Państwo zna odpowiedź od 2019 r. NIK napisała wtedy, że czas legalizacji pobytu urósł z 64 do 206 dni. W 2026 r. ministerstwo podało posłom, że w jednym województwie to 658 dni. W latach 2024-2026 ministerstwo, jak samo pisze, nie podejmowało wobec wojewodów żadnych działań nadzorczych w sprawie terminowości, a liczby z każdego urzędu miało w ręku i użyło ich do podziału pieniędzy.
2019: diagnoza i zalecenie
W 2019 r. Najwyższa Izba Kontroli opublikowała wyniki kontroli P/18/105 „Przygotowanie administracji publicznej do obsługi cudzoziemców”; komunikat o niej NIK zatytułowała „Państwo niegotowe na cudzoziemców”. Napisała: „Średni czas trwania prowadzonych postępowań dotyczących legalizacji pobytu w okresie objętym kontrolą wydłużył się ponad trzykrotnie - z 64 dni do 206 dni”. W 187 z 264 zbadanych spraw w urzędach wojewódzkich stwierdziła nieprawidłowości, blisko 71 proc. Przyczynę nazwała wprost: „Jedną z przyczyn niewłaściwej obsługi cudzoziemców w urzędach wojewódzkich i w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców były niewystarczające i nieadekwatne do liczby i rodzaju załatwianych spraw zasoby kadrowe” [1].
Do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji skierowała wniosek: „Określić i wdrożyć rozwiązania, w tym prawne i nadzorcze, mające na celu usprawnienie prowadzenia postępowań legalizujących pobyt i pracę cudzoziemców na terytorium RP, a także skrócenie czasu oczekiwania na załatwienie spraw tej kategorii” [1]. I zanotowała: „Pomimo trwających od 2017 r. w MSWiA prac nad przygotowaniem polityki nadzorczej Ministra wobec podległych organów, nie wypracowano dotąd właściwego dokumentu” [1].
„Pomimo trwających od 2017 r. w MSWiA prac nad przygotowaniem polityki nadzorczej Ministra wobec podległych organów, nie wypracowano dotąd właściwego dokumentu.”
2024: ta sama diagnoza, pięć urzędów
W kontroli P/23/069 NIK zbadała pięć urzędów wojewódzkich (Kujawsko-Pomorski, Łódzki, Opolski, Podkarpacki, Śląski). Nieprawidłowości stwierdziła we wszystkich pięciu, łącznie w 231 sprawach, czyli 60,1% zbadanych, przede wszystkim przewlekłość i przekroczenie terminów. Najdłuższe postępowanie trwało „2,7 tys. dni, tj. siedem lat, cztery miesiące i 29 dni” [2].
Z ponagleń do Urzędu do Spraw Cudzoziemców uznanych za uzasadnione było 230 (36,3%) w 2021 r., 48 (6,5%) w 2022 r. i zero w 2023 r. NIK dodała, że ten spadek „nie wynikał jednak z poprawy terminowości załatwiania spraw cudzoziemców w UW, a był wypadkową zmian określenia terminów załatwiania spraw administracyjnych w zakresie długości prowadzenia tych spraw i sposobu ich liczenia” [2].
2025: „problem systemowy”
Wystąpienie pokontrolne NIK dla Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego (P/25/028, 23 grudnia 2025 r.): w urzędzie „nie zapewniono właściwych warunków do sprawnej i terminowej obsługi cudzoziemców”, a 42 z 52 zbadanych spraw prowadzono wbrew zasadzie szybkości z art. 12 § 1 KPA. NIK stwierdziła też: „Aktualne cały czas pozostawały wnioski wydane po poprzednich kontrolach NIK z 2018 i 2023 r. w zakresie terminowego załatwiania spraw dotyczących obsługi cudzoziemców i wdrożenia skutecznych narzędzi nadzoru nad realizacją zadań z tego zakresu” [3].
Wojewoda Łódzka wyjaśniła kontrolerom, że działania okazały się niewystarczające „z powodu lawinowego wzrostu składanych przez cudzoziemców wniosków o legalizację pobytu”, i dodała: „Problem ten nie dotyczy jedynie łódzkiego wydziału ds. obsługi cudzoziemców, ale jest problemem systemowym wszystkich urzędów wojewódzkich i dotyczy całego kraju”. NIK uznała za konieczne „zainicjowanie działań na poziomie centralnym w zakresie przygotowania ogólnopolskich rozwiązań systemowych, pozwalających na odciążenie urzędów wojewódzkich” [3].
Wojewoda Lubuski wyjaśnił innej kontroli NIK (S/24/004/LZG): „Na pisma dotyczące konieczności zwiększenia zatrudnienia w komórkach zajmujących się sprawami cudzoziemców Lubuski Urząd Wojewódzki nie otrzymywał odpowiedzi” [4].
Ministerstwo: nadzoru nie było
Zapytaliśmy ministerstwo, czy i jak nadzoruje terminowość postępowań wojewodów. Odpowiedzi [5]:
- „MSWiA w latach 2024-2026 nie podejmowało wobec wojewodów działań nadzorczych we wnioskowanym zakresie.”
- „W MSWiA nie wyznaczono komórki organizacyjnej do monitorowania terminowości postępowań legalizacyjnych prowadzonych przez wojewodów.”
- „MSWiA nie przeprowadzało kontroli lub audytów w urzędach wojewódzkich w obszarze spraw cudzoziemców” od 2024 r.
- Ministerstwo „nie zwracał[o] się do wojewodów” o informacje i wyjaśnienia w trybie art. 9 ust. 2 ustawy o wojewodzie w sprawie czasu tych postępowań i „nie posiada cyklicznych sprawozdań, zestawień lub informacji statystycznych” uwzględniających terminowość.
- O kontroli P/23/069: „MSWiA nie przedstawiało stanowiska wobec tych wniosków pokontrolnych”.
- O art. 100d, który zawiesza terminy do 4 marca 2027 r.: „MSWiA nie dysponuje analizą, oceną skutków ani żadnym innym opracowaniem wewnętrznym dotyczącym funkcjonowania art. 100d” [5].
Ministerstwo wskazuje, że w sprawach legalizacji nadzór nad wojewodami sprawuje Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców [5]. Ale ustawa o wojewodzie powierza ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej nadzór nad wojewodą także „pod względem rzetelności i gospodarności” [13], a ministerstwo samo wskazało trzy departamenty, które ten nadzór wykonują [5]. O ich działania pytaliśmy.
Nie powstały też analizy zgodności projektu UD408 (60 dni i milczące załatwienie sprawy tylko dla obywateli pięciu państw) z art. 32 Konstytucji i z prawem UE: „w MSWiA nie powstały dokumenty wskazane w podpunkcie b) i c)” [6].
Tabela, która leży w ministerstwie
1 października ministerstwo przysłało tabelę: średni czas postępowań w 2025 r. (pobyt czasowy, stały i rezydent UE łącznie) w każdym z 16 urzędów wojewódzkich, od 175 dni (małopolskie) do 633 (śląskie). Dane, jak pisze, „zostały przekazane w korespondencji mailowej 24 lutego 2026 r. przez Urząd do Spraw Cudzoziemców”. I dalej: „MSWiA nadal dysponuje przedmiotowymi danymi, które zostały wykorzystane w procesie przygotowania naboru wniosków w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji” [7].
Do czego? Nabór na 112 999 000 zł dla urzędów wojewódzkich: stała kwota po 2 mln zł na województwo, a reszta „wg następujących wskaźników”, wśród nich „Średnia czasu postępowania w UW” z wagą 20% [7]. W tabeli ministerstwa kolumna „% z PL” układa się tak, że im dłuższy czas, tym mniejszy udział: śląskie (633 dni) ma 0,00, opolskie (610) 0,54, małopolskie (175) 10,84. Arkusza z obliczeniami ministerstwo nie udostępniło („wewnętrzny dokument roboczy”), więc nie wiemy, ile złotych to znaczy [7].
„MSWiA nadal dysponuje przedmiotowymi danymi, które zostały wykorzystane w procesie przygotowania naboru wniosków w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji (FAMI).”
Posłom ministerstwo takie tabele także podaje. W odpowiedzi na interpelację 18089 z 27 lipca 2026 r. przedstawiło czasy dla wszystkich wojewodów w latach 2023-2026 (stan na 6 lipca), w odpowiedzi na 12584 z października 2025 r.: 463 487 spraw w toku i średnio 341 dni [8]. Tej samej odpowiedzi towarzyszy zdanie: „planowanie, wprowadzanie i monitorowanie konkretnych działań organizacyjnych i kadrowych w poszczególnych urzędach wojewódzkich należy do kompetencji kierownictwa danego urzędu” [8].
Urząd do Spraw Cudzoziemców: raporty „generują się automatycznie”
System, z którego pochodzą te liczby, prowadzi Urząd do Spraw Cudzoziemców. O raportach Hurtowni Danych „Cudzoziemiec” napisał nam: „Z poziomu użytkownika urzędu wojewódzkiego raporty te generują się automatycznie na żądanie”. Zaraz dalej zastrzega, że system „nie posiada natomiast funkcji automatycznego, bezobsługowego generowania takich przekrojowych wskaźników dla niestandardowych podtypów procedur lub spraw skonsolidowanych” [9]. Średni czas postępowań o pobyt czasowy należy do tych, dla których to działa: „Funkcja automatycznego generowania gotowych raportów i zestawień prezentujących średni czas trwania postępowań jest na stałe wdrożona i dostępna dla wybranych, z góry zdefiniowanych w systemie głównych typów postępowań: o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały oraz rezydenta długoterminowego UE” [9].
Czy systemy za ponad 30 mln zł wartości projektów z FAMI skróciły postępowania? „Zdaniem Urzędu jest zbyt wcześnie, aby przeprowadzać takie analizy” [10]. Szerzej: raport o FAMI.
Urzędy: „nie prowadzimy statystyk”
Szesnaście urzędów dostało ten sam wniosek. Osiem podało średni czas za 2025 r. identyczny co do dnia z liczbą w tabeli UdSC. Inne napisały: „Wojewoda Mazowiecki nie prowadzi statystyk w powyższym zakresie”, a Podkarpacki „nie prowadzi rejestrów w tym zakresie”. Śląski odmówił decyzją, bo „organy te posiadają informacje pozwalające na ocenę skali występujących problemów” [11]. Urząd po urzędzie: Jeden wniosek, szesnaście odpowiedzi.
Kto tu nie wie?
Nikt. NIK wie od 2019 r. i pisze to kolejnym urzędom w kolejnych kontrolach. Wojewodowie wiedzą i piszą do kontrolerów, że to problem systemowy całego kraju. Urząd do Spraw Cudzoziemców ma system, który liczy średnie na żądanie. Ministerstwo ma tabelę z 16 urzędami i część pieniędzy dzieli według niej, a posłom podaje czasy w dniach. Nie wie tylko ten, kto pyta: obywatel, który chce zobaczyć te same liczby, słyszy, że to „informacja przetworzona”.
Ten system zachowuje się, jakby nie chciał, żeby te liczby ktoś zobaczył, choć sam ich używa. Nadzór, który NIK zalecała w 2019 r., według własnego pisma ministerstwa nie istnieje, a przepis zawieszający terminy przedłużono do 4 marca 2027 r. bez analizy jego skutków. NSA uznał w 2025 r., że „ponad dwuletni okres” wystarczył państwu na rozwiązania pozwalające na terminową obsługę wniosków [12].
Źródła
[1]Najwyższa Izba Kontroli, kontrola P/18/105 „Przygotowanie administracji publicznej do obsługi cudzoziemców” (2019): komunikat „Państwo niegotowe na cudzoziemców” z 7.08.2019 (64 -> 206 dni; 187 z 264 spraw; przyczyny kadrowe; „polityka nadzorcza”) oraz „Informacja o wynikach kontroli”, rozdz. 4 „Wnioski” (wniosek do Ministra SWiA, s. 18). komunikat NIK
[2]Najwyższa Izba Kontroli, kontrola P/23/069 „Obsługa obywateli polskich i cudzoziemców w jednostkach administracji publicznej”, LLO.430.2.2023, informacja o wynikach (2024): rozdz. 3 „Synteza wyników kontroli” (231 spraw, 60,1%; ponaglenia 230/48/0; najdłuższe postępowanie). informacja o wynikach (PDF)
[3]Najwyższa Izba Kontroli, Delegatura w Łodzi, wystąpienie pokontrolne P/25/028 „Działania państwa w obszarze migracji” dla Wojewody Łódzkiego, LLO.410.19.1.2025 z 23.12.2025: ocena ogólna, ustalenia i wyjaśnienia Wojewody. Publiczne na stronie Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego; adres podał nam Wojewoda Podkarpacki w odpowiedzi na wniosek z 11.08.2026. wystąpienie NIK (gov.pl), pismo Wojewody Podkarpackiego (PDF)
[4]Najwyższa Izba Kontroli, wystąpienie pokontrolne S/24/004/LZG „Realizacja przez Wojewodę Lubuskiego wybranych zadań w zakresie obsługi cudzoziemców oraz obsługi paszportowej”, LZG.411.2.1.2025 z 23.05.2025, wyjaśnienia Wojewody Lubuskiego (s. 9). Część paszportową NIK oceniła pozytywnie. wystąpienie (BIP Lubuskiego UW)
[5]MSWiA, Departament Bezpieczeństwa i Spraw Obronnych: DBiSO-WODO.06770.2.70.2026.EJ z 16.09.2026 (brak komórki, kontroli, wystąpień o informacje, cyklicznych sprawozdań, stanowiska wobec P/23/069, analizy art. 100d; wskazanie Szefa UdSC) oraz DBiSO-WODO.06770.2.91.2026.EJ z 2.10.2026 (brak działań nadzorczych 2024-2026, brak regulacji wewnętrznych o terminowości). pismo z 16.09 (PDF), pismo z 2.10 (PDF)
[6]MSWiA, DBiSO-WODO.06770.2.66.2026.EJ z 25.08.2026, pkt 2, odpowiedź na wniosek z 11.08.2026 o dokumentację projektu UD408 (pkt 2 lit. b: analizy zgodności z art. 32 Konstytucji, lit. c: z prawem UE). odpowiedź MSWiA (PDF), nasz wniosek (PDF)
[7]MSWiA, DBiSO-WODO.06770.2.90.2026.EJ z 1.10.2026 (tabela, Ad. 1-5; waga 20%; „wewnętrzny dokument roboczy”) oraz Regulamin naboru FAMI.02.05-IZ.00-001/26 dla urzędów wojewódzkich (budżet naboru 112 999 000,00 zł, stała kwota 2 000 000 zł na województwo). pismo MSWiA (PDF), regulamin naboru (PDF)
[8]MSWiA, odpowiedź na interpelację nr 18089, 27.07.2026 (tabela czasów dla wszystkich wojewodów, przypis „stan na 6 lipca 2026 r.”); odpowiedź na interpelację nr 12584, 22.10.2025 (463 487 spraw w toku, średnio 341 dni; zdanie o monitorowaniu w urzędach). interpelacja 18089, interpelacja 12584
[9]Urząd do Spraw Cudzoziemców, BSZ.WAiSM.052.6.2026/JS z 7.09.2026, s. 2. dokument (PDF)
[10]Urząd do Spraw Cudzoziemców, e-mail z 27.08.2026, Ad 2 (o systemach Pobyt i MOS, projekty FAMI 1/3-2017/BK-FAMI i 1/8-2018/BK-FAMI). dokument (PDF)
[11]Wojewoda Mazowiecki, WSGC-IV.1331.18.2026 z 26.08.2026; Wojewoda Podkarpacki, O-II.1331.12.2026 z 24.08.2026; Wojewoda Dolnośląski, SOC-OP.1331.18.2026.MR z 10.09.2026; Wojewoda Śląski, decyzja SCV.1331.35.2026 z 7.10.2026, s. 2-3. Mazowiecki (PDF), Podkarpacki (PDF), Dolnośląski (PDF), Śląski (PDF)
[12]Wyrok NSA z 19.05.2025, II OSK 2921/24, według raportu „Ponaglenie, którego nikt nie rozpatruje”, przypis 15. raport
[13]Ustawa z 23.01.2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, art. 8 ust. 1-4 (ust. 3: nadzór ministra właściwego do spraw administracji publicznej); tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 428. źródło