opis powinien zawierać: (a) aspekt finansowy;
   np. kwoty uzyskane w ramach projektu lub wkład finansowy i rzeczowy wniesiony do
   projektu; (b) aspekt merytoryczny: zadania zrealizowane przez partnerów):

8. Komentarze na temat możliwej synergii/uzupełniania się z innymi działaniami realizowanymi
   na poziomie europejskim, krajowym lub lokalnym (dotyczy wyłącznie raportu końcowego):

 Zrealizowane w projekcie działania były zgodne z ustawą dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach
 (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 35 z późn. zm.)

  Niniejszy projekt wpisuje się w następujące działanie wspierane przez Fundusz Azylu, Migracji i
  Integracji w ramach celów szczegółowych, ustanowionych przez rozporządzenie Parlamentu
  Europejskiego i Rady nr 516/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające Fundusz Azylu, Migracji
  i Integracji, zmieniające decyzję Rady 2008/381/WE oraz uchylające decyzje Parlamentu
  Europejskiego i Rady nr 573/2007/WE i nr 575/2007/WE oraz decyzję Rady 2007/435/WE:

  -    art. 10 lit d): szkolenia dla beneficjentów, określonych w art. 2 lit. g) rozporządzenia (UE) nr
  514/2014, oraz personelu świadczącego usługi publiczne i prywatne, w tym instytucji oświatowych,
  oraz promowanie wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk, współpracy, tworzenia sieci
  kontaktów i kompetencji międzykulturowych, a także poprawa jakości świadczonych usług;

  - art. 10 lit. c): Fundusz wspiera działania ukierunkowane na wzmacnianie zdolności państw
  członkowskich do opracowywania, wdrażania, monitorowania i oceniania strategii, polityk i środków
  imigracyjnych realizowanych na różnych szczeblach i w różnych departamentach administracji, w
  szczególności zwiększenie ich zdolności do gromadzenia, analizowania i rozpowszechniania
  szczegółowych i usystematyzowanych danych oraz danych statystycznych dotyczących procedur i
  przepływów migracyjnych oraz zezwoleń na pobyt i tworzenia narzędzi monitorowania, systemów
  oceny, wskaźników i analiz porównawczych na potrzeby pomiaru postępów w realizacji tych strategii.

  Projekt realizuje cel szczegółowy Integracja/Legalna migracja Programu Krajowego Funduszu Azylu,
  Migracji i Integracji, cel krajowy 2.3 „Zdolności”
  - pkt. 3 „Szkolenia dla beneficjentów projektów oraz personelu świadczącego usługi publiczne i
  prywatne; promowanie wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk; współpracy, tworzenia sieci
  kontaktów       oraz    zdolności     międzykulturowych;     poprawa    jakości świadczonych usług”;
  - pkt 2: „Rozwój i wzmocnienie zdolności w zakresie gromadzenia, analizowania i rozpowszechniania
  danych dotyczących procedur i przepływów migracyjnych oraz zezwoleń na pobyt; opracowanie
  narzędzi monitoringu, systemów ocen, wskaźników i analiz porównawczych do pomiaru postępów
  realizacji strategii; badania, analizy, ekspertyzy etc. obejmujące kwestie legalnej i nieuregulowanej
  migracji”.

  Działania zrealizowane w ramach projektu uzupełniają się z projektem nr 6/1-2015/BK-FAMI pt.
  “Opracowanie i wdrożenie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców”,
  współfinansowanego z Programu Krajowego FAMI, w zakresie realizacji filmu instruktażowego i
  działań informacyjnych realizowanych w ramach tego projektu.

  Modernizacja Systemu Pobyt w zakresie utworzenia Modułu Obsługi Spraw jest działaniem
  kompatybilnym z celami projektu nr 1/3-2017/BK-FAMI „Modernizacja Systemu Pobyt v.2 oraz
  infrastruktury teleinformatycznej, wykorzystywanej przy Systemie Pobyt v.2 i Krajowym Systemie
  Konsultacyjnym” realizowanego w ramach Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji na lata 2014-2020 oraz działaniami dotyczącymi modernizacji Systemu Pobyt v.2
  prowadzonymi przez Urząd ze środków własnych. Niniejszy projekt stanowił dalszy rozwój systemu
  o kolejny moduł usprawniający działania Urzędu do Spraw Cudzoziemców, a także urzędów
  wojewódzkich. Moduł Obsługi Spraw, jako integralna część Systemu Pobyt, będzie częściowo
  korzystać z zasobów, które zostały zakupione na potrzeby Systemu Pobyt w ramach ww. projektu.
  W wyniku realizacji niniejszego projektu nastąpił rozwój Systemu Pobyt, poprzez utworzenie Modułu
  Obsługi Spraw oraz poprzez zapewnienie nowoczesnej infrastruktury teleinformatycznej, niezbędnej
  do jego funkcjonowania. Natomiast rozwój Modułu (tj. wdrożenie MOS 2.0) był konieczny w świetle
  rosnących oczekiwań względem systemów teleinformatycznych funkcjonujących w Urzędzie do
  Spraw Cudzoziemców oraz potrzeb wynikających ze statutowych działań Urzędu do Spraw
  Cudzoziemców oraz urzędów wojewódzkich.
  Projekt wpisuje się w Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, który ma na celu systemowe
  zmiany całych sektorów gospodarki, oparte na nowoczesnych technologiach wykorzystujących
  cyfrową postać danych jako siłę napędową, stanowią istotę dokonującej się transformacji cyfrowej w
  szczególności w sferze administracji publicznej, której cyfryzacja może stanowić istotny czynnik
  zwiększenia atrakcyjności i konkurencyjności polskiej gospodarki poprzez wzrost efektywności
  obsługi i wsparcia obywateli.

9. Opis problemów napotkanych podczas realizacji projektu:
   W 2018/ 2019 roku:

  Z uwagi na wątpliwości co do szacowania kosztów proponowanych przez potencjalnych
  wykonawców usługi, Urząd stworzył specjalnie dedykowany do oceny szacowania podręcznik,
  polegający na wycenie konkretnych zadań na podstawie punktów funkcyjnych. W związku z
  powyższym, niezbędne było ponowne oszacowanie kosztów wykonania projektu „moduł obsługi
  spraw”.

  Przy realizacji projektu trudnością było także przeprowadzenie szczegółowej analizy jego założeń.
  Powyższe związane było ze zmianami w ustawodawstwie, co miało bezpośredni wpływ na działania
  projektowe. Dodatkową trudnością była zmiana koncepcji modułu obsługi spraw, co wpłynęło na
  wydłużenie się prac analitycznych. Trwały intensywne prace w komórce merytorycznej
  odpowiedzialnej za realizację projektu, w tym liczne działania mające na celu wypracowanie
  optymalnych rozwiązań dla urzędów wojewódzkich, którzy są beneficjentami projektu. Powyższa
  współpraca była utrudniona ze względu na zmiany w prawodawstwie oraz różne koncepcje na
  wypracowanie jednolitego rozwiązania służącego zarówno cudzoziemcom, jak i urzędnikom.

  Opóźnienia w projekcie podyktowane były ponownym przygotowaniem szczegółowych wymagań
  funkcjonalnych. W tym celu trwały intensywne i zaawansowane prace opisujące cały proces
  składania wniosku za pośrednictwem modułu obsługi spraw. Dodatkowo dla lepszego zrozumienia
  przebiegu całego procesu zostały opracowane makiety, obrazujące jak w rzeczywistości ma
  wyglądać projektowany system.

  W 2020/2021 roku:

  Pod koniec lutego 2020 r. powstał w najbardziej aktualnej formie dokument wymagań MOS
  dostosowany do kosztów zmian wyliczonych przez wykonawcę oraz dostosowany do najnowszych
  statystyk wygenerowanych z systemu POBYT. Posiadając przedmiotowy dokument, rozpoczęto
  prace nad zmianami we wniosku o dofinansowanie projektu. W wyniku wystąpienia z wnioskiem o
  zmianę w projekcie w dn. 12 maja 2020 r., został zaakceptowany wniosek o zmianę, dotyczący
  m.in. modyfikacji opisu projektu i zakresu funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw.

  Wykonawca realizujący zamówienie w ramach Działania 1 nie oddał przedmiotu zamówienia w
  terminie do 30.12.2020 r., zgodnym z umową nr 1027/UDSC/20. Powodem braku odebrania
  przedmiotu umowy były także liczne błędy uniemożliwiające prawidłowe funkcjonowanie portalu,
  które okazały się niemożliwe do wyeliminowania ww. terminie. W związku z powyższym
  wystosowano pismo do Ministerstwa Finansów w sprawie możliwości ponownego uruchomienia
  środków na to działanie w 2021 roku, ponieważ poprzednia decyzja o uruchomieniu środków
  wygasła z dniem 31 grudnia 2020 roku. W dniu 4 marca 2021 r. otrzymano pozytywną decyzję MF
  dotyczącą wniosku o uruchomienie środków w 2021 roku. W marcu 2021 r. podczas ustaleń
  pomiędzy wykonawcą, realizującym Działanie 1, a UdSC pojawił się problem dotyczący możliwości
  odbioru przedmiotu zamówienia pomimo wyeliminowania wszystkich błędów ze względu na brak
  tzw. wdrożenia systemu, tj. podłączenia go do innych współdziałających systemów
  informatycznych. Ten brak możliwości wynikał z równoległej realizacji innej umowy dotyczącej
  przeniesienia systemów informatycznych funkcjonujących w Urzędzie na nową infrastrukturę
  informatyczną. Po konsultacji z Zespołem Radców Prawnych Urzędu oraz wykonawcą odebrano
  zamówienie, a wykonawca zobowiązał się, że dokona wdrożenia systemu MOS w terminie 14 dni
  od zakończenia przez zamawiającego realizacji innych umów, mających wpływ na jego wdrożenie.
  Oznaczało to wówczas, zgodnie z przewidywaniami, możliwość uruchomienia MOS przez
  wykonawcę na środowisku produkcyjnym w pierwszej połowie czerwca 2021.
  Wdrożenie Modułu Obsługi Spraw było ściśle powiązane i zależne od poprawnej migracji systemu
  Pobyt na nową infrastrukturę teleinformatyczną. W związku z opóźnieniem migracji, wywołanym
  przez siłę wyższą i niezależnym od wykonawcy jak i zamawiającego, nastąpiło opóźnienie we

                                                   25
wdrożeniu produkcyjnym Modułu Obsługi Spraw. Ostatecznie odebranie umowy migracyjnej
nastąpiło z dniem 28 lipca 2021 r. Zgodnie z deklaracją wykonawcy wdrożenie produkcyjne MOS
miało nastąpić do 11 sierpnia 2021r. Jednakże ze względu na okres urlopowy oraz nagromadzenie
prac w systemie po migracji faktyczne wdrożenie produkcyjne portalu MOS miało miejsce 30
sierpnia 2021r. Spowodowane opóźnienie miało miejsce ze względu na nieobecność kluczowych
pracowników zamawiającego, takich jak główny Administrator sieci oraz Główny Administrator
Systemu Pobyt, których nieobecność przy wdrożeniu tak ważnej części Systemu mogła skutkować
poważnymi problemami związanymi z bezpiecznym uruchomieniem Systemów.


W przypadku Działania 3 – „Zakup materiałów promocyjnych informujących o zmodernizowaniu
Systemu Pobyt v.2, w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw” wykonawca nie mógł
zagwarantować dostarczenia przedmiotu umowy do 21 grudnia 2020 roku, jak przewidywały
warunki zamówienia. Odbiór zakupionych materiałów w okresie 27-31 grudnia wiązał się natomiast
z ryzykiem braku możliwości wywiązania się z płatności przez Urząd. W związku z tym podpisanie
umowy i realizację działania przeniesiono na I kwartał 2021 roku.


W świetle braku informacji o kontynuacji prac legislacyjnych przez MSWiA dot. projektu zmiany
ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, gdzie uregulowane są m.in. kwestie
niezbędne do uruchomienia MOS 2.0., a co za tym idzie braku możliwości uchwalenia tego aktu
prawnego w czasie umożliwiającym przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego i wykonania zamówienia w 2021 r., podjęto decyzję o rezygnacji z działania
“Aktualizacja treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz ich
przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu”. Postęp prac nad ustawą jest, bowiem,
kluczowy dla aktualizacji treści informacyjnych wprowadzonych na portalu MOS.



W 2022 roku:

W związku z wydłużeniem perspektywy finansowej FAMI Urząd do Spraw Cudzoziemców
zaplanował zapewnienie wsparcia technicznego dla elementów sprzętowych i programowych
urządzeń oraz licencji niezbędnych do rozszerzenia infrastruktury informatycznej w związku z
rozbudową wdrożonego Modułu Obsługi Spraw w możliwie maksymalnym okresie, tj. do końca
okresu kwalifikowalności wydatków. W związku z powyższym wystąpiono z wnioskiem o zmianę w
projekcie wydłużającym projekt do 31.12.2023r. Wniosek został zaakceptowany w dn. 24.06.2022r.
W dniu 27 maja 2022 rok ponownie zostało wszczęte postepowanie przetargowe na modernizację
oraz utrzymanie wraz ze wsparciem technicznym Systemu Pobyt (w tym Krajowego Systemu
Konsultacyjnego) oraz utrzymanie i wsparcie techniczne portalu Moduł Obsługi Spraw, w którym
rozbudowa Modułu Obsługi Spraw została wskazana w ramach prawa opcji z terminem realizacji
do grudnia 2022 roku (w przypadku złożenia oświadczenia zamawiającego o realizacji opcji w ciągu
30 dniu od podpisania umowy podstawowej). W toku prowadzonego postępowania przetargowego
Urząd otrzymał liczne pytania od potencjalnych wykonawców, co skutkowało wydłużeniem terminu
na składanie ofert. W związku z powyższym trwały konsultacje i ustalenia dot. wydłużenia terminu
realizacji (w przypadku złożenia oświadczenia zamawiającego o realizacji opcji w ciągu 30 dniu od
podpisania umowy podstawowej) oraz przeniesienia płatności na 2023 rok.
W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup,
dostawę i konfigurację urządzeń oraz licencji niezbędnych do zapewnienia rozbudowy MOS do
MOS 2.0, w dniu 06.10.2022 roku zawarto umowę nr 1769/UDSC/22 z terminem realizacji do
15.12.2022r. W związku z otrzymaniem od wykonawcy informacji o braku możliwości dostarczenia
wszystkich elementów umowy w terminie z uwagi na opóźnienia po stronie producenta,
spowodowane pandemią Covid-19 oraz wojną w Ukrainie, oraz z uwagi na brak możliwości
realizowania płatności częściowych, wykonawca zadeklarował wykonanie dostawy w lutym 2023 r.
W związku z powyższym do umowy zostały zawarte aneksy wydłużające termin realizacji do 28
lutego 2023 r.

W 2023 roku:

Postępowanie nr 66/KONFERENCJA-DKiBM/TP/23 na organizację planowanej konferencji zostało
ogłoszone w dniu 11 października 2023r. Zamawiający dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej w
dniu 3 listopada 2023. Na czynność wyboru jeden z wykonawców wniósł odwołanie. Zamawiający
uznał odwołanie, w wyniku którego zobowiązał się do dokonania ponownej oceny ofert.
                                                26
    Zamawiający, dokonując oceny etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
    stwierdził jednak, że jego dalsze prowadzenie i udzielenie zamówienia prowadzi do konieczności
    unieważnienia umowy ze względu na istotną wadę, ponieważ nie da się usunąć błędów
    dotyczących zmiany SWZ po dokonaniu czynności niepowtarzalnych, takich, jak czynność upływu
    terminu składania ofert. Naprawienie błędu zawartego w SWZ jest niedopuszczalna po upływie
    terminu składania i otwarciu ofert, wobec czego stwierdzona wada ma charakter nieusuwalny.
    Postępowanie zostało unieważnione w dn. 29.11.2023 r. z powodu obarczenia niemożliwą do
    usunięcia wadą.
    W związku z powyższym zostało wszczęte kolejne postępowanie o udzielenie zamówienia
    publicznego na organizację konferencji. W wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty wykonawca,
    którego ofertę odrzucono, wniósł odwołanie, które następnie wycofał w dn. 19 grudnia 2023r. Z
    uwagi na wycofanie odwołania, zamawiający zobowiązany był, co prawda, wezwać wykonawcę z
    najkorzystniejszą ofertą do podpisania umowy, jednakże w związku z faktem, że termin realizacji
    usługi został określony w ofercie tego wykonawcy na 18-20 grudnia 2023 r., spełnienie świadczenia
    nie było możliwe. W związku z powyższym w dn. 20.12.2023 r. dokonano unieważnienia
    postępowania jako obarczonego niemożliwą do usunięcia wadą.

    Z uwagi na koniec roku (i terminu realizacji projektu) oraz czas niezbędny do przeprowadzenia
    ponownego postępowania, planowana konferencja nie była możliwa do zrealizowania.

10. Opis działań poprzez które realizowano obowiązek jak najszerszego informowania o
    współfinansowaniu projektu w ramach FAMI:

   Zaktualizowane informacje o realizowanym projekcie oraz źródle jego finansowania znajdują się na
   stronie internetowej Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Odpowiednie oznakowanie umieszczone
   jest także w dokumentacji wytworzonej podczas realizacji projektu, na zakupionym sprzęcie oraz
   materiałach promocyjnych. Ponadto komunikat o współfinansowaniu projektu w ramach FAMI
   widoczny jest dla wszystkich użytkowników korzystających z Modułu Obsługi Spraw.

11. Ogólna ocena projektu do momentu przygotowania raportu kwartalnego/końcowego, w tym
   opis metod i narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektem:

   W 2019 roku:
   Porozumienie finansowe NR PL/2018/FAMI/BK.8.1 zostało podpisane 30 stycznia 2019r.
   Realizacja projektu IT odbywała się z wykorzystaniem elementów metodyki zarządzenia projektami
   Prince 2, zgodnie z obowiązującym w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców zarządzeniem Dyrektora
   Generalnego.
   Z uwagi na konieczność dalszego szacowania kosztów przeprowadzenia analizy funkcjonalnej,
   zaprojektowania i wykonania modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
   obsługi spraw, nastąpiła konieczność przesunięcia planowanych działań na III kwartał 2019 roku.
   W dniu 21 czerwca 2019 r. do Organu Delegowanego został złożony wniosek o zmianę wniosku o
   dofinansowanie. Zmiana w budżecie projektu, w kategorii A, polegająca na zmianach w pozycji A1
   odnośnie opisu pozycji jednostki, liczby jednostek oraz ceny jednostkowej.

   Projekt był na etapie analizy i akceptacji wypracowanej koncepcji. Trwały dalsze prace analityczne
   oraz spotkania służące realizacji pierwszego etapu projektu. Ponadto ustalany był zakres zmian,
   jakie powinny być wprowadzone do aktualnych systemów teleinformatycznych, aby beneficjenci
   mogli w optymalny sposób korzystać z projektowanego Modułu Obsługi Spraw. W powyższym celu
   organizowane były spotkania analityczne służące wypracowaniu niezbędnych zmian do
   poszczególnych formularzy, które wypełniane były podczas składania wniosków przez
   cudzoziemców, a następnie akceptowane i realizowane przez potencjalnych pracowników urzędów
   wojewódzkich.
   Z uwagi na konieczność dalszego szacowania kosztów przeprowadzenia analizy funkcjonalnej,
   zaprojektowania i wykonania modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu
   obsługi spraw, nastąpiła konieczność przesunięcia planowanych działań na początek II kwartału
   2020 roku.


   W 2020 roku:
   W I kwartale 2020 r zostały zakończone prace dotyczące szacowania kosztów i zaprojektowania
   modernizacji Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia modułu obsługi spraw, w wyniku których
   nastąpiła konieczność wprowadzenia zmian w projekcie. Został przygotowany wniosek o zmianę
                                                    27
wniosku o dofinansowanie, w ramach którego dokonano zmian dotyczących zakresu
funkcjonalności Modułu Obsługi Spraw oraz założeń architektonicznych podyktowanych
wymaganiami bezpieczeństwa związanymi z dostępem MOS do publicznej sieci Internet. Ponadto
zakończono pracę nad wnioskiem o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
dotyczącego zaprojektowania, wykonania oprogramowania, wdrożenia i integracji Modułu Obsługi
Spraw z innymi systemami informatycznym.

W 2021 roku:
Utrudnienia związane z wdrożeniem portalu MOS wpłynęły na realizację Działania 3, dotyczącego
przygotowania materiałów promocyjnych, a także Działania 4, dotyczącego przetłumaczenia treści
specjalistycznych, ze względu na brak możliwości ustalenia ostatecznych treści dostępnych na
portalu MOS. Aby móc zrealizować oba zamówienia, zgodnie z terminami niezbędnymi do
przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia, zgodnie z nową ustawą Prawo zamówień
publicznych, niezbędne było przedłużenie okresu realizacji projektu do września/października 2021
roku.

Dokonano pełnego zmodernizowania Systemu Pobyt v.2 w zakresie utworzenia Modułu Obsługi
Spraw, co było możliwe dzięki przeniesieniu systemu na nową infrastrukturę. Zgodnie z zawartym
zobowiązaniem po zakończeniu migracji Systemu Pobyt wykonawca dokonał wdrożenia portalu
MOS z dniem 30 sierpnia 2021 r. Powstałe opóźnienie w stosunku do zobowiązania spowodowane
było nieobecnością kluczowych pracowników zamawiającego, bez których obecności nie byłoby
możliwe prawidłowe wdrożenie Modułu Obsługi Spraw.

W przygotowaniu był wniosek o zmianę w projekcie dotyczący rozbudowy MOS („MOS 2.0”) oraz
zakupu niezbędnej infrastruktury. Planowane było rozszerzenie funkcjonalności MOS polegające na
umożliwieniu:
  rozszerzenia działań projektu o modernizację modułu dającą możliwość podpisu
    elektronicznego wniosków w sprawach zezwoleń na pobyt czasowy, wniosków zezwoleń na
    pobyt stały, w związku z potrzebami zidentyfikowanymi w trakcie realizacji projektu;
  modernizacji modułu zapewniającej wnioskodawcom możliwość wypełniania, podpisywania
    podpisem elektronicznym i przekazywania pod kątem wprowadzania fotografii biometrycznej w
    postaci elektronicznej do Systemu Pobyt wniosków w wersji cyfrowej oraz skanu wzoru podpisu
    zamieszczanego w sprawach zezwoleń w dokumencie pobytowym cudzoziemca;
  dodania formularza wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
  modernizacji modułu dającej możliwość załączania do wniosku dokumentów niezbędnych przy
    procedowaniu wniosków ws. zezwoleń pobytowych;
  zakupu niezbędnej infrastruktury w związku z rozbudową MOS do MOS 2.0;
  utworzenia kolejnych formularzy w postaci aktywnych pdf;
  przygotowania zaawansowanego elektronicznego formularza kontaktowego z zastosowaniem
    narzędzi AI (m.in. autouzupełnianie danych nadawcy, automatycznie przyporządkowane do
    adresata po wyborze z listy rodzaju złożonego wniosku oraz miejsca pobytu wskazującego na
    właściwość miejscową organu, autorespondery w odniesieniu do kwestii pozostających poza
    zakresem właściwości wojewodów/ Szefa UdSC), postawienie bazy FAQ w MOS II;
  umożliwienia integracji MOS z systemami kolejkowymi (wydziały ds. cudzoziemców w urzędach
    wojewódzkich);
  integracji MOS z systemem kolejkowym UdSC;
  przeprowadzenia niezbędnych modyfikacji w celu optymalizacji działania aplikacji obsługującej
    portal na urządzeniach mobilnych;
  opracowania schematów graficznych wszystkich procedur dostępnych w MOS wraz z ich
    tłumaczeniem na języki dostępne w MOS.
Wniosek został zaakceptowany oraz w dniu 31 stycznia 2022 r. podpisano Aneks do porozumienia,

W 2022 roku:
Trwały prace nad opisami przedmiotów zamówień planowanych na II połowę 2022 r.

W 2023 roku:
W związku z posiadanymi oszczędnościami w projekcie, powstałymi wskutek tańszych niż wartość
szacunkowa faktycznych kosztów zawartych umów, zaplanowano ich wykorzystanie na dodatkowe
działania. W związku z powyższym w okresie sprawozdawczym trwały prace nad przygotowaniem
wniosku o zmianę projektu. Dodatkowo trwały prace nad opisami przedmiotów zamówień
planowanych na II połowę 2023 r. oraz nad wnioskami o zapewnienie i uruchomienie środków z
rezerwy celowej. Część umów została zawarta i trwała ich realizacja.
                                                28
  W świetle braku informacji o kontynuacji prac legislacyjnych przez MSWiA dot. projektu zmiany
  ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, gdzie uregulowane są m.in. kwestie
  niezbędne do uruchomienia MOS 2.0., a co za tym idzie braku możliwości uchwalenia tego aktu
  prawnego w czasie umożliwiającym przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
  publicznego i wykonania zamówienia w 2023r., podjęto decyzję o rezygnacji z działania
  “Aktualizacja treści informacyjnych/specjalistycznych dostępnych na portalu oraz ich
  przetłumaczenie na języki obce dostępne na portalu”. Postęp prac nad ustawą jest kluczowy dla
  aktualizacji treści informacyjnych wprowadzonych na portalu MOS.

12. Czy projekt miał wpływ na realizację polityki równych szans – należy uzasadnić (dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego):

          - pozytywny (jeżeli podjęte działania w toku realizacji projektu spowodowały
          pozytywne zmiany w obszarze polityki równych szans):

          - negatywny (jeżeli sposób realizacji projektu spowodował lub spowoduje
          jakiekolwiek ograniczenia w dostępie do projektu bądź w czasie jego realizacji, bądź
          w     okresie   jego    eksploatacji;   albo    będzie   dyskryminował        osoby
          uczestniczące/korzystające z projektu):

          - neutralny (jeżeli działania podjęte w toku realizacji projektu nie ograniczały dostępu
          do projektu w czasie jego realizacji i/lub eksploatacji):

          Realizacja projektu nie miała wpływu na politykę równych szans.


13. Jeżeli realizowane przedsięwzięcie należało do projektów, które mogą mieć znaczący wpływ
   na środowisko w związku z jego charakterem, rozmiarem lub lokalizacją (gdy projekt jest
   rodzajem przedsięwzięcia objętym Aneksem I i Aneksem II Dyrektywy Rady 85/337/WE w
   sprawie oceny wpływu na środowisko naturalne) to czy jego realizacja była zgodna ze
   wspólnotowymi wymogami odnośnie środowiska naturalnego (dotyczy wyłącznie raportu
   końcowego)?

          TAK (uzasadnienie):

          NIE (uzasadnienie):

          NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Realizacja projektu nie miała wpływu na środowisko
          naturalne.



14. Jeżeli projekt obejmował pomoc publiczną to czy został zrealizowany zgodnie z unijnymi
   wymogami dotyczącymi tej dziedziny? Czy beneficjent przestrzegał zasad wynikających
   z ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy
   publicznej (dotyczy wyłącznie raportu końcowego)?

          TAK (uzasadnienie):

          NIE (uzasadnienie):

          NIE DOTYCZY (uzasadnienie): Projekt nie posiadał komponentu w zakresie pomocy
          publicznej.



15. Finalna wartość wydatków dotyczącą poszczególnych celów szczegółowych. Należy
   przedstawić także aktualizację metodologii wykazującej podział kosztów między cele
   szczegółowe (z uwzględnieniem charakteru działań, liczby osób objętych wsparciem,
   intensywności wsparcia itd.)dołączonej do wniosku o przyznanie dofinansowania-(dotyczy
   wyłącznie raportu końcowego)

                                                  29
    Suma poniesionych wydatków: 9 211 686,01 PLN. Cel szczegółowy Integracja/Legalna Migracja –
    100%



16. Informacja o miejscu archiwizacji dokumentów (w przypadku zmiany miejsca archiwizacji
    dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez beneficjenta działalności
    należy pisemnie poinformować COPE MSWiA o miejscu archiwizacji dokumentów) - dotyczy
    wyłącznie raportu końcowego:

    Siedziba Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

17. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego:
    Oświadczam, że

   1) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 9 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego*1 zobowiązuję się do
      zapewnienia trwałości Projektu przez okres co najmniej 10 lat od zatwierdzenia przez Organ
      Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie z Podręcznikiem dla Beneficjenta
      (jeśli dotyczy);
   2) zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt. 10 Umowy finansowej/Porozumienia finansowego* zobowiązuję się
      do pozostawania właścicielem sprzętu przez okres co najmniej … lat od momentu zakończenia
      Projektu i użytkowania przedmiotowego sprzętu na rzecz kontynuacji działań przewidzianych
      Projektem lub działalność statutową Beneficjenta przez ten sam okres, o ile, w uzasadnionych
      przypadkach, sprzęt nie zostanie przekazany nieodpłatnie uczestnikom Projektu (jeśli dotyczy).
      nie dotyczy.

18. Dotyczy wyłącznie raportu końcowego: jeżeli przedmiotem projektu jest finansowanie
    infrastruktury, sprzętu lub systemów informatycznych, które wykorzystywane są również
    do innych celów niż cele FAMI należy określić proporcję faktycznego wykorzystania.

    Sprzęt będzie wykorzystywany wyłącznie do wskazanych w projekcie celów Funduszu Azylu,
    Migracji i Integracji.

19. Załączniki:
            1. Formularz wskaźników

            2. Zestawienie wydatków

            3. Wniosek o poświadczenie wydatków




1 * Niepotrzebne skreślić
                                                    30
