Ile kosztuje odmowa? W dokumentach, które dostaliśmy, nikt tego nie policzył

Ile kosztuje państwo odmowa podania jednej liczby? W dokumentach, które dostaliśmy, na żadnym szczeblu, od wojewody po Komisję Europejską, nikt nie liczy, ile kosztuje ta maszyna ani co daje. Możemy więc policzyć tylko papier: szesnastu wojewodów wysłało nam od sierpnia 137 pism-barier (wezwania, przedłużenia, odmowy, przekazania; w kilku jest pojedyncza dana), razem 525 stron, wobec 174 stron pism z danymi i 92 mieszanych. Dokument, który jeden urząd przysyła w załączniku, u drugiego wymaga przeglądania „tysięcy papierowych dokumentów”, a trzeci pisze, że nie może potwierdzić ani wykluczyć, że go ma. Pieniądze z budżetu i z FAMI są wydawane i rozliczane papierami. Co za nie dostajemy, w tych papierach nikt nie mierzy.

Urząd pisze, że odpowiedź może zdezorganizować wydział. Pisze sześć stron. Wnioskodawca się odwołuje, minister przedłuża termin, ponaglany przez wnioskodawcę pisze jedenaście stron i odsyła sprawę z powrotem. Po 82 dniach urząd powtarza, co napisał w 14. dniu: ponaglenia zostają bez rozpatrzenia. Ponad dwa miesiące papieru po jedno słowo, „wszystkie”, i rozbicie 2022 r.

Cztery pisma, które są, których nie ma i o które nie wolno pytać

Najlepiej widać to na papierze, który istnieje. W 2022 r. Urząd do Spraw Cudzoziemców rozesłał pisma o art. 100c i 100d: DPM.0738.29, .49, .77 i .81, razem 30 stron ^[1]. Nic nie trzeba liczyć ani opracowywać. Znak jest podany, adresatem był urząd. Trzeba znaleźć i wysłać. Oto szesnaście odpowiedzi:

Szef UdSC, pytany o swoje pisma, przysłał w 9. dniu siedem: trzy z tych czterech. Pismo .77 podpisał dyrektor departamentu i na liście go nie ma. Mamy je od Wojewody Podkarpackiego ^[2].

Wielkopolski nie ma .29, Śląski nie ma .77 ani .81, Podkarpacki ma wszystko. Na podstawie art. 100d wojewodowie zostawiają co roku tysiące ponagleń bez rozpoznania (osobny tekst). Instrukcje do tego przepisu to pisma, których część adresatów nie ma albo pisze, że nie może ustalić, czy je ma.

Dwie odpowiedzi trzeba przeczytać w całości. Lubelskiemu posłaliśmy skany dwóch z tych pism i zapytaliśmy, czy do urzędu wpłynęły. Odpowiedź z 9 września:

Czyli fakt otrzymania pisma przez urząd państwowy jest pochodną jego treści. Zachodniopomorski 26 października wydał 8-stronicową decyzję, w której odmawia „Kopii czterech pism”, a tego samego dnia napisał, że EZD pokazuje najwyżej 200 wyników na wyszukiwanie, że za 2022 r. jest 220 pozycji korespondencji od UdSC i że znak nic nie daje: „Samo wskazanie znaków dokumentów nie umożliwia ich bezpośredniego wyodrębnienia za pomocą dostępnego mechanizmu wyszukiwania”. Wniosek urzędu: „organ nie może jednoznacznie potwierdzić ani wykluczyć posiadania poszczególnych pism” ^[4]. Odmowa wydania czegoś, czego posiadania urząd nie potwierdza ani nie wyklucza. Liczba 93 godzin z decyzji dotyczy szerszej części wniosku, 800 pozycji z lat 2023-2026. Te 220 pozycji z 2022 r. przy jego własnych 7 minutach na dokument to niecałe 26 godzin.

Zastrzeżenia: wnioski z tej serii zawężaliśmy w różnych urzędach różnymi pismami i część decyzji obejmuje szerszy zakres niż te cztery znaki. Każdy z sześciu urzędów z decyzją wymienia je jednak w swoim piśmie, a sprawa Podlaskiego po uchyleniu wróciła do urzędu.

Licznik, który jest, którego nie ma i który niczego nie zmieni

Kujawsko-Pomorski, tydzień po tygodniu, w trzech pismach.

14 września: „system informatyczny służący do obsługi przedmiotowych spraw nie zawiera informacji na temat średnich i median czasu ich realizacji” ^[5].

21 września, na inny nasz wniosek: tabele z kolumną „Średnia”, pobyt czasowy 517 dni w 2024 r., 545 w 2025 r., wyniki z Hurtowni Danych Cudzoziemiec. „Organ nie dokonywał żadnych dodatkowych obliczeń, analiz ani przeliczeń prezentowanych wyników” ^[5].

28 września: decyzja odmowna, 6 stron, w zakresie punktu, który brzmiał: jeżeli system zawiera już obliczone wartości, „proszę o wartości istniejące” ^[5]. Słowo „Hurtownia” w decyzji nie pada ani razem. Możliwe, że urząd odróżnia system obsługi spraw od modułu raportowego. Tego nie napisał.

Szef UdSC o tym samym module: „Narzędzie to umożliwia urzędom wojewódzkim samodzielne generowanie zestawień statystycznych”, a raporty „generują się automatycznie na żądanie”. Zaraz dalej, co trzeba przytoczyć: „System nie posiada natomiast funkcji automatycznego, bezobsługowego generowania takich przekrojowych wskaźników dla niestandardowych podtypów procedur lub spraw skonsolidowanych” ^[6]. Zachodniopomorski: „Wartości te są obliczane przez system i nie wymagają dokonywania przez organ własnych obliczeń statystycznych” ^[7].

Z tych samych raportów zrobiliśmy test: wniosek o wyniki dwóch szablonów. Trzynaście urzędów na szesnaście odpowiedziało (Podlaski bez jednego szablonu), Warmińsko-Mazurski w 8. dniu. Mazowiecki, który 26 sierpnia sam podał średnie: raporty „nie są gromadzone ani archiwizowane w sposób odpowiadający zakresowi żądania”, więc „organ nie dysponuje informacją” ^[8]. Pomorski odmówił decyzją: raporty „nie są przygotowane w sposób umożliwiający automatyczne wygenerowanie wszystkich danych w zakresie i układzie odpowiadającym wnioskowi” ^[9]. Śląski przesunął termin na 7 listopada.

Teraz jedna liczba: ile spraw o pobyt czasowy jest w toku.

Świętokrzyski i Zachodniopomorski podały to po wcześniejszych wezwaniach, więc ta jedna strona nie jest całym ich kosztem. Pokazuje za to, ile kosztuje sama liczba, kiedy urząd zdecyduje się ją podać. Lubuski napisał: „Po korekcie wniosku zawartej w odwołaniu od decyzji możliwe stało się udostępnienie danych jako informacji prostej” ^[10]. Takie samo zawężone pytanie dostał Lubelski. Szerzej o tej serii w tekście „Jeden wniosek, szesnaście odpowiedzi”.

Śląski ma w tej historii rolę szczególną. 24 lipca pisze ministerstwu w uwagach do projektu ustawy: „niezakończonych pozostaje około 70 000 postępowań”. 7 października odmawia nam decyzją, bo „samo uzyskanie kolejnych zestawień”, w tym „liczby spraw pozostających w toku”, „nie będzie prowadziło do istotnej zmiany wiedzy organów publicznych o istniejącej sytuacji”. Osiem dni później, przekazując nasze odwołanie, podaje w tym samym piśmie liczbę pracowników, o którą też pytaliśmy: 42 osoby ^[11].

Pomorski: 24 września w odpowiedzi na petycję inicjatywy Tu Żyjemy z Gdańska podaje obsadę wydziału rok po roku, od 67,5 etatu w 2020 r. do 124,5 w 2026 r., z dopiskiem o „absolutnym braku wakatów”. 30 września w decyzji odmawia nam w całości, a wśród odmówionych punktów jest „Stan zatrudnienia w wydziale”, liczony na inne daty ^[12]. Ta sama decyzja wycenia wszystkie nasze wnioski na „co najmniej 8 pracowników przez znaczny, lecz nie sposób do określenia czas”.

Zapytaj kogoś innego

Kto pyta o dane, trafia na karuzelę. Dolnośląski: „może Pan zwrócić się do Szefa UdSC z zapytaniem o możliwość uzyskania interesujących Pana danych” ^[13]. Mazowiecki najpierw: „Danymi powyższymi dysponuje Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji”, choć zaraz podaje liczby z SI Pobyt, o czym niżej ^[14]. Minister, w sprawie innego wniosku: „MSWiA nie posiada informacji wskazanych w ww. wniosku”, a skoro administratorem systemu jest Szef UdSC, „poddaję pod rozwagę zasadność zwrócenia się do ww. organu z odpowiednim wnioskiem” ^[15]. Szef UdSC odpowiada, że narzędzie umożliwia zestawienia urzędom wojewódzkim, a o wykazie spraw, którego odmawia, pisze: „realizację indywidualnego konceptu badawczego Wnioskodawcy” ^{[6] [16]}. I jesteśmy z powrotem u wojewody.

Tymczasem ten sam Szef UdSC przysłał średnie czasy dla wszystkich szesnastu województw w 17. dniu, na 10 stronach ^[17]. Także dla Lubelskiego, Śląskiego i Pomorskiego, które odmówiły. Te liczby nie są tajne. W jednym urzędzie są załącznikiem, w drugim podstawą trzynastostronicowej decyzji.

Pętla

Kujawsko-Pomorski, wniosek z 13 sierpnia, pytanie: jak urząd załatwia ponaglenia. 27 sierpnia, w 14. dniu, podaje liczby i pisze, że ponaglenia „pozostawiane są bez rozpatrzenia”, a podział według sposobu załatwienia i skargi uznaje za informację przetworzoną. 1 września decyzja odmowna, 6 stron:

Odwołanie tego samego dnia. 21 września MSWiA przedłuża termin do 6 listopada. 15 października ponaglenie. 20 października decyzja, 11 stron, uchylenie w całości, a w niej zarzut, że „nie określono liczby pracowników potrzebnych do ich przeprowadzenia, czy też przybliżonej ilości godzin niezbędnych do przygotowania żądanej informacji” ^[18]. 3 listopada odpowiedź po ponownym rozpatrzeniu, dwie strony:

Do tego rozpisanie 81 ponagleń z 2022 r. i odesłanie w sprawie skarg do sprawozdań sądów. Bilans: 25 stron pism urzędu i ministerstwa (bez pisma przekazującego, którego nie mamy), 11 stron naszych w pięciu pismach, 82 dni. Istotę urząd napisał już 27 sierpnia. „Wszystkie” to słowo, które dało się dopisać tego samego dnia. Żeby je przeczytać, potrzebna była druga instancja.

Druga instancja ma własną pętlę. Ustawa: „odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni” (art. 16 ust. 2 pkt 1) ^[19]. Na 4 listopada wnieśliśmy 31 pism odwoławczych, obejmujących 36 spraw ^[20]. Ministerstwo wysłało 13 pism o przedłużeniu, obejmujących 23 sprawy, z terminami do 21 grudnia. Powód od 21 października:

Dzień później 22, od 28 października 24. Każda kolejna odmowa wojewody staje się powodem, dla którego dłużej potrwa rozpoznanie odmów wojewodów. Pismo poucza o „przysługującym prawie do wniesienia ponaglenia”. Komu? Minister nie ma organu wyższego stopnia, więc ponaglenie wnosi się „do organu prowadzącego postępowanie” (art. 37 § 3 pkt 2 KPA) ^[19]. Do tego samego ministra, który właśnie napisał, że nie zdąży. W tych samych sprawach cudzoziemców, o które pytamy, ponaglenie wojewodowie zostawiają bez rozpoznania. Nam przynajmniej ktoś odpisuje.

Rozstrzygnięcia w naszych odwołaniach są na razie cztery: Nr 27-IP (Kujawsko-Pomorski), 29-IP i 30-IP (Podlaski) oraz 32-IP (Łódzki, 4 listopada). Po 11 stron, cztery uchylenia, cztery powroty do wojewody, bez przesądzenia, że to informacja prosta. Od odwołania minęło 49, 47, 49 i 47 dni; w pierwszych trzech przypadkach decyzja przyszła po naszym ponagleniu (5, 12 i 14 dni wcześniej), a nie twierdzimy, że ponaglenie było przyczyną ^{[18] [22] [23] [38]}. Cztery z czterech to mała próba, reszta w toku.

Podlaski dołożył do tego objazd. Pouczył: odwołanie do „Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej”. Tamten minister przekazał dwa odwołania właściwemu, a później policzył: 6 odwołań od decyzji wojewodów w latach 2024-2026, 3 przekazane MSWiA ^[24].

Szef UdSC nie potrzebuje drugiej instancji, żeby znaleźć wadę we własnej decyzji. 9 i 10 września doręczył tę samą decyzję dwa razy, z inną datą ^[16]. 16 września w innej sprawie utrzymał odmowę w mocy. 1 października, w odpowiedzi na naszą skargę do WSA w Warszawie, wniósł „o uchylenie decyzji Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców z dnia 16 września 2026r. znak: BSZ.WKSI.069.14.2026/ED jako dotkniętej wadą prawną skutkującą jej nieważnością” ^[25]. Powód jest jeden: ten sam pracownik podpisał decyzję w obu instancjach. Co do meritum organ „w pełni podtrzymuje stanowisko”. Decyzja do uchylenia, stanowisko bez zmian. Sprawa w toku.

Paraliż w rachunkach

Teza „odmowa kosztuje więcej niż odpowiedź” ma przeciwnika i trzeba go wpuścić na scenę. Kilka urzędów opisało koszt odpowiedzi. Oto najbardziej konkretne liczby o pracy, jakie mamy, a są to szacunki, nie pomiary:

Jeżeli urząd naprawdę musiałby otworzyć każdą teczkę, odmowa jest tańsza. Trzynaście stron szablonu kosztuje mniej niż 20 tysięcy godzin. Zachodniopomorski za całą serię napisał 17 stron w czterech pismach, a wycenia pracę na ponad 93 godziny. Tego nie umiemy obalić i nikt tych szacunków nie sprawdził.

Da się sprawdzić założenie. Małopolski wycenia przejrzenie wszystkich spraw, żeby znaleźć m.in. ponaglenia, i sam dopisuje: „Powyższy opis określa rodzaj działań, które są niezbędne w sytuacji braku odpowiedniej ewidencji” ^[26]. W arkuszu, który Szef UdSC przysłał z systemu Pobyt, Małopolski ma przez pięć lat 50 ponagleń: 44 o pobyt czasowy, 5 o stały, 1 o rezydenta UE ^[27]. Dwadzieścia tysięcy godzin na znalezienie pięćdziesięciu pism, których liczba leży w arkuszu. Uczciwie: sposób załatwienia i terminy, o które też pytaliśmy, mogą wymagać teczek, a arkusz nie zawsze zgadza się z urzędami. Zachodniopomorski za 2022 r. podał łącznie 130 ponagleń, a w arkuszu ma 826 w samych sprawach o pobyt czasowy ^[27].

Najrozsądniej postąpił Mazowiecki: „Na podstawie danych z SI Pobyt wskazuję liczbę wniesionych ponagleń (dane mogą być obarczone błędem)”. Podał tabelę, a wycenił tylko to, czego w systemie nie ma ^[14]. Licznik od teczek da się oddzielić w jednym piśmie. Inne urzędy pracują w tym samym systemie Pobyt.

Opolski w sprawie ponagleń, 27 sierpnia, o całym wniosku: „całkowitej dezorganizacji i paraliżu pracy Oddziału ds. Cudzoziemców”. 12 października w tej samej sprawie: „obecnie szacunkowa liczba wpływających ponagleń wynosi od kilku do kilkunastu miesięcznie” ^[28].

Ministerstwo też nie bierze „paraliżu” na wiarę. W decyzji uchylającej odmowę Podlaskiego: „Argumentacja Wojewody sprowadza się do ogólnikowych twierdzeń, które w znacznej części zdają się nie mieć zastosowania w niniejszej sprawie”. I dalej: urząd ma wykazać, „jakie konkretnie działania należy podjąć celem realizacji wniosku, ilu pracowników i na jaki czas” ^[22].

Pytający jako sprawca

Gdy argument o paraliżu nie wystarcza, pojawia się winny. Lubelski, w decyzjach odmawiających m.in. liczby spraw w toku, pisze, że żądania „stanowią wyraz nękania organu przez osobę mająca indywidualny interes w pozyskaniu żądanych informacji publicznych”, a także że:

Dolnośląski do sądu: składanie wniosków „doprowadzi wkrótce do paraliżu organu” ^[13]. Pięć decyzji Lubelskiego ma po 13 stron i od 79 do 87 procent tekstu każdej to zdania, które padają też w co najmniej jednej z pozostałych ^[29]. Trudno ustalić, kto tu kogo zarzuca korespondencją.

Tego rachunku nie wolno jednak pisać tylko po jednej stronie.

• Do szesnastu wojewodów wysłaliśmy 266 pism, przyszły 102 z danymi lub mieszane: 2,6 naszego na jedno z danymi. Zarzut intencji odrzucamy, sama liczba pism jest prawdziwa.
• Ile pism na pierwsze dane? W 80 wątkach z danymi mediana to 2 nasze pisma. W 36 wystarczył sam wniosek, w 7 trzeba było czterech. Nasze strony w wątkach: co najmniej 535 (część kroków nie ma pliku), wobec 803 stron pism urzędów wszystkich klas.
• Pytaliśmy szeroko. Wnioski miały po kilka punktów z podpunktami, część zawężeń przyszła dopiero po wezwaniu. Gdyby pierwszy wniosek pytał o jedną liczbę, część wezwań by nie powstała.
• Jeden wnioskodawca to nie wszyscy. Nie wiemy, jak te urzędy traktują innych pytających.

Dowód: tabela

Wszystko wyżej to przykłady. Tu jest całość: wszystkie pisma szesnastu wojewodów i Szefa UdSC w sprawach o informację publiczną z archiwum /dokumenty, stan na 3.11.2026. Każde pismo dostało jedną klasę po lekturze opisu i tekstu ^[30]:

• bariera: wezwanie o wykazanie szczególnej istotności albo o podpis, przedłużenie, decyzja odmowna, odmowa bez decyzji albo odesłanie, przekazanie odwołania, pismo w sporze sądowym;
• z danymi: choć jeden żądany fakt: liczba, kopia dokumentu albo opis praktyki. Kryterium celowo szerokie, na korzyść urzędów;
• mieszane: w jednym piśmie dane i wezwanie albo przedłużenie;
• bez informacji: urząd pisze, że danej nie ma i ewidencji nie prowadzi (7 pism, 12 stron). Nie liczymy tego jako bariery.

Strony z plików, bez załączników, które stoją w osobnej kolumnie.

Razem: 137 pism bariery (525 stron) wobec 102 pism z danymi lub mieszanych (266 stron). Prawie dwie strony bariery na jedną odpowiedzi (same decyzje odmowne to 249 stron), przy czym pisma mieszane w całości policzyliśmy po stronie odpowiedzi.

Gdzie to się nie zgadza. W sześciu urzędach pisma z danymi i mieszane są dłuższe od pism bariery: Kujawsko-Pomorski, Mazowiecki, Podkarpacki, Świętokrzyski, Warmińsko-Mazurski, Wielkopolski. Pięć z nich (poza Kujawsko-Pomorskim) nie wydało do 3 listopada ani jednej decyzji odmownej, choć Mazowiecki ma sześć przedłużeń i trzy odmowy bez decyzji, a wezwania Warmińsko-Mazurskiego siedzą w czterech pismach mieszanych.

Strony przeceniają pracę nad odmową. Gdy każde zdanie policzyć w urzędzie tylko raz, pisma bariery tracą ponad jedną trzecią objętości: z 1,14 mln do 691 tys. znaków (zdania dłuższe niż 25 znaków), wobec 542 tys. znaków pism z danymi i mieszanych (całe teksty, bez odejmowania powtórzeń). Przewaga spada z prawie dwóch razy do 1,3 raza. Zachodniopomorski przechodzi wtedy na drugą stronę, zostaje dziewięć urzędów na szesnaście.

Czas

Wątek to jeden wniosek do jednego urzędu. Wojewodowie: 118 wątków. W 80 przyszło pismo z danymi albo mieszane, mediana 14 dni (definicja danych szersza niż w raporcie o sądach, gdzie u wojewodów wychodzi 16 dni, stan z 16 października). Decyzja odmowna zapadła w 36, mediana 47,5 dnia.

To nie znaczy, że te same sprawy dało się załatwić w 14 dni. Szybko odpowiada się tam, gdzie pytanie jest łatwe, a decyzja z definicji przychodzi po wezwaniu i naszej odpowiedzi, więc część tego czasu to tor ustawowy. Ustawa daje 14 dni, a jeśli się nie da, powiadomienie „o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku” (art. 13 ust. 2) ^[19]. Przedłużenie jest w 67 pismach wojewodów: 26 osobnych, reszta w wezwaniach i pismach mieszanych. W 45, gdzie umiemy zestawić datę wniosku z nowym terminem, mediana to 60 dni od wniosku. Wyjątek działa jak termin domyślny.

Na 4 listopada 38 wątków ze 118 nie ma żadnej danej. W 26 jest decyzja odmowna, w pozostałych 12 odmowa bez decyzji, odpowiedź „nie mamy” albo termin, który biegnie lub minął bez pisma. Odwołania czekają w MSWiA, więc ta liczba się zmieni.

Czego ten rachunek nie mówi

• Strony to nie godziny. Nie znamy realnego czasu pracy nad żadnym pismem i nie wyliczamy kosztu w złotych, bo nie ma do tego źródła. Szablon na 13 stron może kosztować mniej niż tabela na jednej stronie.
• Forma odmowy jest narzucona. Odmowa następuje w drodze decyzji (art. 16 ust. 1), decyzja musi mieć uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 107 § 1 KPA), a wezwanie o szczególną istotność opiera się na art. 3 ust. 1 pkt 1 ^[19]. Długość nie jest dowodem naruszenia prawa, ale nie jest też obowiązkiem: decyzje Śląskiego mają po 4 strony, Lubelskiego po 13.
• Załączniki odwracają bilans. Do pism z danymi urzędy dołączyły 1 527 stron i 120 arkuszy. Z nimi odpowiedzi ważą kilka razy więcej niż odmowy. Większość to gotowe raporty FAMI, ale ich anonimizacja to realna praca i kilka urzędów podaje ją jako powód odmowy.
• Różne pytania, różna trudność. Liczba z licznika i raport końcowy projektu z 2018 r. to inna robota. Tabela sumuje wszystko, czyste są tylko dwa testy: jedna liczba i cztery pisma.
• Klasyfikacja jest nasza. Pisma mieszane liczymy po stronie odpowiedzi w całości, nawet gdy dane to jedno zdanie, a reszta to wezwanie. Dane z decyzji częściowo odmownej Podlaskiego liczymy do czasu, ale jej strony do bariery. Decyzja Dolnośląskiego z 28 października też częściowo podaje dane, a liczymy ją jako odmowę. Cztery wezwania, w których urząd przy okazji odpowiada „nie prowadzimy” albo „nie mierzymy” (Łódzki, Kujawsko-Pomorski, dwa Opolskiego, 19 stron), liczymy jako barierę; po przeniesieniu do mieszanych stosunek stron spada z 1,97 do 1,78. W drugą stronę pismo Pomorskiego o ewidencjach (3 strony, „bez informacji”) zawiera też wezwanie. Każda klasa jest w tabeli, można się z nią nie zgodzić.
• Archiwum nie jest kompletne. Część pism doręczono tylko papierem albo nie ma ich jeszcze w archiwum.
• Stan na 4 listopada. Terminy MSWiA biegną do 21 grudnia. Liczby się zmienią, a każdy organ dostanie swój wiersz przed publikacją raportu końcowego. Jeśli organ wskaże błąd i poda dokument, wprowadzimy sprostowanie.

Kto to liczy

Zaczęliśmy od liczenia stron. Liczymy strony, bo niczego innego nie ma. Szacunki Małopolskiego czy Mazowieckiego dotyczą pracy nad odpowiedzią. W 137 pismach bariery nie znaleźliśmy wyceny pracy nad samą odmową, odwołaniem ani przekazaniem akt. Idźmy więc w górę, szczebel po szczeblu, i szukajmy kogoś, kto liczy.

Najpierw głos z samej góry odwołań. 4 listopada MSWiA, uchylając odmowę Łódzkiego, zarzuciło wojewodzie, że „nie wskazał (choćby szacunkowo/przy użyciu określenia „co najmniej”) ilu pracowników i na jaki czas” oddelegowałby do realizacji wniosku, a opis czynności „ma charakter zbyt ogólny i teoretyczny, co wręcz przynajmniej utrudnia kontrolę instancyjną”. Podmiot zobowiązany „winien zatem wykazać” między innymi, „ilu pracowników i na jaki czas” oraz „jaka ilość danych” wymagałaby przeglądu ^[38]. Minister sam żąda więc od wojewody liczenia godzin, których, jak pokazują kolejne szczeble, nikt nie liczy. Uczciwie: ministerstwo nie rozstrzygnęło, że informacja jest prosta, bo „nie jest uprawniony do ustalania za Wojewodę, czy możliwe jest proste uzyskanie żądanych informacji, lecz do oceny czy powołana przez organ argumentacja mająca uzasadniać stanowisko organu, co do charakteru wnioskowanej informacji (przetworzona) jest przekonująca”. Sprawa wraca do wojewody.

Wojewoda. Na pytanie, czy mierzy wpływ wdrożonych systemów na czas postępowań, dziesięciu odpowiedziało, że nie. Lubuski: „nie mierzy wpływu wdrożonych systemów informatycznych na średni czas prowadzenia postępowań legalizacyjnych”. Wielkopolski: „Urząd nie prowadzi takich pomiarów”. Kujawsko-Pomorski: „nie wyodrębnia kosztów utrzymania tych elementów ani nie mierzy wpływu”. Śląski pisze to samo o systemie kolejkowym. Pomiarów od szesnastu wojewodów dostaliśmy: zero ^[31]. Koszt utrzymania po zakończeniu projektu? Wielkopolski: „Brak danych dotyczących kosztów utrzymania ww. systemów i narzędzi po zakończeniu projektów”. Własna praca? Pomorski o kasacjach: „Organ nie prowadzi ewidencji umożliwiającej udzielenie odpowiedzi”. Małopolski o ponagleniach: „nie prowadzi ewidencji ani zestawień”. Świętokrzyski: „nie prowadzi rejestru ponagleń”. Dolnośląski o etatach: „nie prowadzi się planu zatrudnienia pod względem etatów” ^[32].

Szef UdSC. Moduł obsługi spraw z FAMI, rozliczone 9 211 686,01 zł. Czy skrócił czas? „Zdaniem Urzędu jest zbyt wcześnie, aby przeprowadzać takie analizy.” Efekt „spodziewany jest w roku przyszłym” ^[33]. Dopytany, czym to zmierzy: „mierniki znajdują się w dokumentacji projektowej”. Z czego wynika oczekiwany efekt: „Takie dokumenty nie powstały”. Kiedy analiza: „Taki termin nie został określony” ^[33]. Ministerstwo w odpowiedzi posłowi nie czeka: MOS „skróci średni czas prowadzonych postępowań administracyjnych”, choć zdanie dalej portal „powinien zatem przyczynić się” ^[34].

MSWiA. Departament, który zarządza funduszem: „DFE MSWiA nie dokonuje pomiaru”, i dalej: „Takie działania mogą prowadzić poszczególne Urzędy Wojewódzkie samodzielnie”. Urzędy, jak wyżej, nie prowadzą. W sześciu naborach dla urzędów wojewódzkich z lat 2017-2026 jest 447 889 574,63 zł z FAMI (nasza suma kwot porozumień i listy rankingowej, nie wydatki). W 16 projektach z 2024 r. jest 138 wskaźników, a czas załatwienia sprawy mierzy zero z nich ^[34]. Nadzór? „MSWiA w latach 2024-2026 nie podejmowało wobec wojewodów działań nadzorczych we wnioskowanym zakresie.” Analizy kadrowe z lat 2025-2026? „MSWIA nie gromadzi takich dokumentów w sposób systemowy.” Kolejne zdanie tego samego pisma zastępuje analizę: „długi okres oczekiwania na załatwienie spraw wynika z trudnej sytuacji kadrowej wydziałów spraw cudzoziemców, która jest faktem powszechnie znanym” ^[34]. Powszechnie znanym, więc nie trzeba liczyć.

Ministerstwo Finansów i audyt. MF policzył co innego: 216 wniosków z lat 2024-2026 o środki z rezerwy na wynagrodzenia w projektach FAMI, a w decyzji dla jednego z wojewodów napisał, że środki „nie mogą skutkować stałym wzrostem zatrudnienia”. O wydatkach socjalnych na cudzoziemców pisze, że „nie dysponuje danymi” ^[35]. Ile kosztuje obsługa jednej sprawy pobytowej? Takiej liczby w żadnym dokumencie, który dostaliśmy, nie ma. Audyt też działa na papierze: pierwsza opinia dla perspektywy 2021-2027 pochodzi z 2026 r. („W poprzednich latach”, jak pisze Szef KAS, „nie były sporządzane”), a „nie zostały sformułowane ustalenia co do kompletności lub wiarygodności danych o wskaźnikach Programu” ^[35]. Do wskaźników audyt ustaleń więc nie zgłosił. Tylko że w czterech rocznych sprawozdaniach programu nie ma, według naszego odczytu, czasu postępowań.

Kancelaria Premiera. W latach 2020-2025 wpłynęły 472 skargi na urzędy wojewódzkie. 409 poza właściwością, w tym 321 przekazanych, a z 63 pozostałych 52 bezasadne i 11 „inny” sposób. Kolumna „zasadna” jest pusta we wszystkich 96 wierszach, bez liczby, nawet zera. Dokąd poszło 321 skarg i co z nimi zrobiono, zestawienie nie mówi. Zapytaliśmy 4 listopada, termin mija 18 listopada ^[36].

Komisja Europejska. Tu fundusz się zaczyna. O wskaźniku czasu: „No documents or discussions have been held so far in the current programming period in terms of indicators on the duration of residence procedures, following Article 33(5) of Regulation (EU) 2021/1147” (zdanie dotyczy tego trybu i nie wymienia Polski). Przeglądu programu z Polską: „no Performance Review meeting has been held yet”. W uwagach z 2024 r.: „The reports indicate the slow progress achieved during the reporting period”, co dotyczy tempa wdrażania programów, nie czasu spraw. W uwagach z 2026 r.: „data seems to be uploaded incorrectly”, a na koniec: „No formal resubmission is requested” ^[37].

Sześć szczebli i żadnego licznika. Nie twierdzimy, że pieniądze zginęły. Są wydawane, rozliczane i kontrolowane, a audyt w próbie (z naboru, o który pytaliśmy, jeden projekt) nie stwierdził ustaleń. Wszystko się zgadza w papierach. Czy kolejny nabór skrócił komuś oczekiwanie o dzień, tego w tych papierach nie ma. Nie znamy też niczyich motywów i o nie nie pytamy. Wniosek dotyczy konstrukcji: skoro w dokumentach żadnego szczebla nie ma pomiaru ani kosztu, ani efektu, to dla tej maszyny jest wszystko jedno, czy działa. Urząd odmówi albo odpowie, projekt skróci czas albo nie, i w żadnej tabeli państwa nic się od tego nie zmieni.

Jedno zastrzeżenie. O koszt samych odmów wprost nie pytaliśmy, więc „nikt nie liczy” to wniosek z tego, co przyszło na pytania o pomiary, analizy i nadzór, nie czyjeś oświadczenie. Jeśli jakiś urząd ma taki rachunek, opublikujemy go.

Co to znaczy

W aktach nie znaleźliśmy nikogo, kto to liczy, i to jest główny wynik tego tekstu. Ani kosztu odmowy, ani kosztu odpowiedzi poza szacunkami pisanymi na potrzeby odmowy, ani tego, co dają systemy i etaty kupione z FAMI. Bez liczby nie ma się z czego rozliczyć.

To nie jest spór o prawo, to chaos pod jedną ustawą. Pięciu wojewodów nie wydało w tych sprawach ani jednej decyzji odmownej, u jedenastu jest ich 32. Ta sama informacja bywa prosta, przetworzona, pochodna, wykładnią albo nękaniem, zależnie od adresu urzędu. Przepisy są te same.

Odmowa nie jest darmowa, jej koszt ląduje gdzie indziej. Urząd oszczędza na liczeniu, a każda decyzja rodzi odwołanie, przekazanie akt, przedłużenie, ponaglenie, decyzję ministra i ponowne rozpatrzenie. W aktach nie ma pisma, w którym ktoś ten łańcuch policzył.

Tam, gdzie dana leży w systemie albo w segregatorze, odmowa jest droższa od odpowiedzi. To wniosek z testów, które da się przeprowadzić: licznik spraw i okólniki po znaku. Po jednej stronie jedna strona, po drugiej wezwanie, 13 stron, odwołanie, a tam, gdzie minister już doszedł, jeszcze 11 stron.

Tam, gdzie dana leży w teczkach, odmowa może być tańsza. I to jest gorszy wniosek, nie lepszy. Jeśli ustalenie, co się stało z ponagleniami, naprawdę wymaga 20 tysięcy godzin, to państwo prowadzi setki tysięcy spraw o pobyt tak, że bez otwierania każdej teczki po kolei nie wie, co z nimi robi. Żaden przepis nie każe tak prowadzić urzędu.

Czego wymagać. Ministerstwo napisało to samo co my: urząd ma podać działania, ludzi i czas. Żądamy, żeby to było standardem pierwszego pisma, a nie wymogiem drugiej instancji po dwóch miesiącach. Żądamy też wskaźnika czasu i liczby decyzji w każdym projekcie FAMI i jednej tabeli rocznej: ile spraw, ile etatów, ile dni, ile złotych. I żeby to, co system liczy sam, było publikowane, a nie wydzierane wnioskami w szesnastu urzędach.

Dane i metoda

Tabela po urzędach: ile-kosztuje-odmowa.csv. Każde pismo z klasą: ile-kosztuje-odmowa-pisma.csv. Sprawy krok po kroku: /sprawy. Liczby stron sprawdzone narzędziem pdfinfo dla wszystkich 270 pism PDF w tabeli.

Źródła

[1]Pisma Szefa UdSC: DPM.0738.29.2022, .49, .77, .81.

[2]Szef UdSC, odpowiedź e-mailem z 11.09.2026 (lista siedmiu pism: .29, .49, .81 i cztery późniejsze).

[3]Wojewoda Lubelski, SO-VI.1331.7.2026: pismo z 2.09, pismo z 9.09.

[4]Wojewoda Zachodniopomorski, WSC-1.1331.12.2026: decyzja z 26.10, odpowiedź z 26.10, wezwania z 9.09 i z 20.10. Rachunek 220 x 7 minut nasz.

[5]Wojewoda Kujawsko-Pomorski: BW.II.1331.212.2026, pismo z 14.09, BW.II.1331.246.2026, odpowiedź z 21.09, BW.II.1331.212.2026, decyzja z 28.09.

[6]Szef UdSC, BSZ.WAiSM.052.6.2026/JS z 7.09.2026.

[7]Wojewoda Zachodniopomorski, WSC-1.1331.8.2026.MA: pismo z 1.10.2026.

[8]Wojewoda Mazowiecki: WSC-IV.1331.18.2026, odpowiedź z 26.08, WSC-IV.1331.23.2026, pismo z 20.09.

[9]Wojewoda Pomorski, WSC-IV.1331.25.2026, decyzja z 13.10.2026. Dla porównania: Warmińsko-Mazurski SC-I.1331.18.2026 z 15.09.2026, Śląski SCV.1331.52.2026 z 17.09.2026.

[10]Wojewoda Lubuski, SO-IV.1331.10.2026.ESzo, decyzja z 14.10.2026; MSWiA o terminie Lubelskiego: pismo z 21.10.2026.

[11]Wojewoda Śląski: SCV.6156.134.2026, uwagi do UD408 z 24.07, SCV.1331.35.2026, decyzja z 7.10, przekazanie z 15.10.

[12]Wojewoda Pomorski: odpowiedź na petycję WSC-IV.142.1.2026.DK z 24.09, WSC-IV.1331.20.2026.PJ, decyzja z 30.09.

[13]Wojewoda Dolnośląski, SOC-OP.1331.18.2026.MR: pismo z 10.09, odpowiedź na skargę z 16.09.

[14]Wojewoda Mazowiecki, KPB-K-VII.1331.256.2026, pismo z 15.10.2026.

[15]MSWiA, DBiSO-WODO.06770.2.65.2026.EJ z 20.08.2026.

[16]Szef UdSC: BSZ.WAiSM.0361.17.2026, decyzja z 9.09, ta sama decyzja z 10.09, BSZ.WKSI.069.14.2026/ED, decyzja z 16.09.

[17]Szef UdSC, BSZ.WAiSM.0361.16.2026/DH z 28.08.2026.

[18]Sprawa Kujawsko-Pomorski, wniosek 51: pismo z 27.08, z 1.09, decyzja z 1.09, przedłużenie MSWiA z 21.09, decyzja MSWiA Nr 27-IP z 20.10, odpowiedź z 3.11. Nasze pisma: wniosek, odpowiedź, podpis, odwołanie, ponaglenie.

[19]Ustawa z 6.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2022 poz. 902): art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 13, art. 16; Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2025 poz. 1691): art. 36, art. 37 § 3, art. 107.

[20]30 pism odwoławczych w archiwum, jedno (od decyzji Pomorskiego z 21.10.2026) w rejestrze wysyłek; jedno pismo obejmuje sześć wniosków do Małopolskiego.

[21]Licznik: tabela mswia-odwolania-licznik. Pisma MSWiA: 21.10, 22.10, 28.10, 3.11, sześć odwołań, 3.11. Pozostałe w tabeli pism.

[22]MSWiA, decyzja Nr 29-IP/DBiSO/2026 z 28.10.2026. W warstwie tekstowej między „pracowników” a „i” brak spacji; poprawiamy tylko ją.

[23]MSWiA, decyzja Nr 30-IP/DBiSO/2026 z 30.10.2026. Nasze ponaglenia do Podlaskiego z 16.10: 424, 426.

[24]Wojewoda Podlaski, decyzja z 10.09.2026, pouczenie; MRPiPS: przekazanie z 17.09.2026, drugie, odpowiedź z 16.10.2026.

[25]Szef UdSC, odpowiedź na skargę z 1.10.2026, II SA/Wa 2672/26.

[26]Wojewoda Małopolski, SC-I.1331.12.2026, wezwanie z 25.09.2026. W decyzji z 13.10.2026 podobny rachunek dla 241 476 spraw: około 20 123 godzin.

[27]Szef UdSC, arkusz „ponaglenia na organ I instancji 2022-2026” z 11.09.2026, stan na 1.09.2026. Zachodniopomorski: odpowiedź z 12.10.2026. Zob. tabela ponagleń wojewodów.

[28]Wojewoda Opolski, SO.II.1331.14.2026.AP: wezwanie z 27.08.2026, odpowiedź z 12.10.2026.

[29]Wojewoda Lubelski, pięć decyzji z 24-25.09.2026: SO-VI.1331.4 (cytat s. 11), SO-VI.1331.5, SO-VI.1331.6, SO-VII.1331.4, SO-VII.1331.6. Porównanie zdań: metoda w METODA.md, każda decyzja wobec pozostałych czterech.

[30]Archiwum /dokumenty, klasyfikacja własna: ile-kosztuje-odmowa-pisma. Mianownik naszych pism: rejestr pism wnioskodawcy, stan na 4.11.2026.

[31]Pomiary: Podkarpacki, Zachodniopomorski, Lubuski, Warmińsko-Mazurski, Wielkopolski, Łódzki, Opolski, Mazowiecki, Małopolski, Kujawsko-Pomorski, Śląski. Pozostałych pięciu: Podlaski pisze, że system kolejkowy „nie wpływał bezpośrednio”, Świętokrzyski „nie dotyczy”, Dolnośląski i Lubelski wydali decyzje o informacji przetworzonej, od Pomorskiego odpowiedzi na to pytanie nie znaleźliśmy; zob. Raport FAMI nr 2.

[32]Pomorski WSC-IV.1331.37.2026.KB, Świętokrzyski SO.III.1331.13.2026, Dolnośląski SOC-OP.1331.18.2026.MR; Małopolski i Wielkopolski jak w ^[31].

[33]Urząd do Spraw Cudzoziemców, e-mail z 27.08.2026, e-mail z 10.09.2026.

[34]MSWiA: DFE, e-mail z 10.09.2026, DBiSO-WODO.06770.2.91.2026.EJ z 2.10.2026, DBiSO-WODO.06770.2.103.2026.EJ z 30.10.2026, odpowiedź na interpelację nr 19590 z 22.10.2026. Wskaźniki: raporty FAMI i FAMI nr 2.

[35]Ministerstwo Finansów: BMI1.0123.3707.2026 z 1.10.2026 (suma 67 + 83 + 66 nasza), odpowiedź na interpelację nr 8686 z 4.04.2025. Szef KAS: BMI1.0123.3706.2026 z 2.10.2026. Odczyt sprawozdań rocznych programu: nasz, w wniosku do Komisji.

[36]KPRM, CIR.1510.596.2026 z 4.11.2026; tabela skarg, sumy nasze. Pytanie o 321 skarg: pismo z 4.11.2026, sprawa w toku.

[37]Komisja Europejska, DG HOME: Ares(2026)10038762 z 26.10.2026, Ares(2024)2776624 z 16.04.2024, Ares(2026)3849605 z 14.04.2026.

[38]MSWiA, decyzja Nr 32-IP/DBiSO/2026 z 4.11.2026 (DBiSO-WODO.06770.6.31.2026.EB; uchylenie decyzji Wojewody Łódzkiego SOC-III.1331.4.2026, s. 6-7). Cytaty: „nie wskazał” i „zbyt ogólny i teoretyczny” s. 6-7, „winien zatem wykazać” i „jaka ilość danych” s. 7, „nie jest uprawniony do ustalania” s. 7. Ministerstwo zastrzega też, że „nie przesądza, że wnioskowane informacje nie stanowią informacji przetworzonej”.